La Asociación de Salud de la Cuenca de Columbia mejora la eficiencia del flujo de trabajo para brindar un mejor servicio a los pacientes

La Asociación de Salud de la Cuenca de Columbia (CBHA) cuenta con tres clínicas de última generación con múltiples especialidades en el centro de Washington, que ofrecen servicios integrales a más de 40 000 pacientes ambulatorios. “En una comunidad rural, es importante que las personas tengan un centro de atención médica al que puedan acceder fácilmente, dondequiera que estén”, explica Courtney Martinez, analista de operaciones de CBHA.

Organizar el cambio

Hasta hace poco, la empresa utilizaba herramientas como Microsoft Excel, Visio y Outlook para coordinar manualmente las tareas y los procesos. Esto cambió en 2018 cuando la CBHA compró las primeras licencias de Smartsheet para automatizar los flujos de trabajo en todo el negocio y optimizar el trabajo de proyectos entre departamentos.

Conseguir la aceptación de la nueva plataforma basada en la nube fue todo un desafío al principio. “Las personas no estaban acostumbradas a tener activos en la nube, algo intangible que no se podía almacenar y a lo que no se podía acceder como con un disco duro”, dice Martínez. Así que su equipo empezó de a poco, haciendo formularios de solicitudes de marketing con Smartsheet y demostrando cómo esta solución podía resolver problemas a través de la automatización. 

“Al final, las personas se interiorizaron sobre Smartsheet y se dieron cuenta de que podían ahorrar tiempo en reuniones, trabajar desde casa, colaborar con alguien que estaba en otro estado y actualizar documentos sobre la marcha sin correos electrónicos de ida y vuelta, lo que les permitía ganar tiempo y dedicarlo a tareas significativas, todo gracias a Smartsheet. Smarthsheet ha sido una verdadera revolución”, afirma.

Mantenerse informado sobre la salud de los empleados

Durante la pandemia del COVID-19, los especialistas de RR. HH. pudieron supervisar fácilmente el estado de vacunación de los 450 trabajadores de la salud con Smartsheet. “Para cumplir con los requisitos normativos, debíamos demostrar que los 450 trabajadores de la salud seguían las pautas de vacunación estatales y Smartsheet simplificó la tarea”, explica Rebecca Wolfs, directora de Capacitación, Desarrollo y Cumplimiento de CBHA. 

Con el mismo patrón, la CBHA también automatizó la gestión de las licencias por enfermedad con Smartsheet. “Cuando un empleado llama, un miembro del equipo de RR. HH. coloca la grabación en el formulario y completa toda la información requerida en una plantilla predefinida. Luego, se notifica automáticamente a los supervisores”, explica Wolfs.

Deshacerse de las tareas repetitivas de RR. HH.

El proceso de incorporación que realiza el Departamento de RR. HH. ahora también es mucho más rápido con Smartsheet. “Cuando una nueva persona se une, Smartsheet automatiza las notificaciones a los diversos administradores de sistemas a fin de que se configuren los inicios de sesión que el nuevo empleado necesitará el primer día”, dice Wolfs. “También creamos una herramienta de seguimiento de incorporación para que los gerentes puedan ver fácilmente en qué parte del proceso de contratación se encuentran los nuevos empleados: documentos firmados, verificación de antecedentes completada, fecha de inicio confirmada, etc.”. 

Gracias a la flexibilidad de Smartsheet, el equipo de RR. HH. agrega constantemente nuevos flujos de trabajo para mejorar los procesos. “Por ejemplo, nuestro sitio de intranet tiene enlaces a varios formularios de Smartsheet, como los formularios de solicitudes de marketing, los de reembolso de la CE y los de inscripciones de voluntarios (por nombrar algunos). Solo tenemos que hacer clic en el enlace y completar un formulario de Smartsheet, ¡es muy simple!”, dice Wolfs. 

Seguir y almacenar registros auditables

Con Smartsheet, la CBHA también cuenta con la seguridad de que sus operaciones cumplen con las regulaciones federales y estatales. “Realizamos auditorías para obtener financiación en forma de subvención federal cada año, ya que hay 19 medidas que debemos cumplir y un manual de 50 páginas que debemos respetar”, explica Wolfs. 

Su equipo utilizó Smartsheet en la última auditoría, lo que garantizó que la documentación fuera precisa y completa.

“Solo tuvimos que sacar a la luz a Smartsheet con los documentos necesarios y proporcionar a los auditores un enlace desde el cual recuperarlos. Fue muy simple y eficaz”, afirma. “En este momento, también estamos experimentando con la capacidad de pruebas de Smartsheet, para lo cual cotejamos los documentos de nuestra próxima auditoría con los de la anterior para ver qué cosas siguen siendo aplicables. Permitió completar los preparativos de la auditoría mucho más rápido”.

Recopilar datos entre equipos en una sola vista

Ahora, los informes también se optimizan en la CBHA gracias a Smartsheet. Anteriormente, los empleados escribían informes en un documento de Word y los enviaban por correo electrónico a los supervisores, pero esto generaba una cantidad abrumadora de páginas que debía leer el Director Ejecutivo. “Para que los informes sean más significativos, ahora extraigo información esencial de los documentos enviados y la coloco en una hoja. También automatizo el resultado con recordatorios, gráficos y un panel”, explica Martínez.
WorkApps también ofrece a todos acceso rápido y fácil a los informes que necesitan en sus smartphones. “Uno de los gerentes me dio las gracias recientemente, y dijo que WorkApps le facilita mucho el trabajo. Puede verificar dónde está su equipo en cualquier momento a través de una aplicación para dispositivos móviles y recuerda enviar un informe mensual gracias a los recordatorios automatizados”.

Generar el tiempo y el espacio para crecer

Uno de los beneficios más significativos que la CBHA experimento al migrar a Smartsheet fue ahorrar tiempo. “La pérdida de tiempo afecta a todos, y Smartsheet nos ahorra tiempo al hacer que las tareas sean muy fáciles”, explica Martínez. 

Gracias a la automatización, el equipo de RR. HH. dispone de entre 10 y 20 horas al mes para realizar tareas más valiosas y orientadas a las personas. Por ejemplo, ahorró tiempo en actualizar las tarjetas de puntuaciones de los supervisores que proporcionan datos sobre los empleados de la CBHA. “A nuestro Director de RR. HH. a veces le tomaba una semana extraer, verificar y calcular los datos de rotación, los días festivos, el ausentismo, etc., y enviarlos a todos los supervisores”, dice Wolfs. “Con Smartsheet, automatizamos la mayoría de estas actividades, por lo que el proceso que tomaba una semana ahora se realiza en tres o cuatro horas”. 

Animada por estos resultados, la CBHA busca más formas de crecer con Smartsheet. “Tenemos alrededor de 450 empleados, que atienden a alrededor de 40 000 pacientes al año en tres sitios. Así que, crecemos constantemente y seguimos encontrando formas de aprovechar Smartsheet”, afirma Wolfs, “ni siquiera puedo imaginar lo que haríamos sin esta solución en este momento”.