Cómo usar ejemplos de flujos de trabajo
Puede implementar ejemplos de flujos de trabajo existentes o usarlos como guía para desarrollar flujos de trabajo específicos para su organización. Usar los diagramas de flujos de trabajo existentes puede facilitar el diseño de un nuevo flujo de trabajo.
Aproveche los diagramas de flujo de trabajo y ejemplos de plantillas para ayudar a las personas de la organización a entender quién tiene la responsabilidad en cada etapa de un proceso. Si no tiene experiencia en la planificación de flujos de trabajo, conozca por qué tomarse el tiempo de desarrollar flujos de trabajo ahorra tiempo a largo plazo.
Diseño de flujos de trabajo reales
Los diseños de flujos de trabajo reales muestran un proceso directo para llevar a cabo las operaciones. Primero, identifique las personas, los sistemas y otros recursos que necesitará. Utilice esta información para determinar los requisitos de presupuesto y tiempo para crear un flujo de trabajo realista.
Ian Sells es el director ejecutivo y fundador de RebateKey, una plataforma digital que ofrece reembolsos de efectivo a los consumidores que realizan compras en grandes sitios de comercio electrónico. Sells comparte consejos para crear flujos de trabajo reales que actúen como hojas de ruta para que las personas puedan alcanzar las metas empresariales:
“Compruebe que los flujos de trabajo tengan pasos y condiciones claros. Asegúrese de que las personas se asignen directamente a los pasos relevantes. Una vez que tenga una imagen clara de su flujo de trabajo, céntrese en optimizar y simplificar el proceso. Considere dónde se producen los problemas, las demoras y las superposiciones en las operaciones y, luego, gestione o modifique el flujo de trabajo para resolverlos”, aconseja Sells.
Ejemplos de flujos de trabajo de proyectos
En los ejemplos de flujos de trabajo de proyectos, se muestra cómo reunir recursos para gestionar tareas y procesos empresariales secuenciales. Los ejemplos y diagramas de flujos de trabajo son hojas de ruta que puede utilizar o ajustar para lograr la máxima productividad.
Tener un orden de tareas claro en un flujo de trabajo de gestión de proyectos también respalda la colaboración y mejora la cultura en el lugar de trabajo. Ya sea que utilice uno o varios flujos de trabajo, o administre una gran cantidad de recursos, deberá garantizar la supervisión para cosechar los beneficios de una gestión meticulosa del flujo de trabajo.
Ejemplo de flujo de trabajo de proyecto de material de marketing con diagrama
Desarrollar un proceso de flujo de trabajo estandarizado para gestionar y crear material de marketing optimiza la planificación y ejecución de los proyectos. Ya sea que necesite materiales de marketing físicos o digitales, un flujo de trabajo repetible simplifica el proceso de creación y entrega de solicitudes ad hoc y recurrentes.
A continuación, le mostramos un desglose del proceso detrás de este diagrama de flujos de trabajo de material de marketing:
- Inicio: Es esencial relacionar los nuevos proyectos con la estrategia de marketing anual a la hora de crear un flujo de trabajo de material de marketing. Este paso ayuda a garantizar que el material se alinee con la demanda de la empresa y se base en investigaciones sólidas y datos competitivos.
- Planificación: Todos los proyectos nuevos se benefician de la aceptación y los aportes de las partes interesadas. En la fase de planificación, presentará una plataforma de estrategia, desarrollará métricas de éxito y estimará el costo del nuevo material.
- Preparación: Una vez que haya completado las fases iniciales, desarrolle un plan de comunicación escrito que incluya una lista establecida de los canales de marketing necesarios. Asegúrese de realizar una evaluación final y actualizar su plan antes de comenzar a crear material de marketing.
- Ejecución: Durante la ejecución, perfeccione el trabajo creativo y pídales a las partes interesadas que lo revisen. Envíe el trabajo final a los equipos de asuntos legales y cumplimiento para su revisión antes de lanzarlo en todos los canales.
- Cierre: Cierre el proyecto con una revisión que incluya el rendimiento del proyecto en función de las métricas. Documente y consulte los resultados al momento de desarrollar futuros proyectos.
Ejemplo de flujo de trabajo de nuevo producto y solicitud de proyecto de nuevo producto
Los flujos de trabajo de solicitudes de proyectos de nuevos productos ayudan a determinar la viabilidad del producto, configurar el proyecto para el éxito y ahorrar recursos. Una vez que el nuevo producto está en marcha, los flujos de trabajo favorecen el trabajo sistemático de los equipos a fin de ahorrar tiempo y dinero, y construir la reputación de la empresa.
El flujo de trabajo y la solicitud de un proyecto de nuevo producto constan de seis pasos principales:
- Formulario de solicitud del proyecto: Complete un formulario de solicitud estándar que contenga las ideas y los datos iniciales. Envíe la solicitud de revisión para verificar si vale la pena invertir en recursos, como personas, dinero y tiempo, para un producto.
- Autorización del proyecto: Un equipo de revisión interdisciplinario revisa el formulario de solicitud del proyecto y analiza las condiciones del mercado y otros datos de viabilidad para aprobar un proyecto de producto nuevo.
- Generación de ideas: El equipo crea, desarrolla y comunica el diseño y el desarrollo del producto; para ello, comparte ideas abstractas, concretas o visuales. El enfoque consiste en crear posibles soluciones para problemas y oportunidades del mercado.
- Selección: El equipo filtra las ideas y prioriza las mejores y más viables. Los filtros incluyen las opiniones de los clientes y avances competitivos, legislativos y tecnológicos.
- Desarrollo de conceptos: Realice un análisis para determinar el costo, los ingresos y las ganancias potenciales del producto. Utilice la estrategia de mercado para determinar el grupo objetivo del producto, identificar su nicho y orientar las decisiones de marketing.
- Desarrollo y comercialización del producto: El desarrollo comienza con la fabricación de un prototipo para las pruebas de mercado. Si los resultados son prometedores, continúa el desarrollo con promociones que respalden el nuevo producto.
Aunque, inicialmente, se utilizaban para proyectos de desarrollo de software, los flujos de trabajo de gestión de proyectos Agile también se usan en todas las industrias. Cumplen los requisitos de manera iterativa e incremental a lo largo del desarrollo de proyectos y productos para respaldar la mejora continua.
