Bioforum aporta eficiencia, visibilidad y confidencialidad para investigaciones de datos médicos

En 2008, Bioforum creó Data Masters, una organización de investigaciones clínicas (CRO) innovadora y orientada en los datos que se centra en la recopilación, estandarización y generación de informes eficientes de datos de ensayos clínicos. Desde entonces, ha respaldado más de 400 ensayos clínicos en más de 100 organizaciones, desde empresas emergentes a compañías farmacéuticas globales. El equipo interdisciplinario de la empresa ofrece soluciones personalizadas, como consultoría, administración de datos, bioestadísticas, programación estadística y redacciones médicas. 

El equipo administra una variedad de proyectos, plazos y accionistas externos a diario. Las tareas, como la administración manual del presupuesto y la dotación de recursos, quitaban demasiado de las actividades principales. Bioforum quería una solución de administración de proyectos para incorporar más eficiencia a sus procesos. “Necesitábamos una plataforma que pudiera compartirse con equipos externos, algo que nos pudiera ayudar a administrar los plazos de un proyecto y facilitar un poco más la vida de nuestro equipo a diario”, recuerda Adris Erasmus, la directora del equipo de administración de proyectos y operaciones de Bioforum.

Allanar el camino 

Ya que consideraba a Smartsheet principalmente como una herramienta de administración de proyectos, el equipo tardó en descubrir todo el potencial de la solución. “No conocíamos todas las funciones que Smartsheet tenía para ofrecer”, explica Erasmus. “Comenzamos a observar qué estaban haciendo otras empresas y a explorar no solo la administración de proyectos, sino también la administración operativa de nuestro departamento de administración de datos. Y se nos abrió un mundo entero de posibilidades”. 

Bioforum contrató los servicios de Rocket Business Solutions, un especialista en consultoría de flujos de trabajos digitales y Smartsheet con Werner Wasserman como el consultor de soluciones principal. A través de una metodología única centrada en estructura de datos e integridad,  Rocket Business Solutions ayuda a las empresas a atravesar procesos complejos con facilidad e independencia. Con más de una década de experiencia en la implementación de Smartsheet, certificaciones profesionales y dos software creados internamente llamados Mission Control y Rocket Dashboards, Rocket Business Solutions puede estructurar y reestructurar proyectos nuevos y heredados con facilidad brindando soluciones superiores a una fracción del costo.

Juntos, perfilaron todos los tipos de conjuntos de datos que Bioforum necesitaría para su trabajo, crearon pilares para todos los proyectos y comenzaron a configurar Smartsheet en los diferentes equipos. Rocket Business Solutions agilizó considerablemente la implementación de la solución, potenció a los usuarios de Bioforum y ayudó a maximizar la adopción a través de un enfoque colaborativo, ágil y centrado en el usuario. “Su enfoque estructurado nos proporcionó la capacidad de establecer escalabilidad y mejorar nuestra experiencia de usuario final”, afirma Erasmus. 

“Me di cuenta de que uno de los mayores desafíos de Bioforum era el de asegurarse de que todos dedicaran la cantidad de tiempo adecuada a cada proyecto según el presupuesto”, cuenta Wasserman. Como recuerda Erasmus: “Teníamos una hoja de Excel enorme que tenía que actualizar manualmente. Nos llevaba tres semanas insertar todo y otra semana para revisarla”. Para aliviar esta carga de trabajo, el equipo implementó una integración de API y comenzó a insertar datos en Smartsheet en tiempo real. Esto eliminó la necesidad de buscar discrepancias manualmente en la dotación de recursos del proyecto. “Ahora solo necesito una conversación de una hora para ultimar todos los detalles”, dice Erasmus. 

Recopilación y presentación de datos con facilidad

Con Smartsheet en uso, recopilar todos los datos y comentarios relevantes sin duplicados, errores ni interferencias se convirtió en un proceso sencillo. “Desarrollamos una encuesta en Smartsheet en la cual los empleados brindaban comentarios sobre sus compañeros”, explica Johan Vermeulen, director del equipo de ciencia de datos clínicos de Bioforum. “Smartsheet no solo disminuyó el esfuerzo manual, sino que también creó un entorno de trabajo más inteligente. Esto nos ayuda a tomar mejores decisiones comerciales”, agregó. Erasmus está de acuerdo: “Es una vista completa de 360 grados. Podemos realizar un seguimiento de problemas, administrar la calidad y simplificar la dotación de recursos. Evolucionó para convertirse en una herramienta sin la cual no podemos vivir”.

Otra actividad crítica para Bioforum, según Wasserman, es la presentación de informes a accionistas externos. Como compartió Erasmus: “Muchos de nuestros patrocinadores ya usaban Smartsheet y celebran que sea de acceso sencillo y fácil de usar. La adopción de la solución fue excepcional incluso entre los equipos externos. Puedo brindar acceso a una hoja con plazos, actualizarla durante la reunión y fusionarla con otras hojas. Realmente es algo que facilita mucho la vida de un gerente de proyectos”.

Más eficiencia, integridad y visibilidad

Dado que Smartsheet eliminó la necesidad de las tareas manuales, el equipo de Bioforum pudo colaborar con mayor fluidez y ahorrar tiempo. “Ahora que todos tienen acceso a las hojas, las métricas, las minutas y la agenda de la reunión, realmente mejoramos nuestra eficiencia”, explica Erasmus. “Probablemente hemos ahorrado del 40 al 60 por ciento de nuestro tiempo. Nuestros empleados están disponibles para dedicar su tiempo a trabajos importantes. Una de nuestras empleadas solía tener dificultades para administrar tres ensayos clínicos; ahora está administrando siete”.

Bioforum también eliminó el riesgo de cometer errores humanos. “Dado que alrededor del 90% de nuestros datos se vuelcan en la base de datos de forma automática, ya no tenemos datos duplicados”, cuenta Erasmus. “Nuestra seguridad en los datos desde el sector operativo ha mejorado en un 80%”.

La centralización y la precisión también sumaron visibilidad, lo que le permite a Bioforum tomar decisiones informadas relativas al reclutamiento y otros tipos de decisiones. “Ahora, el equipo directivo puede ver toda la información al nivel de un estudio o empleado, o información desglosada por mes. Nos es fácil mostrar que estamos trabajando a capacidad completa, por ejemplo. Antes, el equipo directivo no tenía ese nivel de visibilidad”, afirma Erasmus.

Innovación y cambios continuos

Uno de los objetivos de la empresa incluye desarrollar un repositorio de capacitación de documentos para que los empleados puedan acceder a documentos e indicar que los han leído antes de que se les asigne un proyecto. Esto ayuda a Bioforum a cumplir con los requisitos regulatorios.

En el futuro, Bioforum explorará más capacidades de Smartsheet, incluidos paneles al nivel del proyecto y evaluaciones de desempeño automatizadas.  “Por suerte, en nuestra industria, el cambio es parte de nuestro ADN. Hasta el momento, nos adaptamos fácilmente, y seguiremos haciéndolo”, concluye Vermeulen.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.