Capítulo 7: Cómo la gestión de proyectos beneficia a diferentes equipos

Los métodos y las herramientas de gestión de proyectos pueden implementarse en todos los equipos e industrias, para ayudar a mejorar la eficiencia e impulsar los resultados. En este capítulo, proporcionaremos una descripción general de cómo se benefician la construcción, la TI, el marketing y los equipos de operaciones.

Gestión de proyectos de construcción

La gestión de proyectos de construcción hace referencia a los procesos involucrados en la ejecución de un proyecto de construcción. La gestión de proyectos es especialmente crítica en el trabajo de construcción, que implica miles de tareas, cronogramas y presupuesto ajustados, para garantizar que el producto final cumpla con los códigos, los planes y los requisitos de seguridad.

Se puede aplicar la gestión de proyectos de construcción a todos los tipos de proyectos de construcción, incluidos los siguientes: 

  • Agrícola
  • Residencial 
  • Comercial 
  • Industrial 
  • Civil 
  • Ambiental

Dado que los proyectos de construcción suelen involucrar cientos de tareas que deben realizarse en orden, la mayoría siguen la metodología en cascada

Si bien la gestión general de proyectos supone la gestión del cronograma, el presupuesto y los recursos, la gestión de proyectos de construcción tiene en cuenta restricciones adicionales, como la seguridad, los códigos de construcción locales, la zonificación y mucho más. 

Como resultado, los gerentes de proyectos de construcción deben tener un nivel razonable de conocimientos de construcción y habilidades para resolver problemas. También deben ser extremadamente detallistas, ya que cualquier descuido puede derivar en consecuencias costosas.

La PM de construcción sigue el mismo ciclo de vida general de la gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, supervisión y control, cierre del proyecto. Sin embargo, dentro de esas fases generales, los proyectos de construcción también requieren trabajos específicos del sector, incluidos los siguientes:

Consulte nuestra guía básica de gestión de proyectos de construcción para obtener más información.

Gestión de proyectos de TI

La gestión de proyectos de tecnología de la información (ITPM) incluye todas las tareas involucradas en la ejecución de una iniciativa de TI, como el desarrollo web o de aplicaciones móviles, la implementación de software o la corrección de un error. Estos proyectos suelen ser complejos e involucran una serie de sistemas y personas.

La ITPM sigue las cinco fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos y se suele gestionar utilizando la metodología de cascada, en la que todos los requisitos, cronogramas y presupuestos del proyecto se asignan desde el principio del proyecto. Si es probable que cambie su proyecto de TI, ya sea debido a cambios en los requisitos o a dificultades del sistema no previstas, considere el uso de un método Agile más flexible, que a veces se denomina método adaptativo

Si bien los proyectos de TI no suelen generar entregas tangibles, aun así se benefician de la gestión formal de proyectos. Una ITPM sólida organiza las muchas complejidades del trabajo de TI y ayuda a mantener el proyecto encaminado, independientemente de los acontecimientos o dificultades inesperadas.

A continuación, le mostramos algunos desafíos comunes en los proyectos de TI:

  • Problemas de compatibilidad entre hardware y redes diferentes.
  • La tasa rápida de cambio tecnológico, que puede dificultar la implementación de cambios de TI en los sistemas más grandes.
  • Los problemas que no siempre son evidentes inmediatamente, especialmente con los equipos distribuidos.

Lea nuestro artículo sobre gestión de proyectos de TI para obtener más información sobre la superación de estos desafíos frecuentes y otros.

El ciclo de vida de la gestión de proyectos de TI

El ciclo de vida de la gestión de proyectos de TI incluye las cinco fases básicas de la gestión de proyectos, pero la principal diferencia es la forma en que se gestiona el ciclo de vida del proyecto.

El método de gestión de proyectos de TI más común es la metodología en cascada, que implica un proceso lineal predictivo. Todo el proyecto se define antes de comenzar, y cada fase se inicia y se completa antes de pasar a la siguiente.

Otro método del ciclo de vida es el método iterativo, que utiliza un enfoque más incremental. El enfoque iterativo o incremental repite las fases y cada iteración completa las fases de planificación, análisis y diseño con la capacidad de cumplir con un objetivo específico al final de la iteración.  

La gestión de proyectos de TI también puede usar un ciclo de vida adaptativo, como los de las metodologías Agile. Este estilo es aún más flexible que el enfoque iterativo ya que comprime los cronogramas en lapsos de actividad más cortos llamados sprints.

