¿Qué es la gestión de proyectos?
Tal como se define en el Libro de Conocimientos de Gestión de Proyectos (PMBOK), la gestión de proyectos es "la aplicación de conocimientos, competencias, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del proyecto". Según esta definición, la gestión de proyectos tiene cinco fases: concepción e inicio, planificación, ejecución, desempeño/supervisión y cierre del proyecto. Estas actividades se aplican a un proyecto, que es una empresa temporal con una fecha de inicio y finalización específicos.
¿Qué es un gerente de proyectos?
Si bien las tareas de un gerente de proyectos (PM) pueden variar según la organización y el proyecto, puede caracterizar su función como encargado de ejecutar las cinco fases del ciclo de vida de la gestión definidas anteriormente.
Para lograr los objetivos de esas fases, los gerentes de proyectos establecen objetivos al comienzo de un proyecto y dirigen a su equipo para definir entregas y desglosar tareas. Gestionan al equipo a lo largo del proyecto para garantizar que se cumplan los objetivos, y además que los miembros del equipo y las partes interesadas se mantengan informados y satisfechos. Los gerentes de proyectos deben ser capaces de adaptarse a las circunstancias cambiantes, prever y mitigar los obstáculos del éxito, y finalizar el proyecto para que, en caso necesario, el próximo gerente pueda retomar y continuar el trabajo.
Los gerentes de proyectos perfeccionan sus competencias mediante una variedad de métodos, como formarse como profesional de gestión de proyectos (PMP) a través del Project Management Institute (PMI), y ampliar sus competencias mediante otros cursos, blogs y libros.
Sin embargo, en su actividad diaria, los gerentes de proyectos modernos dependen de una cosa puntualmente, el software. Una buena plataforma de gestión de proyectos puede contribuir a generar transparencia, permitir que los equipos remotos colaboren, y generar diagramas para el análisis y la elaboración de informes de manera sencilla.
¿Qué es la gestión ágil de proyectos?
En el desarrollo de software en particular, la gestión de proyectos tradicional fue reforzada por nuevas metodologías como el método ágil, el cual se centra en la entrega continua de productos que funcionan a los clientes. El método ágil surgió a partir de las metodologías Lean en Japón en la década de 1940 con el objetivo de reducir los desperdicios. Así y todo, se propuso por primera vez como método para el desarrollo de software en 2001 mediante el Manifiesto ágil. Hoy en día, la gestión ágil es un término general, y como resultado surgieron varias metodologías derivadas. Las dos submetodologías más conocidas son Scrum, que hace hincapié en el trabajo planificado en sprints cortos, y Kanban, que destaca un pequeño flujo de elementos de trabajo que dan lugar a lanzamientos continuos de entregas.
Los lanzamientos continuos, posibles gracias a sprints de trabajo iterativo, proporcionan entregas frecuentes de productos en condiciones funcionales al cliente. A su vez, estos lanzamientos de producto frecuentes, que incluyen revisiones del cliente, permiten a los equipos identificar diferencias en los requisitos, junto con otros problemas en etapas anteriores del proceso de desarrollo, lo cual puede contribuir a evitar sobrecargas de costos o recursos.
¿Por qué conviene elegir la metodología ágil?
Los métodos ágiles de desarrollo ofrecen varias ventajas, incluidas las siguientes:
- Los métodos ágiles de desarrollo ofrecen costos más bajos porque los problemas se descubren y corrigen a medida que se desarrolla el producto.
- Los clientes participan durante todo el desarrollo, lo cual ayuda a garantizar que una entrega cumpla con las especificaciones, y aumenta la satisfacción con el resultado final.
- Contar con paquetes de desarrollo más pequeños conlleva tener evaluaciones más fáciles, cambios más rápidos y entregas más rápidas de productos viables.
- El método ayuda a la transparencia mediante reuniones diarias y semanales del equipo, un énfasis en la comunicación cara a cara y el uso de herramientas de comunicación en tiempo real, como paneles.
¿Qué es Scrum?
Scrum es un marco de gestión dentro de la metodología ágil. Scrum apoya el desarrollo incremental de productos dentro de iteraciones llamadas sprints, períodos de trabajo que duran de una a dos semanas, nunca más de 30 días. En Scrum, a menudo, el trabajo comienza con historias de usuario, donde se expresa un caso de uso sencillo con el siguiente formato preestablecido: como [usuario], quiero [objetivo] para [recibir un beneficio]. Las historias de usuario se recopilan en trabajos pendientes y luego se priorizan en sprints. Antes de crear un sprint, los equipos de Scrum, que constan unas siete personas con roles multifuncionales, estiman cuánto tiempo tardarán los elementos en finalizarse. Durante el sprint, las reuniones diarias de actualización fomentan una mayor comunicación dentro del equipo.