Ejemplos de flujos de trabajo empresariales
Un flujo de trabajo empresarial determina la secuencia de actividades necesarias y ordenadas para llegar al producto de trabajo deseado. Puede describir cada flujo de trabajo en pasos lógicos y repetibles, ya sea para presentar una solicitud de vacaciones o construir un automóvil.
El uso de un flujo de trabajo da como resultado una mayor productividad, menos errores y un mayor ahorro de tiempo. La creación de un proceso lógico y práctico, particularmente en entornos empresariales complejos con varios flujos de trabajo, comienza con un análisis sistemático del flujo de trabajo.
Ejemplo de flujo de trabajo de comercio electrónico
Mediante los flujos de trabajo de comercio electrónico, se asigna la automatización orientada al cliente y de back-end. En el comercio electrónico, la automatización de los flujos de trabajo utiliza tecnología de software basada en correo electrónico para aumentar la eficiencia del flujo de trabajo y mejorar la experiencia del usuario y el rendimiento de las operaciones de back-end.
“Los flujos de trabajo prioritarios tienen un impacto directo en la empresa, su imagen de marca y su reputación en línea”, señala Sells de RebateKey. “La mayoría de las veces, especialmente en el comercio electrónico, son los flujos de trabajo orientados al cliente los que pueden determinar el éxito o el fracaso de la empresa”.
Para las empresas de comercio electrónico y otras que tengan secuencias de tareas complejas, Sells recomienda automatizar los procesos empresariales con flujos de trabajo digitales.
Sells comparte el ejemplo de flujo de trabajo de procesos empresariales que desarrolló para RebateKey:
- Se registra: El cliente completa el formulario para convertirse en usuario de RebateKey.
- Explora artículos: El cliente busca productos y selecciona Comprar producto.
- Ingresa a la tienda de comercio electrónico y realiza la compra: El cliente ingresa a la plataforma en línea para comprar el producto.
- El cliente vuelve a RebateKey: El cliente vuelve al sitio de RebateKey y coloca la referencia del pedido.
- El vendedor verifica y aprueba el pedido: La aprobación de la compra se realiza después de cinco días.
- Se activa el reembolso: La cuenta del cliente recibe el reembolso.
- El vendedor finaliza la compra: En este momento, el vendedor finaliza la compra y envía el artículo al cliente.
- Transcurre el período de resolución: El cliente espera 30 días después de su compra y otros cinco días para que el vendedor finalice el proceso. Una vez completado, el cliente puede reclamar su reembolso a través de un cheque, PayPal o una tarjeta de regalo en línea.
- Se procesa el reembolso: Se puede procesar el cheque, el dinero en PayPal y las tarjetas de regalo el mismo día.
Ejemplo de flujo de trabajo de auditoría interna
Los flujos de trabajo de auditoría interna facilitan las revisiones imparciales de sistemas, departamentos, finanzas y controles de cumplimiento. Los auditores internos utilizan procesos repetibles para verificar el estado actual y comparar informes anteriores en busca de mejoras, o señalar tendencias negativas.
Estos son los pasos de un flujo de trabajo de auditoría interna eficaz:
- Inicio: Los intervalos de auditoría varían según el departamento y las necesidades. Por ejemplo, los departamentos de Recursos Humanos pueden requerir auditorías anuales, pero es posible que se realicen auditorías diarias en otros entornos, p. ej., en la industria automotriz, para mantener el control de calidad.
- Ejecución: Un auditor interno utiliza los estándares de evaluación para entender por completo los procedimientos y discernir si los empleados cumplen con ellos.
- Recopilación y verificación: La auditoría puede incluir la revisión de transacciones, el recuento físico de inventario, los cálculos de registros de auditoría y la conciliación de la cuenta.
- Generación de hallazgos: La elaboración de informes de auditoría interna requieren un informe formal. En ocasiones, se puede generar una nota o informe preliminar si el auditor encuentra resultados confidenciales o significativos, o piensa que la junta directiva debe enterarse de inmediato.
- Ejecución de la auditoría: El uso de una lista de verificación de auditoría garantiza que el auditor responda las preguntas correctas y mantenga la calidad y la alineación con los requisitos legales.
- Preparación y distribución del informe: En el informe final, se resumen los procedimientos y técnicas utilizados para completar la auditoría, los hallazgos clave y las sugerencias para actualizar políticas y controles internos. El equipo directivo revisa el informe formal y las recomendaciones.
- Finalización de la auditoría: Los hallazgos de la auditoría proporcionan información sobre la calidad y la coherencia dentro de la organización para garantizar la calidad del servicio y del producto. El equipo realiza revisiones sobre la efectividad y da seguimiento a la auditoría para controlar las acciones y ofrecer datos a la gerencia y los organismos rectores.
Ejemplo de flujo de trabajo de fabricación
Los flujos de trabajo de fabricación sirven para garantizar la calidad. Estos procesos empresariales repetibles producen constantemente nuevos productos de alta calidad y también facilitan la gestión de la fabricación y otros procesos de la empresa.
David Reid es director de Ventas de VEM Tooling, un proveedor internacional de plásticos. Reid explica lo siguiente: “Si las tareas aburridas y repetitivas le producen agobio, un sistema sólido de gestión de flujos de trabajo aumenta la productividad y la satisfacción del cliente, y reduce los gastos. Los flujos de trabajo garantizarán que las tareas se ejecuten correctamente, los empleadores entiendan las expectativas, los empleados sepan lo que se espera de ellos, se eliminen los obstáculos y se optimice la comunicación”.
Reid recomienda usar una asignación detallada de los flujos de trabajo para evitar errores costosos o de seguridad.
Flujo de trabajo de fabricación de herramientas
Cortesía de VEM Tooling
Estos pasos reflejan el flujo de trabajo de fabricación de herramientas de VEM:
- Solicitud de cotización: El cliente solicita el precio de un nuevo producto.
- Entrega de cotización detallada: La empresa proporciona una cotización detallada.
- Acuerdo de precios: Si el cliente acepta la cotización, recibirá documentación necesaria adicional, como una orden de compra (PO), un acuerdo de confidencialidad (NDA) y planes de proyecto.
