Plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Google Sheets

By Kate Eby | 26 Mayo 2022

Reunimos las principales plantillas de gestión de proyectos para Google Sheets destinadas a gerentes de proyectos, patrocinadores de proyectos, líderes de equipos Agile y otras partes interesadas para utilizarlas en la gestión de proyectos. Además, encuentre consejos para completar las plantillas.

En esta página, encontrará una plantilla de gestión de proyectos básica para comenzar. Además, obtenga plantillas más específicas que son útiles para completar proyectos a tiempo, como una plantilla de diagrama de Gantt, una plantilla de línea de tiempo del proyecto, una plantilla de plan de proyecto Agile y una plantilla simple de seguimiento de problemas, entre otras, todas en formato Google Sheets. También incluimos consejos útiles sobre cómo usar una plantilla de gestión de proyectos para Google Sheets.

Plantilla de gestión de proyectos

 Plantilla de gestión de proyectos Google Sheets

Descargar Plantilla de gestión de proyectos — Google Sheets

Utilice esta plantilla completa de gestión de proyectos para estandarizar el proceso de gestión de cada proyecto. Con esta hoja, puede asegurarse de contabilizar y registrar todos los componentes de su proyecto. Encontrará espacio para gestionar varios proyectos, cada uno con secciones como Detalles del proyecto, Entregas y Costo/Horas. 

  • Detalles del proyecto: Utilice las columnas de Detalles del proyecto de la plantilla para especificar las tareas, junto con la fecha límite, la persona responsable de la asignación y la descripción. Seleccione el estado de cada tarea en el menú desplegable Estado y la prioridad en el menú desplegable Prioridad
  • Entregas: Utilice las columnas de Entregas para describir lo que necesita completar (p. ej., versión de software, informe, actualización de hardware) para el cliente u otro usuario final, y el porcentaje completado correspondiente a cada tarea. 
  • Costo/Horas: Utilice las columnas de Costo/Horas para enumerar los costos fijos, las horas previstas y las horas reales para cada tarea de su proyecto. 
  • Leyenda de estado: Utilice la Leyenda de estado de la plantilla para asignar y hacer el seguimiento del estado de las tareas (p. ej., Aún no comenzó, En espera, En curso, Completada). 
  • Leyenda de prioridad: Utilice la Leyenda de prioridad para hacer referencia a las prioridades de las tareas que puede asignar (p. ej., alta, media, baja). 

Con esta plantilla completa de gestión de proyectos totalmente personalizable, puede gestionar varios proyectos, entregas y tareas individuales en simultáneo. Asigne tareas a los miembros del equipo con facilidad y supervise el porcentaje de tareas y entregas completadas. Es la herramienta perfecta para facilitar la ejecución de sus proyectos. 

Consulte esta colección de plantillas y recursos de programación de proyectos para Google Sheets y mantenga sus proyectos encaminados.

Plantilla de diagrama de Gantt

 Plantilla de diagrama de Gantt de Google Sheets

Descargar Plantilla de diagrama de Gantt

Google Sheets

Independientemente de cuál sea su sector, esta plantilla de diagrama de Gantt de gestión de proyectos es la herramienta perfecta para ejecutar proyectos minuciosos y eficientes que incluyan todos los componentes. Es flexible, personalizable y está lista para presentar. Con esta herramienta, puede informar a los miembros del equipo y las partes interesadas acerca del estado de un proyecto.  

En esta plantilla de diagrama de Gantt, se integran los siguientes carriles de fase de proyecto que puede usar para crear las tareas relacionadas adecuadas: 

  • Concepción e inicio del proyecto: Enumere las tareas que se centran en la concepción inicial del proyecto (p. ej., crear un plan de proyecto, realizar investigaciones, revisar el plan del proyecto).  
  • Definición y planificación del proyecto: Agregue tareas que se relacionen con la definición del proyecto y la creación de un plan propuesto (p. ej., alcance, establecimiento de metas, información del presupuesto, plan de comunicación, propuesta de gestión de riesgos). 
  • Lanzamiento y ejecución del proyecto: Establezca tareas en torno a los planes para el lanzamiento y la finalización del proyecto (p. ej., hacer el seguimiento de los problemas, supervisar la ejecución del proyecto, enviar actualizaciones del proyecto).  
  • Supervisión y rendimiento del proyecto: Utilice esta sección para supervisar el proyecto y evaluar su rendimiento (p. ej., medir el rendimiento con KPI, evaluar si los objetivos del proyecto se cumplieron con éxito). 