Los períodos de trabajo cortos permiten que los equipos reciban comentarios frecuentes (lo cual fomenta un producto más utilizable), mientras que las reuniones retrospectivas posteriores al sprint ofrecen la oportunidad de transmitir sugerencias de mejoras.
Los marcos de Scrum y Kanban dentro de la metodología ágil también ofrecen dos variantes adicionales, también llamadas metodologías mixtas: la planificación al estilo Kanplan, que es Kanban para equipos con un flujo de trabajo continuo (por ejemplo, las organizaciones de servicios que quieren trabajar con una planificación del trabajo pendiente); y Scrumban, que ofrece la opción de sprints fijos con un foco en el trabajo en curso (WIP).
Jira de Atlassian para la gestión de proyectos
Un programa popular de gestión de proyectos es Jira de Atlassian. La investigadora en tecnología de gestión de proyectos Eileen O'Loughlin de Software Advice afirma lo siguiente: "Jira es un excelente ejemplo de una herramienta que estaba en el lugar indicado y en el momento indicado. Hace quince años, en el mercado no existía un conjunto de herramientas diseñadas para los equipos ágiles. Como resultado, se convirtió en el producto de referencia para los equipos que realizan flujos de trabajo no tradicionales, no en cascada".
Últimamente, Jira también ha captado seguidores fuera de la comunidad de desarrollo. "El mejor ejemplo de este fenómeno es que Jessica Alba, actriz y fundadora de Honest Company, comentó que no sabía codificar, pero sí sabía cómo generar un ticket en Jira", agrega O'Loughlin.
En las siguientes secciones, exploraremos los beneficios, los casos de uso y la funcionalidad de Jira, y le mostraremos cómo configurar un proyecto.
Beneficios de Jira
Jira ofrece beneficios para los equipos coubicados y remotos. Con una zona de trabajo eficiente y una mejor visibilidad del estado de los proyectos, puede anticipar fácilmente los problemas con las fechas límite. Toda la información que necesita todo el equipo, incluidos los hitos, las actualizaciones y los recordatorios, está disponible en un solo lugar.
Buena parte de la utilidad de Jira se basa en sus flujos de trabajo configurables, que le ofrecen transiciones, validaciones y notificaciones personalizables para calibrar su proceso de desarrollo.
Este entorno de trabajo eficiente aprovecha las API de REST y Java. A su vez, sus más de 1300 complementos proporcionan una funcionalidad mejorada. Puede conectar la función de seguimiento de incidencias de Jira para crear y probar entornos de BitBucket y GitHub, y realizar búsquedas sólidas sobre los usuarios y las características de las incidencias con Jira Query Language (JQL). Jira mantiene todos los datos en un solo lugar, lo que proporciona pruebas de auditoría de cumplimiento y permite realizar análisis estadísticos mediante gráficos e informes personalizables prediseñados.
Uno de los factores más importantes que resalta la viabilidad de Jira para la gestión de proyectos es que el programa se desarrolló con los siguientes principios ágiles en mente:
- Las personas y las interacciones antes que los procesos y las herramientas.
- El software funcional antes que la documentación completa
- La colaboración con los clientes antes que la negociación del contrato
- Responder a los cambios antes que seguir un plan.
Jira funciona bien en los proyectos de desarrollo ágil por muchos motivos. Uno de ellos es la capacidad para crear tableros de Kanban y Scrum con funciones de planificación de sprints y estimación del tiempo para las incidencias. Los usuarios suelen recomendar los diagramas de quemado y los diagramas de flujo acumulado, que se generan con facilidad. Puede usar flujos de trabajo listos para usarse o personalizar sus propios tableros de Jira. Además, puede personalizar los campos y las pantallas que se utilizan para captar incidencias y darles seguimiento.
En el método ágil, el trabajo pendiente es una lista de tareas necesarias para completar un proyecto, que reemplaza los documentos de requisitos formales más extensos. Los elementos del trabajo pendiente son breves y pueden escribirse desde una perspectiva técnica o una perspectiva del usuario (como historias de usuario). La gestión del trabajo pendiente se denomina refinamiento del trabajo pendiente. En Jira, la función para arrastrar y soltar simplifica la organización del trabajo pendiente, y permite aplicar filtros para resaltar las incidencias y los atributos clave.