- Presentación, consenso y comunicación de los detalles del proyecto: VEM crea un diseño para la fabricación, el cliente proporciona estándares y ambas partes se ponen de acuerdo en torno a la producción.
- Planificación de la producción, compra y producción: El equipo determina y compra el material necesario, y comienza la producción.
- Entrega de muestras: El cliente inspecciona las muestras iniciales y solicita cualquier cambio necesario.
- Producto final para inspección: El cliente examina las muestras de producción finales.
- Preparación para el envío: La empresa envía la herramienta o el molde si el cliente aprueba las muestras.
- Producto final: En algunos casos, los clientes elaboran su producto. En la mayoría de los casos, VEM fabrica las piezas necesarias en sus instalaciones y las entrega según las instrucciones del cliente.
Ejemplo de flujo de trabajo de diseño de interiores comerciales
En un flujo de trabajo de diseño de interiores comerciales, se sistematizan las diversas especificaciones, códigos y detalles únicos que deben fluir sin problemas. Los diseñadores comerciales trabajan con arquitectos, contratistas e ingenieros cuyos presupuestos y plazos afectan las instalaciones finales.
Es responsabilidad de la empresa de diseño entender completamente los requisitos de un cliente. Además, la empresa debe comprender y aplicar el flujo de trabajo de gestión de proyectos para mantener sincronizados a todos los diseñadores, subcontratistas y proveedores de materiales. La meta del flujo de trabajo es satisfacer al cliente y entregar el proyecto a tiempo, así como garantizar que el proyecto sea rentable para la empresa de diseño.
Este ejemplo de proceso abarca brevemente las tres fases generales del flujo de trabajo de diseño de interiores comerciales:
- Etapa previa al diseño: Antes de comenzar cualquier trabajo, el diseñador consulta con el cliente para comprender todo lo que quiere en el producto final, su presupuesto y línea de tiempo, y para explorar las oportunidades de diseño. A través de la investigación, encontrará los mejores materiales, accesorios y otros recursos para el proyecto. Se recopilan todos los hallazgos en un plan preliminar para la revisión del cliente.
- Diseño: Después de la revisión preliminar del plan y el presupuesto, el diseñador crea un plan esquemático o visual para la aprobación del cliente. Los planos son la base de las especificaciones que los proveedores generan y revisan. De ellos se derivan las especificaciones sobre cada aspecto del proyecto, los planes de acción y las ilustraciones técnicas para la fase de construcción.
- Construcción: Antes de comenzar, el equipo envía permisos a las autoridades de construcción para su aprobación a fin de garantizar el cumplimiento. El cliente también revisa y aprueba los planes finales. Después de realizar ajustes, se inicia la instalación. Es posible que el proyecto requiera la creación de flujos de trabajo adicionales para gestionar todos los detalles de la construcción. Una vez finalizados y aprobados, se llevan a cabo la construcción, la decoración y la disposición del espacio antes de que los nuevos propietarios o inquilinos lo ocupen.
Ejemplo de flujo de trabajo de gestión de transporte saliente de la cadena de suministro
El flujo de trabajo de transporte saliente de la cadena de suministro abarca las actividades logísticas de salida que producen o recogen bienes a través de la entrega. Optimizar la gestión de la logística de salida es fundamental para tener una cadena de suministro en buen funcionamiento y orientada a la demanda que permita satisfacer a los clientes y consumidores.
Los bienes salientes se transportan en camión, tren, barco o avión (o en todos ellos) para llegar a su destino final. Cumplir con un flujo de trabajo establecido evita tener poco inventario, brindar un mal servicio al cliente y realizar entregas con demoras. Un sistema de logística de salida evita las pérdidas de ganancias y la insatisfacción del cliente, ya que permite transportar los bienes a destino de la forma más fluida posible.
Un flujo de trabajo de transporte saliente de la cadena de suministro incluye los siguientes pasos:
- Documentación de la carga: En los documentos basados en software, se registran las características de la carga saliente y se asigna información de seguimiento, como códigos de barras.
- Asignación de tarifas y rutas: En función de la carga y el destino final, el equipo de logística determina el costo total de entrega y la ruta.
- Creación, procesamiento y liberación de la carga: Los componentes de la carga futura esperan en un área de almacenamiento designada. Se realiza un inventario de los artículos y, luego, se liberan para su recolección, embalaje y procesamiento a fin de cumplir con los requisitos del cliente.
- Recolección y embalaje de la carga: La carga se mueve a un área de preparación para el embalaje o a un puerto de salida. La carga se coloca en camiones, barcos o aviones para su transporte. Consolidar cargas para diferentes clientes ahorra espacio y tiempo si se dirigen al mismo destino final.
- Confirmación: Se confirman la fecha y hora y el lugar de aceptación de la carga.
- Registro: Los conductores y otro personal controlan la transferencia de las cargas y realizan otras tareas relevantes.
- Envío: La carga se dirige a su destino en una o varias etapas.
- Aceptación: Se registra, verifica y documenta la carga, y se certifica la entrega.
Ejemplo de flujo de trabajo de creación de contenido
En este ejemplo de flujo de trabajo de creación de contenido, se muestra cómo redactar texto y crear gráficos que lo acompañen. El objetivo es alinear el contenido con su marca y los intereses del público objetivo para alcanzar las metas empresariales.
La generación de contenido requiere diligencia y planificación. El contenido personalizado que desarrolle puede atraer clientes potenciales para expandir su negocio y aumentar la influencia en la industria. Eso es algo que Anne-Sophie Pelletier, directora de Pelletier Consulting y consultora de operaciones, sabe bien. Mantiene un flujo constante de contenido para impulsar su negocio e informar a los clientes.
“Hoy en día, crear contenido es necesario para crear una empresa de cualquier tipo”, afirma. “Descubrí que el flujo de trabajo que creé me permite aprovechar al máximo mis momentos de inspiración y me obliga a ser coherente y tener en cuenta mis niveles de energía”.
Este es un flujo de trabajo de creación de contenido que puede usar una pequeña empresa para impulsar el crecimiento de su negocio:
- Idea de contenido: Tenga un espacio exclusivo en un programa de gestión de tareas para almacenar ideas. La lista contiene ideas para contenido escrito o audios para carretes de Instagram, videos de TikTok o contenido para otras plataformas. A menudo, las ideas provienen de los propios clientes. El contenido debe estar relacionado con los intereses y necesidades de los clientes potenciales.
