Electromek aumenta la visibilidad de los proyectos, mejora la comunicación con los clientes y ahorra miles de horas al año con Smartsheet

Electromek Diagnostic Systems, fundada en 1976, suministra equipos de radiología y cardiología por imagen, software de visualización de imágenes y servicios de TI a clientes del sector sanitario. La empresa se especializa en equipos avanzados de diagnóstico por imagen, como PACS (sistema para la comunicación y el archivo de imágenes) y soluciones de rayos X, y revende y presta servicios de mantenimiento de equipos a sus clientes.

Electromek depende a diario del software Smartsheet para gestionar proyectos, procesos de gestión de calidad, comunicaciones internas, oportunidades de venta y horarios de los empleados. “Smartsheet es mi herramienta de referencia para la gestión de proyectos”, afirma Rebekah Schreader, directora de gestión de calidad y gerenta sénior de proyectos de TI. “Me permite gestionar todos nuestros proyectos de forma centralizada y enviar automáticamente esa información a cualquiera que la necesite, de modo que sabemos exactamente qué proyectos están en marcha, quién está trabajando en cada uno y en qué fase del proceso nos encontramos”. 

Anteriormente, Schreader y otros miembros del personal de Electromek utilizaban hojas de cálculo, correos electrónicos y otros procesos manuales para mantener la programación de los proyectos de los ingenieros de servicio y los empleados de TI de la empresa. “Para la programación, tenía que buscar en docenas de correos electrónicos para averiguar en qué ubicación tenía que estar un empleado concreto en la semana”, explica Schreader. “Además, no teníamos un directorio compartido para la información de proyectos o clientes. Todo estaba aislado y descentralizado, y tenía que esperar a que alguien de otro departamento me respondiera sobre los detalles de un proyecto. Nada estaba optimizado”. Sin una solución centralizada, a Electromek le preocupaba su capacidad para cumplir las normas de certificación de la Organización Internacional de Normalización (ISO). “Parte de estar certificado es tener un buen sistema de gestión de calidad, lo que requiere gestionar un montón de documentos y formularios”, dice Schreader. “Necesitábamos alojar esos documentos en un solo lugar y facilitar el acceso a ellos a nuestros ingenieros de servicio”.

Confiar en Smartsheet para realizar el seguimiento de cientos de proyectos y horarios

Schreader conoció Smartsheet en su puesto anterior en otra empresa.

“Conocí Smartsheet cuando tuve que compartir información de proyectos y me impresionó de inmediato”, dice. “Una vez que lo probé, me di cuenta de que era muy fácil de usar para crear proyectos y planes, y de que era mucho más fácil que las otras herramientas que había estado usando”.

Actualmente, Electromek gestiona todos los proyectos existentes y futuros dentro de Smartsheet. Smartsheet contiene informes, formularios, información de contacto del cliente y cronogramas de proyectos para cada una de las implementaciones o solicitudes de servicio de PACS o rayos X de la empresa. A través de las automatizaciones de Smartsheet, se envían automáticamente notificaciones a cada miembro de un equipo de proyecto cuando se realizan actualizaciones o cambios en Smartsheet. Desde que la empresa empezó a realizar el seguimiento de los proyectos en Smartsheet, ha creado 262 proyectos para implementaciones y servicios de PACS y rayos X.

Electromek también integra Smartsheet con Microsoft Teams. Un empleado puede hacer clic en una pestaña dentro de Teams e iniciar Smartsheet para cada nuevo proyecto, y las actualizaciones del proyecto se envían automáticamente a Teams cuando se realizan cambios en Smartsheet. Además, la empresa utiliza Smartsheet para el seguimiento de problemas en TI. “Si alguien tiene una pregunta o problema de TI, puede enviar la solicitud y esta va directamente a Smartsheet y Teams”, dice Schreader. “Optimiza el proceso general de TI”.

