Todo lo que necesita saber sobre la automatización de procesos comerciales

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• Agilice el proceso, es decir, elimine los pasos innecesarios o redundantes. Comience por lo mínimo e indispensable.
• Simplifique el proceso. Busque formas de combinar o minimizar pasos, u optimizar el proceso general.
• Estandarice el proceso. Haga que el proceso sea repetible (y con suerte autónomo), y documente las prácticas recomendadas.
• Mantenga el proceso. ¡Siga avanzando y mejorando, ya que no existe un proceso perfecto!

Roberts señala: "Agilizar los procesos es mi área de especialidad, por lo que tengo mucha experiencia. Le contaré un ejemplo de alto nivel: trabajé en un proceso de gestión técnica de riesgos que implicaba la simplificación de procesos y la resolución de problemas. Las alteraciones al proceso eran dos o tres veces más que lo previsto. La satisfacción del personal era mala. No se cumplían los objetivos comerciales anuales. Después de automatizar y agilizar ese proceso, las alteraciones al proceso se redujeron a menos del 10% del plan. La satisfacción del personal aumentó un 20%. La empresa comenzó a cumplir con los objetivos y ahorró más de 3 millones de USD a partir del aumento en la eficiencia. ¡Vaya resultados gracias a la automatización!

"En cuanto al futuro de la automatización de procesos comerciales, veo que las empresas se inclinan más hacia la automatización basada en computadoras para eliminar la acción humana tanto como sea posible. La intervención humana solo será necesaria para la resolución de problemas complejos, el análisis de alto nivel, la supervisión y el pensamiento estratégico".

Kim Kadiyala, Marketing Specialist at Zapier, says: “We're in an exciting time where business process automation is accessible to everyone — even if you're not technically savvy or a programmer. Tools that connect your apps put the power of automation into the hands of marketers, founders, real estate agents, and lawyers. Anyone who is moving bits of information from one place to another can set up an automation and start saving some time. I like to say that there are some tasks that are better suited for computers and some tasks best done by humans. Automating the tedious parts of your work frees you up to spend more time on the more creative aspects of your job, like big-picture thinking and strategic problem solving.

 

 

"Uso Zapier para automatizar mi alcance y recopilar historias de usuario a fin de incluirlas en publicaciones de blog. Después de compilar una lista de usuarios para comunicarme en una hoja de cálculo de Google, configuré una automatización entre mi hoja de cálculo de Google y Gmail. Luego, cada vez que actualizo una fila en mi hoja de cálculo de Google, el sistema envía un correo electrónico personalizado al usuario mediante una plantilla que creé. El correo electrónico tiene un enlace a una encuesta de Typeform con una serie de preguntas. Después de que los usuarios envíen la encuesta, sus respuestas se enrutarán automáticamente a la hoja de cálculo de Google. Gracias a esta automatización, puedo dedicar más tiempo a elaborar contenido y menos tiempo a compilar manualmente la información que recopilo".

Brady Keller, Digital Marketing Strategist at Atlantic.Net, says, “My favorite type of automation is marketing automation, which was created to help businesses scale relevant, worthwhile digital engagement for a large population of potential customers. No one has the bandwidth to send highly targeted emails to thousands of people at a time. Use the tools you’ve invested in to help you configure that process in the most efficient way possible. Based on the platform you select, you will have a variety of customizable tools and workflows that will work around your specific instructions. You can implement strategies, like autoresponders, transactional emails, algorithmic personalization, and much more.

"La mejor manera de optimizar la automatización del marketing es conectarla con una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Si su empresa genera ingresos mediante la combinación de campañas de marketing y ventas, entonces su sistema debe estar integrado. Conectar su plataforma de automatización de marketing con su CRM ayudará a los especialistas en marketing de su equipo a conectar estrategias de campaña cruciales con resultados financieros. De esta manera, proporcionará a sus vendedores una mejor visibilidad sobre las búsquedas y los clientes potenciales. También permite a su equipo de marketing entregar clientes potenciales al equipo de ventas sin exportar manualmente nada".

According to Nicholas Fedele, President of Lumiola, “I think BPA has serious pockets of underutilization. We are starting to see it become more mainstream, but I think the current state of adoption depends on the industry. Certain industries that are younger (i.e., e-commerce) are a little further along because they have grown up in an environment that is based around cloud tools that are easily integrated.

"Trabajé con muchos clientes para mejorar la eficiencia de sus procesos comerciales. La forma principal en que logro la eficiencia es mediante la integración de aplicaciones financieras y operativas. Hay muchas formas de usar aplicaciones en la nube para eliminar redundancias, reducir el rezago o la disponibilidad de los datos y, al erradicar la intervención humana, mejorar la precisión en la recopilación de datos. A menudo, observará que una persona que ingresa o traslada datos a través de un proceso es susceptible a las imprecisiones y a los retrasos de la vida de la oficina. Al automatizar estos procesos, reduce o elimina las imprecisiones, y puede acortar significativamente el tiempo necesario para obtener datos procesables.