- Borrador: Establezca un tiempo cada semana para crear contenido a partir de la reserva de ideas. Enfóquese en la calidad más que en la cantidad. Reutilice partes de este borrador en otras plataformas y cree una lista para cada canal en el que comparta contenido.
- Edición y revisión: Después de crear varios tipos de contenido, edítelos y revíselos en una sola sesión. Utilice una lista de verificación de revisión para controlar los enlaces, buscar errores ortográficos y asegurarse de que haya un elemento que capte la atención. Compruebe que el contenido incluya una llamada a la acción (CTA), imágenes y cualquier texto alternativo necesario.
- Generación de imágenes: Si es necesario, reserve un bloque de tiempo diferente para esta tarea. Puede usar una aplicación simple como Canva para crear gráficos o videos.
- Programación y envío de la publicación: Configure notificaciones para publicar contenido en un momento designado o utilice herramientas de programación para enviar y publicar automáticamente contenido programado, como boletines informativos.
Ejemplo de flujo de trabajo de gestión de cambios
Un flujo de trabajo de gestión de cambios puede eliminar parte del miedo a realizar cambios significativos en los procesos de una organización. Los miembros del equipo, aquellos que realmente ejecutan los cambios, deben aceptar el proceso. Un flujo de trabajo bien comunicado puede reducir la resistencia al cambio.
A continuación, le mostramos los pasos básicos de un flujo de trabajo de gestión de cambios:
- Preparación: El gerente de cambios designado establece las bases para ayudar a los empleados a comprender por qué es necesario el cambio. La aceptación de los empleados que ayudarán a implementar el cambio mitiga la posible resistencia y fricción del personal.
- Planificación: Una vez que la organización está lista para adoptar el cambio, el gerente o equipo crea un plan realista en el que se abarcan las metas estratégicas y los indicadores clave de rendimiento (KPI), se identifican las partes interesadas del proyecto y el equipo, y se describe el alcance del proyecto.
- Implementación: Durante la implementación, los gerentes se centran en capacitar a sus empleados para alcanzar las metas de la iniciativa. La comunicación constante es fundamental para reforzar el motivo del cambio.
- Inserción: Al insertar cambios en la cultura y las prácticas de la empresa a través de nuevas estructuras organizativas, controles y sistemas de recompensa, puede ayudar a evitar retrocesos.
- Revisión: Compile información sobre el proceso, incluidos datos, comentarios de los empleados y el progreso a lo largo del tiempo.
- Análisis: Mediante un análisis post mortem, se descubrirá si una iniciativa de cambio tuvo éxito, fracasó o arrojó resultados diversos.
- Mejora: Utilice las perspectivas para implementar futuros cambios organizativos.
Ejemplos de flujo de trabajo en diferentes departamentos y equipos
Los flujos de trabajo ayudan a las personas de todos los departamentos y equipos a trabajar mejor en conjunto. Todas ellas pueden usar un flujo de trabajo para entender la progresión de las tareas, las partes responsables y cómo encajan todas las piezas móviles para lograr la meta del proyecto.
Ejemplo de flujo de trabajo de servicio de asistencia de TI
Un flujo de trabajo de servicio de asistencia de TI incluye todos los pasos que realiza el equipo de TI para ofrecer valor al cliente. Un flujo de trabajo fluido mejora el servicio al cliente, la productividad y la colaboración del equipo. Los departamentos de TI suelen automatizar los procesos sistemáticos en los flujos de trabajo de servicio de asistencia.
Victoria Mendoza, directora ejecutiva de MediaPeanut, explica la necesidad de un flujo de trabajo fluido y sistematizado. “Un flujo de trabajo digital es la automatización de los procesos de una empresa y de los pasos internos necesarios para llevar a cabo su actividad. En un flujo de trabajo digital, se puede hacer un seguimiento de los documentos en cada etapa y asignarlos a cualquier persona o departamento. La mayoría de las empresas en línea, como de comercio electrónico o software como servicio (SaaS), utilizan flujos de trabajo de servicio de asistencia. La preferencia de la nube y las plataformas todo en uno agilizan los tickets de trabajo”.
Cortesía de MediaPeanut
Un flujo de trabajo de servicio de asistencia puede agilizar los tiempos de respuesta para los clientes y reducir el estrés para el personal de servicio:
- Inicio del servicio: Una llamada o mensaje para obtener soporte de TI inicia el proceso.
- Apertura de ticket: Un ticket electrónico contiene información sobre el problema y los detalles de contacto de la persona que informó dicho problema.
- Respuesta del agente: El agente tiene varias vías para resolver el problema. El especialista del servicio de asistencia puede resolver el problema con una solución simple. Puede existir la necesidad de poner al cliente en espera para pedirle a un tercero que resuelva el problema. Si no puede resolverlo, el ticket se mueve a la etapa Pendiente.
- Ticket pendiente: Los problemas de TI más complicados pueden requerir trabajo extra o información adicional del cliente antes de su resolución.
- Resolución: Ya sea que necesite o no la participación de terceros, el flujo de trabajo mueve las consultas a través del sistema lo más rápido posible para cerrar el ticket con una conclusión satisfactoria.
Ejemplo de flujo de trabajo de incorporación de Recursos Humanos
El flujo de trabajo de incorporación de empleados nuevos facilita la integración de los miembros del equipo. Estos flujos de trabajo proporcionan a los nuevos empleados abundante información, herramientas y capacitación para que puedan convertirse en miembros del equipo productivos y comprometidos con la cultura de la empresa. Los primeros días, semanas y meses de la experiencia de un nuevo empleado son fundamentales para la retención.
Los flujos de trabajo de incorporación de Recursos Humanos (RR. HH.) son una práctica recomendada por los expertos:
- Preparación (antes de la fecha de inicio del empleado): Dentro de los dos días siguientes a la recepción de una oferta firmada, el nuevo empleado recibirá un correo electrónico de bienvenida y se le asignará una persona de contacto para hacer preguntas. Antes del primer día de trabajo, RR. HH. organizará el acceso al correo electrónico y al portal de los empleados, preparará su espacio de trabajo y confirmará cualquier viaje, mudanza o alojamiento necesarios.
