¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?
La gestión del flujo de trabajo es el proceso de coordinación de las secuencias de tareas para alcanzar los objetivos del proyecto. La gestión del flujo de trabajo desglosa las secuencias de tareas grandes en más pequeñas, con el objetivo de mejorar en forma continua los procesos de negocios.
Doron Meir es director de arte y animación, artista de historias, maestro y el autor de Workflow, A Practical Guide to the Creative Process, con 15 años de experiencia y un método único para gestionar equipos creativos bajo presupuestos estrictos y cronogramas ajustados. Dice: "La gestión del flujo de trabajo establece las etapas de cualquier proceso que comience de la nada y termina siendo exitoso". Meir señala que esta descripción se aplica a cualquier iniciativa comercial, incluidos los campos creativos, la ingeniería, los servicios, la fabricación, los recursos humanos y mucho más.
El proceso de gestión del flujo de trabajo
El proceso de gestión de flujo de trabajo implica dividir las actividades comerciales grandes en piezas más manejables y asignar recursos para alcanzar las metas y objetivos. El proceso se adapta para satisfacer las necesidades específicas de la organización.
La mayoría de los planes de diseño de gestión de flujo de trabajo sigue un proceso de ocho pasos para organizar los recursos:
- Identificación de recursos: haga una lista de los recursos que necesitará para completar su tarea, incluidos todas las personas, los presupuestos, los plazos, los equipos, los suministros, la tecnología y los proveedores.
- Enumerar las tareas: escriba una lista de tareas que deba realizar y divídala en componentes lógicos lo más pequeños posibles.
- Asignaciones de roles: asigne todas sus tareas a los miembros del equipo. Para completar el proyecto en un plazo de tiempo deseado, es posible que deba buscar ayuda fuera de su equipo directo, ya sea personas de otras partes de su organización o proveedores externos.
- Visualización: cree un diagrama de flujo de trabajo para representar su flujo de trabajo de manera visual. El diagrama debe aclarar las secuencias y las interdependencias de tareas. Utilice una herramienta digital que le permita cambiar y mejorar el flujo de trabajo, así como compartirlo con las partes relevantes.
- Pruebas: involucre a las partes interesadas en el proceso de pruebas y revisión para identificar los defectos de su plan. Recopile los comentarios de los miembros del equipo para mejorar el flujo de trabajo propuesto.
- Capacitación: una vez que haya establecido un modelo sólido, hable con su equipo sobre el panorama general, su rol, el presupuesto y cualquier consideración de tiempo, así como dependencias de tareas a tener en cuenta a medida que trabaje hacia su objetivo.
- Implementación: si tiene un equipo grande, primero implemente el nuevo flujo de trabajo a un grupo más pequeño, de modo que pueda comprobar cómo funciona el flujo de trabajo. Haga ajustes antes de implementarlo en todo el equipo. A medida que trabaja, haga que los miembros del equipo informen áreas de mejora.
- Mejora: utilice los flujos de trabajo existentes como plantillas para esfuerzos similares y modifíquelas para cumplir con un nuevo requisito o mejorar los proyectos anteriores. En cada hito del proyecto y durante el análisis post mortem de su proyecto, aproveche la oportunidad para mejorar los productos, los procesos y las habilidades.
Técnicas y diagramas de gestión de flujo de trabajo
Existe una variedad de técnicas de gestión de flujos de trabajo, y todas son útiles para desarrollar hojas de ruta de proyectos y emplear visualizaciones y diagramas. La técnica de gestión de flujos de trabajo que utilice dependerá del tipo de proyecto y su nivel de complejidad.
El análisis del flujo de trabajo desglosa el rendimiento de un flujo de trabajo y analiza las tendencias de mejora. Los usuarios comerciales pueden modificar los procesos para la eficiencia y productividad óptimas en el lugar de trabajo al examinar el flujo de trabajo en cuanto a tareas. La técnica tiene como objetivo generar un mayor compromiso de los empleados, la satisfacción del cliente y la competitividad comercial.
A continuación, le mostramos algunas de las técnicas más comunes para escribir su flujo de trabajo:
- Anotación y modelado de procesos comerciales (BPMN): la anotación y modelado de procesos comerciales es una técnica que ilustra los pasos de un modelo de negocio. Esta técnica ISO ratificada es un estándar de ingeniería de sistemas y de gestión de proceso comercial. En este ejemplo de admisión de una sala de emergencias, los procesos de gestión de flujo de trabajo se expresan usando los colores y símbolos del estándar.