Estos carriles coinciden con columnas específicas de las tareas, como información de la estructura de desglose del trabajo (EDT), para que pueda asignar un número único a cada tarea, título, propietario, fecha de inicio, fecha de vencimiento, duración y porcentaje completado de la tarea del proyecto. 

Como resultado de ingresar datos específicos del proyecto y las tareas, obtiene un diagrama de Gantt que facilita la gestión de proyectos tarea por tarea. Con el diagrama de Gantt, obtiene una representación visual fácil de leer del progreso de su proyecto en las diferentes etapas. 

Consulte este artículo para obtener más recursos de plantilla de diagrama de Gantt.

Plantilla de línea de tiempo del proyecto

 Plantilla de línea de tiempo del proyecto Hojas de cálculo de Google

Descargar Plantilla de línea de tiempo del proyecto

Google Sheets

En esta plantilla de línea de tiempo del proyecto, se incluye un diagrama de Gantt rico en gráficos y detallado por fases para hacer el seguimiento de las tareas del proyecto en orden cronológico y garantizar la entrega oportuna de este. Cree tareas, arrástrelas y suéltelas en el calendario mes a mes, y extienda su duración según sea necesario. Gracias a las fases del proyecto codificadas por color, obtiene información relacionada con la concepción, el inicio, la definición, la planificación, el lanzamiento, el rendimiento, el control y las etapas de cierre del proyecto de su equipo. 

Utilice esta plantilla de línea de tiempo del proyecto visualmente dinámica para controlar las tareas individuales y el progreso general del proyecto, y asegurarse de que se alinee con el plan original. Si cree que puede pasar por alto hitos clave, actualice los detalles del proyecto introduciendo correcciones para identificar y mitigar los riesgos. 

Encuentre más recursos de plantillas de línea de tiempo en formatos de Google.

Plantilla de plan de proyecto Agile

Plantilla de carta de proyecto ágil Google Sheets

Descargar Plantilla de plan de proyecto Agile - Google Sheets 

La Metodología Agile se centra en las iteraciones frecuentes, las funcionalidades cruzadas, la planificación adaptativa, la mejora continua y la flexibilidad en torno a los posibles cambios en los requisitos. Los gerentes de proyectos necesitan contar con las pautas adecuadas para diagramar el proyecto Agile que se les proponga. Esta plantilla de plan de proyecto Agile es una guía de todos los componentes necesarios para planificar un proyecto Agile con éxito. 

Si se ajusta a un sistema Kanban, Scrum, eXtreme Programing (XP), Método de Desarrollo de Sistemas Dinámicos (Dynamic Systems Development Method, DSDM) o a otros tipos de metodología Agile, esta plantilla le permite enfocarse en el panorama general de las funciones del proyecto y en cómo adaptarse mejor a su desarrollo. Ingrese los beneficios esperados, el alcance, los hitos, los costos y los recursos previstos, y las métricas de éxito (p. ej., KPI) del proyecto.

Plantilla de panel del plan de gestión de proyectos

 Plantilla de panel de control de plan de gestión de proyectos Hojas de cálculo de Google

Descargar Plantilla de panel del plan de gestión de proyectos — Google Sheets 

En esta plantilla de panel de gestión de proyectos que ofrece una vista inmediata, se proporciona todo lo que usted y su equipo necesitan para planificar, gestionar y evaluar el progreso de un proyecto y la efectividad general. Utilice esta plantilla para ingresar los siguientes datos relacionados con el proyecto: 

  • Tabla de tareas: Ingrese el nombre, la persona asignada, las fechas de inicio y finalización, y el estado de cada tarea del proyecto (p. ej., Sin iniciar, En curso, Atrasada y Completada). 
  • Porcentaje de tareas completadas: Agregue el porcentaje de tareas que están completadas, atrasadas, en curso o sin iniciar. 
  • Presupuesto: Ingrese la información financiera para comparar las cifras presupuestarias planificadas con las reales. 
  • Elementos pendientes: Enumere la cantidad de cuestiones pendientes, como decisiones, acciones y solicitudes de cambio. 