- Orientación (primera semana): Se presenta el equipo directivo, la marca y la visión de la organización. Comienza la capacitación y se comparte la dinámica del equipo.
- Integración (primer mes): Se debe asignar un mentor para responder preguntas y verificar el progreso del nuevo empleado con reuniones semanales. Podría acompañar a un miembro establecido del personal para que vea cómo funcionan la cultura y los valores de la empresa.
- Seguimiento (trimestral): Se deben organizar revisiones cada trimestre a fin de aumentar la confianza y la lealtad de la empresa. Estas reuniones también ofrecen la oportunidad de consultar sobre oportunidades de capacitación adicionales si es necesario.
- Compromiso (hasta doce meses): A un nuevo empleado le puede llevar hasta un año integrarse plenamente en la organización, establecer vínculos con los colegas y familiarizarse con los procesos. Se deben ofrecer mentorías durante el mayor tiempo posible para aumentar la retención y la satisfacción laboral.
Ejemplo de flujo de trabajo de solicitud de vacaciones
Los flujos de trabajo de solicitud de vacaciones garantizan que los miembros del equipo obtengan el tiempo libre que necesitan sin afectar negativamente la productividad de la empresa. Utilice un flujo de trabajo para crear un patrón establecido a fin de darles a los trabajadores el tiempo que merecen para recargar energía. Diseñe el flujo de trabajo para evitar un mal servicio al cliente o el incumplimiento de los plazos.
Un flujo de trabajo de solicitud de vacaciones reduce el estrés cuando un empleado se toma tiempo personal:
- Envío de la solicitud: El empleado envía el formulario designado para solicitar tiempo libre.
- Revisión de fechas con la gerencia: Se analizan los planes de vacaciones con un supervisor para garantizar que se alineen con las normas de días de descanso con goce de sueldo de la empresa. Se debe consultar también al departamento de RR. HH. para asegurarse de que haya una cobertura adecuada.
- Consideración de la solicitud: El gerente toma una decisión para aprobar o rechazar la solicitud.
- Planificación de la aprobación: La aprobación desencadena acciones de planificación adicionales.
- Reemplazo: Se debe designar el reemplazo del empleado que saldrá de vacaciones, ya sea alguien del departamento o un empleado temporal.
- Notificaciones: Configure notificaciones “fuera de la oficina” e informe al departamento de RR. HH. para que realice un seguimiento de su tiempo fuera del trabajo.
- Salida: El empleado sale de vacaciones.
Ejemplo de flujo de trabajo de marketing de SEO
Los ejemplos de flujos de trabajo de marketing de optimización de motores de búsqueda (SEO) se basan en actividades lógicas para ayudar a una empresa a mejorar sus clasificaciones de búsqueda. Los miembros del equipo pueden supervisar el progreso, evitar errores y confusiones, y perfeccionar continuamente el contenido con un flujo de trabajo sólido.
El proceso de SEO incluye seis fases generales:
- Investigación: Este paso consta de investigación empresarial, análisis de la competencia, evaluación del estado actual, análisis, clasificaciones, tráfico de búsqueda, optimización dentro y fuera de la página, y análisis de palabras clave.
- Planificación y estrategia: Se deben tomar decisiones sobre el manejo de contenidos, los enlaces al sitio web, la presencia en redes sociales y la implementación técnica.
- Implementación: Se finalizan las estrategias de optimización. Se debe realizar una revisión final del contenido, hacer las ediciones necesarias, potenciar el contenido de alto rendimiento, corregir errores y programar actualizaciones.
- Supervisión: Se observa la actividad de rastreo web y las clasificaciones de los motores de búsqueda, se ejecutan informes sobre métricas y se actualiza el marcado de esquema.
- Resultados: Se debe proporcionar a las partes interesadas un resumen escrito de los resultados en comparación con la estrategia. Ellas revisarán el informe y realizarán ajustes para mejorar los futuros flujos de trabajo de marketing de SEO.
- Mantenimiento: Durante esta fase, se debe resolver cualquier problema de funcionamiento del sitio Siga supervisando las tendencias y los cambios en los algoritmos de forma continua para mantener actualizados los sitios y las redes sociales. Ajuste la experiencia del usuario, el diseño web, los esfuerzos de SEO y las estrategias de redes sociales según sea necesario.
Ejemplos de flujos de trabajo en diferentes industrias
Ejemplos de flujos de trabajo en varias industrias muestran que, si bien cada empresa tendrá sus propios flujos de trabajo únicos, varias funciones son comunes para todas ellas.
La automatización se utiliza en muchos sectores, como los de fabricación y servicios de TI. Sin embargo, la implementación de flujos de trabajo digitales en industrias en las que la automatización no es una solución obvia puede proporcionar una ventaja competitiva.
Ejemplo de flujo de trabajo de atención médica
Este ejemplo de flujo de trabajo de atención médica ofrece una visión de cómo atender a los pacientes, gestionar los riesgos y evitar resolver problemas que no son de emergencia. Un flujo de trabajo optimiza el proceso de atención médica para garantizar que cada paciente reciba la mejor y más eficiente atención.
En este flujo de trabajo de atención médica, se documentan los detalles clave para la admisión inicial y el tratamiento del paciente:
- Registro del paciente: El paciente espera y, a veces, hace colas para el registro y la admisión.
- Inicio del archivo de historia clínica: La enfermera registra información del paciente sobre la enfermedad actual y cualquier historial relevante. Agregue documentación subjetiva, objetiva, de evaluación y del plan (SOAP) a los registros médicos de los pacientes.
- Recepción de la información de archivo pertinente por parte del médico: Los datos SOAP se envían al médico en un formato fácil de leer. Este utilizará dicha información para examinar y atender al paciente.
- Procedimientos técnicos y de enfermería: El personal médico brindará atención y realizará las pruebas necesarias de inmediato en función de los aportes del médico.
- Derivación al diagnóstico de laboratorio: Un paciente puede necesitar más pruebas de diagnóstico, basadas en el examen y los procedimientos iniciales.
