Aruba usa Smartsheet para cumplir los objetivos de presupuesto, impulsar la difusión de eventos y aumentar la colaboración entre equipos

Aruba, una empresa de Hewlett Packard Enterprise (HPE), proporciona redes definidas por movilidad para millones de personas que utilizan sus dispositivos móviles a diario para comunicaciones laborales y personales. Aruba, un proveedor líder de soluciones de red inalámbrica de última generación, les proporciona a las empresas más grandes del mundo una plataforma segura de servicios de Edge que abarca entornos de trabajo remoto, centro de datos, sucursales y campus.

El departamento de marketing global de Aruba utiliza Smartsheet para centralizar calendarios de eventos y reuniones, administrar proyectos y realizar un seguimiento de datos del presupuesto para campañas de marketing. “Smartsheet nos brinda una forma sencilla de estandarizar toda la información sobre eventos y presupuestos entre 12 equipos, cada uno con sus propios calendarios y presupuestos”, dice Jody Robertson, gerenta de operaciones de marketing globales de Aruba. “Con Smartsheet, tenemos mayor visibilidad, lo que nos permite acercarnos mucho más a nuestros objetivos de presupuesto que antes.

Como gerenta de operaciones de presupuesto de la organización de marketing de Aruba, Robertson debe asegurarse de que los gastos combinados de sus equipos se encuentren dentro del 1% del presupuesto anual asignado para publicidades, marketing y redes sociales. “Ese es uno de nuestros principales objetivos”, dice. “También debemos gastar nuestros fondos de marketing de una forma que esté alineada con nuestros objetivos comerciales”. “Sin embargo, antes de Smartsheet, realizar un seguimiento de las cifras actualizadas del presupuesto nos resultaba desafiante debido a que los equipos de marketing de Aruba utilizaban una combinación de SharePoint y hojas de cálculo de Excel”. “Todos los datos se encontraban en herramientas y ubicaciones diferentes, y teníamos una visibilidad limitada de los números más actuales, de modo que nos resultaba difícil realizar un seguimiento de esa información para cada equipo”, dice Robertson. “También debíamos darle a nuestro equipo directivo una mayor visibilidad de los datos”.

Además, Aruba necesitaba encontrar una mejor manera de compartir información del calendario entre los 12 equipos de marketing. “Antes, había dos personas que aprobaban y publicaban eventos en el calendario, lo que creaba un cuello de botella”, explica Robertson. “Queríamos que todos los propietarios de eventos tengan la posibilidad de realizar cambios y actualizaciones en sus eventos directamente, sin tener que esperar para que se publique esa información”. 

Mayor visibilidad del presupuesto para el equipo directivo y los equipos de marketing 

Robertson había usado Smartsheet en un puesto anterior, por lo que le sugirió a Aruba cambiar SharePoint por Smartsheet para la administración de proyectos y su calendario de eventos globales.

“Había observado los beneficios de Smartsheet en el pasado, y sabía que era una buena manera de que todos tuvieran acceso a los mismos datos y crear informes en conjunto de forma sencilla”, dice. “Podemos administrar todo en una sola ubicación en lugar de intentar obtener los datos de diferentes herramientas”.

Los equipos de marketing de Aruba, tanto los globales como los regionales, usan Smartsheet para realizar un seguimiento de sus presupuestos y administrarlos. Cada equipo usa su propio espacio de trabajo de Smartsheet para almacenar hojas de presupuestos e informes en un lugar centralizado. “Cada equipo tiene una hoja de presupuesto para administrar sus presupuestos directamente, al mismo tiempo que me permiten administrar el presupuesto general y realizar un seguimiento de los gastos para toda la organización”, cuenta Robertson. Cada uno de los 12 equipos puede acceder a un panel de Smartsheet para ver un resumen actualizado de todos los datos de presupuesto, incluidos gastos relacionados con campañas o cuánto dinero se gasta en proveedores específicos. 