Luego, estos detalles se traducen de la siguiente manera en la hoja principal de la plantilla de panel de gestión de proyectos:

  • Un diagrama de Gantt en el que se plasman las tareas del proyecto en orden cronológico. 
  • Un diagrama circular en el que se indica el porcentaje de tareas completadas del proyecto. 
  • Un gráfico de barras horizontales en el que se comparan el presupuesto planificado y el presupuesto real del proyecto. 
  • Un diagrama de barras verticales en el que se muestra la cantidad de elementos pendientes del proyecto.

Plantilla simple de seguimiento de problemas

 Plantilla de seguimiento de problemas simple Google

Descargar Plantilla simple de seguimiento de problemas

Google Sheets

A la hora de gestionar proyectos, necesita una forma sencilla de registrar y resolver los numerosos problemas que surgen durante el desarrollo de un proyecto. En esta plantilla básica, se eliminan las conjeturas del seguimiento de los problemas que inevitablemente surgen en cualquier proyecto. En ella, se incluyen las siguientes columnas por tema para registrar los defectos funcionales, de rendimiento, de compatibilidad y de capacidad de uso, al igual que otros errores o problemas relacionados con el proyecto: 

  • N.º de problema: Proporcione un número de identificación único para cada problema a fin de facilitar el seguimiento. 
  • Estado: Seleccione un estado para cada problema en la lista desplegable (p. ej., En espera, Sin iniciar, Atrasado, En curso, Completado). 
  • Prioridad: Establezca una prioridad (p. ej., alta, media, baja) para cada problema según su gravedad y su capacidad para retrasar, o incluso arruinar, el proyecto.  
  • Descripción del problema: Ingrese una descripción para cada problema (p. ej., “Un proveedor de hardware externo nos notificó que tiene dos meses de retraso en el desarrollo de las piezas que necesitamos para completar el proyecto”). 
  • Categoría: Indique una categoría para cada problema relacionado con el proyecto (p. ej., solicitud de funciones, error, tarea).  
  • Asignado a: Asigne a un responsable para cada problema (p. ej., el miembro del equipo responsable de resolverlo). 
  • Informado por: Proporcione el nombre de la persona que informó el problema. 
  • Fecha de apertura: Ingrese la fecha en que se informó el problema. 
  • Fecha de cierre: Ingrese la fecha en que se resolvió el problema. 
  • Comentarios: Proporcione información del problema e indique si podría afectar el éxito del proyecto y de qué manera. 

Utilice esta plantilla simple de seguimiento de problemas para recopilar todos los problemas del proyecto.

Plantilla de tareas del proyecto

 Plantilla de tarea de proyecto Hojas de cálculo de Google

Descargar Plantilla de tareas del proyecto — Google Sheets 

Utilice esta plantilla para crear, asignar y dirigir todas las tareas del proyecto hasta su finalización. Puede seleccionar el estado de una tarea del proyecto; establecer la prioridad, la fecha límite y la persona asignada; y escribir una descripción para cada una según cómo se relaciona con el proyecto en su totalidad. Además, puede agregar más detalles sobre las entregas de cada tarea, el porcentaje completado y los costos fijos o estimados asociados. Esta plantilla es totalmente personalizable, por lo que puede modificarla para que se adapte a las necesidades específicas de cada tarea del proyecto.

