Resource Management de Smartsheet da a Cornerstone una visión más clara de la planificación de recursos para satisfacer las demandas de la tecnología de viajes

Los viajes de negocios se han visto drásticamente afectados por la pandemia de la COVID-19, con un fuerte descenso de las reservas en general, así como nuevas restricciones y normas para proteger la salud. Cornerstone Information Systems ofrece servicios y software de gestión de viajes a sus clientes, incluidas las agencias de viajes y los gerentes de viajes corporativos.

Al centrarse en soluciones que ayudan a los clientes a adaptar sus programas de viajes ante la crisis sanitaria mundial, Cornerstone está más ocupada que nunca. Gracias a Resource Management de Smartsheet, Cornerstone puede mejorar la productividad y organizar los recursos para satisfacer las cambiantes demandas de los clientes.

Crear productos tecnológicos para ayudar a los clientes a planificar

“No hemos aflojado el paso; aunque nuestras transacciones han disminuido, nuestro trabajo no lo ha hecho”, afirma Laurie Reese, vicepresidenta ejecutiva de Servicios al Cliente de Cornerstone. “Y eso es porque la gente está encontrando el valor de los datos y los productos que tenemos.

“Podemos ayudar a los clientes cuando permiten que los viajeros comiencen a viajar: a dar información a los viajeros sobre si tienen que hacer cuarentena o someterse a la prueba de COVID-19, y a que los gerentes de viajes de las empresas sepan dónde se encuentran los viajeros y aprueben esos viajes. Hemos cambiado un poco el enfoque para asegurarnos de que las personas puedan obtener los datos que necesitan en el momento en que los necesitan, y para ayudarlas a reincorporarse al mundo de los viajes nacionales e internacionales”.

Mucho antes de que comenzara la pandemia de la COVID-19, Cornerstone creó productos tecnológicos que ayudan a los clientes a optimizar y automatizar sus programas de viajes corporativos. Estos productos se complementan con servicios que permiten ahorrar tiempo y esfuerzo a los clientes, a la vez que permiten la personalización para mejorar la experiencia de cada viajero.

Cuando la pandemia dio lugar a cancelaciones de vuelos y cierres localizados, los clientes necesitaron ayuda para hacer un seguimiento del valor de los boletos no utilizados o mantenerse al día con los requisitos de pruebas y aislamiento en los destinos de viaje. Cornerstone está creando nuevos productos y desarrollando los existentes para satisfacer estas necesidades.

Previsión de recursos más precisa con Resource Management de Smartsheet

Los productos de la empresa aprovechan la automatización y el análisis de datos para ofrecer resultados rápidos y eficaces a los clientes, pero su gestión interna de proyectos solía basarse en procesos manuales ineficaces. Las solicitudes y las actualizaciones se hacían por correo electrónico o en hojas de cálculo, o incluso en registros de proyectos escritos a mano. El equipo del Servicio de atención al cliente introdujo Smartsheet para desarrollar sus procesos, así como para permitir el crecimiento y mejorar la eficiencia.

“Podría volver a las historias de 2002 de lo que llamábamos la 'carpeta azul', cuando escribíamos manualmente nuestros proyectos y pasábamos la carpeta de escritorio a escritorio”, señala Jenny Tracy, gerente de facilitación del Servicio de atención al cliente de Cornerstone.

“Smartsheet está muy automatizada; está mucho más en consonancia con lo que hacemos como empresa con la automatización y los datos, y al tratar de ser más eficientes. Poco a poco hemos ido tomando medidas para que sea más eficaz; para ello, hemos unido los puntos desde que se cierra una venta en Salesforce, pasando por todo el proyecto y hasta el final. Eso es realmente lo que Resource Management de Smartsheet ha hecho por nosotros”.

Cornerstone comenzó a utilizar Smartsheet para la gestión de proyectos, la supervisión y el registro de horas. Sin embargo, necesitaba más para prever y planificar la utilización de recursos. Reese y Amy Burns, directoras de Experiencias de los clientes, asistieron a Smartsheet ENGAGE 2019 y conocieron a Resource Management de Smartsheet. Pensaron que podría ayudarlas con la previsión de recursos, algo esencial para cerrar las ventas de nuevos compromisos de los clientes.