- Definición integrada para el modelado de funciones (IDEF0): la definición integrada para el modelado de funciones fue desarrollada por la Fuerza Aérea de Estados Unidos y está ahora en el dominio público. IDEF0 modela las decisiones, las acciones y las actividades en función de una investigación, pruebas y desarrollo detallados del equipo. Esta técnica de modelado informa la fabricación, la ingeniería de software, el proceso de negocio y el análisis, desarrollo e ingeniería de sistemas de información.
- Diagramas de lenguaje unificado de modelado (UML): los diagramas de lenguaje unificado de modelado son un lenguaje de modelado general y de desarrollo para el diseño estructural y de comportamiento de sistemas de software complejos. La técnica tiene aplicaciones más allá del desarrollo de software, como los flujos de procesos de fabricación. El ejemplo a continuación de los diagramas del Lenguaje Unificado de Modelado muestra los pasos en las solicitudes de los clientes y recibe una orden de comercio electrónico.
- Diagrama de flujo: los diagramas de flujo muestran los pasos separados de un proceso en orden secuencial. Esta técnica se aplica a muchos procedimientos administrativos o de servicio, procesos de fabricación o planes de proyecto. Este diagrama de flujo de reclutamiento muestra los pasos para completar o detener un proceso de contratación.
- Diagrama de flujo de datos (DFD): los diagramas de flujo de datos (DFD) representan visualmente el flujo de información a través de un proceso. El DFD ayuda a la comprensión de las operaciones para revelar problemas potenciales para perfeccionar los procesos y eficiencias. Las aplicaciones del DFD van desde una descripción general básica hasta una visualización intrincada de procesos o sistemas. Este diagrama muestra un diagrama de proceso sencillo y, a diferencia de otros diagramas de flujo de trabajo, no ilustra los puntos de decisión.
- Diagramas de actividad de roles: los diagramas de actividad de roles representan la interrelación de las funciones dentro del proceso, las interacciones y las acciones de los componentes. El flujo de trabajo se gestiona en función de la forma en que las personas ejecutan y colaboran en sus roles específicos. Este ejemplo muestra cómo las tres funciones interactúan en una firma de diseño.
- Las redes de Petri en colores: Las redes de Petri en colores, también conocidas como CPN o redes CP, están orientadas a gestionar flujos de trabajo en sistemas complejos. Este lenguaje gráfico es ideal para escenarios en los que la comunicación, la sincronización y el uso compartido de recursos son esenciales.
- Métodos orientados al objeto: la metodología orientada al objeto es una técnica de desarrollo de software que captura el comportamiento y la estructura de los sistemas para mejorar la productividad y la calidad. El método diseña un software basado en objetos o componentes. Los objetos son modulares, lo que permite la readaptación y el uso compartido con otros sistemas. El enfoque es útil en el diseño, el análisis y la gestión de programas complejos, grandes y que se actualizan con regularidad.
- Diagramas de Gantt: los diagramas de Gantt representan las dependencias entre las tareas y las actividades para crear un plazo de entrega del proyecto, y son aplicables en casi todas las situaciones de flujo de trabajo. Este ejemplo muestra un proyecto de TI y la transparencia que hace que la gestión de flujo de trabajo sea más fácil para todos los que están involucrados en un proyecto.
- Diagramas de interacción de roles: los diagramas de interacción de roles son un tipo de diagrama UML empleado para capturar el flujo de mensajes del sistema. La técnica proporciona contexto para las relaciones dentro de un sistema o proceso.
- Modelo de simulación: los diagramas de gestión de flujo de trabajo del modelo de simulación muestran los pasos del proceso de trabajo de punta a punta. El ejemplo muestra un flujo de trabajo para gestionar contenido escrito.
Ejemplos de gestión de flujo de trabajo en diferentes sectores
Existen ejemplos de gestión de flujo de trabajo en casi todos los tipos de negocios. Las organizaciones con y sin fines de lucro gestionan los flujos de trabajo para aprovechar al máximo los recursos humanos, materiales y tecnológicos para reducir los costos, cumplir con los cronogramas y entregar resultados de calidad.
A continuación, le mostramos algunos ejemplos de cómo las diferentes empresas utilizan la gestión del flujo de trabajo:
- Servicio al cliente: realice un seguimiento de cómo se asignan las investigaciones de reclamos de los clientes.
- Atención médica: gestione la recepción de una receta médica, desde que este la complete y finalmente, el paciente la recoja.
- Recursos humanos: establezca nuevos procesos de contratación, cómo se procesa la licencia, los requisitos anuales de capacitación y los procesos de pago.
- TI: Determine cómo abordar cada tipo de problema de software o hardware que solicita un miembro del personal.
- Reglas: implemente flujos de trabajo para gestionar una situación hostil y seguir las reglas de participación.
- Producción farmacéutica: control de calidad en la producción de medicamentos, envasado de productos, pruebas de materias primas, pruebas posteriores a la fabricación y preparación del envío.