Los paneles de Jira permiten a los miembros del equipo y a las partes interesadas ver el estado actualizado al minuto de un proyecto. Con la configuración de seguridad en el nivel del campo, puede compartir paneles y mantener el control sobre quién ve qué. Utilice la aplicación móvil de Jira para Android y iOS a fin de realizar un seguimiento de los elementos de trabajo y actualizarlos sobre la marcha, así como también colaborar con HipChat de Atlassian. Las descripciones generales a nivel empresarial también son posibles en Jira gracias a su complemento de gestión de carteras, que le permite ver el panorama general de las tareas y los recursos en todos los proyectos.
Eugene Brodsky, jefe de desarrollo de SaferVPN, sostiene lo siguiente: "Lo bueno de usar Jira para la gestión de proyectos es que se integra de manera sencilla a varias plataformas empresariales. Además, Jira reemplaza a otros cuatro o cinco productos independientes, por lo cual es ideal para aquellas grandes organizaciones con muchas capas y partes móviles interconectadas".
Sarah Meerschaert es gerente de proyectos con certificación de PMP y cuenta con experiencia en desarrollo de hardware y software, y equipos del método ágil. También es usuaria de Jira. "Es una excelente herramienta para gestionar diversos equipos que trabajan en varios proyectos", afirma. "También es fantástico para crear transparencia: cada hora puede ser rastreada y representada cuidadosamente en gráficos visuales fáciles de entender. La desventaja es el costo".
¿Cuánto cuesta Jira?
Atlassian ofrece una prueba gratuita de siete días de la versión basada en la nube. Si acepta y se suscribe, hay una escala de opciones graduales disponibles según el tamaño de su equipo:
¿Quién debería usar Jira?
La potencia y flexibilidad de Jira la convierten en una excelente opción, no solo para los equipos de desarrollo de software, sino también para una amplia variedad de roles en tecnología y otras empresas, como las empresas financieras e incluso pequeñas empresas. Por ejemplo, la capacidad de seguimiento de incidencias de Jira permite a los equipos editoriales asignar trabajo a escritores y diseñadores gráficos del mismo proyecto, a la vez que ofrece a gerentes y directivos visibilidad sobre el estado del trabajo.
Complementos para la gestión de proyectos en Jira y casos de uso
Para ampliar las capacidades de Jira, puede utilizar complementos. Los complementos ofrecen un amplio abanico de funciones, entre las cuales se incluyen hojas de horas, la capacidad de ver quién más está examinando el mismo problema que usted, y la posibilidad de escribir una lista de elementos de trabajo en un editor externo y hacer que Jira cree una incidencia para cada uno. Algunos complementos son gratuitos y muchos están disponibles en la tienda de Atlassian.
Si bien Jira fue pensado inicialmente para llevar a cabo el seguimiento de errores e incidencias, puede usar complementos para ampliar la funcionalidad a una variedad de otras funciones comerciales:
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Marketing: la capacidad de abastecimiento único implica que se pueden enviar varias indicaciones a distintos miembros del equipo de un proyecto.
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Cumplimiento: los flujos de trabajo y el archivado de datos proporcionan un recorrido de auditoría para las organizaciones reguladas.
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Trabajo remoto: los plazos, las notas, los flujos de trabajo y mucho más están disponibles en un único centro basado en la nube.
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Desarrollo móvil: utilice un proyecto con componentes divididos para cada variación.
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Gestión de productos: Jira aumenta la satisfacción del cliente mediante la apertura del diálogo entre los equipos de desarrollo y los usuarios (por ejemplo, permite a los usuarios registrar errores y sugerencias).
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DevOps: las pantallas personalizables, los gráficos e informes y los paneles de Jira ofrecen una vista actualizada al minuto del estado del trabajo.
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Soporte: Jira puede actuar como portal de asistencia, donde los usuarios pueden enviar tickets y recibir novedades sobre la resolución de los problemas.
A pesar de cómo los complementos aumentan la versatilidad de Jira, O'Loughlin advierte que lograr que Jira se adapte a sus necesidades puede resultar trabajoso. "Una ventaja y desventaja de Jira es que continúa siendo una herramienta especializada para el seguimiento de tareas, incidencias y proyectos. Si busca capacidades más allá de tal función, tendrá que usar complementos de la tienda de Atlassian, o bien comprar una herramienta adicional", señala. "Dedicará una cantidad significativa de tiempo a configurar que la solución satisfaga sus requisitos. Por ejemplo, si quiere usar Jira Software como plataforma de ALM, es probable que deba complementar Jira con Confluence, HipChat y un complemento de gestión de cartera".