Electromek confía en Smartsheet para controlar y actualizar todos los horarios de los empleados y las solicitudes para días libres. “Nuestros ingenieros de servicio pueden ver sus horarios actualizados en Smartsheet, y también reciben notificaciones automáticas por correo electrónico sobre los días libres de las personas de su equipo”, dice Schreader. El equipo de ventas de Electromek gestiona los clientes y realiza un seguimiento de las nuevas oportunidades en una herramienta interna de gestión de relaciones con los clientes (CRM) integrada con Smartsheet. Electromek también registra todas las solicitudes de servicio de nuevos equipos en Smartsheet.

La empresa utiliza, además, un panel de Smartsheet para obtener una visibilidad rápida del estado y los cronogramas de los proyectos, así como para solicitar y gestionar el uso de vehículos de servicio. Otro panel proporciona información actualizada sobre los documentos de procedimiento y el estado de aprobación de los formularios de gestión de calidad. Electromek también mantiene un panel de Smartsheet para clientes, que les permite acceder a listas de contactos y planes de proyectos.

Electromek, además, ha empezado a utilizar la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet para consultar los horarios de los empleados y la información de los proyectos. Los ingenieros de servicio pueden utilizar la aplicación para resumir las visitas a los sitios de los clientes.

Mayor visibilidad de los proyectos y mejor comunicación con los clientes 

Al utilizar Smartsheet para la gestión central, Electromek ha aumentado su visibilidad del estado de todos los proyectos y horarios.

“Con Smartsheet, pasamos de procesos descentralizados a una solución de comunicación completamente optimizada”, dice Schreader. “Tenemos una visibilidad de alto nivel de cada proyecto. En lugar de tener que mirar docenas de páginas de notas para encontrar un detalle sobre un proyecto, simplemente puedo mirar un panel de Smartsheet para ver los puntos clave, y todo está actualizado”. 

Con una mejor visibilidad de los proyectos, Electromek puede ver claramente cuándo los proyectos se están desviando, de modo que los gerentes de proyectos y los clientes pueden trabajar para asegurarse de que se cumplen los cronogramas.

“Podemos comunicarnos mucho mejor con nuestros clientes porque tenemos datos en tiempo real sobre los cronogramas, que ellos también pueden ver”, dice Schreader. “En general, esto nos está ayudando a mejorar el servicio al cliente”.

Por ejemplo, Electromek puede anticipar mejor los problemas con respecto al progreso de un proyecto y mantener en marcha los proyectos que se pararon. “Esto es especialmente importante en la atención médica, porque la atención al paciente podría verse afectada por el retraso de un proyecto”, dice Schreader. “Al ser transparentes y disponer de información para nuestros clientes, podemos establecer expectativas y darles confianza en que las cosas siguen avanzando”.

La configuración de nuevos proyectos se reduce de 30 horas a 30 minutos 

Al aprovechar las automatizaciones y los paneles de Smartsheet, Electromek puede crear nuevos proyectos mucho más fácil y rápido que antes. “Solía pasar hasta 30 horas a la semana configurando un nuevo proyecto, porque tenía que utilizar diferentes herramientas de gestión de proyectos y hojas de cálculo para consolidar la información, leer un montón de correos electrónicos y notas, y luego buscar en los calendarios qué ingenieros de servicio estarían disponibles para ese proyecto”, dice Schreader. “Ahora, con Smartsheet, puedo configurar un proyecto en 30 minutos y tenerlo listo para ponerlo en marcha”. En 2022, Schreader creó 146 proyectos nuevos en Smartsheet, lo que representa un ahorro total de tiempo de más de 4000 horas al año.

Al ahorrar tiempo en la creación de proyectos, Schreader puede invertir más de su tiempo en tareas de gestión de calidad.

“Creé más de 350 documentos de certificación para nuestros ingenieros en el último año”, afirma. “No podría haber hecho todo eso sin el ahorro de tiempo que estoy consiguiendo con Smartsheet”.

Electromek está planeando construir un panel de Smartsheet para los ingenieros de servicio, que sustituirá a una pizarra utilizada para programar citas y proyectos. “Smartsheet nos da mucha flexibilidad, y esperamos seguir creciendo con ella”, dice Schreader. “Smartsheet simplemente nos hace la vida más fácil”.

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