American Electric Power consolida los procesos y acelera la resolución de problemas con la vista puesta en el ahorro de costos

Las empresa privada de servicios básicos American Electric Power (AEP) cuenta con la mayor red de transmisión de Norteamérica y proporciona electricidad a 5,5 millones de clientes en once estados. Además de satisfacer las demandas de energía de los clientes de manera eficaz y asequible, AEP debe cumplir con diversas regulaciones estatales y federales, así como priorizar siempre la seguridad de clientes y empleados. Smartsheet ayuda a que AEP cree soluciones innovadoras a diversos problemas y le permite realizar pruebas e implementaciones rápidas que demuestren resultados con mayor rapidez que los procesos tradicionales de desarrollo de TI. 

Smartsheet ha aumentado la velocidad a la que se puede compartir la información, porque los usuarios pueden extraer información actualizada en cualquier momento en vez de esperar que se envíe el informe manual. La capacidad de obtener información donde se necesita, a pedido y a tiempo, ayuda a AEP a tomar mejores decisiones empresariales.

La organización de planificación de unidades de negocios de AEP se centra en cómo la compañía puede usar la tecnología para ayudar a impulsar la eficiencia operativa, reducir los costos y cumplir con las expectativas cada vez mayores de los clientes de una respuesta rápida.

Un desafío de progresar sobre la base de buenas ideas que pueden ayudar a clientes o empleados es que un proyecto completado puede tardar entre 12 y 24 meses en implementarse. Durante ese tiempo, es probable que los equipos vuelvan a la forma en la que siempre hacían las cosas, lo cual representa un obstáculo para un grupo al que se le pide innovación.

Para cumplir con las obligaciones de servicios públicos de mantener costos bajos para el cliente y demostrar el valor de sus decisiones, la nueva plataforma de poco código o sin código sería una parte fundamental del kit de herramientas. Smartsheet permite que AEP pruebe y perfeccione las soluciones, con pilotos que demuestran el impacto real en los resultados. Dichas soluciones pueden ampliarse con el proceso de desarrollo de TI o, en muchos casos, implementarse inmediatamente con Smartsheet.

Ahorro y soluciones flexibles

Hoy en día, AEP usa Smartsheet para captar con mayor rapidez datos de equipos de campo, mejorar la supervisión de la seguridad y las operaciones, impulsar la visibilidad de programas e iniciativas para miembros de equipos y el equipo directivo, y optimizar la responsabilidad en diversos departamentos. Los productos de Smartsheet, incluidos Control Center, DataMesh y WorkApps, ofrecen plantillas uniformes, mejor flujo de información y administración más personalizada del trabajo.

Una solución importante para AEP está relacionada con el daño a la propiedad externa. Cuando ocurre un accidente de tránsito que daña un poste, AEP trabaja con sus aseguradores para recuperar los costos de reparación o reemplazo. Documentar el daño y determinar la culpabilidad solían comenzar con un formulario en papel, “la hoja azul”, pero no siempre quedaba claro quién era el responsable del equipo de campo de obtener la información del equipo de respuesta ante emergencias o de administrar el proceso. 

Ahora se utiliza un formulario de Smartsheet para recopilar datos además de fotos y videos, con metadatos que muestran el horario y la ubicación para garantizar que se comprenda la escena del accidente con precisión. La solución de daño a la propiedad externa ha disminuido considerablemente la denegación de reclamos y ha permitido que AEP recupere más costos de reparación. Un piloto de la solución en dos distritos ahorró USD 40 000 en dos meses, o un promedio de USD 10 000 por mes por distrito. Si lo ampliamos a todos los distritos de AEP, podría significar un ahorro de USD 4,8 millones al año.

Otra solución de ahorro de costos de Smartsheet permite que los equipos de ingeniería de la construcción de AEP administren y prioricen proyectos con mayor eficiencia. Además de los programas de reparación y construcción encargados por los reguladores de servicios públicos de cada estado, los equipos cumplen con solicitudes de servicio y reparación de los clientes. Ambos tipos de proyectos tienen una prioridad inferior que resolver cortes inesperados de energía, pero antes de Smartsheet, era difícil mantener la visibilidad para las tareas importantes que no son de emergencia. Ahora los paneles permiten que los equipos realicen un seguimiento y reordenen las prioridades del trabajo para que las tareas se puedan agrupar de manera más eficiente y nada se pase por alto. 