- Viaje: Realice reservas de vuelos, hoteles, excursiones y alquiler de automóviles.
Existen muchas formas de aprovechar las técnicas y herramientas de gestión de flujos de trabajo para mejorar la ejecución de encargos de negocios en cualquier sector.
Las mejores prácticas para gestionar el flujo de trabajo de manera efectiva
Las mejores prácticas para gestionar el flujo de trabajo de manera eficaz se centran en el objetivo final: para completar las secuencias de flujo de trabajo de principio a fin con menos esfuerzo, menos errores, en menos tiempo y dentro del presupuesto.
A continuación, le mostramos algunos métodos para gestionar y optimizar los flujos de trabajo de manera más efectiva:
- Auditar y hacer ajustes en función de una “fuente de la verdad”:
Chris M. Walker es el director ejecutivo y dueño de Superstar SEO, una empresa de marketing digital. Afirma: "Cuando asumimos nuevos proyectos de clientes, amplían o reducen el tamaño, comienzan por usar nuevas herramientas, y más, la forma de trabajo de nuestro equipo debe evolucionar y lo hará. Tenga un documento detallado del proceso que conmemora la 'fuente de verdad' del equipo como base para auditar y ajustar los flujos de trabajo para revisar y mejorar sus procesos con regularidad”. - Aprendizaje continuo para usted y su equipo:
Teo Vanyo es el director ejecutivo de Stealth Agents, una empresa de servicios de asistente virtual. "Las mejores empresas son auto suficientes y capaces de aprender en diferentes situaciones. Incentive a los miembros del equipo a pensar en ellos mismos, tomar decisiones y sugerir mejoras en el flujo de trabajo. Reconozca su dedicación y aportes continuos". - Modularidad para el máximo control:
Mia Clarke es la dueña de InvertPro, una empresa que ofrece dispositivos inversores de potencia que convierten corriente continua en corriente alterna. Clarke aconseja, "Primero, dividir su proyecto grande en módulos o proyectos más pequeños, utilizando una herramienta de visualización como diagramas de Gantt. Dele un nombre al trabajo para que sea más fácil de identificar. Organice su proyecto en piezas de trabajo más pequeñas. De esa manera, puede ver el progreso y asegurarse de que todo avanza. Asegúrese de comprender el cronograma del proyecto total, no solo para tareas individuales. De esa manera, puede asegurarse de cumplir con los objetivos y los plazos. Y recuerde tener un plan de respaldo para tener una forma de recuperarse". - Capacite a su equipo:
Guy Hadas, director ejecutivo y cofundador de Age Group, un conector de red en línea con información, actividades y productos para altos ejecutivos, que ofrece las mejores prácticas básicas, además de esenciales, para la gestión de flujo de trabajo: “Mi recomendación para la gestión de flujo de trabajo de manera eficaz es implementar la capacitación adecuada al comienzo de cualquier proyecto. Además, mejore sus prácticas de capacitación para garantizar que el personal entienda sus roles y responsabilidades del flujo de trabajo. Actualice la capacitación con regularidad". - Automatice e integre todo lo que pueda:
Marc Bishop es director de Crecimiento Empresarial de DigiMagnet, una agencia de marketing entrante, desarrollo web y aceleración de ventas. “Utilizar las herramientas de automatización que funcionan bien juntas ayudará a crear procesos optimizados”, afirma Bishop. "Es probable que ya tenga un planeamiento de recursos empresariales (sistemas ERP) en marcha, pero deberá integrar herramientas para que los datos sean accesibles. Numerosos componentes del proceso de flujo de trabajo se pueden automatizar. Por ejemplo, el control de asistencia y las nóminas son funciones críticas y la automatización de los informes y el seguimiento de las operaciones". - Haga que todos busquen errores y cuellos de botella:
David Reid es director de ventas de VEM Tooling, un proveedor de plásticos que tiene varios flujos de trabajo internacionales para gestionar. "VEM trabaja con proveedores de diferentes países, por lo que todo necesita un seguimiento y debe gestionarse cuidadosamente para satisfacer las demandas de los clientes sin perder rentabilidad", explica Reid. Ve la gestión del flujo de trabajo como actividad de grupo en la que todos son responsables, colaborativos para encontrar formas de acortar el tiempo y aumentar la calidad. "Nuestro equipo siempre está atento para identificar y eliminar los cuellos de botella, buscar el potencial y buscar formas de reducir el tiempo y el dinero desperdiciados".
Beneficios de la gestión de flujos de trabajo
La gestión del flujo de trabajo beneficia a las organizaciones al eliminar las tareas innecesarias y los elementos del presupuesto. La gestión del flujo de trabajo aumenta la transparencia, reduce la necesidad de microgestión y mejora el trabajo en equipo, la calidad, la productividad y la rentabilidad.
