IEA utiliza Smartsheet para automatizar la asignación de recursos y dar a los técnicos de campo más tiempo con los clientes

Infrastructure and Energy Alternatives, Inc. (IEA) Infrastructure Services es un proveedor líder de soporte de infraestructura, que ofrece diversos servicios, desde el diseño y la ingeniería, hasta el desarrollo del sitio, la construcción y el mantenimiento correctivo para el sector energético. La empresa ofrece soporte de ingeniería, abastecimiento y construcción (EPC) a los clientes, y gestiona más de 150 proyectos de servicios de energía renovable cada año.

Para alcanzar la meta de ofrecer productos y servicios coherentes y de valor a los clientes, IEA se esfuerza por brindar la mejor tecnología a sus más de 200 empleados. “Contamos con más de 175 técnicos que trabajan en tareas de instalación y reparaciones, y ellos son los responsables de que nuestro negocio tenga éxito. Debemos facilitarles las herramientas adecuadas para que puedan realizar un seguimiento de los proyectos y hacer su trabajo de manera eficiente”, afirma Chad Niemeyer, director de Servicios de Operaciones y calidad de IEA. “Del mismo modo, necesitamos proporcionar a nuestros gerentes las mejores herramientas para la gestión de proyectos y la elaboración de informes”. Desde hace varios años, IEA utiliza Smartsheet para ayudar a los técnicos de campo y a los gerentes a hacer un seguimiento de los proyectos y ofrecerles a los ejecutivos información detallada del negocio. 

“Smartsheet ofrece un conjunto integrado de herramientas para comprender mejor cómo funciona la empresa”, señala Niemeyer.

Antes de implementar Smartsheet, IEA utilizaba una combinación de hojas de cálculo, correos electrónicos y llamadas de conferencia para gestionar los proyectos. Estos métodos manuales solo funcionaron hasta que la empresa comenzó a crecer rápidamente. “A medida que empezamos a crecer y sumamos más equipos, se volvió cada vez más difícil mantenerse al tanto del estado de los proyectos”, indica Niemeyer. “La administración de recursos también era imposible de controlar. Era muy complicado ver la ubicación de los técnicos o cuáles de ellos estaban disponibles, así como los proyectos que se asignaban a recursos específicos. Los gerentes asignaban recursos por instinto en lugar de basarse en datos reales. Básicamente, no teníamos visibilidad de la disponibilidad, lo que demoraba las comunicaciones con los clientes y los proyectos en general”.

DDB Consultants crea herramientas de gestión de proyectos y recursos en Smartsheet

Luego de conocer a DDB Consultants, una empresa de consultoría y desarrolladora de soluciones, IEA decidió incorporar Smartsheet como su principal herramienta para la gestión de proyectos. “Desarrollamos una verdadera asociación con DDB”, dice Niemeyer. “Teníamos una visión compartida internamente de lo que queríamos hacer con Smartsheet, y los miembros de DDB fueron los expertos que la hicieron realidad. Se desempeñan de forma satisfactoria en el sector de la energía renovable y tienen una idea clara del éxito. Realmente nos ayudaron a ver cómo la tecnología que usábamos en el pasado no nos permitía crecer”.

En un principio, DDB ayudó a IEA a desarrollar una herramienta de administración de recursos en Smartsheet que ofrece datos de disponibilidad y cronograma en tiempo real a cualquier persona de la empresa. La herramienta está basada en Smartsheet Control Center para estandarizar la administración de recursos, ya que permite ver todos los proyectos en un solo lugar. “También utilizamos en gran medida flujos de trabajo automatizados en Smartsheet”, agrega Gurmeet Mangat, fundador de DDB Consultants. “De esta forma, los gerentes de IEA reciben notificaciones cuando un técnico de campo está disponible o no, y pueden ver fácilmente las asignaciones actuales y futuras”.

DDB también utilizó Smartsheet para crear una solución de gestión de proyectos que resolviera el problema de visibilidad de IEA. Por medio de la aplicación, los gerentes obtienen estimaciones de finalización en tiempo real con base en datos de cronograma existentes. Con esta información, los gerentes de proyectos pueden estimar con precisión las líneas de tiempo y los costos del proyecto a nivel interno y con los clientes.

Los técnicos de campo de IEA utilizan la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet para acceder rápidamente a los datos de proyectos dondequiera que estén trabajando. Los técnicos también pueden recopilar datos de Smartsheet sin conexión. Esto es esencial para los trabajadores en sitios remotos con mala conectividad a Internet o cobertura de teléfono celular. 