Aruba ahora cuenta con una mayor visibilidad de los gastos de marketing y del rendimiento de las inversiones. “Con Smartsheet, podemos ver el estado más reciente de nuestros presupuestos, lo que significa que podemos acercarnos a nuestro objetivo del 1% y no excedernos en los gastos”, dice Robertson. “Podemos acercarnos muchos más a nuestro objetivo de presupuesto que antes”.

Datos estandarizados en cuatro regiones globales 

Los 12 equipos de marketing de Aruba, dispersos en varias regiones, usan Smartsheet para ver el mismo conjunto de datos. Esta centralización y estandarización ayuda a todos los equipos a reducir errores al momento de actualizar proyectos y presupuestos.

“Antes, cometíamos errores de tipeo y de otros tipos, lo que a menudo generaba errores en los datos”, cuenta Robertson. “Smartsheet nos brindó una única fuente de verdad, lo que reduce los errores. Además, sabemos que el tiempo es dinero. Esto nos permite ahorrar tiempo en la actualización y corrección de datos, lo cual sabemos que nos permitirá ahorrar dinero”.

Aruba también usa Smartsheet Control Center para realizar actualizaciones rápidas de proyectos y presupuestos en una ubicación y enviar esa información a diferentes espacios de trabajo. “Control Center ha sido fundamental para nosotros debido a que nos brinda escalabilidad a medida que nuestros espacios de trabajo siguen creciendo y respalda la naturaleza ágil de nuestra empresa”, dice Robertson. “Ahora, en lugar de realizar actualizaciones manuales, podemos implementar actualizaciones universales en un único lugar, lo que simplifica el proceso y nos permite ahorrar tiempo y dinero”.

Una vista de calendario global que mejora la difusión de eventos

Con Smartsheet Calendar App, Aruba puede presentar una vista completa de cientos de eventos y actividades globales de venta y marketing para todos los equipos de marketing. Los empleados de marketing usan un enlace incorporado a la aplicación Calendario dentro de SharePoint para visualizar datos actualizados del calendario, y pueden actualizar el calendario por sus medios sin tener que esperar que un miembro del equipo designado realice esa acción.

“Cualquier propietario de evento puede agregar o cambiar un evento en la aplicación Calendario”, dice Robertson. “Ya no debemos esperar a que se publiquen esos datos. Además, podemos clasificar con mayor facilidad los datos del calendario a través de los filtros personalizados disponibles en la aplicación”.

El equipo directivo de Aruba usa los paneles de la aplicación Calendario para difundir mejor las actividades y los eventos en tiempo real. “Nuestro equipo directivo necesita ver todo en un solo lugar porque quieren mejorar la difusión de los eventos regionales o globales”, explica Robertson. “Ahora pueden hacerlo con Smartsheet”.

Integración que fomenta la colaboración 

Al integrar Smartsheet con aplicaciones de comunicación, incluidas Slack y Microsoft Teams, Aruba aumenta la colaboración entre diferentes grupos. “Podemos publicar informes, paneles y hojas inteligentes distintas en Teams para que las personas puedan trabajar directamente dentro de Teams”, cuenta Robertson. “Esto nos permite mejorar la colaboración en los proyectos”.

Esta integración también ha generado una mayor colaboración entre los equipos de marketing de Aruba y HPE. Por ejemplo, los equipos de Aruba y HPE antes usaban sus propios calendarios para realizar un seguimiento de los eventos de marketing.

“No teníamos una buena visibilidad de los eventos del otro equipo, pero ahora que adoptamos Smartsheet y creamos nuestros propios informes, mejoramos la visibilidad y cerramos esa brecha”, dice Robertson. “La aplicación Calendario nos ayuda a trabajar de forma más inteligente”.

Robertson anticipa el uso de Smartsheet para seguir colaborando con los equipos de marketing de HPE y espera usar la herramienta para agregar nuevos casos de uso y sacar provecho de las funciones avanzadas de Smartsheet en el futuro. “Smartsheet simplifica nuestros procesos y proporciona la visibilidad en tiempo real que necesitamos, además de permitirnos crear paneles con facilidad para el equipo directivo”, dice. “Nuestra experiencia con Smartsheet ha sido extremadamente positiva; a la gente le encanta”.

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