Los beneficios de la gestión de flujos de trabajo incluyen:
- Aprobaciones aceleradas: las demoras en los procesos de aprobación son normales. La notificación por correo electrónico, el uso compartido y la automatización reducen las demoras y hacen que el flujo de trabajo sea más rápido.
- Acceso a la información: los procesos críticos pueden revisarse, garantizando que no haya cuellos de botella o problemas. Esta supervisión permite a los gerentes de proyectos determinar qué tan bien se ejecuta el proceso de punta a punta.
- Asignar responsabilidades: la gestión del flujo de trabajo y la asignación aclaran qué miembro del personal es responsable de las tareas y quién del equipo.
- Rastros de auditoría claros: esto es especialmente cierto al usar un sistema de software de gestión de flujos de trabajo. El mantenimiento del progreso, la compleción de las tareas y los detalles relevantes facilitan la identificación de problemas, qué funcionó bien y qué necesita mejorar en el siguiente flujo de trabajo.
- Definir reglas: cuando se presentan problemas, las reglas predefinidas eliminan algunas conjeturas, ahorran tiempo y aumentan la confianza en la capacidad de trabajo de la organización.
- Libertad para centrarse en la estrategia: los gerentes no necesitan dedicar tiempo a las operaciones con un flujo de trabajo fluido. En cambio, pueden prestar atención a otras partes de su trabajo, promover el crecimiento y el desarrollo de la empresa.
- Mayor visibilidad: los flujos de trabajo son una forma de comunicar el proceso a las partes interesadas, de manera visual.
- Mejorar los procesos: el examen de los procesos actuales lleva a reconocer los problemas y abre la puerta a la mejora para aumentar la optimización del flujo de trabajo.
- Mejorar las estimaciones del cronograma: brinda a los gerentes de proyectos una base para estimar cuánto tiempo tomará una tarea o todo el proyecto general.
- Menor riesgo del proyecto: cuando un proyecto está en riesgo, aumenta la complejidad del proyecto y la cantidad de miembros del equipo puede aumentar. Los flujos de trabajo pueden garantizar una disminución de los retrasos en el cronograma, la reducción de disputas y los costos de retrabajo limitados.
- Colaboración de respaldo: la gestión de la colaboración en todo el equipo, la colaboración entre departamentos y la colaboración entre organizaciones se mezcla menos gracias a la automatización, la aprobación de la gestión, las comunicaciones y la personalización.
- Apoyo para el cambio organizativo: cuando un equipo trabaja de manera conjunta, limita la necesidad de que la gerencia intervenga a la parte del proceso de negocios y pueda proporcionar una mejor comprensión del flujo de trabajo.
¿Cómo gestiona los flujos de trabajo del equipo?
Para gestionar los flujos de trabajo del equipo, primero tiene que hacer que todos estén en sintonía. Mejorará el rendimiento a través de la planificación abierta, la comunicación continua y el cumplimiento de los cronogramas. La visualización y automatización ayudan a los equipos para autogestionar y controlar las tareas asignadas.
"Nunca tiene tiempo para planificar los flujos de trabajo, independientemente de lo corto que sea el plazo de entrega", comenta Meir, el autor de Workflow . "Cuando no tiene el control, la presión crea ansiedad y hace que usted y sus equipos sean menos efectivos. Pero cuando tiene el control con un flujo de trabajo claro, se vuelve hipercentrado y aún más eficaz, a pesar de las presiones”.
Desde escribir guiones hasta imágenes visuales finales, la animación y los proyectos cinematográficos son evidentemente difíciles de completar a tiempo y dentro del presupuesto. El mejor aspecto de los flujos de trabajo gestionados para proyectos creativos es que los miembros del equipo detienen lo que Meir llama el giro o quedarse atascado y perder tiempo en un enfoque o idea en lugar de avanzar para llegar a una solución.
"La procrastinación siempre es el enemigo", afirma Meir. "La comunicación y el enfoque puntual combaten ese problema. Cuando tiene tiempo adicional, es porque el flujo de trabajo hace que las tareas avancen rápidamente. Después de todo, ha establecido una estructura de gestión de flujos de trabajo. También tiene tiempo para probar cosas para encontrar mejores soluciones y perfeccionarlas, y ese es el objetivo y el resultado feliz del flujo de trabajo".
Meir señala que el flujo de trabajo y la gestión se ven diferentes en todas las situaciones y en la organización.
“Los ejemplos de flujo de trabajo son útiles”, comenta Meir, “porque es más fácil gestionar y controlar lo que podemos ver”.
