¿Qué es el flujo de trabajo de la gestión de proyectos?
El flujo de trabajo de gestión de proyectos se refiere al conjunto específico y ordenado de tareas que deben completarse para ejecutar un paso del proceso. Para que se considere un flujo de trabajo, cada paso del proceso debe depender de la finalización del paso anterior.
Por ejemplo, un proceso de flujo de trabajo sencillo podría tener el siguiente aspecto:
- Celebrar una reunión.
- Redactar un informe de resumen de la reunión.
- Elaborar una lista de los participantes en la reunión.
- Enviar el informe a los participantes, junto con una encuesta.
Por el contrario, la siguiente lista funciona más como una lista de comprobación diaria que como un flujo de trabajo, porque estas tareas pueden completarse en cualquier orden:
- Responder correos electrónicos.
- Delegar tareas en el equipo.
- Organizar las notas del informe de estado.
"Cada día es diferente", afirma William Cohen, fundador y director general de My GRE Exam Preparation. "Creo que la mejor manera de expresarlo es que un flujo de trabajo es una entidad viva. El flujo de trabajo existe en mi empresa como un proceso interno y externo".
Cohen desarrolla la idea de los procesos internos y externos de la siguiente manera:
- Internos: Los procesos internos permiten ver lo que el equipo logró ayer en comparación con lo que debería haber logrado según los planes. Esto le obliga a observar lo que suele ocurrir y las áreas que tienen problemas, para que el equipo pueda tomar medidas correctivas.
- Externos: Los clientes también llenan la agenda del equipo con sus necesidades, a veces sin tener en cuenta si el equipo tiene o no espacio en su agenda. Los flujos de trabajo externos exigen que el equipo acepte estos cambios del cliente, al tiempo que se mantienen los flujos del proceso sin problemas.
Cómo crear un flujo de trabajo eficiente para la gestión de proyectos
La creación de un flujo de trabajo eficaz para la gestión de proyectos requiere cuatro pasos: perfilar los puntos cruciales de su proyecto, esbozar las tareas necesarias para cada paso, crear flujos de trabajo para cada tarea y organizar su lista. A continuación se detalla cada fase:
- Esboce los pasos principales de su proyecto: Determine los puntos o fases críticas de su proyecto de principio a fin.
- Esboce las tareas necesarias para completar cada paso: Identifique los pasos necesarios para completar cada fase del proyecto.
- Cree flujos de trabajo para cada tarea de la lista: Enlace los pasos en una secuencia lógica. Desglose cada paso individualmente e identifique lo que hay que hacer para completar la tarea.
- Organice y optimice su lista: Elimine las redundancias y asegúrese de que cada tarea fluye lógicamente de una a otra. Una vez que haya establecido el proceso, delegue partes del mismo a su equipo.
Matt Spiegel es el fundador y director general de Lawmatics, una empresa de CRM para equipos jurídicos. "Creo que la delegación es la clave de un flujo de trabajo eficiente, así que después de saber qué tareas hay que priorizar, delego las tareas en consecuencia a mis colegas", afirma.
Ejemplos de flujos de trabajo de gestión de proyectos
El flujo de trabajo de la gestión de proyectos puede adoptar muchas formas, desde un proceso de dos o tres pasos hasta un esquema más amplio de las fases del proyecto. Planificar el flujo de trabajo puede ayudarle a estimar los tiempos de ejecución y a detectar cualquier área problemática antes de que se produzca.
Primer ejemplo: Compartir un informe de estado del proyecto
- Datos agregados:
Estos datos pueden incluir el estado del proyecto, el calendario, la información presupuestaria, las listas de tareas pendientes o cualquier otra cosa relevante para su informe. Organice y analice estos datos para determinar qué incluirá en su informe. - Cree un informe o un cuadro de mando: Escriba un informe o cree un cuadro de mando que pueda compartir con los miembros del equipo.
- Confirme los destinatarios:
- Actualice la información de contacto del destinatario.
- Confirme la lista de personas que recibirán el informe.
- Comparta el acceso a los datos: Comparta el acceso al cuadro de mando o envíe el informe a los destinatarios.
Segundo ejemplo: Planificar y ejecutar una reunión
- Invite a los participantes:
- Confirme y actualice la información de contacto.
- Envíe las invitaciones con antelación.
- Prepare la reunión con antelación:
- Elija una fecha y una hora.
- Reserve una sala.
- Prepare gráficos y ayudas visuales.
