¿Qué es una lista de tareas en la construcción?
Una lista de tareas forma parte del cierre del proyecto de la parte del proceso de construcción en el que un contratista prepara un documento que enumera cualquier trabajo que no se haya completado o que no se haya completado correctamente.
La lista de tareas, también llamada lista de problemas, lista de deficiencias y lista de tareas pendientes, se crea antes de que la inspección final describa todo el trabajo restante y el contratista, el propietario del proyecto o cualquier otra parte interesada clave puede agregarla. Una lista de tareas de construcción debe seguir los términos del contrato original, para todos los elementos sin abordar en la lista, el contratista y el cliente alcanzarán un acuerdo mutuo antes de considerar que el proyecto está completo y listo para el pago final. (Por lo general, el contrato incluye el derecho de retener el pago hasta que todos los artículos se hayan completado correctamente).
Una lista de tareas de construcción a menudo incluirá los siguientes elementos:
- Problemas de interior o exterior
- Instalaciones incorrectas, como suelos o gabinetes
- Problemas mecánicos relacionados con termostatos, conductos y electrodomésticos
- Cualquier cosa adicional que se haya dañado durante el transcurso del proyecto, como un camino de entrada agrietado o un espacio defectuoso de paneles de yeso
- Cualquier elemento sin abordar en el contrato original
Muchas otras cosas se pueden agregar a una lista de tareas, pero esencialmente, las listas de tareas se limitan a correcciones pequeñas o menores que deben completarse antes de que se cierre oficialmente un proyecto. Dado que ningún proyecto de construcción será perfecto, los contratistas pueden distinguir entre defectos razonables (menores, defectuosos que siguen cumpliendo con las especificaciones del contrato) y defectos poco razonables (errores que deben corregirse). Una lista de tareas identifica defectos poco razonables para corregirlos. Por lo general, los problemas más grandes se abordan a través de un orden de cambio, lo que se produce anteriormente en el proceso de construcción.
Las listas de tareas ayudan a justificar la retención (también llamada retención), que se refiere a la cantidad de dinero que se reserva deliberadamente al final de un proyecto de construcción para garantizar que el contratista realice un seguimiento de la lista de tareas y complete todo el trabajo. Además, el mantenimiento también ayuda a garantizar que todo el trabajo esté a la par con todo lo que se ha descrito y acordado en el contrato. Por lo general, el mantenimiento tiene en cuenta alrededor de cinco a diez por ciento del precio original del contrato.
En última instancia, el objetivo de todos los proyectos de construcción es lograr cero elementos en su lista de tareas, una vez que este es el caso, el proyecto de construcción ingresa la parte sustancial de finalización del proyecto. Esta etapa indica el punto en el que tanto el propietario del proyecto como el contratista determinan que todo el trabajo está completo, y el propietario del proyecto puede ocupar el espacio y usarlo para sus fines previstos.
Lista de tareas cero en la construcción
Una lista de tareas cero se refiere a un proyecto de construcción que no tiene elementos restantes para abordar o corregir en su conclusión.
Cuantas menos reparaciones deban hacerse, más rentable será un proyecto para el constructor y más felices serán los clientes. Si bien las listas de tareas son estándar y respetan a los contratistas, muchas tienen como objetivo proyectos de cero tareas para ahorrar tiempo, inconvenientes y dinero a largo plazo. Algunas cosas pueden ayudar a los constructores a lograr esto:
- Documentos claros del contrato: Iniciar un proyecto con documentos completos que cubran todas las especificaciones reducirá la probabilidad de que cualquier trabajo no cumpla con los estándares o se pase por alto.
- Control de calidad: Céntrese en un estricto control de calidad durante el proceso de construcción para ayudar a reducir los errores y evitar daños. Establecer estándares altos desde el principio significa incluir los objetivos de cero tareas en su planificación y evaluar la calidad del trabajo en cada etapa de un proyecto.
- Comunicación: Dependiendo del proyecto, esto puede incluir la comunicación con los propietarios, los arquitectos, los subcontratistas u otras partes. Tener propietarios en el sitio con regularidad durante el edificio para ver el proceso puede ayudar a garantizar su satisfacción a lo largo del camino. Además, los comentarios bienvenidos de cualquier oficio que trabaje en el proyecto para apoyar el proceso de evaluación y ayudar a captar problemas menores antes de que se conviertan en importantes.
Cuando una lista de tareas esté a cero, el contratista y el propietario del proyecto alcanzarán un acuerdo mutuo, indicando que el proyecto está completo y listo para un pago final, incluidos los montos de retención.
Destaque el trabajo en la construcción
El término tarea de punch out se refiere a los elementos de acción restantes que deben completarse antes de que finalice un proyecto oficialmente.
Este término también describe el proceso de completar una lista de tareas e indicar el momento aproximado de las tareas restantes. Por lo general, el “punch out” es el último aspecto de un proyecto de construcción.