Prácticas recomendadas de gestión de proyectos de Jira
Tras madurar como plataforma, Jira consiguió acumular un conjunto de prácticas recomendadas. A continuación, le mostramos algunas de ellas, agrupadas por categoría:
Configuración de un proyecto
- Al iniciar un proyecto, elija la plantilla clásica de Jira para eliminar los esquemas listos para usarse que puedan limitar la funcionalidad más adelante. La versión clásica de Jira utiliza esquemas predeterminados de Jira, los cuales puede personalizar para que satisfagan sus necesidades de manera óptima.
- Priorice cada elemento de trabajo para que el equipo sepa qué elementos requieren atención inmediata, y agregue fechas de entrega a las incidencias para que las personas asignadas puedan priorizar sus tareas pendientes.
- Recuerde que puede vincular dos incidencias para aumentar su capacidad organizativa. Al realizar esta acción podrá superar el problema de cómo gestionar las subtareas que requieren varios sprints para completarse.
Roles
- Es muy importante incluir a varios miembros del equipo en el rol de administrador de Jira, y como administrador de tableros ágilés y Confluence. De esta manera, garantizará el acceso a todas las funciones, incluso si un miembro del equipo está ausente.
- En sus proyectos, incluya siempre el grupo de administradores de Jira en el rol de administrador. Al hacerlo, el administrador podrá ayudar ante los problemas inesperados o los cambios de funciones que surjan.
- Asegúrese de que todos los usuarios de Jira que tengan acceso a su proyecto comprendan las capacidades de su rol y sepan cómo maximizar su configuración.
Comunicación
- Anime a que su equipo agregue fotos de perfil en Jira. Las imágenes pueden ser particularmente útiles para los equipos remotos.
- Cada proyecto de Jira incluye un espacio de Confluence. Úselo para conversar sobre los elementos generales de su equipo y proyecto. Luego, vincule a otro contenido para realizar discusiones en detalle.
- Para elaborar informes, contemple los tableros de Kanban y Scrum en Jira, junto con los paneles personalizados de Jira, los informes programados por correo electrónico y las secuencias para los sitios de Confluence.
- Al usar "@[usuario]" en el campo de descripción o comentarios de una incidencia, puede notificar a los usuarios de Jira externos a la comunicación habitual de su equipo sobre incidencias y conversaciones.
- Para solicitar a los usuarios que realicen una actividad, como agregar comentarios o ingresar tiempo, configure pantallas de transición en su flujo de trabajo.
- Marque los elementos terminados como completados para que la historia pueda ser trasladada a sprints futuros.
- Elimine regularmente a los usuarios que ya no necesiten acceso de Jira y reasigne las incidencias. Los administradores de Jira pueden eliminarlos de cualquier permiso, eliminar el nombre de usuario de los grupos y desactivarlo.
Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo insertan elementos de trabajo a través del sistema de Jira. Los flujos de trabajo de Jira le ofrecen potencia y flexibilidad a través de la personalización de los esquemas y las condiciones del flujo de trabajo, los validadores, las funciones de publicación y otras propiedades del flujo de trabajo. Para sacar el máximo provecho de los flujos de trabajo, asegúrese de que estén optimizados y se adecúen a las necesidades de su proyecto, y que el diagrama de flujo del trabajo final al que los usuarios harán referencia esté prolijo y sea eficaz. Para obtener más información, lea "Cómo crear un flujo de trabajo de Jira que trabaje para usted".
Además, el usuario avanzado de Jira, Eugene Brodsky, jefe de desarrollo de SaferVPN, recomienda usar las herramientas de análisis con antelación y frecuencia. Las herramientas de análisis pueden ayudar a los desarrolladores a comunicarse, y permiten realizar un seguimiento de los empleados, incluso entre varios proyectos.
Sarah Meerschaert, PMP, aconseja lo siguiente: "Mantenga siempre su trabajo pendiente actualizado y refinado. Evalúe cuidadosamente qué métricas usted y las partes interesadas del proyecto considerarán más valiosas y, luego, estructure su proyecto para recopilar dichos datos".
Cómo usar Jira para la gestión de proyectos
En este tutorial de gestión de proyectos de Jira, crearemos un proyecto y lo configuraremos para poder hacer un seguimiento del progreso de desarrollo de nuestra aplicación. A los efectos de este tutorial, usaremos Jira Cloud con un tablero de Scrum.
Crear un proyecto Jira
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En Jira, en Proyectos, haga clic en Crear proyecto.
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Seleccione el tipo de proyecto que quiera crear. A los efectos de nuestro tutorial, haga clic en Desarrollo de software de Scrum. Haga clic en Siguiente.
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Jira mostrará el flujo de trabajo predeterminado y las incidencias disponibles con la selección. Haga clic en Siguiente.
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Ingrese un nombre para el proyecto.