A continuación, le mostremos un resumen de los cinco elementos del sistema de gestión de flujos de trabajo creativos de Meir:
Cortesía de Doron Meir
- Captura: Esta habilidad es el componente básico del flujo de trabajo creativo, que es captar la esencia del proyecto por escrito o con un elemento visual para representar un tema y considerar el contexto de manera concisa. Al hacerlo, le permite debatir la idea antes de darle vida, centrarse en los experimentos esenciales, refinar la percepción, mejorar la colaboración y aplicarla a las siguientes tres etapas.
- Concepto: Es cuando crea ideas espontáneas en bocetos o imágenes aproximadas y una lluvia de ideas hasta que el equipo genere la mejor versión de la idea. Durante esta fase, no ponga límites en torno a cualquier idea ofrecida; no hay malas ideas.
- Visión: Aquí es donde trabaja a través del concepto final, incluidos todos los detalles, en cualquier medio, ya sea programación de software, elaboración de guion, dibujo, pintura, esculturas 3D u otro medio.
- Producción: Desarrollar, repetir y perfeccionar esta visión inicial. Presente las versiones más refinadas para su revisión y realice los ajustes necesarios.
- Plan: En este momento, la gerencia se ocupa de dividir el trabajo en secciones lógicas y asignar plazos.
Estudios de casos de gestión de flujos de trabajo
Los estudios de caso de gestión de flujos de trabajo ilustran la importancia de dividir el trabajo en segmentos más pequeños y lógicos. Con los flujos de trabajo grandes en orden, el trabajo se vuelve menos estresante y los presupuestos y los cronogramas más posibles.
Estos dos estudios de caso muestran cómo hacer que los flujos de trabajo modulares y personalizados funcionen en la vida real:
- Guion del estudio de caso de gestión del flujo de trabajo "fragmentado": "A los artistas, y las personas en general, no les gusta pensar en su creatividad como algo para sistematizar", señala Meir, el creador y autor de Workflow . Su visión es que el caos es esencial en la etapa de concepción. Cuando tiene la libertad de explorar y la valentía incorporada en el flujo de trabajo, puede elaborar mejores soluciones ya sea si la tarea se considera creativa o no. Desglosar las tareas o fragmentarlas, como lo llama Meir, hace que las tareas complejas sean menos abrumadoras.
- Situación: el guion es un flujo de trabajo. Es una exposición gráfica de ilustraciones o imágenes secuenciadas para previsualizar la animación, una película, una secuencia de medios de comunicación interactiva o un gráfico animado. Una diseñadora estaba ansiosa por asumir proyectos más desafiantes y estaba entusiasmada con una asignación de guiones gráficos más exigente y una fecha límite generosa que le dio el cliente. Pero con el lujo del tiempo, la artista procrastinó. El cliente quería saber cuándo podía ver algo, pero la artista no tenía nada que valía la pena mostrar y se paralizó para la reunión el día siguiente. El proyecto divertido y relajado se convirtió en una completa pesadilla y una espiral de confusión y ansiedad.
- Objetivo: elabore una gran pieza de trabajo creativo en un período de tiempo corto.
- Tareas de estrategia/flujo de trabajo: Meir le preguntó a la artista: "¿Cuál es su plan?" "No tengo tiempo para planificar, necesito trabajar", respondió la artista. "Le dije que no tenía tiempo para planificar", afirma Meir. Meir le recomendó que se tomara un tiempo para planificar que la ayudará romper el ciclo de ansiedad. Después de 15 minutos, tenían una lista de seis tareas, cada una sujeta a un período de tiempo específico, para ayudar a la artista a meterse en el proceso de los guiones gráficos. Estaban de acuerdo en no dedicar un segundo más de tiempo a cualquier tarea de la lista, incluso si era mala. El flujo de trabajo transformó por completo la situación para la artista. Antes de hacer la lista, todo lo que hacía, sentía que le estaba llevando demasiado tiempo, lo que la estresaba y le dificultaba concentrarse. Ahora que tenía la lista, estaba en un terreno más sólido.
Cortesía de Doron Meir - Resultado: la presión seguía allí, pero funcionó a favor de la artista. Tener un plan simple le dio a la artista una sensación de control y, en última instancia, salvó el proyecto al darle la estructura para producir un guion gráfico emocionante para el cliente.
- Caso de gestión de flujo de trabajo de proyecto de fabricación Agile:
Estudio de prueba automotriz: Jon Quigley es el autor de nueve libros sobre gestión de proyectos y director en Value Transformation, LLC. Durante las últimas dos décadas, muchos de sus clientes han sido fabricantes significativos en los sectores aeroespaciales y automotrices. Los proyectos de estos sectores son extremadamente complejos e involucran a grandes equipos, por lo que es necesario dividir los procesos de negocios en flujos de trabajo más pequeños y razonables.