“Nuestra visión implica que un gerente de proyectos pueda dirigir sus asuntos desde un teléfono inteligente mientras esté en un viaje de pesca, por ejemplo”, expresa Niemeyer. “Todo gira en torno al equilibrio entre la vida laboral y personal, lo que ayuda a maximizar la eficiencia de nuestra empresa”.

Acceso rápido a perspectivas empresariales en tiempo real

Gracias a la colaboración con DDB, IEA pudo desarrollar soluciones en Smartsheet con rapidez y obtener acceso inmediato a perspectivas operativas. “Con las herramientas que creamos en Smartsheet, ahora todos nuestros datos están conectados, ya sea mediante bases de datos, tablas u hojas, sin la necesidad de realizar programaciones complicadas o afrontar un alto costo de desarrollo”, comenta Niemeyer. “Por ejemplo, queríamos saber exactamente dónde se utilizaban nuestras grúas en la obra de un cliente y a qué hora estarían allí, para poder coordinar las inspecciones. En 90 minutos, creamos un portal para ingresar información del trabajo y establecer un proceso de notificaciones de inspección. En general, ahora podemos obtener perspectivas más detalladas del estado del proyecto e identificar demoras en el trabajo que podrían retrasar los cronogramas. Esto nos permite ser más proactivos con respecto a nuestro trabajo”.

Mayor visibilidad de la asignación y disponibilidad de los recursos

A través de la información actualizada del proyecto que se muestra en los paneles de Smartsheet, los gerentes de proyectos de IEA reciben actualizaciones diarias automatizadas sobre los recursos del proyecto. “Con Smartsheet, podemos visualizar la disponibilidad del personal”, afirma Niemeyer. “Podemos ver qué trabajos están disponibles para los técnicos, así como visualizar fácilmente dónde están ubicados o qué están haciendo, a fin de determinar cómo utilizar esos recursos de la mejor manera posible. Esto significa que podemos mantener a nuestros técnicos ocupados y limitar el tiempo de inactividad, lo que ayuda a impulsar la eficiencia del proyecto. Superamos muchos de los problemas de coordinación de proyectos que teníamos, ya que ahora entendemos con claridad cuál es el estado del equipo de recursos en cualquier momento dado”.

La visibilidad mejorada de los recursos también ayuda a IEA a comunicarse de forma más efectiva con los clientes. “Nuestros clientes ahora obtienen datos de proyectos de mayor calidad y de manera más coherente”, cuenta Niemeyer. “Pueden ver cuál es el estado de su proyecto. Si tenemos retrasos debido a cuestiones climáticas o fallas del equipo, podemos afrontar rápidamente esos problemas y avisarles a los clientes que el cronograma podría modificarse un poco”.

Más tiempo para que los técnicos de campo se comuniquen con los clientes 

Debido a que pueden acceder de forma fácil a los datos del proyecto a través de la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet, los técnicos de campo de IEA dedican menos tiempo a recopilar datos y elaborar informes de los proyectos. “Smartsheet nos ayuda a conseguir una de nuestras metas principales: la recopilación oportuna de los datos”, indica Niemeyer. “En el pasado, si no tenían acceso a los recursos de la red, los técnicos de campo esperaban hasta el final de la semana y dedicaban al menos dos horas a actualizar las hojas de cálculo. Con Smartsheet, los técnicos ahorran alrededor de 50 horas por semana gracias a la automatización de los procesos de recopilación de datos. El personal de campo es un pilar fundamental para la empresa, y Smartsheet reduce en gran medida su frustración”.

Debido a que ahorran tiempo en la elaboración de informes, los empleados de campo de IEA no tienen que preocuparse por recopilar datos de proyectos, financieros y de rendimiento. 

“Los técnicos dedican más tiempo a interactuar con los clientes gracias a Smartsheet, y también tienen conversaciones más oportunas y de mayor calidad sobre lo que realmente está sucediendo en la empresa”, señala Niemeyer.

En la actualidad, IEA trabaja para expandir sus capacidades de elaboración de informes en Smartsheet. Para ello, agregan nuevas funciones y extienden los paneles a más personas. “Planeamos usar Smartsheet para obtener más información sobre el análisis cíclico, de modo que sepamos en qué áreas nos desempeñamos bien y en cuáles debemos mejorar para tomar medidas”, comenta Niemeyer. “Estamos seguros de que Smartsheet seguirá brindándonos información con mayor rapidez sobre nuestra empresa”.

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