Colliers Wisconsin mejora sus servicios inmobiliarios comerciales gracias a la automatización y los paneles de Smartsheet

La oficina de Colliers International en Wisconsin tiene una meta principal: ofrecer a sus clientes un dominio en el sector inmobiliario comercial de servicio completo, desde gestión de propiedades y corretaje hasta servicios de inversión. La oferta de servicios integrados de la compañía depende no solo de responder a las necesidades de los clientes, sino también de comprenderlas y preverlas. Smartsheet ayuda a Colliers Wisconsin a ofrecer el mejor servicio, incluso ante desafíos imprevistos.

“Al brindar un servicio completo, una de nuestras metas es conversar sobre la información en los distintos departamentos, de modo que todos tengan la misma información”, comenta Maggie Blair, directora Investigación y Marketing, Colliers Wisconsin. “Creo que eso es cada vez más importante, ya que no estamos todos en la misma oficina durante toda la semana. Las personas se mueven rápido, las cosas cambian de la misma manera. Así que la pregunta es cómo garantizamos que esa información sea precisa, transparente y uniforme, independientemente de quién la observa, dónde la ve y cómo la usa”.

Blair afirma que el sector inmobiliario comercial no ha sido siempre un líder en la adopción e implementación de tecnología. Colliers Wisconsin usa Smartsheet desde 2012 con el fin de simplificar, automatizar y acelerar una variedad de actividades empresariales para permitir que sus expertos se concentren en las necesidades cambiantes de los clientes.

“Smartsheet nos ayuda a armar una cartera inmoniliaria y la presenta de un modo convincente para que la información sea correcta y fácil de visualizar”, comenta Blair. "Desde el punto de vista del marketing, disponemos de paneles de control para gestionar todos nuestros anuncios, nuestras campañas de correo electrónico y los sitios web en los que aparece una propiedad determinada. Podemos obtener actualizaciones de estado, órdenes del día, la mayor cantidad posible de información en un mismo lugar, para que el equipo pueda tener todo lo que necesita de esa propiedad en un solo lugar”.

Un proceso de proyectos optimizado que puede ajustar la escala a medida que el equipo crece

Colliers Wisconsin utiliza Smartsheet para automatizar y optimizar diversos procesos, lo cual garantiza que haya una única fuente de información actualizada y precisa a disposición de los equipos, a la cual se puede acceder desde cualquier lugar sin correr riesgos. Antes de incorporarse a Colliers, Blair nunca había utilizado la plataforma, pero rápidamente adquirió la capacidad de crear nuevas soluciones de apoyo a la investigación y el marketing; en la actualidad, una de sus funciones es supervisar los procesos de Smartsheet de la organización. Una de las soluciones más importantes es un formulario de solicitud que registra todo el trabajo entrante de los proyectos en una misma hoja para que Blair organice y delegue.

“Tenemos un formulario de recepción que cualquier persona puede completar internamente para pedir distintos tipos de proyectos”, comenta Blair. “Tenemos campañas por correo electrónico, folletos de las propiedades o sitios web personalizados: de todo, desde una simple solicitud de investigación o análisis hasta materiales de marketing completos. Concentra todo en un mismo formulario, lo cual facilita muchísimo el seguimiento. Solía ser bastante simple cuando las personas sabían con exactitud a quién recurrir porque éramos pocos. Ahora que hemos crecido, es el lugar donde los empleados pueden pedir lo que necesiten; no es necesario que se preocupen por si le están enviando un correo electrónico a la persona adecuada. Gestiono eso en la gestión”.

Gracias a que Smartsheet se integra con Adobe Creative Suite, Blair y su equipo pueden gestionar la revisión y el control del contenido de marketing dentro de la solución, lo cual les ahorra tiempo en comentarios y actualizaciones y mantiene los archivos pesados fuera de las bandejas de entrada de correo electrónico del equipo. La solución no solo disminuye tiempo y esfuerzo en el proceso de creación de contenido, sino que también acelera la integración de los empleados nuevos.

“El proceso de incorporación y seguimiento de proyectos del equipo se convirtió en una muy buena herramienta de capacitación, lo cual fue imprevisto”, comenta Blair. “A medida que incorporaba a los nuevos miembros del equipo, era fácil para mí ver en qué estaban trabajando y qué los retrasaba. No era necesario que les escribiera para preguntarles si tenían tareas suficientes que cumplir. Simplemente voy al controlador del proyecto y veo en qué están trabajando. Si tenían un borrador listo, yo recibía una notificación de inmediato. Agregaba tres o cuatro comentarios y los empleados se ocupaban de resolverlos. Era una manera muy sencilla de colaborar y de enseñar mientras lo hacía”.

Además de usar la plataforma en marketing, Collier Wisconsin la usa para gestión de proyectos, construcción, servicio al cliente, reseñas de empleados, reembolsos, planificación empresarial, órdenes del día, entre otros. Una solución que usa la automatización para eliminar el esfuerzo y la frustración de un proceso es el sistema para establecer metas trimestrales. Anteriormente, los gerentes tenían que comunicarse con sus subordinados para recordarles las fechas límite próximas para definir metas y preguntarles cuáles habían cumplido. Ahora, una hoja central les indica a los empleados que definan su meta y les envía recordatorios 60 y 30 días antes de esa fecha e inmediatamente antes, con un enlace a un formulario, por lo cual es sencillo verificar el avance con unos clics.

Visualizaciones más significativas de una única fuente de datos

Blair dice que, gracias a los paneles, las presentaciones para los clientes son más convincentes ya que ofrecen maneras más significativas de visualizar los datos que en un formato de planilla. También ayudan a organizar los recursos internos como enlaces a formularios de proyectos o lineamientos de procesos. Al reunir los recursos relacionados en un mismo lugar, los paneles eliminan los problemas que se presentan al haber varias versiones o preguntas sobre si un elemento está actualizado o no.

“Tenemos una tonelada de información; es nuestro recursos más poderoso”, dice Blair. “Los paneles nos ayudan a aprovechar esa información y usarla para nosotros y para los clientes. Nos permiten visualizar los datos de otra manera y compartirlos con nuestros clientes de manera persuasiva. El tipo de panel cambia según cuál es el público, pero, al basarse en la web y actualizarse automáticamente, ahorramos tiempo y podemos hacerlo a escalas mayores”.

Blair afirma que la flexibilidad y el control central de los datos principales e indicadores clave de rendimiento (KPI) hacen de Smartsheet una herramienta poderosa para acelerar el crecimiento y la eficiencia de la compañía. Blair afirma que, incluso para las tareas más pequeñas, las capacidades de automatización permiten ahorrar bastante tiempo; cada proceso optimizado se suma a una mayor productividad del equipo o de toda la organización. Y, ya que la plataforma puede ajustar la escala y ampliarse para permitir una delegación continua, las soluciones desarrolladas para un equipo pequeño seguirán ahorrando tiempo y brindando simplicidad al grupo más grande y a una lista de tareas complejas más larga.

“Desempeño diversos roles”, afirma Blair. “Si no hubiéramos podido descubrir una manera de registrar esta información en una plataforma que puedan actualizar varias personas y garantizar su precisión, no podría asumir tantos roles porque tendría que concentrarme en una cosa o en la otra. Tampoco hubiera podido lograr que mi equipo creciera de manera eficaz porque habría demasiada duplicación y no sería eficiente. Smartsheet nos ha permitido crecer naturalmente, tanto en eficiencia y en los resultados que podemos brindar”.

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