¿Qué es una orden de compra?
En una orden de compra (PO) se documenta el pedido de bienes o servicios que emite un comprador a un proveedor. En ella, se detallan elementos, cantidades, precios, términos y condiciones en relación con una compra. Cuando el proveedor acepta la orden de compra, esta se convierte en un documento legalmente vinculante.
Elementos comunes en todas las órdenes de compra
Entre los elementos comunes en todas las órdenes de compra, se incluyen los detalles del comprador y proveedor, la fecha de la orden de compra, su número, los números y las descripciones de los elementos, las cantidades, los precios, la fecha de entrega, las condiciones de pago y las aprobaciones.
Con estos elementos, es posible garantizar la exactitud y claridad de las transacciones de LAS órdenes de compra:
- Detalles del comprador: Incluya información sobre la parte compradora.
- Detalles del proveedor: Incluya información sobre el proveedor.
- Fecha de la orden: Introduzca la fecha de emisión de la orden de compra.
- Número de orden de compra: Asigne un número de identificación a la orden de compra.
- Números y descripciones de los elementos: Introduzca los números y las descripciones de los elementos en relación con los bienes o servicios.
- Cantidades: Seleccione la cantidad de cada elemento solicitado.
- Precios: Registre el precio acordado para los elementos o servicios.
- Fecha de entrega: Introduzca la fecha de entrega esperada.
- Condiciones de pago: Registre las condiciones de pago acordadas.
- Aprobaciones: Registre las firmas y fechas de autorización y aprobación de la orden.
Tipos de órdenes de compra
Cada tipo de orden de compra, incluidas las órdenes de compra básicas, abiertas, por contrato, planificadas y de servicio, tiene un propósito único, desde compras al contado hasta compras abiertas a largo plazo. En las órdenes de compra planificadas, se incluyen entregas programadas a lo largo del tiempo. Con las órdenes de compra de servicios, se cubren las transacciones de servicio.
Estos son los principales tipos de órdenes de compra:
- Orden de compra básica: Una orden de compra básica es ideal para compras al contado con cantidades y precios conocidos de los bienes y servicios. Utilice esta plantilla para transacciones sencillas y que no se repiten.
- Orden de compra abierta: Una orden de compra abierta (BPO) es ideal para compras que se repiten con un único proveedor y en las que se incluyen términos previamente negociados durante un período específico. Con una BPO, es posible realizar múltiples entregas sin crear órdenes de compra separadas.
- Orden de compra por contrato: Una orden de compra por contrato (CPO) es un documento legalmente vinculante para las compras que forman parte de un acuerdo o contrato a largo plazo. En ella, se describen los términos, las condiciones y las entregas específicas de acuerdos ampliados con proveedores.
- Orden de compra planificada: Con una orden de compra planificada (PPO), los equipos pueden programar pedidos para entregas futuras, ya que con ella es posible planificar cantidades y fechas de entrega por adelantado. Utilice una PPO para adquisiciones que se realicen por proyecto o etapa.
- Orden de compra de servicios: Una orden de compra de servicios se usa para servicios en lugar de bienes físicos y, en ella, se proporciona espacio en el que es posible detallar el alcance del trabajo, las tarifas y los términos del servicio. Utilice esta plantilla cuando contrate servicios de consultoría, mantenimiento y reparación, entre otros.
Si desea encontrar más recursos con formatos específicos, consulte estas colecciones de plantillas gratuitas de órdenes de compra para Excel, Google Sheets, Microsoft Word, Google Docs y Adobe PDF. También puede obtener más información sobre cómo optimizar los procesos de gestión de pedidos y mejorar la experiencia del cliente con esta guía completa sobre la gestión de órdenes y esta guía de negocios sobre la gestión de compras.
