Williams creó una plantilla de Smartsheet galardonada para realizar un seguimiento de los proyectos de forma más sencilla y precisa

Williams es una empresa energética de Tulsa, Oklahoma, y uno de los proveedores más grandes de infraestructura energética de Norteamérica. Williams, una empresa Fortune 500, gestiona el 30 por ciento del gas natural de Estados Unidos para calentar hogares, cocinar y generar electricidad.

El grupo constructor de la empresa gestiona proyectos de infraestructura grandes para clientes de Estados Unidos. Como sucede con varios de los otros departamentos internos de Williams, el grupo constructor usa Smartsheet para administrar proyectos e implementar indicadores clave de rendimiento durante el ciclo de vida del proyecto. “Usamos Smartsheet en mi departamento anterior, y me uní específicamente al grupo constructor para usar Smartsheet con el fin de realizar un seguimiento de todos los proyectos de construcción y crear nuevas eficiencias en los diferentes procesos”, cuenta Aaron Manley, ingeniero III de Williams. En la actualidad, más de 1400 empleados de Williams utilizan Smartsheet todos los días.

A medida que creció la adopción de Smartsheet en el grupo constructor, Manley intentó mejorar el proceso de administración de valor ganado (EVM) del departamento, que era diferente para cada equipo. El proceso de EVM realiza un seguimiento del porcentaje del total de proyecto completado en un momento determinado y mide el rendimiento y el progreso del proyecto. “Queríamos simplificar la estructura y el uso de la EVM para nuestros equipos”, expresa Manley. “En el pasado introducíamos manualmente los datos del proyecto en hojas de cálculo, proceso que consumía tiempo y no se podía personalizar. También queríamos tener una plataforma escalable estándar para administrar todos nuestros proyectos”.

Uso de Smartsheet para crear una plantilla de valor ganado basada en la cantidad 

Para diseñar una solución de EVM completamente nueva, Manley sacó provecho de la Galería de plantillas de Smartsheet y exploró decenas de plantillas para encontrar inspiración y extraer prácticas recomendadas.

“Descargo plantillas como punto de partida para desarrollar algo en lo que estoy trabajando. Comienzo desde esa base para no tener que crear algo desde cero”.

Manley también observó los planes de acción activos de Williams en Smartsheet Control Center, una herramienta que se utiliza para ofrecer coherencia, visibilidad y procesos de los proyectos a escala mediante la automatización de la creación de proyectos, la gestión de cambios y la incorporación de análisis de carteras. “Hemos estado usando un plan de acción de Control Center para mantener la consistencia en el seguimiento y la generación de informes de los proyectos”, cuenta Manley. “Todo lo que hacemos en Smartsheet se basa en ese plan de acción. Para este proyecto, nos ayudó a desarrollar una solución escalable fácil de implementar”.

Mientras trabajaba en la solución de EVM, Manley necesitaba asegurarse de que utilizara el mejor método para realizar un seguimiento del progreso del valor ganado para ese proyecto.

“Muchos valores ganados se basan en presupuestos o finanzas, pero eso no siempre nos da el mejor panorama del progreso real en el sitio”, explica. “Con esta solución, decidimos realizar un seguimiento de las cantidades físicas de los hitos alcanzados en el sitio, lo que pensamos que presentaría un panorama completo y preciso del progreso de un proyecto”.

Con la nueva solución de EVM, Manley ayudó a los ingenieros, equipos de proyectos y directores de obra de Williams a visualizar datos actualizados del proyecto con mayor precisión a fin de identificar cuándo se completa un proyecto o cuánto trabajo debe realizarse todavía. La solución también actúa como sistema de administración de calidad y automatiza la asignación de inspectores del proyecto, sus solicitudes de actualización y el reingreso de datos en Smartsheet.