- Cree una agenda.
- Prepare sus notas y su presentación.
- Prepare la sala:
- Reúna mesas y sillas.
- Proporcione material para escribir y tomar notas.
- Considere la posibilidad de ofrecer un refrigerio.
- Presente su agenda: Resuma su presentación y la duración de la misma.
- Presente la información y dirija el debate:
- Utilice ayudas visuales para mantener la conexión con el público.
- Deje tiempo para el debate en grupo.
- Conclusión: No olvide dar las gracias a todos por haber venido.
- Seguimiento: Organice las notas de la reunión y envíe un informe de seguimiento.
Puede extrapolar estas listas para crear flujos de trabajo para cualquier tarea o incluso para proyectos enteros.
¿Por qué es importante el flujo de trabajo de gestión de proyectos?
Disponer de un flujo de trabajo de gestión de proyectos mejora la visibilidad y la eficiencia del proyecto, y reduce los errores. Además, un flujo de trabajo es importante por las siguientes razones:
- Garantizar la finalización de las tareas según el estándar de la empresa: Con un flujo de trabajo establecido, puede eliminar la confusión sobre cómo completar las tareas. Seguir el flujo de trabajo tal y como se indica para asegurarse de que las tareas se completan de la manera prevista.
- Clave para la visibilidad: Establecer el flujo de trabajo es clave para la visibilidad del proyecto. Un flujo de trabajo permite a las partes interesadas ver fácilmente el estado del proyecto, así como los pasos completados y los siguientes.
- Reduce los riesgos y los errores: Un flujo de trabajo bien planificado garantiza que el equipo complete las tareas correctamente en cada paso del proceso. "Un efecto secundario documentado de los flujos de trabajo ineficientes es que la ineficiencia tiende a agravarse. Esto significa que cuanto más tiempo se ejecute un proceso de forma ineficaz, más errores se producirán, y menos probable será que la dirección pueda detectar estos errores antes de que sea demasiado tarde", afirma Cohen.
- Fomente la estandarización de los procesos entre departamentos y proyectos: Cuando se establece un flujo de trabajo, se fomenta la cohesión entre departamentos. Por ejemplo, cuando se utiliza el mismo método para recopilar y comunicar información, los datos son más fáciles de consultar y comparar.
Ventajas del flujo de trabajo de gestión de proyectos
Un flujo de trabajo de gestión de proyectos establecido proporciona una serie de ventajas, entre ellas una mayor eficiencia y responsabilidad. Los flujos de trabajo sólidos también alivian la carga de los gerentes de proyectos.
Los flujos de trabajo de gestión de proyectos también aportan las siguientes ventajas:
- Organización: Los flujos de trabajo estándar y eficientes mantienen sus procesos organizados y predecibles. Cuando los flujos de trabajo están organizados y establecidos, también resulta más fácil modificarlos según sea necesario.
- Visibilidad: Con una mayor visibilidad del proyecto, es más probable que los proyectos tengan éxito. Cuando se establecen los procesos de un proyecto, se ayuda a todo el mundo a entender qué debe esperar y cuándo debe esperarlo.
- Responsabilidad:
Delegar y asignar tareas claras es clave para la responsabilidad. "Con un flujo de trabajo establecido, todos los miembros del equipo comprenden qué tareas deben realizar, quién es responsable de completarlas y cuándo deben realizarse", afirma Stacey Kane, directora de desarrollo empresarial de EasyMerchant. - Mejora la eficiencia y la productividad: Esbozar un flujo de trabajo puede mostrarle el panorama general y ayudarle a elegir a la persona o el equipo adecuados para el trabajo. "Tener un flujo de trabajo nos ayuda a seleccionar qué empleados son responsables de qué tareas", afirma Kane. "Nos aseguramos de que toda la producción sea de buena calidad asignando los trabajos a los empleados con las capacidades necesarias en lugar de dar los proyectos a cualquiera cuya agenda esté libre en ese momento".
- Facilita el trabajo de todos: Al esbozar los flujos de trabajo, se minimiza la incertidumbre y se permite a los miembros del equipo y a los directivos dedicar más tiempo a trabajar y menos a cuestionar a los miembros del equipo. "Establecimos un flujo de trabajo eficiente perfilando explícitamente tres aspectos principales: las funciones, los resultados y las expectativas", afirma Kane. "Los gerentes pueden ahorrar tiempo al eliminar las consultas de ida y vuelta porque todo lo que un empleado tiene que cumplir está establecido".
