Howden impulsa la innovación y la eficiencia con Smartsheet

Para un negocio mundial establecido como Howden, que diseña y suministra soluciones de manipulación de gas y aire para optimizar los procesos vitales de sus clientes, la colaboración, la eficiancia y la innovación son fundamentales. 

Pero con más de 6000 empleados en 26 países y una oferta de soluciones en constante evolución que abarca industrias complejas como la de electricidad, químicos, infraestructura y más, lograr esto no es tarea fácil. Los asociados deben hacer malabares con muchos proyectos que se desarrollan rápido. Y, tal como Howden ya sabe, mientras más globalizada sea una operación, más difícil es garantizar que todos estén en sintonía.  

Innovación global en gestión de proyectos

El personal de Howden está formado por ambiciosos ingenieros, controladores de programas, gestores de proyectos y empleados de soporte de todo el mundo; todos ellos trabajan juntos para ayudar a los clientes a ofrecer soluciones sostenibles de manipulación de gas y aire, a menudo en entornos complejos. 

Willie Vance, director de gestión de proyectos tecnológicos de Howden Technology, brinda soporte profesional en gestión de proyectos en toda la empresa y se comunica con colegas de todo el mundo para llevar a cabo los proyectos. Sin embargo, en los últimos años, Vance y sus colegas han visto que se han repetido problemas y desafíos específicos en los proyectos.

Con tanta innovación global, hacer un seguimiento de los proyectos, del avance y de los datos se ha convertido en un dolor de cabeza real. “Compartíamos planillas de Excel”, comenta Vance. “Pero nunca quedaba claro si todos mirábamos el mismo archivo o si ese archivo era la versión más actualizada. Durante las llamadas quincenales sobre el avance con los colegas de India y China, a veces no quedaba claro si estábamos en la misma sintonía”.

El equipo también luchaba contra procesos de informes manuales y lentos. Los gestores de proyectos y los ingenieros presentaban la información de los proyectos en diversos formatos, todos ellos según la preferencia personal de cada uno.

Todos estos problemas dificultaban la gestión eficaz del tiempo de los empelados y la visibilidad clara de los proyectos, por lo cual la comprensión y el equilibrio de la carga de trabajo eran aún más complejos.

Una plataforma para la colaboración global

Vance sabía que Howden debía encontrar una mejor manera para avanzar y que la solución tenía que ser adecuada para todos, considerar sus preferencias personales y su ubicación geográfica. Vance buscó una solución que pudiera resultar útil y habló con sus colegas sobre el negocio. Un impulsor clave fue la capacidad de mostrar información de distintas formas, como en tableros Kanban, al tiempo que también se garantizaba que el trabajo y los proyectos pudieran representarse visualmente con claridad con las vistas estilo Gantt. 

Tras investigar la oferta del mercado, Vance determinó que Smartsheet podía ser una solución y las pruebas iniciales mostraron que la plataforma era fantástica para el negocio. 

“Pudimos darnos cuenta rápido de los beneficios, desde crear una fuente única para los datos a una planificción optimizada, informes más rápidos y visualización de tareas más sencilla”, manifiesta Vance. “Nos dimos cuenta de que podíamos usar esta plataforma de maneras innovadoras, como automatizar los procesos heredados y promover la cultura empresarial”. 

Una fuente de la verdad común para todos los proyectos 

Vance analizó Smartsheet para comprobar que todos pudieran tener acceso a datos precisos y actualizados. El equipo ahora puede captar y compartir la misma información de las mismas maneras uniformes y estandarizadas. Todos pueden interactuar con eficiencia con los datos correctos en las llamadas diarias mediante soluciones personalizadas para el problema específico que se presente.  

Smartsheet es una plataforma flexible que puede mostrar la misma información de distintas maneras y también ha mejorado el modo en que el equipo gestiona los proyectos.

“En una compañía como Howden, uno trabaja con distintos grupos de personas, desde gestores de proyectos hasta ingenieros. Y si hay algo que a los ingenieros no les gusta es filtrar un gráfico de Gantt de 300 líneas. Se pierde al público por completo. Por suerte, Smartsheet tiene la flexibilidad para garantizar que todos vean la información de un modo que les resulte cómodo”.