"Por ejemplo, una automatización de procesos trató sobre una empresa de distribución que vendía principalmente a grandes minoristas. En su estado anterior, la organización no tenía información sobre aquello que los clientes encargaban hasta después de que el almacén cumpliera el pedido. Además, la organización recibía un informe una vez a la semana, lo que requería que alguien se encargara manualmente de los datos y los importara al software de contabilidad.

"En el nuevo estado, cada vez que un cliente encarga un pedido, se crea instantáneamente en el software de contabilidad. Luego se envía al almacén para completarse. Una vez completado, se convierte automáticamente en una factura que puede enviarse al cliente. De esta manera, el equipo ejecutivo obtiene visibilidad en tiempo real sobre lo que se ha encargado, los pedidos no completados, el contenido enviado y cuándo se pagó a la empresa. Todos estos datos están disponibles en cualquier dispositivo conectado a Internet, y no requieren ninguna intervención humana. ¡De más está decir que al equipo ejecutivo le encanta la nueva información!

"Creo que veremos que la BPA tomará una forma diferente en un futuro próximo. Veremos una adopción más generalizada de la AI, lo cual permitirá un desvío del proceso binario. Ahora hay aplicaciones que pueden gestionar muchas de estas tareas. Sin embargo, debido a las limitaciones financieras, la adopción en empresas más pequeñas es extremadamente difícil. A medida que la tecnología se vuelva más desarrollada y el costo se reduzca, la inteligencia artificial será mucho más generalizada".

Ashok Gudibandla, CEO at Automate.io, notes, “Automation of business processes is of course constantly evolving. It requires alignment of people, processes, and technology. Each part is a challenge. We are experts at the last part, technology (software/systems/AI). The big challenge here is that with more and more systems (email, marketing, sales, customer service, payments) moving to the cloud, there is a fragmentation of data and processes, with each department using their own siloed tools. Automating processes across departments is a big challenge. 

 

"Ayudamos a nuestros clientes a abordar el problema de la tecnología. Una vez que tengan identificados sus procesos de automatización, les dejamos implementar esos procesos además de los sistemas en la nube que utilizan. Por ejemplo, automatizar el marketing a través de canales por correo electrónico, redes sociales y dispositivos móviles para atraer a clientes potenciales, automatizar el proceso de ventas además del CRM del cliente, implementar un software de colaboración, y usar documentos para acortar el ciclo de ventas y convertir a más clientes potenciales. Desde la perspectiva de la tecnología, hay muchos facilitadores de la BPA: AI, bots y herramientas de automatización/integración (como las nuestras). En 2016, hubo mucha expectativa en torno al mismo tema. Esto hará que sea cada vez más sencillo lograr la BPA una vez que se hayan resuelto las cuestiones de las personas y las partes de proceso".

According to William Mayben, Principal and Consultant at Wm Mayben and Associates, “Those on the inside are concerned with the rapid advent of AI in the field of business automation and its accelerating effect on the erosion of middle-class jobs. Every technological breakthrough comes with its benefits and costs. We appear to be better at technical progress than we are with the social displacement, which that progress engenders. This is also true in manufacturing, communications, and finance, all fields of human endeavor. 

"Todo esto me lleva a hacerme la siguiente pregunta: ¿qué ocurre en una sociedad basada en el consumidor cuando los consumidores se ven progresivamente desplazados del mercado laboral por la tecnología basada en la AI? A su vez, se desprende el siguiente corolario: ¿quién está trabajando en el otro lado de la ecuación tan rápido como la evolución del desplazamiento? En otras palabras, ¿dónde se están creando nuevos puestos de trabajo a un ritmo que se aproxime remotamente a las pérdidas? Lo que estamos viendo ahora es que los trabajos de la economía independiente a tiempo parcial y los trabajos del sector de servicios peores pagados están reemplazando carreras profesionales.

"Lamentablemente, nadie, al menos hasta donde alcanzo a ver, está abordando este hecho. Cada vez se requieren menos personas para proporcionar bienes y servicios para muchas personas. Extienda esta tendencia una o dos décadas. ¡Imagínese el resultado!".