- Derivación a farmacia: Es posible que el médico necesite recetar medicamentos de farmacia.
- Registro del paciente: Si el paciente necesita registro o admisión, el personal encargado de este procedimiento hará los arreglos y recopilará la información del seguro.
Ejemplo de flujo de trabajo de diseño de vivienda personalizado con diagrama
El flujo de trabajo de diseño de vivienda personalizado ayuda a los diseñadores a ilustrar los conceptos para los propietarios. Estos flujos de trabajo permiten ofrecer a los propietarios varias opciones y, en última instancia, perfeccionar el diseño. El uso de un sistema interactivo facilita el proceso para todas las partes interesadas.
Thomas Jepsen es director ejecutivo de Passion Plans, una empresa de arquitectura que ofrece a los consumidores una manera de diseñar y, finalmente, vivir en su hogar de ensueño. “Ayudamos a las personas a construir sus casas de ensueño con todo lo necesario, desde planos de viviendas hasta consejos de construcción. Integramos Zapier con Smartsheet para automatizar muchas de las tareas que antes consumían nuestro tiempo. Automatizamos el seguimiento de los ingresos por categorías para comprender mejor de dónde proviene nuestro dinero y en qué áreas centrar nuestra atención”.
Este ejemplo es un flujo de trabajo real utilizado por una empresa que ofrece diseños de vivienda personalizados:
- Búsqueda del cliente: Un cliente busca tipos de viviendas y analiza diseñar su propia casa, costos y procesos. Limita la búsqueda y se centra en planes de vivienda específicos.
- Comunicación con la empresa de planes de vivienda personalizados: El cliente se pone en contacto con Passion Plans para tener una conversación inicial.
- Contratación de la empresa de planes de vivienda personalizados: Un arquitecto de Passion Plans llama al cliente para analizar detalles adicionales. Un especialista de cuentas se encarga de garantizar un contrato firmado y recolectar el depósito de diseño de USD 5000.
- Desarrollo de los planos: Se asigna un arquitecto experto en el estilo de diseño deseado; este comienza el trabajo y prepara notas. Un dibujante arquitectónico utilizará las notas para hacer los planos iniciales.
- Revisión de los planos: El arquitecto revisa los planos en función del Código Internacional Residencial (IRC) y agrega sugerencias. El arquitecto revisa el diseño de la vivienda con el cliente, incluidos los códigos y las restricciones de construcción locales. Luego, envía las notas resultantes al dibujante, quien implementará los cambios.
- Presentación de los planos a un ingeniero estructural: Esta persona (que puede ser interna o local del cliente) aprueba los diseños finales de la vivienda y da fe de su integridad estructural. El especialista en contabilidad reúne el paquete de diseño de la vivienda y lo prepara para enviarlo al departamento de construcción local. El especialista en cuentas garantiza el pago de cualquier saldo pendiente.
- Presentación de los planos al departamento de construcción: El departamento de construcción local recibe el paquete de diseño de la vivienda.
- Presentación de los planos al cliente: El cliente recibe el paquete de diseño de la vivienda, busca y contrata a su contratista.
Ejemplo de flujo de trabajo de construcción con métodos Lean y BIM
Los flujos de trabajo de construcción con métodos Lean y modelado de información de construcción (BIM) son una práctica recomendada reciente de la industria. La filosofía Lean se centra en reducir el desperdicio y aumentar el valor. El BIM tiene como objetivo optimizar todos los aspectos de la construcción. La integración de los dos métodos facilita la planificación y la coherencia.
La implementación de Lean y BIM transforma radicalmente el sector de la construcción y los equipos de trabajo. La entrega integrada de proyectos (IPD) es otro marco cada vez más popular basado en la tecnología.
A continuación, le mostramos un flujo de trabajo simplificado de Lean y BIM que permite ahorrar tiempo y dinero, y mejorar los resultados:
- Conceptualización: El equipo se reúne para proponer posibles soluciones. El objetivo es reducir los errores, el desperdicio y los problemas, y evitar la necesidad de volver a diseñar o hacer el trabajo.
- Criterios y diseño detallado: Los miembros del equipo revisan y prueban diferentes opciones de diseño. Tomarán sus decisiones finales sobre la reducción del desperdicio y la generación de ahorros. Los códigos de construcción y sostenibilidad también son integrales para el diseño.
- Documentación: El equipo utiliza el análisis de datos de diseño y el modelado CAD para la visualización y las pruebas. Los contratistas, subcontratistas y proveedores documentan las soluciones propuestas. Los organismos de financiación, regulación y permisos revisan los documentos.
- Revisión de los organismos: El BIM proporciona información directamente o a través de enlaces para que los entes reguladores verifiquen el diseño.
- Acuerdos: En la IPD, los subcontratistas y proveedores asumen compromisos de precios, o acuerdos comerciales, al principio del proceso para definir los presupuestos.
- Construcción: Los arquitectos suelen considerar la construcción en la etapa de diseño final, pero en la IPD, se comprometen con el proyecto y contribuyen a él mucho antes en el proceso. La IPD se centra en la supervisión de la calidad y el control de costos en todas las etapas.
- Cierre: La naturaleza exacta del cierre de un proyecto integrado depende de las condiciones comerciales establecidas en el contrato. Básicamente, esta es la conclusión de la construcción.
- Gestión de instalaciones: La gestión de instalaciones abarca todas las actividades que mantienen en funcionamiento una estructura ocupada. Los compromisos de IPD a menudo incluyen contratos de gestión de instalaciones de construcción.
Ejemplo de flujo de trabajo de gestión hotelera
El flujo de trabajo de gestión hotelera ayuda a garantizar un excelente servicio al cliente. Ejemplos de flujos de trabajo claros son útiles para garantizar que los clientes regresen y recomiendan el hotel. En la industria hotelera, superar las expectativas de los clientes es un factor diferencial efectivo entre los competidores.
Siga los pasos del flujo de trabajo de gestión hotelera para prestar un servicio al cliente excepcional:
- Reserva de habitaciones: Las reservas de hotel deben ser fáciles de hacer a través de sitios web de la empresa o sitios de socios, o bien llamando al lugar. Revise los procedimientos y ejecute pruebas a menudo para verificar que la reserva solo tome unos pasos y una breve cantidad de tiempo.
