WOG Technologies reúne a los departamentos, lo que fomenta la colaboración y la eficiencia

WOG Technologies es líder en la gestión de agua, aguas residuales y energías renovables. La empresa, que opera en todo el mundo, ofrece soluciones tecnológicas y construye instalaciones para clientes industriales y municipales. “Tenemos las herramientas y la experiencia adecuadas para abordar los problemas de aguas residuales industriales más desafiantes, y nos enorgullece hacer una contribución importante a la protección del medio ambiente”, explica Sunil Rajan, director ejecutivo de WOG Technologies. 

WOG Technologies tiene varios equipos y departamentos que se ocupan de una amplia variedad de proyectos complejos, lo que dificulta gestionarlos con una sola línea de visión. “La solución de gestión de proyectos con la que ya contábamos carecía de capacidades en tiempo real, lo que dificultaba la colaboración fluida entre los departamentos”, señala Rajan. “En mi caso, necesitaba un panel centralizado para tomar decisiones basadas en datos rápidamente e impulsar el crecimiento de la empresa”.

Creación metódica de soluciones

La empresa contactó a BlueTide Analytics, un socio de solución Gold de Smartsheet Aligned, para crear un conjunto de soluciones de Smartsheet. BlueTide Analytics llevó a cabo talleres con WOG Technologies para comprender los flujos de trabajo, puntos débiles y necesidades existentes de la empresa. “Nuestra prioridad era crear interfaces fáciles de usar y lograr una integración fluida de los módulos interdepartamentales”, explica Rajan. 

Después de una auditoría exhaustiva de los procesos existentes, el equipo procedió a crear soluciones basadas en Smartsheet para proporcionar a Rajan la visibilidad que necesitaba.

“Las potentes funciones y el desarrollo personalizado de Smartsheet se corresponden con nuestras necesidades y se integran a la perfección con los sistemas existentes”. 

Unión y optimización de recursos

El equipo de BlueTide primero dividió los silos existentes con módulos interdepartamentales. “Estos módulos integran de manera ininterrumpida los datos de distintos departamentos, lo que me da perspectivas en tiempo real de la totalidad de actividades y costos de la empresa”, señala Rajan. Esto me permite tomar decisiones fundamentadas rápidamente, lo que, a su vez, aporta más eficiencia y agilidad a nuestras operaciones. Cuando viajo, lo primero que abro por la mañana para saber cómo anda todo es un panel”.

Después de establecer una visión global de cada departamento, el equipo de BlueTide pasó a comprender la función de cada miembro del personal. “La asignación óptima de recursos es fundamental para nosotros, por lo que el equipo creó una herramienta de planificación de recursos humanos (RR. HH.) basada en un mapa de calor con informes de Power BI integrados”, dice Rajan. “Los paneles de Smartsheet nos ayudaron a comprender las capacidades del equipo en todos los proyectos. Esto nos permitió asignar los recursos de manera más eficaz, lo que se tradujo en mejores resultados de proyectos y una reducción de los cuellos de botella relativos a los recursos”.

Fluidez en la ejecución de proyectos

El siguiente paso fue una solución de gestión de proyectos basada en Smartsheet. En cada proyecto, el equipo ahora tenía acceso a información como el estado, el nivel de riesgo, los costos, los empleados responsables y las fechas de finalización.

“Con más visibilidad ejecutiva en tiempo real, los miembros de nuestro equipo ahora tienen todo lo que necesitan para gestionar y finalizar los proyectos sin contratiempos”, comparte Rajan. “En lugar de dos semanas, ahora podemos poner en marcha un proyecto en la mitad de tiempo. Esta solución también fomenta la colaboración, no solo entre los miembros de nuestro personal, sino también con los proveedores y clientes. Antes, tardábamos entre siete y diez días en preparar los informes de un proyecto finalizado para el Director ejecutivo. Ahora, puede ver el estado y los riesgos casi en tiempo real. Esto redujo el tiempo de elaboración de informes en un 90%”.

A fin de llevar la gestión eficaz de proyectos un paso más allá, WOG Technologies implementó el análisis de ruta crítica (CPA) en Smartsheet: se asigna cada tarea necesaria para finalizar un proyecto, y se identifican las dependencias y la cantidad de tiempo que requiere cada una. “Con las capacidades de Smartsheet, podemos identificar y abordar fácilmente los posibles cuellos de botella del proyecto de manera proactiva”, señala Rajan.

Constancia garantizada en el crecimiento

Por último, WOG Technologies optimizó su proceso de ventas implementando un módulo de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y seguimiento de propuestas dentro de Smartsheet. “Con esta solución, podemos realizar un seguimiento de cada oportunidad de ventas o interacción con nuestros clientes”, comparte Rajan.

“De esta manera, nada pasa desapercibido. Ahora aprovechamos una cantidad mayor de oportunidades de ventas y optimizamos el proceso de preparación de propuestas, lo que acelera las presentaciones para los clientes”.

Antes de la puesta en producción, BlueTide Analytics llevó a cabo rigurosas pruebas para garantizar que las soluciones funcionaran según lo previsto. El equipo también capacitó al personal de WOG Technologies, lo que permitió que cada empleado aprovechara al máximo el sistema. 

Con un sólido sistema de gestión de proyectos, visibilidad interdepartamental y un uso eficiente de los recursos, WOG Technologies ahora está lista para atender a los clientes con más rapidez, agilidad y eficacia. “Gracias a una implementación muy sencilla y sin contratiempos, aprovechamos Smartsheet para satisfacer nuestras necesidades específicas. Empoderamos a nuestro equipo con perspectivas cruciales en tiempo real, lo que contribuye a la toma estratégica de decisiones y a la optimización de las operaciones. Estoy entusiasmado por ver cómo sigue subiendo el estándar de productividad con la tecnología”.