“Tener Resource Management de Smartsheet es realmente importante porque el desarrollo de un proyecto grande mantiene ocupada a mucha gente”, afirma Tracy. “Así que cuando llega el siguiente proyecto, Laurie y Amy miran la cartera de proyectos y dicen: ‘Bueno, Jodi se está ocupando de este artículo y no se le puede quitar; estará disponible el 30 de noviembre, pero tal vez Jerry tenga algo de tiempo antes de esa fecha; Mark está de vacaciones una semana más’. Poder ver todas esas fechas sin disponibilidad puede ayudarnos a establecer dónde se encuentran las vacantes para empezar un nuevo proyecto con las personas adecuadas”.

Mejoras duraderas en los procesos de los proyectos

“Cuando se introdujo Smartsheet, pudimos crear plantillas y apuntalar nuestro proceso de proyectos”, afirma Burns.

“El siguiente paso que integramos fue el proceso de Control Center, que unió los puntos entre el proceso de ventas y el proceso de implementación del proyecto: poder atraer el proyecto, ponerlo en marcha, asignar los recursos y hacer que sea realmente de colaboración y visible para las personas de la empresa. A continuación, la tercera parte es Resource Management de Smartsheet y poder proyectar nuestra dotación de recursos. Resource Management de Smartsheet ha reducido la carga de trabajo para la dotación de recursos en un 90 % aproximadamente."

Una previsión de recursos más precisa resulta especialmente importante porque muchos clientes suspendieron los proyectos en los primeros días de la pandemia. Resource Management de Smartsheet permite saber qué proyectos están en suspenso, cuáles están estancados, y si las personas asignadas a estos han quedado cesantes o se han reasignado a otros lugares. A medida que los clientes toman decisiones sobre cuándo reiniciar los proyectos, los gerentes pueden volver a reunir o crear nuevos equipos de proyectos con mayor rapidez.

Tracy afirma que tener una visión más clara de la disponibilidad de recursos también es importante para satisfacer las demandas de los clientes, así como los objetivos de rentabilidad de la empresa. Los gerentes pueden hacer un seguimiento del trabajo con respecto a los presupuestos y asegurarse de que se está brindando el servicio más completo posible.

Aumento de la eficiencia gracias a la automatización de Smartsheet

“Tenemos un proceso llamado SOW Express que hemos creado originalmente a través de Salesforce”, afirma Tracy. “La gente podía comprar una gran cantidad de horas de proyecto, y podíamos hacer el trabajo frente a eso. Era una especie de automatización, pero una vez que comenzamos a utilizar Smartsheet, pasó a ser una automatización absoluta.

“Es posible que los clientes no entiendan del todo la verdadera eficiencia que hemos desarrollado, pero si miran sus propios datos, verán cuánto más rápido podemos llegar a su trabajo. Y tenemos un panel para mostrar las horas disponibles y asegurarnos de no dejar miles de dólares sobre la mesa”.

Una ejecución más eficaz de los proyectos aumenta la rentabilidad

A medida que Resource Management de Smartsheet ayuda a Cornerstone a hacer un seguimiento de los datos y visualizarlos con más detalle, la empresa está iniciando un análisis más profundo del tiempo que se tarda en ejecutar los proyectos. Con una mejor comprensión tanto de las horas de trabajo como de la velocidad de ejecución de los trabajos realizados en el pasado, Cornerstone puede optimizar la planificación de futuros proyectos para mejorar la rentabilidad y la eficiencia de los procesos.

Tracy afirma que al principio tenía dudas sobre Smartsheet, pero la convenció lo fácil que era aprender a utilizar la plataforma. Gracias a los tutoriales en línea y las lecciones de Smartsheet Academy, rápidamente pudo desarrollar sus habilidades y obtener la Certificación de productos de Smartsheet, y ahora confía en que puede abordar proyectos más ambiciosos.

“Smartsheet era una de esas herramientas que probablemente no habría utilizado antes sin dudar”, afirma Tracy. “El poder de Smartsheet es enorme, pero eso no debe nublar su visión de lo fácil que es de usar.

Creo que la gente puede quedar atrapada en eso. Tuve la suerte de contar con gerentes como Amy y Laurie que me ayudaron a superar mis miedos. Así que si está echando un vistazo a Smartsheet, lo ideal es trabajar dentro de la plataforma para ver lo buena que es”.