- Saludo: El contacto humano debe ser agradable, amable y cortés.
- Check-in y registro: Para no causar molestias a los huéspedes, haga que el proceso sea rápido. Si es posible, complete la mayor parte de la información y el proceso con anticipación mediante un sistema de gestión de propiedades eficiente.
- Transporte de equipaje: Se debe contar con personal de conserjería suficiente para atender a todos los huéspedes. Asegúrese de que haya carros adecuados a mano para llevar el equipaje hasta la habitación rápidamente.
- Servicio a la habitación: Disponga de un proceso fácil e intuitivo para pedir comida o bebidas. La mayoría de los hoteles de todo el mundo adoptaron una tecnología innovadora para adaptarse a las necesidades de servicio a la habitación del mercado y, al mismo tiempo, utilizan dicho servicio para deleitar a sus huéspedes.
- Check-out: Debido a que se recogen los números de la tarjeta de crédito con anticipación, el check-out sin contacto se volvió la norma. Cualquier ayuda necesaria debe poder resolverse con solo una llamada.
- Seguimiento del servicio al cliente: Los miembros del equipo de atención al cliente deben confirmar que los huéspedes hayan tenido una buena experiencia y responder a cualquier problema. Fomentar y mantener buenas relaciones es una forma de mejorar continuamente.
- Limpieza de la habitación: El cronograma es esencial, por lo que el personal de limpieza debe limpiar las habitaciones antes de los horarios de registro. Los huéspedes nunca deben tener que esperar a que finalice la limpieza de la habitación, y la limpieza no debe ser una razón que evite el registro oportuno.
Ejemplo de flujo de trabajo de capacitación de Recursos Humanos
El uso de un ejemplo de flujo de trabajo de capacitación de RR. HH. puede ayudar a las empresas a mejorar los conjuntos de habilidades de los empleados, lo que puede impactar de forma positiva en el rendimiento y los resultados. Las empresas que capacitan con frecuencia al personal tienen mejores tasas de retención de empleados y mayores ganancias que aquellas que no lo hacen.
Los flujos de trabajo de capacitación de Recursos Humanos están diseñados para que los empleados sientan más aprecio, productividad y lealtad:
- Evaluación de necesidades: Determine las necesidades de aprendizaje de toda la plantilla de empleados o parte de ella, según los aportes de los gerentes y el personal.
- Objetivos de aprendizaje: Evalúe las conclusiones finales del proceso de capacitación.
- Modo y estilo de entrega: A las personas les gusta recibir información a través de la audición, la visión, las sensaciones o una combinación de estas. Tomarse el tiempo para entender de qué manera prefieren aprender los empleados puede facilitar una mejor comunicación. Este paso puede marcar la diferencia a la hora de capacitar a alguien o de ayudarlo a mejorar su rendimiento en una tarea específica.
- Presupuesto: Tenga en cuenta el presupuesto y el estilo de aprendizaje preferido del equipo para determinar cómo proporcionar capacitación.
- Desarrollo de contenidos: Después de recopilar toda la información y los objetivos de aprendizaje, elabore un esquema de contenido. Pruebe el contenido de las entregas finales con la gerencia y los empleados dentro de las pautas presupuestarias, a fin de garantizar la efectividad y la aceptación de las partes interesadas.
- Líneas de tiempo: Programe implementaciones de capacitación en función del tiempo que lleva crear contenido, la urgencia del material y la cantidad de empleados que necesita capacitar.
- Comunicación de la capacitación: Notifique a los gerentes y empleados con suficiente anticipación para adaptar los cronogramas. Es importante dar a los miembros del equipo información sobre el nuevo material y ayudar a las personas a comprender por qué es necesaria la capacitación.
- Medición de la efectividad: Luego de la capacitación, evalúe su efectividad. Utilice sus hallazgos para fundamentar futuros programas de capacitación.
Ejemplo de flujo de trabajo de resolución de problemas de redes de TI
Los flujos de trabajo de resolución de problemas de redes de TI permiten encontrar la causa raíz de los problemas del sistema y agilizar las reparaciones. Este tipo de flujos de trabajo optimiza el proceso de resolución y disminuye el estrés de las fallas de red para organizaciones de cualquier tamaño.
Este ejemplo básico de flujo de trabajo de resolución de problemas de red ayudará a su equipo a llegar al fondo de los problemas de la red de TI:
- Identificación: Duplique el problema con software o hardware de prueba para confirmar dónde se encuentra. Pregunte a los usuarios de la red sobre los errores o dificultades que encuentran. Identifique los síntomas de interrupción de la red y defina los problemas individuales con claridad. A veces, es posible que haya varios problemas para resolver en una red.
- Desarrollo de la teoría: Desarrolle una teoría funcional. En ocasiones, se produce una interrupción de la red debido a un problema simple, como un cable desconectado. También pueden surgir problemas más complicados, como las filtraciones de seguridad de la red.
- Pruebas: Pruebe las teorías de causa raíz. Si ninguna es adecuada, desarrolle un nuevo enfoque y busque la forma de probarlo.
- Plan de acción: Después de confirmar la teoría o las teorías principales, cree un plan de acción. Muchas veces, es una solución simple, como reiniciar un router. En otros casos, es posible que deba obtener una pieza nueva o reactivar una versión anterior del software.
- Implementación: A algunas soluciones puede corregirlas un solo especialista, mientras que, en otras instancias, es posible que se necesite la ayuda de administradores o usuarios de la red.
- Verificación: Pruebe la red. Como parte del proceso de verificación, consulte las herramientas de red y las cuentas de usuario.
- Documentación: Documente cada etapa de la resolución de problemas, incluidos los síntomas de la red, la teoría desarrollada, la estrategia de pruebas y la solución final para usar la próxima vez que surja un problema, con el fin de limitar el tiempo de inactividad.
Ejemplos de flujos de trabajo comunes en diferentes sistemas
Son comunes los ejemplos de flujo de trabajo en diferentes sistemas. Por ejemplo, los flujos de trabajo de compras pueden requerir pedidos que necesitan la aprobación de un segundo departamento. El flujo de trabajo suele formar parte de una actividad empresarial que implica más de un flujo de trabajo.