Informes más inteligentes y rápidos 

Antes de Smartsheet, Vance y sus colegas pasaban muchísimo tiempo recopilando información de los proyectos y actualizaciones de estado para las reuniones mensuales de revisión de proyectos. Depender de procesos manuales implicaba que el equipo debía pasar horas recopilando información histórica en diversos formatos, como planillas de Excel y archivos PDF. Cuando tenían los datos reunidos, no había una manera uniforme de adjuntar archivos, agregar comentarios ni proporcionar contexto. 

“En los informes mensuales, usamos cuatro bloques con información relacionada con un proyecto, como hitos principales, riesgos y posibles problemas, estado financiero y medidas de mitigación necesarias para garantizar que el proyecto avanzara según lo previsto. Toda esta información se incluye en una presentación de PowerPoint, una tarea que solía requerir de 30 a 40 minutos por diapositiva”, comenta Vance. “Con Smartsheet, desarrollamos una aplicación que obtiene esta información de manera automática para completar las diapositivas, lo cual reduce el tiempo a menos de diez minutos por diapositiva. Eso es un ahorro enorme y favorece nuestra eficiencia”.

Recursos más efectivos 

Los equipos de Howden siempre están ocupados con numerosos proyectos acelerados. Pero gestionar bien el trabajo no se trata solo de finalizar proyectos rápido y de manera eficiente, por lo cual Howden desea con ansias garantizar que los empleados tengan el tiempo y el espacio que necesitan para prosperar. 

Resource Management de Smartsheet ha probado ser fundamental para darle al equipo visibilidad de la carga de recursos, junto con el alcance para detectar si las personas adecuadas participan en un proyecto y si tendrán tiempo suficiente para hacer el trabajo. Esto permitió que Howden trabajara con una filosofía de gestión de proyectos ágil, que resolviera problemas rápido y que desarrollara las soluciones adecuadas. 

“Diseñar planes de proyectos en Smartsheet y luego transferir esos datos en Gestión de recursos de Smartsheet nos permite tener una visibilidad real”, reflexiona Vance. “No solo en un perfil de recursos, sino también sobre el presupuesto de los proyectos externos. Nunca antes tuvimos eso y esta solución nos ha traído una inmensa cantidad de poder”.

Vance y su equipo también han usado Smartsheet para mejorar los procesos generales de RR. HH., como reserva de vacaciones, que es una parte fundamental de la gestión de recursos eficaz. Anteriormente, la reserva de vacaciones se hacía de forma manual en formularios de papel, un sistema “realmente arcaico”, tal como Vance ya sabía. 

Desde entonces, Vance ha desarrollado una planilla automatizada de reserva de vacaciones. Cada vez que se presenta una solicitud, se envía un correo electrónico automático al gerente, que analiza y aprueba el pedido. La planilla de solicitud de vacaciones está vinculada a un planificador que otorga a los gerentes plena visibilidad de las personas que están de vacaciones y el plazo de esa licencia. En este momento, esta planilla se ha implementado para el equipo de Renfrew, pero se está considerando usarla en los equipos de tecnología de Howden de Dinamarca y Países Bajos.

Construir una cultura empresarial sólida

Todo lo anterior se ha combinado para crear una mejor cultura de colaboración y comunicación en el negocio. Pero Howden ha usado Smartsheet incluso para promover específicamente una cultura sólida durante la pandemia de COVID-19 al crear una plataforma interna donde los asociados pueden publicar actualizaciones, compartir cosas alegres y amenas, y, por supuesto, hacer un seguimiento de la disponibilidad y ubicación de los empleados. 

“Después de que comenzó el aislamiento, diseñamos un panel de COVID-19”, informa Vance. “Esto permitió que la gente entendiera las distintas situaciones de cada país (como las restricciones locales) y nos ayudó a trabajar mejor juntos. Pero, fundamentalmente, nos ayudó a reunirnos en comunidad, lo cual era algo que todos necesitábamos en esos difíciles momentos de aislamiento”. 

En última instancia, esto refleja lo fundamental que ha sido Smartsheet para Howden. Vance ya tiene previsto implementar los beneficios de Smartsheet para sus colegas de todo el mundo, lo cual les permitirá desarrollar aplicaciones relevantes, según sea necesario, para garantizar que han personalizado las capacidades. 

“Los miembros de nuestra comunidad global están comenzando a entender el poder de Smartsheet”, agrega Vance. “Cada vez que planificamos un nuevo proyecto o iniciativa, la suposición predeterminada ahora es: usemos Smartsheet. Y, para nosotros, es un excelente rumbo”. 

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.