Flujo de trabajo del proyecto vs. proceso
El proceso se refiere a todas las partes móviles necesarias para completar una tarea. Un proceso es una operación más larga que detalla cada paso importante de un proyecto. El flujo de trabajo es cada paso dentro de ese hito y su conexión con el siguiente paso.
Metodologías de flujo de trabajo para la gestión de proyectos
Todos los tipos de empresas utilizan muchos estilos diferentes de metodologías de flujo de trabajo. El objetivo más importante es encontrar una metodología que funcione para usted, y luego adaptarla a la cultura y los métodos existentes en su empresa.
- Agile: Toda la metodología Agile se basa en la idea de que las necesidades y las circunstancias cambian a lo largo de la vida de un proyecto. Agile se centra en periodos de tareas cortas, basadas en el flujo de trabajo, y en la capacidad de cambiar de dirección por capricho.
- Scrum: Nacido de la metodología Agile, Scrum se centra en sprints cortos para lograr objetivos específicos más pequeños dentro del marco más amplio de un proyecto.
- Marco de Proyecto Adaptativo (APF): Una implementación Agile, APF se centra en la anticipación de los riesgos y la mitigación de los mismos antes de que se produzcan.
- Método de ruta crítica: El método de ruta crítica traza los principales pasos de un proyecto desde el principio para que el gerente del proyecto pueda estimar el mejor uso del tiempo y los recursos para cada uno de ellos. Puede ayudar a garantizar que un proyecto se complete de la forma más rápida y eficiente posible sin que falte ninguno de los elementos más cruciales.
- Kanban: Kanban se centra en la creación de un mapa visual del progreso de un proyecto. Un pilar clave de la metodología Kanban es la limitación del trabajo en curso mediante la asignación de nuevas tareas a medida que el equipo completa cada tarea predecesora. El uso de un tablero Kanban hace que cada tarea en curso sea visible para todos. "Un sistema de gestión de proyectos Kanban le ayuda a clarificar los fundamentos de su estrategia, permitiendo a los miembros del equipo resolver los cuellos de botella con prontitud y reduciendo la probabilidad de que los proyectos se estanquen", afirma Kane.
- Metodología Lean: La metodología Lean se centra en la reducción de los residuos. Esto puede incluir los residuos físicos de la fabricación, o los residuos de tiempo y recursos gastados en proyectos mal gestionados. Las metodologías Lean pueden ayudar a un gerente de proyectos a aumentar la eficiencia de sus flujos de trabajo eliminando la grasa.
- Proyectos de integración de métodos sostenibles (PRiSM): PRiSM hace hincapié en los beneficios y la sostenibilidad de un proyecto a lo largo de su ciclo de vida, incluso después de su finalización. PRiSM desglosa los proyectos en cinco fases (preproyecto, descubrimiento, diseño, entrega y deseo) y proporciona una lente ecológica a través de la cual ver el flujo de trabajo y la gestión del proyecto. Se utilice principalmente en proyectos de construcción o inmobiliarios a gran escala, o en proyectos que pueden tener un profundo impacto en el entorno local.
- Six Sigma: Six Sigma es una metodología centrada en la mejora de los procesos de negocio y en el cumplimiento de las mejores prácticas establecidas. Six Sigma emplea métodos estadísticos para analizar y estandarizar los procesos con el fin de lograr resultados casi perfectos.
- Cascada: La cascada es un proceso de flujo de trabajo lógico y lineal que lleva un proyecto desde su concepción hasta su finalización. Desglosa los proyectos en siete etapas, que a su vez pueden desglosarse en unidades de flujo de trabajo más pequeñas.
Cómo utilizar eficazmente los sistemas de flujo de trabajo de gestión de proyectos
Utilizar los sistemas de flujo de trabajo de gestión de proyectos de forma eficaz requiere algo más que crear listas y ceñirse a ellas. La automatización, la optimización y la aceleración de las tareas básicas son formas de utilizar los sistemas de flujo de trabajo de forma más eficiente.