Plantilla ganadora de concursos

Después de trabajar arduamente para investigar, desarrollar, probar e iterar su solución de EVM (un concepto que, según él, “es difícil de acertar”), Manley aprovechó la oportunidad de participar en el Concurso de plantillas ENGAGE’22 de Smartsheet y ayudó a otros usuarios de la comunidad de Smartsheet a diferenciar cómo se planifican, administran y visualizan los proyectos. 

Como evidencia del valor de su solución, los jueces del concurso de plantillas votaron de forma anónima por la solución de Manley para que se subiera al podio por el patrón de trabajo de administración de proyectos y procesos del concurso.   Un juez del concurso remarcó: "algunas mentes realmente brillantes que tienen completo conocimiento de Smartsheet no podrían desarrollar soluciones tan refinadas como esta". La plantilla de valor ganado basado en cantidad ahora está disponible para que todos los usuarios la descarguen en la Galería de plantillas de Smartsheet.

Una plantilla de EVM potente y fácil de usar

Cuando diseñó la plantilla de EVM, Manley se benefició de la simplicidad y facilidad de uso de las hojas, los informes y los paneles de Smartsheet. “Smartsheet simplemente funciona, y no se necesitó mucho esfuerzo para desarrollar algo”, cuenta Manley. Manley utilizó estas capacidades, en especial los paneles, para que la interfaz de usuario de la plantilla de EVM fuera lo más fácil de entender y simple posible. “Muchos de los miembros del equipo en las obras de construcción realizan inspecciones de campo y otras tareas. No siempre son expertos en tecnología, por lo que creamos una solución que funciona como un servicio integral para ellos”, dice Tanner Owens, ingeniero de construcción III de Williams. “Esta solución les permite introducir su progreso diario o semanal y verlo en un panel de forma más sencilla, para que se puedan centrar en su trabajo en la obra”.

Si bien es fácil de usar, la plantilla también es flexible y escalable. “Desarrollamos la solución para que se pueda personalizar con facilidad, a fin de que las personas puedan tomar los conceptos aplicados en la plantilla y ampliar su tamaño y alcance tanto como lo deseen”, dice Owens.

Seguimiento más preciso del progreso de un proyecto

Con la solución de EVM, los empleados de Williams pueden seguir el progreso de cualquier proyecto con precisión en un panel, debido a que la plantilla realiza un seguimiento de los proyectos en función de las cantidades, en lugar de cronogramas o presupuestos. “Ahora, con nuestra solución de Smartsheet, tenemos un panorama mucho más preciso de lo que logramos hacer en un día o una semana para un proyecto de construcción determinado, ya que realizamos un seguimiento basado en la cantidad“, explica Owens.

“Obtenemos informes precisos sobre nuestro progreso físico en lugar de tener que repasar y actualizar un montón de líneas en una hoja de cálculos para actualizar un cronograma. Esto también nos ayuda a predecir con mayor precisión cuándo se completará un proyecto”.

Trabajo manual reducido para el grupo de control de proyectos

Debido a que la solución de EVM elimina los procesos manuales, como los correos electrónicos y la generación práctica de informes, el grupo de control de proyectos de Williams dedica más tiempo a trabajar y menos tiempo a introducir datos del proyecto en hojas de cálculo. “La solución permite que nuestros equipos de proyecto ahorren tiempo debido a que pueden introducir la información una vez y presionar un botón para que se actualice todo automáticamente, cuenta Manley. “En lugar de utilizar diferentes fuentes de datos y plantillas, los miembros del equipo cuentan con una herramienta de administración de proyectos estandarizada y centralizada”.

Tras este éxito, y después de que Smartsheet nombró a la plantilla de valor ganado basado en cantidad de Manley como la ganadora del patrón de trabajo de administración de proyectos y procesos de su concurso, el grupo constructor de Williams espera ampliar su uso de Smartsheet para incluir casos de uso de administración de proyectos adicionales. “Me ilusiona lo que nos depara el futuro”, dice Manley. “Smartsheet se está volviendo cada vez más en una solución empresarial dentro de nuestra empresa, y el próximo paso será el de incorporar lo que hemos hecho hasta ahora en toda la organización”.

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