Descargar la plantilla de la lista de tareas de la construcción
Realice un seguimiento de los elementos y tareas restantes, desde materiales y muebles hasta instalaciones eléctricas y plomería. Utilice esta plantilla para mantener a todos los miembros del equipo, contratistas y propietarios del proyecto al tanto de las tareas completadas relevantes para su proyecto de construcción e indicar quién está asignado a qué tareas, así como los plazos.
Descargar la plantilla de la lista de comprobación de la construcción
Para obtener plantillas gratuitas adicionales que lo ayudarán a gestionar y dar seguimiento a su próximo proyecto de construcción, visite este artículo con una variedad de plantillas de listas de tareas que puede descargar y usar fácilmente para su próximo proyecto de construcción que implique listas de tareas.
Proceso de la lista de tareas de construcción
Hay dos partes principales del proceso de lista de tareas: hacerla y abordarla. Un contratista creará una lista de tareas para abordar ajustes menores y correcciones principales, y configurará una revisión con las partes interesadas clave (el propietario del proyecto y otros subcontratistas).
Durante la guía, todas las partes interesadas señalan cualquier problema que noten y quieran abordar antes de cerrar el proyecto. Por lo general, los diseñadores y arquitectos se unen a la revisión de los cambios en el proyecto original y señalan las cosas que deben cambiarse o corregirse. En este momento, el contratista y los vendedores relevantes abordan todas las variaciones o actualizaciones de las especificaciones originales.
Una vez que describen todos los elementos de la lista de tareas, todos desarrollan un plan para abordar las tareas restantes. El contratista proporciona una estimación general del tiempo al respecto cuando el propietario del proyecto puede esperar el cierre del proyecto.
A veces, una lista de tareas y el tiempo necesario para completarlo puede afectar negativamente los derechos de un mecánico. El propietario otorga derechos legales a los que tienen lugar en un proyecto para garantizar el retorno garantizado de una obligación subyacente. Si esa obligación no se cumple, el acreedor puede aprovechar el activo.
La fecha límite de vencimiento comienza tan pronto como el proyecto termina considerablemente. Lamentablemente, esta fecha límite generalmente no tiene en cuenta el trabajo de la lista de tareas. Muchos contratistas se encuentran en este problema en el que consideran que la fecha límite de entrega del mecánico se extiende mucho más de lo que hace, lo que significa que los proyectos vencen mucho antes de lo esperado.
Es importante mantener su lista de tareas lo más corta y concisa posible para eliminar la sobrecarga de los plazos y conseguir problemas legales. Además, ahorrará tiempo y dinero a largo plazo al mantener el trabajo restante simple al final del proyecto.
Roles de la lista de tareas de construcción
Hay muchas personas fundamentales involucradas en el proceso de lista de tareas de construcción, incluido el propietario del proyecto, el contratista general, los subcontratistas y los arquitectos y diseñadores.
A continuación, le mostramos una breve descripción general de cada una de las funciones clave del proceso de lista de tareas de construcción:
- Propietario del proyecto: El propietario del proyecto es responsable de inspeccionar cualquier trabajo completado y evaluarlo en contra de lo que se ha descrito en el contrato. Hacen preguntas sobre cómo se hicieron partes específicas del proyecto y pueden agregar elementos de línea a la lista de tareas. El propietario del proyecto también utiliza la lista de tareas para dar seguimiento al progreso del proyecto para garantizar que todo sigue adelante.
- Contratista general: La responsabilidad principal del contratista general es examinar todos los detalles y tareas clave asociados al proyecto para garantizar que el proyecto esté completo hasta el momento. Una vez que el propietario del proyecto desarrolla la lista completa de tareas, el contratista revisa y prioriza sus elementos y crea un plan de acción para que los subcontratistas aborden las correcciones y realicen las correcciones adecuadas.
- Subcontratistas: Los subcontratistas son responsables de abordar los elementos de la lista a los que han sido asignados por el contratista general. El subcontratista también es responsable de dar seguimiento y comunicar los cambios en el proyecto a medida que se producen para mantener al contratista general al tanto, para que todo se pueda reflejar adecuadamente en la lista de verificación final.
- Arquitectos y Diseñadores: Los arquitectos y diseñadores son responsables de confirmar que todos los diseños se construyeron y siguieron, en función de las especificaciones originales del contrato.
Para obtener más información sobre las diferentes funciones y recursos comúnmente asociados con los proyectos de construcción, lea este artículo útil sobre la planificación de la construcción.
Mejore el proceso de la lista de tareas de construcción
A medida que cree sus listas de tareas de construcción, tenga en cuenta estos consejos de prácticas recomendadas para pueda hacer que el proceso sea más eficiente y sin problemas:
- Mantenga una lista de verificación continua: En lugar de esperar hasta el final del proyecto para iniciar una lista de tareas, agregue las tareas potenciales a medida que avanza el proyecto. Utilice esta lista de ejecución para crear flujos de trabajo y establecer estándares de proyecto para que pueda mejorar la responsabilidad en todo su equipo. Considere realizar registros diarios para realizar esta lista de verificación y asegurarse de que el trabajo se mantenga encaminado y de que esté abordando todas las preguntas.