Plantilla de supervisión y control del proyecto

 Plantilla de seguimiento y control de proyectos Google Sheets

Descargar Plantilla de supervisión y control del proyecto — Google Sheets 

Los proyectos que se ejecutan con más éxito se distinguen de la competencia por contar con una gestión proactiva de las actividades diarias, de las entregas y de los problemas que surgen. En esta plantilla de supervisión y control del proyecto, controle el progreso de su proyecto con estas tres hojas:

  • Supervisión y control del proyecto: Enumere la Id. de referencia única, la descripción, el estado (Propuesta, En curso, Completada, etc.), el trabajo en horas, el trabajo en días, los días restantes estimados y la diferencia entre las fechas de finalización previstas y las reales de cada actividad del proyecto. 
  • Entregas: Documente la Id., el estado, la fecha de finalización prevista y la real de cada entrega del proyecto. 
  • Problemas: Agregue detalles sobre cada problema, quién lo registró, la fecha de registro, quién lo abordó (p. ej., “responsable del problema”) y las fechas en que se abordó y se resolvió. 

Esta plantilla única es una solución todo en uno para los gerentes de proyectos que desean acceder de forma fácil a todas las actividades del proyecto.

Plantilla de control de calidad para la gestión de proyectos

 Hoja de Google de plantilla de control de calidad de gestión de proyectos

Descargar Plantilla de control de calidad para la gestión de proyectos — Google Sheets 

Aumente los estándares de calidad de todos sus proyectos con esta plantilla dinámica y fácil de completar de control de calidad para la gestión de proyectos. En esta plantilla personalizable, puede recopilar detalles de los defectos del proyecto, enviarlos a los miembros del equipo para su resolución y asegurarse de que cumplan con los criterios de aceptación de calidad de su proyecto. 

Para cada defecto del proyecto, indique lo siguiente: 

  • Id. del defecto: Asigne una identificación única al defecto del proyecto. 
  • N.º de compilación de la versión: Indique el número de compilación de la versión (p. ej., una versión de software) en la que se detectó el error. 
  • Área problemática: Describa el área problemática a la que afecta el defecto. 
  • Descripción del problema: Describa el error del proyecto. 
  • Tipo de defecto: Marque la casilla correspondiente al tipo de defecto (p. ej., arquitectura, instalación, conectividad). 
  • Cómo se detectó: Identifique cómo se detectó el defecto (p. ej., pruebas y producción). 

Además, utilice la plantilla para especificar quién detectó el defecto, junto con la prioridad de resolución, la gravedad y el estado actual. 

Aumente la calidad de sus proyectos con los mecanismos de control que ofrece esta plantilla única.

Plantilla de diagrama de calendario de requisitos de recursos

 Plantilla de gráfico de calendario y requisitos de recursos

Descargar Plantilla de diagrama de calendario de requisitos de recursos — Google Sheets 

Dado que ningún proyecto es posible sin el personal adecuado, la gestión de proyectos necesita una forma de solicitar, registrar y supervisar los recursos del proyecto. Utilice esta plantilla de diagrama de calendario de requisitos de recursos si desea enumerar las funciones necesarias para el proyecto (p. ej., desarrolladores, ingenieros de pruebas, analistas de sistemas, escritores técnicos) y la cantidad de horas requeridas por mes. En este diagrama de barras verticales codificado por colores, se registran los requisitos de recursos por función, de modo que los proyectos siempre cuenten con suficiente personal. 

Para obtener más plantillas de calendario y recursos de programación, consulte este artículo sobre plantillas gratuitas de calendario de Google.

Plantilla de cronograma de marketing de eventos

 Plantilla de cronograma de marketing de eventos Hojas de cálculo de Google

Descargar Plantilla de cronograma de marketing de eventos

Google Sheets

Utilice esta plantilla para mantener la planificación y la ejecución de proyectos de eventos de marketing en una única ubicación que se pueda compartir. Con la plantilla, puede hacer el seguimiento de varios eventos de marketing semanales en la columna Tipo de campaña (p. ej., marketing nacional, relaciones públicas, redes sociales). Los eventos de marketing de proyectos codificados por colores le permiten distinguir con facilidad cada campaña de un vistazo y asegurarse de haber planificado de forma proactiva cada elemento a fin de entregar los proyectos de marketing con éxito.

¿Qué son las Plantillas de gestión de proyectos para Google Sheets?