A continuación, le mostramos una breve descripción de cómo abordaba las pruebas de calidad de automóviles utilizando el método "Agile": - Situación: durante un gran proyecto de desarrollo de vehículos, los componentes mecánicos, eléctricos y electrónicos, incluidos el software integrado, estaban programados para hacerle modificaciones. Un cronograma de pruebas ajustado y actualizaciones rápidas exigían una solución ingeniosa, porque había más de 3000 especificaciones y requisitos. Además, el caso requería más de 3000 casos de prueba, ya que había varias versiones del vehículo y diferentes configuraciones. La gestión de proyectos y el personal ejecutivo tuvieron que mantenerse conectados en todo momento.
- Objetivo: cubra la mayor parte de los sistemas del producto a través de pruebas lo más rápido posible.
- Tareas de estrategia/flujo de trabajo: al final de cada día laboral, el progreso del flujo de trabajo se evalúa de acuerdo a los miembros del equipo disponibles en función de una serie de preguntas.
- Secuencia de preguntas diarias del flujo de trabajo:
cada mañana, el equipo se reunía para descubrir posibles cuellos de botella y colaborar para generar soluciones.
Revise las preguntas del trabajo de los días anteriores:- ¿Qué logró ayer?
- ¿Qué entregas no funcionaron y por qué?
- ¿Cuántos casos de prueba hay?
- ¿Se encontraron defectos?
- ¿Cuáles fueron las consecuencias del defecto?
- ¿Se ha actualizado el sistema de seguimiento?
Preguntas actuales sobre el trabajo del día: - ¿Qué logrará hoy?
- ¿Qué casos de prueba deben completarse?
- ¿Se requiere acceso a equipos y experiencia especiales?
- ¿Cuáles son los obstáculos que encuentra?
- ¿Qué y quién puede ayudar?
De acuerdo a los casos de prueba, el equipo creó un diagrama de quemado de seis semanas, una herramienta utilizada en proyectos Agile para realizar un seguimiento de la cantidad total de trabajo por iteración. En el gráfico siguiente, la línea azul representa la tasa de logros previstos, y la línea naranja representa la tasa de logros real. La reducción del error es la cantidad de casos de prueba completados como porcentaje del total.Cortesía de Value Transformation LLC y Jon Quigley
- Secuencia de preguntas diarias del flujo de trabajo:
- Resultado: el equipo actualizo el diagrama todas las mañanas, en función de los aportes del equipo. El gráfico de quemado mostró el porcentaje de pruebas completadas en comparación con los defectos que se encontraron cada día. Este proceso predijo la posible fecha de conclusión, pero más significativamente, los defectos proporcionaron una mirada al estado de los componentes y sistemas al gerente del proyecto y a los ejecutivos. Este nivel de transparencia facilitó la gestión de problemas reales y la corrección rápida.
Cómo la gestión del flujo de trabajo difiere de la gestión de proyectos
La gestión de flujo de trabajo se centra en controlar una serie de tareas para completar un proyecto, generalmente utilizando diagramas de flujo de trabajo y software. La gestión de proyectos se centra en la planificación, el seguimiento y la evaluación generales de los resultados para alcanzar los objetivos de la organización.
Si bien el flujo de trabajo y la gestión de proyectos son similares, son disciplinas distintas. La gestión del flujo de trabajo es un mantenimiento continuo de los procesos con cambios mínimos. Por el contrario, la gestión de proyectos requiere una coordinación y una planificación más exhaustivas para responder a los cambios en un proyecto específico y único.
Obtenga más información sobre los flujos de trabajo de gestión de proyectos en nuestra guía.
Gestión del flujo de trabajo frente a Gestión de procesos comerciales (BPM)
La gestión de flujos de trabajo y la gestión de procesos comerciales (BPM) optimizan los procesos de trabajo. La diferencia es que la gestión de flujo de trabajo completa una sola secuencia de tareas, mientras que la gestión de procesos comerciales diseña y optimiza de manera continua los procesos y los ejecuta en todas las personas y sistemas.
La gestión de procesos comerciales optimiza varios flujos de trabajo y procesos para mejorar el negocio en general. La gestión de procesos comerciales requiere el uso de software para integrar varios flujos de trabajo con otras aplicaciones, sistemas, tecnología y elementos humanos.
¿Qué es un sistema de gestión de flujos de trabajo?
Un sistema de gestión de flujos de trabajo ayuda a las empresas a superar desafíos al automatizar procesos repetitivos y supervisar las tareas no completadas. Estos sistemas respaldan la gestión avanzada de flujo de trabajo, incluida una descripción completa de los flujos de trabajo y las métricas para supervisar y medir el rendimiento individual y de toda la empresa.
