Allies for Community Business cumple 10 veces la exigencia de financiación de las pequeñas empresas con Smartsheet.

Allies for Community Business (A4CB) respalda a las pequeñas empresas en Illinois e Indiana al conectarlas con servicios de capital, capacitación y colaboración. Esto incluye acceso para fondos de subvención y préstamos, capacitación individual y grupal, y servicios de licencia y abastecimiento. Smartsheet es la plataforma que permite que A4CB gestione los procesos desde la aplicación inicial hasta el pago de fondos mientras garantiza la seguridad y la integridad de los datos, incluso a medida que crece el nivel de financiación por un factor de 10 en tan solo un año.

“Nuestra perspectiva es que si fortalecemos a las pequeñas empresas, fortaleceremos a las comunidades”, comenta Brad McConnell, director ejecutivo de Allies for Community Business. “Prestamos servicios aproximadamente a 1300 pequeñas empresas en 2019 y ayudamos a más de 37 000 pequeñas empresas en 2020. Casi todo se ha visto respaldado por Smartsheet”.

McConnell dirige un equipo que brinda soporte y difusión para personas negras e hispanas, mujeres, personas con bajos ingresos y otros emprendedores tradicionalmente desfavorecidos. A4CB trabaja con diversos socios de financiación pública y privada para ofrecer los mejores fondos de subvención posibles, así como préstamos empresariales en cantidades menores que normalmente no son proporcionadas por los bancos, con condiciones de crédito flexible.

Para respaldar estos esfuerzos, la organización depende de la implementación cuidadosa de tecnología. McConnell explica que, antes de adoptar Smartsheet, A4CB utilizaba una combinación de hojas de cálculo independientes, plataformas de gestión de proyectos y otros recursos como correo electrónico y papel. El desafío de llevar a cabo un programa de financiación con tales herramientas desconectadas lo llevó a buscar una plataforma única que pudiera integrar el proceso de principio a fin y, a la vez, proteger la integridad de datos y mejorar la eficiencia.

“Antes de aceptar este trabajo, trabajé en un proyecto en City Hall en Chicago donde Smartsheet era la herramienta que usábamos para organizar la auditoría de enormes cantidades de documentación”, comenta McConnell.

“Por separado, nuestra directora de estrategia y operaciones, Isabel Velez Diez, experimentaba con varias plataformas y descubrió que Smartsheet era la más valiosa para nuestras necesidades. Comenzó a presionar a nuestra organización para fusionar nuestra administración de programas, la conexión con los clientes y también la administración interna que debemos hacer en una sola plataforma, Smartsheet”.

Una solución completa desde el diseño de programas hasta la financiación

A4CB utiliza Smartsheet para estructurar el proceso de financiación empresarial desde el inicio de la asociación con un socio capitalista hasta la entrega de fondos a los negocios. Luego de colaborar con una organización como una oficina de políticas ciudadanas o una organización de concesiones privadas, McConnell y sus colegas crean un formulario de Smartsheet que los negocios utilizan para aplicar al programa.

Los datos de las aplicaciones en línea se completan automáticamente en una hoja que los administradores del programa pueden filtrar y ordenar para ver quién es elegible, quién no lo es y quién requiere documentación adicional para una decisión.

A4CB utiliza los paneles de Smartsheet para compartir información con los socios capitalistas y otras partes interesadas implicadas en el programa. La información bancaria proporcionada en la aplicación se almacena de forma segura y se utiliza para pagar depósitos directos en las cuentas de los negocios que reciben los fondos.

“Por ejemplo, para un subsidio de hotelería en Chicago, desarrollamos un panel en función de la hoja de operaciones de Smartsheet”, comenta McConnell. “Podemos compartir el progreso continuo para la evaluación de elegibilidad con el personal de políticas de la ciudad de Chicago”.

“Lo que es más importante, pudimos compartir la distribución de USD 10 millones en prioridades clave que ha establecido la ciudad: ayudar a empresas pertenecientes a personas negras o hispanas, ayudar a negocios propiedad de mujeres y colaborar con las empresas de bajos ingresos. Pudimos actualizar, en tiempo real, la visualización de datos que ofrecíamos a nuestros socios para que tuvieran la confianza necesaria para informar al alcalde y la prensa acerca de a quién estábamos prestando servicio, por qué y en qué orden.

Dicho informe de datos fue incluso más importante que nunca en 2020, cuando la pandemia de COVID-19 provocó turbulencias económicas y generó el desarrollo de programas de asistencia para ayudar a los negocios a sobrevivir a los cierres y a la pérdida de clientela. En 2019, A4CB otorgó USD 3,8 millones en préstamos y subvenciones; en 2020, esa cifra creció a USD 396 millones, con 15 programas diferentes para el apoyo ante emergencias que se sumaron a los antiguos recursos para pequeñas empresas.