Steve Pritchard is a Marketing Consultant for dreambooth, a company that provides interactive photo booths for special events. He says, "Photo booths have become very popular features for both parties and corporate events in recent years, so to cope with the sudden influx of orders, we have massively streamlined the process by automating the sales,” he explains. “Aside from being more cost-effective, it provides a smoother and more efficient method of processing sales than doing it manually. Because this automation process helps to speed up the order process, more orders than ever pour in. This means we’re able to create more jobs and hire more people. "

Jennifer Thomé, Business Development and Marketing Manager at Plustek, believes, “The current state of business process automation is pretty abysmal for many companies, especially well-established ones that have to bring years of old processes and documents into the modern age. Doctors, accountants, and many government agencies are slowed down by the fact that they don't have the resources to update their systems and complete their work simultaneously.

"Introdujimos el kiosco de escaneo independiente Plustek eScan a varias empresas en las que las personas necesitan convertir rápidamente documentos en papel a un formato digital. Este escáner permite iniciar sesión y enviar la información a ubicaciones preestablecidas con solo tocar un botón. Este método no solo ahorra muchísimo tiempo, sino que también proporciona una solución segura definitiva porque el usuario no puede enviar los archivos a otra ubicación, ya sea intencionalmente o por accidente.

"Muchas empresas también utilizan tecnología de OCR zonal y escaneo de códigos de barras para automatizar la presentación de documentos. El OCR zonal permite al usuario establecer un área predefinida donde la información se captura, indexa y agrega automáticamente a una base de datos específica. Muchas empresas emplean el OCR zonal en sus pedidos de compra para que el escaneo del documento transfiera el número de factura y la información de envío y facturación directamente a una base de datos. Al agregar el reconocimiento de códigos de barras a un documento, se automatiza el proceso de presentación, puesto que se indica a la computadora dónde y cómo archivar un documento, junto con su contenido. Estas funciones ayudan a las grandes empresas establecidas a competir en la actualidad".

 

Ajay Prasad, Founder and President of GMR Transcription and RepuGen, says: “There are two major ways that I have been able to improve my own businesses and my clients' through automation and systematization. First, I have developed an automated software solution called RepuGen to automate the difficult process of gathering customer and client feedback and managing online reviews. We all know the importance of online reviews, but typically we can never find the time to manage them. My clients and I were facing the difficulty of getting our happy customers to write reviews, and all manual processes were taking up much of our time.

"Como solución, automatizamos este alcance a través de nuestro software RepuGen, que recopila comentarios de los clientes y convierte los comentarios positivos en reseñas. La segunda manera en que implementé la automatización para mejorar mi actividad comercial fue cuando creé un portal en línea para mi empresa de servicios de transcripción en línea, GMR Transcript. Este portal en línea eliminó el proceso manual de recepción y carga de archivos de audio. En cambio, permitía que los clientes lo hicieran ellos mismos".

 

Sid Bala, President and CEO of alligatortek, notes, “For us, a process that used to take up to a week has now been reduced to minutes, meaning that fresh produce gets into the hands of those who need it faster than ever before. In just one year, a national nonprofit connected 128 million pounds of fresh produce to Americans facing hunger — an increase of 9 percent over last year’s produce donation. alligatortek developed the Produce Donor Portal, a cloud-based site that gives a national nonprofit more automation and quicker workflow.”

 

Ethan H. Goodman, Digital Marketing Manager of DubSEO Limited, says, “All business growth is directly or indirectly tied to your ability to automate your business. The advantage of business automation is the ability to increase efficiency and productivity. People generally function well when they are put in positions that motivate them. The reality is that most routine activities aren’t motivating or exciting. This means that your employees will simply go through the motions without putting in 100 percent. The best part of business automation is that you spend less time on routine tasks by letting your software or outsourced agency handle that part of your business while you focus on growth and expansion.

"Con el uso de herramientas de automatización, como el software de CRM, es más fácil resolver rápidamente las quejas de los clientes. La automatización contribuye a ofrecer excelentes productos y servicios con una eficiencia similar a la de robots, gracias a un cumplimiento de pedidos veloz, una entrega de servicios más rápida y una logística fluida. Como agencia de marketing digital, siempre usamos software de SEO (por ejemplo, Screaming Frog o Xenu) para la BPA. Esta herramienta nos ayuda a reducir nuestra carga de trabajo y aumentar nuestra optimización en la página. La mayoría de las empresas dedican una cantidad significativa de tiempo, esfuerzo y dinero a capacitar a los nuevos empleados en su forma de hacer las cosas.

"En el futuro, la BPA permitirá a las organizaciones definir sus propios procesos y flujos de procesos. Otorgará a los empleados la capacidad de tener un inicio de sesión único a una solución completa, lo cual proporcionará el acceso sin precedentes que las personas quieren. Adoptar la automatización de procesos comerciales eliminará las conjeturas de la delegación y la responsabilidad casi por completo, ya que las responsabilidades directas de todos estarán definidas e integradas de forma clara en la plataforma".