¿Qué implican la supervisión y el control de proyectos?
La supervisión y el control del proyecto le ayudan a medir su rendimiento. Utilice el proceso para examinar el plan del proyecto, revisar el estado del proyecto, identificar posibles problemas e implementar cambios cuando sea necesario. Esta fase coincide con la fase de ejecución del ciclo de vida del proyecto.
Puede utilizar esta fase para mantener un proyecto dentro del cronograma y del presupuesto, a la vez que gestiona el riesgo y evita la corrupción del alcance. Al final de la fase de supervisión y control, el cliente acepta los productos finales del proyecto completados.
¿Cuál es el objetivo principal de la fase de supervisión y control de proyectos en la administración de proyectos?
El objetivo principal de la supervisión y el control en la administración de proyectos es identificar los problemas antes de que ocurran y hacer ajustes. Estos cambios pueden requerir la reevaluación y actualización del plan del proyecto.
Alan Zucker, fundador de Project Management Essentials, LLC, quien tiene más de 25 años de experiencia en liderazgo y gestión de proyectos en empresas de la lista Fortune 100, identifica el propósito de la supervisión y el control: “Los gerentes de proyectos realizan un seguimiento regular del rendimiento, con un enfoque en el costo, el cronograma y el alcance. Si el proyecto se sale de curso, el gerente del proyecto toma medidas correctivas”.
La importancia de la supervisión y el control de proyectos
La supervisión y el control de proyectos son esenciales para completar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del alcance. Los procesos de supervisión y control identifican desviaciones del plan del proyecto. La supervisión y el control del proyecto garantizan que el rendimiento sea perfecto, eficiente y siga su curso.
Alan Zucker describe la importancia de la supervisión y el control de proyectos para poder entregar un proyecto exitoso: “Los gerentes de proyectos saben que ningún proyecto avanza de manera perfecta y según lo planeado. Debemos ser diligentes en el seguimiento del rendimiento para evaluar si cumple con nuestras expectativas de éxito. Si no es así, debemos determinar qué se necesita para mantener el proyecto según lo planeado”.
El proceso de supervisión y control de proyectos
El proceso de supervisión y control da seguimiento a las métricas de rendimiento para mantener un proyecto dentro del cronograma, el presupuesto y el alcance. El proceso ayuda a los equipos de proyecto a descubrir los problemas antes de que ocurran.
- Supervisión de indicadores clave de rendimiento (KPI): la supervisión de los KPI mantiene los resultados del proyecto encaminados y el rendimiento actualizado. Los gerentes de proyectos utilizan datos sobre líneas de tiempo, presupuestos y calidad para tomar mejores decisiones, hacer cambios que permitan evitar problemas y aprovechar las oportunidades.
- Supervisión de solicitudes de cambio: la medición de los datos de rendimiento del proyecto ayuda a revelar si el proyecto está en curso o si es necesario realizar cambios. Si el proyecto está fuera de curso, se enviará e implementará una solicitud de cambio para realizar una corrección del curso.
- Supervisión del alcance del proyecto: este paso ayuda a garantizar que se verifiquen y documenten los cambios en el alcance del proyecto. Deberá actualizar los documentos pertinentes, como podría ser una declaración sobre el alcance del proyecto y una estructura de desglose del trabajo. También deberá determinar los ajustes en las líneas de tiempo y en los costos que se relacionen con un aumento del alcance y que puedan causar un cambio en la estrategia.
- Identificación de riesgos: idealmente, la identificación de riesgos debe ocurrir a lo largo de un proyecto; cuando surgen riesgos, usted tiene la información relevante disponible para tomar la decisión correcta.
- Comunicación con los miembros del equipo, las partes interesadas y los clientes: mantener una comunicación regular mantiene los proyectos en marcha y ayuda a evitar malentendidos que cuestan tiempo y dinero. Es fundamental que las partes interesadas y los miembros del equipo reciban toda la información pertinente de manera oportuna.
Cómo crear un plan de supervisión y control de proyectos
Un plan de supervisión y control de proyectos integra factores como el éxito, el alcance, el cronograma, los recursos, el riesgo y los costos. El plan se elabora durante la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto.
- Esboce el proyecto.
Establezca el alcance, el cronograma y las líneas de base del presupuesto para la evaluación comparativa según el plan del proyecto. El plan define las metas, los recursos y los hitos del proyecto. - Desglose el proyecto en subtareas o unidades de trabajo.
Una estructura de desglose del trabajo es una herramienta útil que los gerentes de proyectos pueden utilizar para crear subtareas y gestionar el trabajo. Esta visualización ayuda a los gerentes de proyectos a realizar un seguimiento y a simplificar el rendimiento y los resultados. - Ejecute el plan del proyecto, y realice informes y análisis para identificar las variaciones.
Determine si las variaciones son aceptables y siga supervisándolas. Encuentre la causa de las variaciones inaceptables y realice ajustes.
Cómo implementar la supervisión y el control de proyectos
Los gerentes de proyectos utilizan de tres a cinco indicadores clave de rendimiento para informar sobre los datos de seguimiento y definir objetivos para mantener el proyecto en marcha. Los KPI deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos.
- Supervise los parámetros del proyecto: el plan del proyecto incluirá el alcance del proyecto y las mediciones del éxito. Los gerentes de proyectos utilizan los KPI para realizar un seguimiento del cronograma, el esfuerzo y el costo, y para asegurarse de que se alineen con el plan del proyecto.