El impacto queda claro en el caso de AEP Ohio, que presta servicio a 1,5 millones de clientes. La organización reemplaza los postes y otros equipos, activa la energía para los nuevos clientes y trabaja a fin de mantenerla activa para los clientes existentes. Esto requiere cientos de millones de presupuesto de capital por año y miles de empleados. A esa escala, organizar el trabajo de las cuadrillas para que sea más eficiente puede hacer una gran diferencia.

Los equipos de campo implementaron varias soluciones de Smartsheet que los ayudaron a resolver problemas de comunicación y uso compartido de datos cuando están lejos de las oficinas comerciales. Las soluciones optimizadas para dispositivos móviles ayudan a los equipos de reparación a llenar huecos en sus cronogramas al encontrar solicitudes de servicio cerca sin tener que conducir millas hasta un centro de servicio, luego dar la vuelta y regresar al cliente. También es más fácil rastrear los incidentes de seguridad al completar un formulario móvil y adjuntar fotos al registro; en vez de archivarse en un cajón, los datos se alimentan en una hoja que puede analizarse para identificar patrones que requerirían mejoras de equipos, perfeccionamiento o nuevas campañas de concientización.  

AEP también usa WorkApps de Smartsheet para crear espacios de trabajo individuales para el personal de las plantas generadoras y les permite captar datos con mayor facilidad de los equipos en todo un gran territorio. Dentro de una planta, las personas se mueven en distintas ubicaciones, hasta 13 pisos o una milla en cualquier dirección, y no siempre tienen conectividad y capacidad de comunicación. Al comprobar las herramientas y realizar mediciones, pueden usar Smartsheet en un dispositivo móvil para captar los datos directamente en vez de registrarlos en papel y luego regresar a la estación de trabajo para ingresarlos al sistema. Esto significa que los colegas no deben esperar hasta el final del día o el día siguiente para recibir lecturas actualizadas.

Ahorrar tiempo y mejorar la comunicación

Los paneles les permiten a los líderes ver el estado en tiempo real de una variedad de proyectos y problemas, en vez de esperar a que se presenten los informes y se devuelvan las llamadas. Una mayor velocidad para tomar decisiones es uno de los mayores beneficios de usar Smartsheet. Los paneles les permiten a los líderes ver el estado en tiempo real de una variedad de proyectos y problemas, en vez de esperar a que se presenten los informes y se devuelvan las llamadas. La capacidad de AEP de tener datos más recientes les permiten cambiar de rumbo con anticipación cuando sea necesario, lo cual tiene un impacto real en el negocio.

Los equipos de marketing de AEP usan Smartsheet para mejorar la educación del cliente. Los paneles ofrecen un lugar central para revisar y editar contenido, así como para planificar y realizar un seguimiento de las comunicaciones en varios canales, incluidas impresiones, correos electrónicos y redes sociales. Los equipos de marketing pueden trabajar sin inconvenientes con proveedores externos para garantizar que los mensajes correctos se transmitan a las audiencias adecuadas, sin problemas de versiones o mayores esfuerzos. 

Una de las principales prioridades de AEP es la consolidación de aplicaciones, y Smartsheet cumple una función clave. Algunos proyectos se han convertido en soluciones de Smartsheet más simples; en otros casos, Smartsheet es una herramienta para administrar un seguimiento y una ejecución más eficientes con otras herramientas. El objetivo final es hacer que sea más sencillo para los usuarios de campo minimizar las distracciones.

Hacer que la captación de datos y el acceso a ellos sean más eficientes permite que el personal de línea e ingeniería se centre en sus áreas de experiencia y no pierda tiempo en el ingreso de datos. Las herramientas que mantienen la atención del personal de campo en sus tareas ayudan a proteger su seguridad. 

Una plataforma de colaboración más allá de AEP

El sector de los servicios públicos no es competitivo por naturaleza. A través de consorcios industriales como el Electric Power Research Institute (EPRI) y el Edison Electric Institute (EEI), los servicios públicos suelen compartir las mejores prácticas y recursos para mejorar la eficiencia, el servicio al cliente y la seguridad con otros servicios públicos propiedad de los inversores como Florida Power & Light, Southern Company o Con Edison. La plataforma de Smartsheet hace que sea más sencillo para AEP fomentar la colaboración entre colegas del sector. 

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.