Con las plantillas de gestión de proyectos en formato Google Sheets, obtiene un marco para la planificación, la ejecución, la supervisión y la evaluación de las etapas de su proyecto. Utilice una plantilla de gestión de proyectos para hacer el seguimiento de las fases y las tareas del proyecto, y para documentarlas, desde el inicio hasta la entrega.  

Los gerentes de proyectos saben que es fundamental contar con un método y los medios para ejecutar un proyecto de forma exitosa. Se deben considerar el alcance, el tiempo y el presupuesto de cada proyecto. Sin embargo, también es necesario desglosar el proyecto en fases, así como crear y asignar tareas individuales dentro de cada fase, antes de continuar con la siguiente etapa del proyecto. 

Con una plantilla de gestión de proyectos para Google Sheets, puede estandarizar sus prácticas de gestión de proyectos, a fin de no iniciar proyectos únicos cada vez que emprende una nueva actividad. Además, se asegura de contemplar todos los aspectos de un proyecto determinado, independientemente del sector, de modo que la tasa de éxito sea más alta. 

Si bien las plantillas de gestión de proyectos varían en función de sus propósitos, suelen incluir los siguientes componentes universales: 

  • Detalles del proyecto: Ingrese la siguiente información del proyecto:    
    • Nombre del proyecto: Ingrese el nombre del proyecto que usted y sus compañeros de equipo llevarán a cabo.  
    • Gerente de proyectos: Indique el nombre del gerente a cargo del proyecto y responsable de entregarlo.  
    • Fase: Divida su proyecto en etapas de trabajo secuenciales, como las siguientes: 
      • Concepción e inicio del proyecto
      • Definición y planificación del proyecto
      • Lanzamiento y ejecución del proyecto
      • Supervisión o rendimiento del proyecto  
    • Id. de la tarea: Proporcione un número único para cada tarea individual (p. ej., un número de referencia de la estructura de desglose del trabajo [EDT]), a fin de facilitar el seguimiento de las tareas. 
    • Nombre de la tarea: En la fase adecuada, indique las tareas del proyecto que deben completarse.  
    • Descripción de la tarea: Describa de forma breve cada tarea del proyecto.  
    • Estado: Seleccione un estado para cada tarea (p. ej., Sin iniciar, En espera, En curso, Completada).  
    • Prioridad: Establezca una prioridad para cada tarea del proyecto (p. ej., crítica, alta, media, baja), a fin de que todos los miembros del equipo sepan cuáles son las tareas más cruciales. 
    • Fecha de inicio: Indique la fecha en la que debería comenzar el trabajo en cada tarea del proyecto.   
    • Fecha límite: Establezca una fecha límite para completar cada tarea del proyecto.  
    • Duración: Revise la duración (el intervalo de fechas entre la fecha de inicio y la fecha límite) de cada tarea para asegurarse de que la persona asignada cuente con tiempo suficiente. 
    • Persona asignada: Asigne a una persona responsable de completar cada tarea del proyecto.  
  • Entregas: Ingrese los siguientes detalles relacionados con las entregas del proyecto: 
    • Entrega: Describa los componentes individuales que necesita completar para el cliente, el usuario final o el consumidor (p. ej., un producto, una actualización, un informe). 
    • Porcentaje completado: Junto con cada entrega, proporcione un porcentaje de finalización. De esta forma, todos los miembros del equipo y las partes interesadas sabrán cuánto falta para que entregue un componente individual del proyecto. 
  • Costo/Horas: Ingrese los siguientes detalles relacionados con el costo y las horas de su proyecto:  
    • Costos fijos: En cada fase del proyecto o tarea individual, ingrese un costo fijo o establecido para completarla.  
    • Horas estimadas: Ingrese las horas estimadas para completar cada fase del proyecto o tarea individual.  
    • Horas reales: Una vez que se completa la fase o la tarea, ingrese las horas reales que se necesitaron para llevarla a cabo. 
    • Diferencia: Revise la diferencia entre las horas estimadas de una fase o tarea y las horas reales. Este número indicará si está por encima o por debajo del costo o del tiempo asignados para completarla.

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