La automatización ahorra tiempo, mejora la productividad y reduce los errores. La automatización también es funcional: según una encuesta en el lugar de trabajo de Smartsheet, más del 40 % de los trabajadores dijeron que las tareas repetitivas toman un trimestre de su semana laboral. Según esos encuestados, la mayor parte de esas tareas incluyen la recopilación de datos, la entrada de datos y el correo electrónico.
Ejemplo del sistema de gestión de flujo de trabajo: desarrollo de software en Jira de Atlassian
El software Jira de Atlassian respalda la gestión de flujos de trabajo de desarrollo web y los equipos Agile. El software incluye diagramas de flujo de trabajo que usar como está o como base para la personalización. Los diagramas de flujo de trabajo y la plataforma de gestión de Jira ofrecen visibilidad completa y permiten la creación, el seguimiento, la comunicación y la notificación de cada detalle en tiempo real en una sola plataforma. La plataforma ofrece flexibilidad y la capacidad de ver fácilmente caminos alternativos, puntos de decisión crítica e incorporar diferentes marcos, como Kanban y Scrum, los preferidos de los equipos de desarrollo de software Agile. En este ejemplo de flujo de trabajo de desarrollo de software que se rastreó en Jira de Atlassian, los rectángulos de color representan los pasos del flujo de trabajo, y las flechas y las líneas muestran los posibles caminos. Las transiciones entre etapas están en el texto.
Comprender los sistemas de gestión de flujos de trabajo
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo (WfMS) son sistemas de infraestructura de software que ayudan a los equipos a realizar seguimiento, supervisar y coordinar los flujos de trabajo. Un sistema de gestión de flujos de trabajo permite al usuario definir los flujos de trabajo necesarios para las diferentes circunstancias.
Muchos sistemas de gestión de flujos de trabajo también permiten a los equipos analizar y medir los procesos para identificar las oportunidades de mejora.
Muchos sistemas de gestión de flujos de trabajo ofrecen un procesamiento y un encaminamiento automáticos, combinan varios sistemas y procesos independientes en una estructura unida, se integran con la infraestructura existente y organizan los productos de diversas fuentes. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo a menudo ofrecen notificaciones para reflejar las actualizaciones de estado.
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo suelen admitir tres tipos de flujos de trabajo, dependiendo de las necesidades del proyecto:
- Flujo de trabajo basado en reglas: las reglas predefinidas determinan el progreso del flujo de trabajo en este tipo de flujo de trabajo secuencial de mayor nivel. Las reglas se construyen utilizando expresiones con "si", "luego" o "más". Las condiciones dentro de las reglas determinan si las expresiones son verdaderas o falsas.
- Flujo de trabajo secuencial: este tipo de flujo de trabajo es progresivo y lineal, como un diagrama de flujo, y se mueve de un proceso o tarea al siguiente y no retrocede en la secuencia.
- Flujo de trabajo de la máquina: estos flujos de trabajo van de un "estado" a otro. Los flujos de trabajo complejos pueden volver para atrás si las dependencias lo requieren.
Limitaciones de los sistemas de gestión de flujos de trabajo
Entre las limitaciones del sistema de gestión del flujo de trabajo se incluyen problemas técnicos, de mantenimiento, utilidad o integración. Los sistemas de flujo de trabajo también deben habilitar las comunicaciones hacia arriba y hacia abajo de la cadena de partes interesadas. Las empresas pueden evitar limitaciones mediante una investigación cuidadosa y la compra de sistemas de software después de pruebas exhaustivas.
La autora de Workflow, Meir, dice que el software ofrece un soporte valioso pero agrega algunas palabras de advertencia. "No se puede confiar demasiado en el software y excluir la interacción humana", advierte Meir. "El sistema debe automatizar para que pueda ahorrar tiempo, lo que permitirá la colaboración y la productividad del equipo".
A continuación, le mostramos algunas de las limitaciones típicas de los sistemas de gestión de flujos de trabajo:
- Desafíos de integración: investigue qué herramientas se integran con el software antes de la compra, para asegurarse de que puede seguir utilizando sus herramientas actuales.
- Falta de herramientas de comunicación o comunicación humana: el uso de sistemas de software es útil, pero la colaboración también ayuda. Los sistemas de flujo de trabajo deben tener una forma sencilla de comunicarse con las partes interesadas o integrar las herramientas de trabajo existentes.
- Requisitos de mantenimiento: la automatización debe evaluarse exhaustivamente antes y después de la implementación para garantizar que proporcione beneficios más allá de la herramienta actual. Los flujos de trabajo deben actualizarse para sacar el máximo de ventajas.