Flujo de trabajo de Gitflow para la implementación de sitios web
El flujo de trabajo de Gitflow se utiliza en el desarrollo y la implementación de sitios web. Gitflow usa un modelo de ramificación, y el software está diseñado para programar el lanzamiento de proyectos. Este flujo de trabajo asigna funciones específicas a varias ramas de tareas y define cuándo y cómo interactúan.
Alexander Kus, director de Marketing de Buddy.Works, ofrece implementaciones de sitios web automatizadas y es un exponente de Gitflow. El ejemplo de flujo de trabajo de Kus emplea dos ramas paralelas clásicas de larga duración. Explica lo siguiente: “En primer lugar, la rama maestra es solo para el lanzamiento de nuevas aplicaciones. Por eso, cuanto menos la modifique, mejor. Luego, tenemos las fases de desarrollo, una réplica creada a partir de la rama maestra. Allí se alojan todas las funciones completadas y estables preparadas para el siguiente lanzamiento, y es la rama que usará para garantizar que las funciones agregadas funcionen según lo esperado”.
Los flujos de trabajo de Gitflow para implementar sitios web dependen de un modelo probado que se utiliza para simplificar el desarrollo y la implementación web:
Flujo de trabajo de Gitflow para la implementación de sitios web
Cortesía de Buddy.Works
- Rama maestra: El sitio del cliente es el punto central y funciona como la rama maestra.
- Rama de desarrollo: Haga una réplica de la rama maestra para el desarrollo, de modo que pueda generar y agregar nuevas funciones.
- Incorporación de funciones: Agregue una nueva función (p. ej., una función de búsqueda para su sitio).
- Creación de rama de funciones adicionales: A partir de la rama de desarrollo, agregue una rama de funciones para crear y probar la función. Cualquier otro desarrollador puede crear sus ramas de funciones y trabajar en ellas sin interferir porque son independientes entre sí.
Una vez que la nueva función de búsqueda esté completa, trabaje hacia atrás en la cadena, realizando pruebas conforme avanza, hasta que la nueva funcionalidad vuelva a lanzarse en la rama maestra.
Ejemplo de flujo de trabajo de ensayo farmacológico de Jira
Este ejemplo de flujo de trabajo de ensayo farmacológico de Jira es una de las muchas formas de usar la aplicación de seguimiento de problemas configurable. Jira permite una ejecución de tareas más fluida en casi cualquier caso de intervención médica, quirúrgica o conductual, pero también es útil en otros entornos.
Una herramienta de flujos de trabajo como Jira le permite ingresar todos los detalles relacionados con un proceso y hacer un seguimiento de estos en una sola plataforma. La descripción gráfica del progreso facilita la integración con otras plataformas.
Un flujo de trabajo de ensayo farmacológico de Jira sigue este patrón:
- Reclutamiento de pacientes: Los sitios, las empresas de reclutamiento y los patrocinadores buscan personas que sean aptas para un ensayo. Utilizarán la investigación de la población de pacientes y un plan de divulgación personalizado para encontrar candidatos.
- Selección: Utilice amplias poblaciones de pacientes para brindar pruebas de que los productos serán efectivos y seguros. Es posible que los grupos estudiados no representen poblaciones generales de pacientes que usarán los productos aprobados. Además, enumere las exclusiones o características que descalificarán a los pacientes (p. ej., tratamiento actual o comorbilidades).
- Aleatorización: Los pacientes reciben diferentes tratamientos, o placebos, en función de una selección aleatoria para evitar sesgos.
- Tratamientos: Cada grupo recibe una intervención específica, una dosis de fármaco del estudio o, a veces, ninguna intervención, según el protocolo del estudio.
- Reposo farmacológico: En los ensayos clínicos, un período de reposo farmacológico es el plazo en que una persona inscrita en un ensayo no debe recibir ningún tratamiento antes de la terapia experimental del ensayo. Tal vez los posibles candidatos deban realizar un reposo farmacológico antes de unirse o cambiar los tratamientos en el marco de un ensayo. El reposo farmacológico reafirma que los efectos de la medicación en el ensayo provienen del medicamento de investigación.
- Tratamiento: Luego del reposo farmacológico, los participantes siguen recibiendo el nuevo tratamiento. Tenga en cuenta que los pacientes a veces abandonan los ensayos antes de que concluyan. Los conflictos laborales, la cantidad de visitas y otros factores afectan la cantidad de personas que permanecen en el ensayo en toda su duración.
- Análisis: Los investigadores evalúan la eficacia, generan la documentación y pasan a la siguiente fase, generalmente realizando pruebas en poblaciones mucho más grandes. Por último, presentan los hallazgos para que la FDA los revise.
Ejemplo de flujo de trabajo de notificación de grandes oportunidades de Salesforce
Este ejemplo de flujo de trabajo de notificación de grandes oportunidades de Salesforce es una herramienta popular de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Salesforce admite la creación de reglas de flujo de trabajo y tareas de programas con menús desplegables simples y diagramas de flujo para varias situaciones de ventas.
La aplicación facilita la automatización de varias funciones y procesos para elaborar informes, configurar recordatorios y generar proyecciones de ventas, informes y planes prácticos precisos.
Flujo de trabajo de notificación de grandes oportunidades de Salesforce
Un flujo de trabajo de notificación de grandes oportunidades de Salesforce informa automáticamente a un gerente de Ventas cuando se califica una oportunidad de un millón de dólares o más:
- Inicio: El proceso comienza cuando se modifica un registro.
- Objeto: Hay un archivo de cotización, y el usuario puede crear o editar el registro.
- Criterios: El estado mostrará si se cumplen los criterios. Si el total es superior o igual a un millón de dólares, el estado es “aceptado”.
- Nombre y tipo de acción inmediatos: Se envían alertas por correo electrónico al gerente de Ventas.
- Alerta por correo electrónico: El usuario crea una notificación de oportunidad calificada.
Ejemplos de flujos de trabajo de Smartsheet
Empodere a sus empleados para que vayan más allá gracias a una plataforma flexible, diseñada para satisfacer las necesidades de su equipo y capaz de adaptarse cuando esas necesidades cambien. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas claves y obtenga visibilidad en tiempo real acerca del trabajo en curso gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en el mismo tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.