- Establezca la expectativas:
Parte del establecimiento de los flujos de trabajo consiste en asegurarse de que tienen sentido para las personas que los van a utilizar. "Asegúrese de que todas las partes interesadas están comprometidas desde el primer día: los desarrolladores que construyen los flujos de trabajo, los no desarrolladores que interactúan con ellos, y los gerentes y ejecutivos que revisan los resultados y el ahorro de eficiencia. Todo el mundo tiene que saber cómo va a funcionar para poder solucionar los problemas y realizar mejoras", afirma Daniel Cooper, director general de Lolly, una empresa de automatización empresarial. - Agiliza las tareas básicas: Utilice sus procesos de flujo de trabajo y la tecnología en su beneficio para acelerar los informes y las tareas comunes y cotidianas. "La tecnología ha llegado a un punto en el que si hay una tarea repetitiva, es probable que se pueda crear un flujo de trabajo para acelerar el proceso. Pasará de tener trabajadores que se encarguen de estas tareas todos los días a simplemente supervisar el resultado y garantizar que las cosas funcionen sin problemas", afirma Cooper.
- Automatice cuando sea posible: Muchas tareas, como la elaboración de informes y la programación de reuniones periódicas, pueden automatizarse. "Si el flujo de trabajo de una empresa puede valerse por sí mismo y no necesita ser revisado a diario gracias a una planificación meticulosa, entonces puede automatizarse. Esto puede hacer que los trabajadores tengan más tiempo para centrarse en hacer las tareas en lugar de planificarlas", afirma Spiegel.
- Anote las dependencias: Establecer un flujo de trabajo puede ayudarte a identificar las relaciones entre las tareas que pueden no ser obvias a primera vista. Estas relaciones pueden incluso aprovecharse para optimizar aún más el flujo de trabajo.
- Optimícelo con el tiempo: Comprenda que su flujo de trabajo no será perfecto ni lo abarcará todo al principio. Comience con algo pequeño en los lugares en los que más necesita los sistemas de flujo de trabajo, y optimice y agregue con el tiempo.
Cómo encontrar un flujo de trabajo de proyecto roto
Los flujos de trabajo rotos pueden ser difíciles de detectar, especialmente si no se sabe lo que se está buscando. El incumplimiento de plazos y requisitos, los grandes bloqueos y la pérdida de tiempo en procesos redundantes pueden ser signos de que el flujo de trabajo necesita una actualización.
- Plazos no cumplidos: Los plazos son importantes en cualquier proyecto. Si su equipo incumple regularmente los plazos, puede ser una señal de que necesitas optimizar su flujo de trabajo. "Intente crear un cronograma de gestión de proyectos al comienzo de un proyecto", sugiere Kane. "Esto le ayuda a visualizar qué actividades deben completarse en un momento determinado, lo que disminuye la posibilidad de perder tiempo. Con un cronograma, también puede determinar si los plazos que establece son razonables. Los plazos poco realistas suelen ser la causa de que los empleados no puedan cumplir los requisitos".
Para abordar el incumplimiento de los plazos, determine primero si el problema es el proceso o el plazo. Establezca plazos realistas basados en la experiencia pasada, no en las aspiraciones. - Entregables que no cumplen los requisitos: Si los entregables no cumplen a menudo los requisitos clave, también puede ser un signo de un flujo de trabajo ineficiente.
Asegúrese de que ha trazado su flujo de trabajo de forma que tenga en cuenta los elementos clave antes de pasar a los siguientes pasos. Establezca controles en cada paso del proceso para buscar elementos clave antes de seguir adelante. - Obstáculos: Aunque no puede prever todos los obstáculos, muchos de los principales son consecuencia de un flujo de trabajo y una planificación deficientes.
Considere el enfoque APF y asegúrese de esbozar todo el proceso del proyecto antes de empezar. Incluya en su plan de proyecto los principales plazos y detalles, como las estimaciones de envío, y compruebe el progreso con frecuencia para evitar grandes bloqueos inesperados. - Procesos redundantes: Uno de los mayores signos de un flujo de trabajo ineficiente es el tiempo que se dedica a procesos redundantes.
No comprometa recursos hasta que los requisitos estén establecidos para evitar tener que hacer las cosas dos veces. Además, asegúrese de asignar cada tarea a un equipo o individuo para garantizar que no la realice más de una vez.
También es importante analizar los procesos existentes desde una perspectiva más amplia. "Dé un paso atrás y evalúe las posibles lagunas en su flujo de trabajo", aconseja Spiegel. "Compruebe si se trata de un conflicto de programación o de un problema de personal. Esto es importante, ya que podrá saber si debe solucionar un problema que tiene su origen en el propio flujo de trabajo o en las personas que operan en él".