- Supervise la participación de las partes interesadas: posicionar y comunicarse con el equipo del proyecto, la gerencia y los clientes mantiene a todos comprometidos y centrados en las tareas.
- Supervise el riesgo: si completa las evaluaciones de riesgos a lo largo de la vida del proyecto, evitará problemas y permitirá mitigar los impactos negativos en el cronograma y el presupuesto del proyecto.
- Supervise el rendimiento del proyecto: los administradores de proyectos utilizan los paneles de KPI para identificar los problemas y medir el progreso en el trabajo.
- Tome medidas correctivas para controlar el progreso: los gerentes de proyectos utilizan el plan del proyecto como línea base para controlar el progreso y realizar un seguimiento de los cambios hasta la resolución, o hasta que el proyecto entre en la fase de cierre.
- Supervise y gestione la documentación de datos: documentar el rendimiento y los cambios en el proyecto mantiene a las partes interesadas involucradas, mitiga los problemas y sirve como fuente de información para los proyectos futuros.
Las prácticas recomendadas de supervisión y control de proyectos
Las prácticas recomendadas para la supervisión y el control de proyectos exigen una atención constante a los detalles. Estas prácticas recomendadas pueden empoderar a los gerentes de proyectos y a los equipos para equilibrar el tiempo, el costo y el presupuesto.
- Defina las funciones del equipo de gestión de proyectos: asegúrese de que los miembros del equipo conozcan las expectativas y las líneas de tiempo que se deben cumplir.
- Identifique un punto de contacto: cuando surjan problemas, debe haber una persona dedicada que sea responsable de rastrear, documentar y supervisar cualquier problema.
- Determine la frecuencia de los informes de KPI: al desarrollar el plan del proyecto, decida con qué frecuencia realizará los informes de KPI y cumpla con ese cronograma. Estos datos son esenciales para la supervisión y el control del rendimiento.
- Defina los umbrales de desviación del cronograma, presupuesto y costo: determine qué porcentaje de variación es aceptable y la cifra de umbral de variación que requiera cambios.
- Para la variación del programa (SV), reste el valor planeado (PV) del valor obtenido (EV).
- Para la desviación del presupuesto (BV), reste el dinero gastado del presupuesto planificado por cada elemento y divídalo por el presupuesto original para calcular el porcentaje.
- Para la variación de costos (CV), reste el costo real (AC) del valor obtenido (EV).
- Determine si la causa de la variación es común o única: el trabajo continúa sin cambios bajo una variación esperada y aceptable. Si la variación es causada por algo inesperado, identifique e implemente el cambio pertinente.
- Examine las órdenes de cambio: revise las solicitudes de cambio documentadas junto con el equipo del proyecto para aprobarlas o rechazarlas.
- Supervise y controle la corrupción del alcance: mitigue la corrupción del alcance para mantener los parámetros del proyecto y reconocer los cambios del proyecto que pueden afectar los resultados.
- Lleve a cabo un riguroso proceso de aprobación al finalizar: asegúrese de documentar y archivar todas las aprobaciones adecuadamente.
Zucker añade: “Las habilidades interpersonales a menudo se pasan por alto, por lo que debe centrarse en la comunicación y mantener de forma eficaz el interés de las partes interesadas. Los proyectos pueden beneficiarse de una nueva perspectiva, y una junta de asesoramiento formada por especialistas proporciona supervisión y orientación a los gerentes de proyectos”.
Técnicas de supervisión y control de proyectos
Los gerentes de proyectos dependen de la supervisión y el control para rastrear, revisar e informar sobre el rendimiento del proyecto. Se basan en esta fase para tomar decisiones informadas, evitar crisis y maximizar el rendimiento y las oportunidades.
Las técnicas de supervisión y control de proyectos abordan tres áreas en la gestión de proyectos:
- Supervisión del plan del proyecto: utilice el método de ruta crítica (CPM) para identificar los hitos esenciales del proyecto y mantener los resultados finales dentro del cronograma.
- Supervisión del presupuesto del proyecto: use la gestión del valor obtenido para asignar tareas del proyecto según su costo.
- Supervisión del estado del proyecto: utilice los informes de estado del proyecto para estandarizar el proceso de elaboración de informes e identificar las tareas completadas, las conclusiones clave, los riesgos y el progreso en tiempo real.
Estrategia de supervisión y control de proyectos
Los proyectos exitosos requieren diligencia y precisión en la supervisión y el control, y por eso tener la estrategia correcta puede marcar la diferencia. Un buen enfoque de supervisión y control analiza los niveles de calidad, riesgo y participación de las partes interesadas y comunica todos los resultados del proyecto.
Estos consejos pueden ayudarlo a adoptar una estrategia de supervisión y control de proyectos:
- Establezca una cadencia y un proceso bien definido para gestionar las solicitudes de cambio.
- Adapte los informes de rendimiento a las necesidades del proyecto.
- No sobrecargue al equipo del proyecto con solicitudes de información.
- Posicione a las partes interesadas donde más se las necesita en función de su experiencia.
- Priorice los datos de rendimiento que se puedan llevar a la acción y requieran una decisión.
- Tenga en cuenta cómo las decisiones afectan el cronograma, el presupuesto y el alcance.
- Establezca un proceso transparente de toma de decisiones, y comunique y documente los resultados.
Los gerentes de proyectos confían en Smartsheet para la supervisión y el control de proyectos
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