- Problemas en los sistemas: la complejidad del software de flujo de trabajo también puede resultar en tiempo de inactividad para realizar reparaciones y correcciones de las cuales deben encargarse el proveedor o los equipos de TI.
- Dificultad para el usuario: los sistemas de gestión de flujos de trabajo pueden ser complejos y no siempre son intuitivos. Asegúrese de que la inducción sea fácil y no haya una curva de aprendizaje pronunciada con el sistema que seleccione.
Características del software de gestión de flujo de trabajo
Las funciones clave del software de gestión de flujo de trabajo garantizan la efectividad y la utilidad. Los mejores sistemas suelen estar basados en la nube y ofrecen herramientas de colaboración y varias funciones de informes. Busque funciones flexibles, como la personalización, la escalabilidad y la movilidad para facilitar el acceso.
"Un sistema de flujo de trabajo tiene que ser fácil de usar para todos", afirma Meir, el autor de Workflow . "Busque un software que sea flexible y compatible con cualquier software que ya utilice, dondequiera que esté".
Las funciones de gestión de flujo de trabajo que debe buscar incluyen:
- Acceso desde cualquier lugar: hoy el mundo se comunica a través del teléfono móvil, por lo que las herramientas de gestión de flujo de trabajo deben incluir el acceso desde telefonía móvil. Los sistemas deben darles a las personas la capacidad de ver registros, datos, progresos y procesos en áreas con conectividad limitada o sin conectividad.
- Responsabilidad: La elaboración de informes, la transparencia y las asignaciones claras de objetivos hacen que todos sean responsables y permitan la autosupervisión.
- Automatización y notificaciones: las funciones de automatización, como la capacidad de ejecutar tareas sin acción humana, enviar correos electrónicos, configurar recordatorios, programar tareas y aplicar notificaciones para las campañas de gota a gota hacen que la ejecución de los flujos de trabajo sea mucho más fácil. Los recordatorios ayudan a garantizar que todos los miembros del equipo sepan cuándo cargar archivos, hacer seguimiento de los horarios y proporcionar actualizaciones.
- Plataforma basada en la nube: un sistema de gestión de flujos de trabajo en la nube se traduce en mantenimiento y actualizaciones sin preocupaciones, seguridad estricta y asociación confiable de proveedores.
- Herramientas de colaboración: Busque un sistema que le permita enviar mensajes a sus colegas y crear tableros de control personalizables que muestren todo sobre su proyecto, para mantener a todos actualizados sobre el estado del proyecto. Soporte para la colaboración, así como el uso compartido de conocimientos y documentos en toda su organización es uno de los mejores atributos de una herramienta de gestión de flujo de trabajo.
- Personalización: las herramientas de gestión adecuadas ofrecen la flexibilidad para crear y configurar los pasos del flujo de trabajo a través de reglas definidas por el usuario. Una interfaz de arrastrar y soltar simplifica la asignación y modificación del flujo de trabajo, y libera a los equipos de TI y desarrolladores a centrarse en las prioridades en lugar de las solicitudes de cambio.
- Integración: busque una herramienta de flujo de trabajo que se integre sin problemas con su tecnología y realice la mayor inversión existente en plataformas financieras, CRM, ventas, marketing y redes sociales.
- Interfaz intuitiva: una interfaz intuitiva facilita la inducción para que los equipos trabajen y colaboren de inmediato.
- Flujos de trabajo paralelos: las tareas suelen necesitar acceso simultáneo para que las personas puedan completar las tareas de forma independiente. En lugar de obligarlos a esperar a que un individuo o proveedor complete una tarea, los flujos de trabajo paralelos deben incorporarse al software con control.
- Información e informes: los sistemas de automatización eficientes tienen opciones para crear informes y tableros de control, y capacidades avanzadas de seguimiento para proporcionar información cuando se producen cambios en un proceso. El sistema adecuado ayuda a resolver cuellos de botella, detectar silos, supervisar el progreso y reconocer a los colegas excepcionales.
- Acceso basado en reglas: esta función le permite personalizar sus flujos de trabajo. Debe poder cambiar las reglas sin romper otros flujos de trabajo. Busque reglas sin códigos, para que la herramienta sea fácil de usar para los gerentes.
- Escalabilidad: el mejor sistema de flujo de trabajo debe tener la capacidad de escalar los flujos de trabajo y los procesos a medida que el negocio crece y los flujos de trabajo se vuelven más complejos.
La base de un software de gestión superior es un mecanismo de flujo de trabajo o aplicación de software dedicado. La aplicación toma señales del diseño del flujo de trabajo y guía el proceso a través de sus secuencias para una automatización óptima del flujo de trabajo. Un mecanismo de flujo de trabajo gestiona y supervisa los estados de actividades de un flujo de trabajo.
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