ArborMetrics mantiene sus operaciones para millones de personas con Formularios

Cuando 100 millones de personas dependen de usted para obtener energía, no hay margen de error. Es por eso que, para ArborMetrics, una empresa de gestión de la vegetación de América del Norte, la eficiente gestión de las tareas y la recopilación de los datos son una prioridad clave. “Todos están familiarizados con el aspecto de un poste eléctrico”, dice Amy McMillion, líder de operaciones de ArborMetrics. ”Pero lo que la mayoría no sabe es que cada poste puede tener hasta cien errores que hacen que sea inseguro para usted, su hijo o su ser querido caminar sin electrocutarse. Nuestros trabajadores de campo verifican estos errores potenciales”.

La organización emplea a más de 400 trabajadores de campo y oficina en Canadá y 17 estados de Estados Unidos. A diario, ellos evalúan, supervisan y gestionan la vegetación que amenaza las líneas eléctricas circundantes para garantizar que las personas reciban electricidad en sus hogares. “Empleamos arboristas y técnicos para supervisar la construcción de nuevas líneas eléctricas, así como los derechos de paso de las líneas de gas o los servicios públicos”, dice McMillion. “Influimos en cuanto a si su hogar o negocio recibe energía”.

Ramificarse sin alejarse

En el pasado, cuando el equipo de ArborMetrics estaba compuesto por unas 70 personas, dependía de hojas de cálculo de Excel y comunicaciones por correo electrónico para mantener con electricidad a la comunidad. “Enviábamos constantemente correos electrónicos con archivos actualizados, de ida y vuelta, ya que no podíamos ser de utilidad en un solo lugar”, revela McMillion.

A medida que el equipo se expandió, administrar miles de archivos Excel para realizar un seguimiento de la infraestructura se volvió abrumador. “La geografía es nuestro mayor desafío”, dice McMillion. “Necesitábamos procesos que fueran uniformes en todo nuestro equipo de gestión, y también personalizables para cada uno de nuestros contratos individuales”.

Esto llevó a ArborMetrics hacia Smartsheet, que la empresa ahora utiliza en todos los ámbitos para alinear sus políticas y procesos en todas las ubicaciones a través de portales de paneles centralizados. Los equipos de campo utilizan los portales para solicitar los elementos que necesitan, presentar informes de incidentes o resolver otros problemas específicos de sus contratos. “Cuando estás en el campo, no tienes servicio en todas partes”, comparte McMillion.

“Antes, nuestros trabajadores de campo escribían las cosas en un cuaderno de papel y, luego, las ingresaban en la computadora. Ahora, la función de móvil sin conexión guarda lo que envían y esto ingresa al proceso una vez que vuelven a estar conectados”.

Eliminar los flujos de trabajo ineficientes

El hecho de tomar notas, recopilar datos y realizar la validación de forma manual también estaban ralentizando los preparativos para las auditorías de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). “La OSHA requiere una inspección completa del equipo de protección personal (PPE) de todo nuestro personal. Esto implicaba enviar por correo electrónico una hoja de Excel con todas las preguntas a cada equipo de campo y perseguirlos para que la completaran”, explica McMillion.

Una vez que se recopilaban todas las hojas, tres personas dedicaban tres semanas a repasarlas línea por línea para asegurarse de que todos trabajaban bajo condiciones de seguridad. “Si se lidia con la seguridad, uno quiere esperar demasiado. Si hay un equipo de seguridad defectuoso, no es bueno esperar 30 días para obtener su reemplazo”, comparte McMillion. 
La implementación de los Formularios de Smartsheet permitió que ArborMetrics acelerara el proceso. “Ahora, cada vez que tenemos una auditoría, configuramos una nueva hoja y formulario inteligentes que la acompañan”, dice McMillion. “Una vez que se completa la hoja, el revisor puede usar el formato condicional para resaltar las áreas que debe analizar”.

Además de facilitar la recopilación de datos, la automatización aumenta su precisión. “La persona en el campo que envió el formulario recibe un correo electrónico automatizado en el que se le pide que revise sus respuestas”, dice McMillion.

“Esto ayuda a eliminar errores. Así que, ahora, la verificación manual de datos tarda 15 minutos y la realiza una sola persona”.

Formularios de Smartsheet también ayuda a ahorrar tiempo ya que compila documentos personalizados en función de los datos que se seleccionan en la hoja. “Crea un formulario PDF que se puede completar y asigna campos o columnas exactamente a donde quiere”, explica McMillion. “Cada vez que se envía un nuevo formulario, Smartsheet lo asigna automáticamente al documento”.

Dado que los datos se validan antes de enviarse, la revisión lleva mucho menos tiempo que antes. “Con otras herramientas, no podía garantizar que el usuario no marcara mal un número e ingresara un formato de datos incorrecto“, dice McMillion.

“Smartsheet aplica la validación de datos, lo que nos ayuda a ahorrar al menos 16 horas a la semana en la revisión de datos para los documentos generados”.

Avanzar constantemente

ArborMetrics sigue encontrando nuevas formas de aplicar la validación de datos, la lógica condicional, las integraciones de API y otras funciones de Formularios para colaborar virtualmente, escalar la administración de documentos y ahorrar tiempo.

“Smartsheet representa principalmente la eficiencia para nosotros. Redujo de forma significativa la cantidad de correos electrónicos y hojas de cálculo de Excel involucrados en nuestros procesos, resume McMillion “Teniendo en cuenta nuestro crecimiento y tamaño, gracias a Formularios, puedo dormir por la noche”.