- Documente y fotografíe todo: A medida que sigue su proyecto, asegúrese de documentar todas las partes del proceso, e incluso tomar fotografías, cuando sea necesario. De esta manera, puede evitar tener que rehacer el trabajo y justificar por qué se hicieron las cosas de la manera en que estaban. Para obtener más información sobre cómo gestionar la documentación de construcción, visite este artículo sobre gestión de proyectos de construcción.
- Realice inspecciones regulares: A lo largo de la vida de su proyecto, realice inspecciones rutinarias para asegurarse de producir el trabajo de mayor calidad. Utilice el formato de la lista de tareas para sus inspecciones para poder comprobar todas las medidas de seguridad y calidad durante cada visita de trabajo. De esa manera, puede hacer correcciones a medida que surjan problemas, en lugar de esperar hasta el final para crear una lista de tareas masiva.
- Utilice una lista de tareas basada en la nube: Es extremadamente difícil y desactualizado hacer un seguimiento a los elementos de la lista de tareas en papel. El uso de lápiz y papel conduce a demasiadas ineficiencias y errores, y obstaculiza gravemente la colaboración entre las partes interesadas. En cambio, cree, realice un seguimiento y administre todas sus listas de tareas utilizando una herramienta basada en la nube que permita conversaciones en tiempo real en contexto del trabajo que se realizan, así como actualizaciones inmediatas que mantenga informados a todos. Debe poder almacenar toda la documentación en una ubicación central a la que todos puedan acceder. A medida que avanza el proyecto, todos los contratistas, subcontratistas, diseñadores y propietarios de proyectos tendrán visibilidad del progreso.
- Asignar elementos específicos a las personas para gestionar: Para garantizar que todo el trabajo se realice, asigne todas las tareas de su lista de ejecución a un miembro del equipo específico y anote los plazos para que todos sean responsables. Una persona (por lo general, el contratista general) debe ser responsable de asignar elementos de línea y detallar exactamente lo que hay que hacer.
- Establezca un presupuesto: Los proyectos de construcción son conocidos para que se ejecuten por encima del presupuesto, así que asegúrese de establecer un presupuesto desde el punto de partida y cumplan con él. Mantenerse encaminado conduce a una gran cantidad de beneficios, incluida la disminución de los puntos de corte y la lucha innecesaria, una reducción de conflictos,, la finalización del proyecto más fácil y más rápida, y mucho más. Si busca más información sobre cómo estimar y presupuestar sus proyectos de construcción, y detalles sobre cómo esto puede beneficiar mucho su próximo proyecto, lea esta guía completa sobre la estimación de costos de construcción.
- Esté abierto a los comentarios y sugerencias: Antes de que pueda verificar un elemento de la lista de tareas, todos deben acordar que esté completo y listo para funcionar. Si un propietario del proyecto no está satisfecho, es libre de proporcionar comentarios hasta que se sienta que ha seguido los plazos de entrega. No tome nada personalmente. Reciba todos los comentarios para asegurarse de dejar una impresión positiva y duradera en cada uno después de la finalización del proyecto.
Obstáculos para evitar al crear y completar una lista de tareas de construcción
A medida que trabaja en una lista de tareas de construcción, tenga cuidado con los posibles inconvenientes que pueda encontrar, incluidos los siguientes:
- Complicaciones con los Derechos de los retención: Analizados anteriormente, puede cumplir con los plazos adecuados antes de lo esperado. Verifique esta fecha y mantenga su lista de tareas manejable y factible dentro del plazo específico.
- Falta de comunicación abierta: La comunicación es esencial a lo largo de todo un proyecto de construcción. Cuando se encuentra con un problema o obstáculo que interrumpe el plan original del proyecto, alerta al contratista, al gerente del proyecto y al propietario del proyecto de inmediato. De ese modo, puede abordar los problemas a medida que surjan, en lugar de dejar todas las correcciones para el final del proyecto, lo que puede retrasarlo aún más.
- Falta de documentación: Tener documentos, contratos y fotos de su trabajo lo ayuda a demostrar que está siguiendo sus promesas y evita un trabajo adicional que no se describa originalmente en las especificaciones del contrato. Mantenga una prueba intuitiva de su trabajo en caso de que se produzcan daños o inconvenientes inesperados que causen un retorno.
- Falta de comprensión: Familiarícese con todos los detalles descritos en el contrato para saber lo que le espera. Para evitar tener que hacer trabajos adicionales o pagar por artículos que están fuera del alcance original del trabajo, asegúrese de que está al tanto y comprende el contrato de principio a fin.
- Un presupuesto poco claro: Los proyectos de construcción son notorios para superar el presupuesto, y esto generalmente sucede porque alcanza su presupuesto al igual que se identifican muchos cambios y correccione Para evitar superar el presupuesto y acumular gastos imprevistos, establezca un presupuesto claro desde el principio y apéguese a él lo más cerca posible. Asigne una parte determinada de su presupuesto a la lista de tareas para eliminar los gastos innecesarios y mantener la lista de tareas en movimiento rápidamente. Luego, habrá menos preguntas sobre cómo financiar los elementos de la lista de tareas.
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