Cómo elegir el software de gestión de proyectos adecuado para su empresa
Existen muchas soluciones de software de flujo de trabajo de gestión de proyectos, pero es importante elegir una que satisfaga todas las necesidades de su empresa. Tenga en cuenta los siguientes factores a la hora de decidir qué software es el adecuado para usted:
- Disponibilidad en múltiples plataformas: Es una buena idea elegir un software que pueda utilizarse en múltiples plataformas para garantizar la facilidad de acceso de su equipo.
- Automatización: Una de las mejores características del software de flujo de trabajo de gestión de proyectos es la capacidad de establecer recordatorios automáticos para las tareas y las fechas de vencimiento. "Solo utilizaría un software de flujo de trabajo de gestión de proyectos si puede garantizar la eficiencia y la automatización de las tareas de nuestra empresa. En los negocios, el tiempo es dinero. Si el software puede ahorrarnos tiempo en la planificación y la gestión de las tareas, entonces seguro que vale la pena cada céntimo pagado", afirma Spiegel.
- Colaboración: Un software de flujo de trabajo eficaz debe ofrecer herramientas de colaboración y uso compartido. Cohen comparte sus funciones de colaboración favoritas: "La mensajería en equipo (para notificar a otros o hacer preguntas), el intercambio de documentos y la visualización de calendarios compartidos que enlazan las líneas de tiempo del proyecto".
- Personalización: La herramienta debe trabajar para ti, no al revés. Busque una herramienta que pueda adaptar a las necesidades de su organización.
- Facilidad de uso: Elija un software que sea intuitivo y sencillo de utilizar. "El mejor software de flujo de trabajo para la gestión de proyectos puede ser utilizado por personal no técnico para crear sus propios flujos de trabajo sin necesidad de profundos conocimientos de programación", afirma Cooper.
- Seguridad: Su información es importante, así que elija una solución que se tome en serio la seguridad de sus datos.
- Capacitación y asistencia: El software adecuado debe incluir capacitación para las personas que lo van a utilizar y enseñar, así como un servicio de asistencia permanente y de fácil acceso.
- Límites de usuarios: Considere los límites de usuarios y elija un software que tenga espacio para suficientes usuarios para su organización.
Plantilla de agenda de reuniones
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Utilice esta plantilla de agenda de reuniones para resumir sus reuniones para introducir o discutir los flujos de trabajo. Ingrese los detalles de la reunión, los nombres de las personas que van a asistir, y enmarque su programa. Esta plantilla incluye un ejemplo de agenda de reunión para empezar, pero puede personalizarla completamente para adaptarla a las necesidades de cualquier reunión.
Plantilla de actas de reunión
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Utilice esta plantilla de acta de reunión para documentar y guardar las notas de las reuniones de flujo de trabajo. Registre los detalles de su reunión, los asistentes y transcriba las actas de sus reuniones con esta plantilla.
Plantilla de flujo de trabajo de gestión de proyectos
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Microsoft Excel | Microsoft Word
Utilice esta plantilla para crear gráficos simplificados de mapas de flujo de trabajo de proyectos más complicados. Incluya este gráfico en presentaciones e informes a las partes interesadas para mostrar la trayectoria y el resultado previstos de sus flujos de trabajo. Esta plantilla es totalmente personalizable y sirve tanto para proyectos a gran escala como para tareas de menor envergadura, según sea necesario
Plantilla de mapa de procesos de flujo de trabajo
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Esta potente plantilla puede ayudarle a crear un mapa incluso de los flujos de trabajo más complicados. Registre los detalles de su flujo de trabajo en la primera pestaña, y utilice la segunda pestaña para crear un diagrama de flujo del proceso para trazar su progresión. Utilice formas básicas como pasos, decisiones, entradas, salidas y flechas para crear mapas de flujo de trabajo infinitamente complejos para satisfacer cualquier necesidad.
Plantilla de informe de estado del flujo de trabajo
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Utilice esta plantilla de informe de estado del flujo de trabajo para crear visualizaciones continuas del progreso del flujo de trabajo. Cada proyecto o tarea se enumera por su nombre, y cada paso del proceso se marca como No iniciado, En curso o Completado. Utilice las opciones de color en la celda Finalización esperada para marcar los flujos de trabajo que están en el plazo previsto o retrasados. Los gerentes de proyectos pueden utilizar esta plantilla de informe con la plantilla de mapa de procesos de flujo de trabajo anterior para vigilar el progreso de los flujos de trabajo.
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