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La clave es una abreviatura que se utiliza como prefijo para las incidencias a medida que se crean y numeran. Jira puede sugerir una clave basada en el nombre que haya ingresado. También puede cambiarla. Haga clic en Enviar. Se creará el proyecto.
Configurar un proyecto de Jira
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Haga clic en Configuración del proyecto.
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Haga clic en Resumen. Se mostrarán todos los elementos configurables de los elementos de trabajo de un proyecto.
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Tipos de incidencias: puede agregar flujos de trabajo separados a tipos de incidencias específicos. A los efectos de nuestro tutorial, usaremos el esquema de flujo de trabajo predeterminado.
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Versiones: agregar versiones le ayudará a crear hitos y organizar elementos. Haga clic en Agregar una versión.
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Componentes: utilice la configuración de componentes para etiquetar las incidencias según las partes del producto a las que pertenecen. En nuestro ejemplo, agregaremos componentes para la interfaz de usuario, el contenido y el código. Haga clic en Agregar un componente.
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Flujos de trabajo: puede agregar un flujo de trabajo personalizado. A los efectos de este tutorial, mantendremos el flujo de trabajo predeterminado.
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Roles: puede asignar a los miembros del equipo roles puntuales dentro del proyecto de Jira. Entre los roles predeterminados se incluyen los roles de desarrollador y administrador.
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Pantallas: puede cambiar las pantallas de las incidencias. A los efectos de nuestro tutorial, mantendremos las pantallas predeterminadas.
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Permisos: gracias a los permisos, podrá mantener un control detallado sobre aquello que los usuarios pueden ver y hacer en un proyecto de Jira. Los siguientes tipos de configuraciones se encuentran disponibles: proyecto, incidencia, votantes y observadores, comentarios, archivos adjuntos y seguimiento del tiempo.
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Campos: Jira enumera los componentes de la pantalla y cómo se representan en cada pantalla. Puede cambiar los campos, ocultarlos o hacer que su uso sea obligatorio.
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Notificaciones, configuraciones y herramientas de desarrollo: cambie la dirección de correo electrónico predeterminada del proyecto que se utilizará para enviar correos electrónicos. Configure los enlaces entre el proyecto y otros proyectos o programas, y configure las conexiones a las herramientas de desarrollo, como BitBucket.
Recursos para la gestión de proyectos más allá de Jira
Independientemente del software que utilice o de la metodología de gestión que emplee, como gerente de proyectos, buscará que sus competencias se mantengan a punto. A continuación, le mostramos algunos recursos útiles:
- Los 10 mejores libros sobre gestión de proyectos - Smartsheet
- Learning Agile: Understanding Scrum, XP, Lean, and Kanban
Sugerido por Eileen O’Loughlin de Software Advice:
Sugerido por Sarah Meerschaert, PMP:
- The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization de Peter Senge
- The Goal: A Process of Ongoing Improvement de Eliyahu M. Goldratt
- The Phoenix Project: A Novel about IT, DevOps, and Helping Your Business Win de Gene Kim, Kevin Behr, y George Spafford
Una forma más transparente de gestionar proyectos con Jira y Smartsheet
Para quienes usan Jira con regularidad, puede ser una excelente herramienta para gestionar el desarrollo ágil de software y los proyectos de TI. Sin embargo, debido a que el programa fue creado para equipos técnicos, cuando los proyectos multifuncionales requieren la colaboración de partes interesadas técnicas y no técnicas, es posible que haya problemas con la visibilidad del trabajo que se realiza en Jira.
Aquí es donde el conector Smartsheet for Jira puede resultarle útil. Smartsheet es una plataforma empresarial de gestión del trabajo que transforma radicalmente la manera en que trabajan las empresas y los equipos. La interfaz familiar de Smartsheet, diseñada para la forma en que las personas trabajan genuinamente, permite una adopción rápida y amplia en toda la organización. Vincule fácilmente los datos de Jira a hojas nuevas o existentes en Smartsheet, y ofrezca a los usuarios comerciales visibilidad instantánea sobre las tareas del proyecto a las cuales se realiza seguimiento en Jira.
Los usuarios podrán ver, compartir y editar un conjunto de incidencias vinculadas entre Jira y Smartsheet, y todos los datos se actualizarán en tiempo real en ambos sistemas. Póngase en contacto con nosotros a continuación para obtener más información sobre la gestión de proyectos con el conector Smartsheet for Jira.
Mejore la gestión ágil de proyectos con Smartsheet
De la administración básica de tareas y de proyectos hasta la administración compleja de recursos y portafolios, Smartsheet lo ayuda a mejorar la colaboración y acelerar el trabajo. Esto lo empodera para lograr más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.