Una plataforma que reduce el riesgo

La capacidad de proteger la información bancaria es un ejemplo de funciones de seguridad de Smartsheet que A4CB considera fundamental para su gestión de programas. Más allá de los protocolos de tecnología, Smartsheet ofrece mitigación de riesgos para todo el ámbito de trabajo de A4CB. McConnell dice que la organización analizó la documentación de seguridad de la plataforma y su estructura para integrar, realizar copias de respaldo y administrar el control de versiones de los datos.

“La seguridad es una parte, pero la integridad de los datos es igual de importante, sino más”, dijo McConnell. “Si administráramos de manera ineficiente todos los datos que recopilamos, evaluamos y utilizamos para la distribución de fondos, eso nos colocaría a nosotros y nuestros socios, incluido el estado, la ciudad y otros, en un riesgo financiero y fiduciario importante que simplemente es insostenible. No podíamos tolerar una situación en la que alguien eliminara accidentalmente una hoja de cálculo y todos estos datos que recopilamos se perdieran; es simplemente inaceptable en el entorno en el que trabajamos”.

Al garantizar la eficiencia e integridad de datos, Smartsheet hace más que tan solo ahorrar tiempo y esfuerzo en la administración de dichos programas; en primer lugar, es esencial para la capacidad de A4CN de ofrecer dichas funciones.

“En mi mente, es binario en vez de escala variable”, comenta McConnell. “En ausencia de una herramienta establecida que nos permitiera administrar todos estos programas extremadamente complejos y de alta presión y visibilidad, no hubiéramos podido realizar los programas en absoluto. No hubiéramos tenido la confianza de ofrecernos como voluntarios; no creímos que podríamos manejarlo. Creo que hubiéramos tenido que dar marcha atrás debido al riesgo inaceptable para la organización que habríamos asumido”.

A4CB también usa Smartsheet para gestionar los procesos internos. Una solución simple, pero valiosa, realiza un seguimiento del progreso del equipo respecto de las iniciativas. McConnell creó un formulario con menús desplegables que usan los miembros del equipo para actualizar el estado de su trabajo.

Los datos se ingresan en una hoja que permite que McConnell vea fácilmente qué es lo que está a tiempo o adelantado respecto del programa y qué es lo que corre peligro de quedar atrasado. Esto hace que sea más sencillo dirigir tiempo y recursos laborales donde más se necesitan, luego reasignarlos en función de las actualizaciones posteriores.

Paneles que incitan a los socios a pedir más

Los socios que apoyan los programas de A4CB confían en la organización para mantenerlos actualizados acerca de cómo se están financiando los negocios. Están especialmente enfocados en cuán bien la ejecución del programa se aplica a sus objetivos de prestar servicios a grupos demográficos objetivo, vecindarios, industrias y otras prioridades. Los paneles de Smartsheet permiten que McConnell y sus colegas ofrezcan abundante información acerca del trabajo que se lleva a cabo.

“Los paneles de visualización que se completan de forma automática hacen una enorme diferencia respecto de cómo nos comunicamos eficazmente con nuestros socios”, comenta McConnell. Hay tantas partes involucradas en estos programas de emergencia sedientas de datos en tiempo real que hubiéramos dedicado cantidades infinitas de tiempo en tratar de cumplirles. A nuestros socios en los organismos públicos que rinden cuentas a los funcionarios electos a diario les brindamos el enlace y les dijimos: 'Coloquen un atajo en su escritorio y cuando necesiten algo, hagan clic en él'. Les resultó una experiencia transformadora”.

McConnell explica que la elaboración de informes del panel tuvo tanto éxito que los socios claman por más información. Si bien los requisitos de confidencialidad del programa suponen que A4CB no puede satisfacer su deseo de ver los datos subyacentes en detalle, la organización está repensando la manera de presentar la información con mayor eficacia a fin de que pueda ayudar a los financiadores a satisfacer mejor las necesidades de la comunidad.

“La publicación de los paneles y la facilidad con la que ofrecemos ese tipo de visualización de datos resumidos (no es de sorprender) incitó a todos a pedir más”, comenta McConnell.

“Eso demuestra un verdadero apetito de más oportunidades para compartir información en tiempo real que esté visualmente estructurada y los datos subyacentes que la respaldan. Reflexionamos cuidadosamente acerca de las formas de brindar datos más granulares que ahora a nuestros socios en tiempo real. Pero estos son los problemas que debemos tener porque es mucho mejor de lo que normalmente han esperado nuestros socios”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.