Desafíos a los que se enfrentan los gerentes de proyectos de TI

Las complejidades e interdependencias de los proyectos de TI diversos, a gran escala y a largo plazo se encuentran entre los problemas más desafiantes de los proyectos de TI. A continuación, presentamos más desafíos principales a los que se enfrentan los gerentes de proyectos de TI:

  • Suposiciones al integrar hardware, software y redes diferentes en el sistema existente
  • Expectativas poco claras de la empresa, los usuarios finales y las partes interesadas
  • Tecnología que cambia rápidamente, lo que conduce a actualizaciones necesarias a mitad del proyecto que pueden afectar los cronogramas
  • Oficinas en diferentes ubicaciones y trabajo remoto asociado

Gestión de proyectos de marketing

La gestión de proyectos de marketing hace referencia a las actividades necesarias para planificar, organizar y ejecutar iniciativas que apoyen los esfuerzos de marketing, como el pago por clic (PPC), las redes sociales, el SEO, el correo electrónico, el marketing de productos y de contenidos, las campañas de marca, etc.

La gestión de proyectos de marketing aumenta la coherencia, la organización y la colaboración dentro del equipo, que a menudo se compone de miembros multifuncionales y proveedores externos. Con tantas partes interesadas y resultados diferentes, los proyectos de marketing pueden volverse difíciles de manejar sin las herramientas y los procesos adecuados para mantener todo organizado y encaminado. 

Los proyectos de marketing suelen seguir el ciclo de vida básico de la gestión de proyectos.  

Dicho esto, la PM de marketing hace hincapié especial en la comunicación y los informes generales:

  • Comunicación: con tantas personas diferentes involucradas, los proyectos de marketing a menudo sufren de silos departamentales, errores de comunicación, esfuerzos redundantes y tareas ignoradas. Para mitigar este efecto, planifique registros regulares para no pasar nada por alto y asegúrese de que todos tengan acceso a la información correcta en el momento adecuado.
  • Informes: los proyectos de marketing a menudo se miden no solo en relación con sus objetivos de tiempo y presupuestos, sino también con el rendimiento de la campaña. Asegúrese de empezar con un objetivo claro respecto de cómo medirá e informará el éxito del proyecto. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) del marketing incluyen clics, conversiones, tráfico de páginas, suscripciones o participación, como me gusta y acciones.

Obtenga más información en nuestra guía completa de gestión de proyectos de marketing y descubra cómo elegir el software de gestión de proyectos de marketingmás adecuado para su equipo.

Gestión de proyectos en operaciones

La gestión de operaciones implica diseñar procesos para alcanzar la máxima eficiencia dentro de una organización. Los equipos de operaciones siguen los principios de la gestión de proyectos para planificar, desarrollar y mejorar los procesos de negocios existentes. 

Un departamento de operaciones a menudo incluye gerentes de proyectos, que son responsables de impulsar iniciativas a gran escala y llevarlas a cabo. Al igual que en otras funciones de gestión de proyectos, el gerente de proyectos de operaciones tiene la tarea de definir el alcance, el presupuesto y el cronograma del proyecto; identificar los riesgos y responder ante ellos; y supervisar el proyecto hasta su finalización. 

La gestión de proyectos puede beneficiar a los equipos de operaciones porque proporciona una estructura repetible para abordar las iniciativas más generales de organización. Así es como se puede aplicar el ciclo de vida básico de gestión de proyectos a un problema de operaciones:

  1. Identifique el problema en la organización o dentro de un departamento.
  2. Diseñe un nuevo proceso que aborde este problema y cree un plan para implementarlo.
  3. Ejecute su plan. Capacite a todos los miembros del equipo en el nuevo proceso optimizado. También considere adoptar un enfoque en fases si cambiar los procesos de una vez resulta demasiado complicado.
  4. Supervise los nuevos procesos a medida que se implementan y realice ajustes a medida que identifique las cosas que no funcionan.
  5. Cierre el proyecto de operaciones una vez que haya implementado y medido por completo el rendimiento del nuevo proceso.

Si bien las operaciones y los gerentes de proyectos pueden trabajar en tándem para maximizar el valor en un departamento o empresa, recuerde que son dos cosas distintas. Un proyecto es una actividad temporal, mientras que las operaciones incluyen actividades continuas que producen resultados o procesos a largo plazo. 

Consulte nuestra guía completa sobre gestión de operaciones con consejos y tendencias, para obtener más información.

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