Con Smartsheet, Eurus Energy hizo posible la visualización y el uso compartido de datos, con lo que logró una mejora considerable de la gestión de proyectos

Eurus Energy Holdings Corporation (Eurus Energy) está ampliando su negocio de generación de energía eólica y solar a nivel mundial y, al mismo tiempo, forjando relaciones con las comunidades locales. Está promoviendo y expandiendo activamente las energías renovables. Eurus Energy Group gestiona varias centrales de energía que actualmente funcionan en quince países y regiones de todo el mundo. En Japón, Eurus Energy cuenta con la mayor escala de desarrollo entre las empresas nacionales de generación de energía eólica, con plantas de energía eólica y solar construidas en dieciséis prefecturas en todo el país, comenzando en Hokkaido.

La empresa comenzó a usar Smartsheet para sus proyectos de construcción en Japón alrededor de febrero de 2023. Atsushi Kitami del Departamento de Ingeniería explicó el contexto de la adopción:

“Nuestro departamento es responsable de la gestión de proyectos en el área de construcción de plantas eólicas en Hokkaido. En el proyecto participan el personal de varias empresas constructoras nacionales, socios comerciales y fabricantes de turbinas eólicas en el extranjero. En el pasado, usábamos hojas de cálculo para administrar los datos y los archivos compartidos por correo electrónico, o servidores en la nube, lo que a menudo generaba información dispersa, sin consolidar. Además, los empleados de cada empresa modificaban de manera independiente los nombres o las fechas de las versiones de los archivos o creaban archivos nuevos. Como resultado, había archivos similares por todos lados y los más recientes no siempre se compartían con todas las partes interesadas. Adoptamos Smartsheet para resolver estos desafíos”.

Kitami decidió adoptar Smartsheet después de un suceso en particular:

“En mi caso, me enteré de Smartsheet a través de un fabricante de turbinas eólicas extranjero con el que trabajé. Me pareció que era una herramienta muy fácil de usar. Investigué un poco y enseguida supe lo útil que podría ser para la gestión de proyectos. Por eso es que la adopté para un proyecto de construcción de una planta eólica en Hokkaido, que comenzó en 2022. Lo primero que queríamos lograr era visualizar y administrar la información de manera centralizada mediante la función de paneles de Smartsheet, y asegurarnos de que todas las partes interesadas pudieran compartir fácilmente la información más reciente. En la actualidad, casi cincuenta miembros del personal de empresas constructoras, socios comerciales y fabricantes de turbinas eólicas, entre otros, utilizan Smartsheet. Estamos logrando los resultados exactos que nos propusimos”.

Las reuniones periódicas se redujeron a un tercio del tiempo gracias a que la información está consolidada

A través de las tareas diarias, Kitami experimentó aún más la facilidad de uso única de Smartsheet.

“Además de la posibilidad de centralizar y visualizar la información, Smartsheet tenía otras funciones atractivas que el software de hojas de cálculo tradicional no ofrecía. Una de las características notables es la capacidad de adjuntar fotos a la hoja directamente. En las obras en las que trabajamos, suele ser necesario registrar como datos el avance de la construcción, los problemas en el sitio, y fotos del antes y el después. En este sentido, Smartsheet permite que cualquier persona cargue fácilmente fotos del sitio que tomó con un teléfono inteligente o una cámara, y las comparta con todos. También se pueden adjuntar archivos PDF, informes y documentos, y esto permite ver un resumen de la información relacionada con el proyecto y crear actas de las reuniones si es necesario. Esto también mejoró de forma considerable la eficiencia de nuestras operaciones”.

Según Momoka Inoue, que también forma parte del Departamento de Ingeniería de Eurus Energy, las funcionalidades avanzadas de Smartsheet ayudan a mejorar en gran medida la eficiencia, incluso para el trabajo de oficina fuera de las obras de construcción.

“Con Smartsheet, nuestras reuniones semanales se optimizaron significativamente. En las reuniones periódicas, generalmente dedicamos mucho tiempo a preparar y revisar documentos detallados para verificar el avance de cada proyecto. Antes, una sola reunión podía llevar alrededor de una hora y media. Sin embargo, con Smartsheet, podemos captar toda la información de un vistazo y actualizar el estado del proyecto en el momento. Como resultado, los tiempos de las reuniones se redujeron a alrededor de la mitad. Además, también pudimos reducir el tiempo de preparación de documentos, con lo que se acortó el tiempo total de las reuniones en alrededor de un tercio. Así también se superaron las expectativas en términos de efectividad”.

La comunicación ahora es más activa gracias a las funciones de notificación automática

Los beneficios positivos de Smartsheet no fueron solo la mejora de la eficiencia de los flujos de trabajo.

Por ejemplo, la empresa utiliza la función de formularios de Smartsheet para configurar campos de preguntas. Cuando se agrega un comentario al campo de respuesta, se comunica inmediatamente a las partes interesadas por correo electrónico; se les pide que revisen el contenido y que intercambien más información. Kitami explica que este enfoque también hace posible una comunicación fluida dentro de todo el proyecto.

“Construimos plantas de energía constantemente en colaboración con varias empresas, pero la comunicación entre ellas es un desafío. Había una sensación de duda con respecto a las consultas o cada vez que se enviaba un correo electrónico, tal vez por querer evitar el aumento de la carga de trabajo de la otra parte. Debido a esto, incluso llegamos al punto de organizar reuniones cara a cara para garantizar una comunicación eficaz. Sin embargo, con las listas de preguntas y secciones de respuestas en Smartsheet, todos pueden comunicarse libremente sin dudarlo, lo que conduce a un contacto más fluido y natural”.

“Cuando se trata de Smartsheet, la capacidad de corregir formatos es increíblemente útil. Cuando usábamos un software de hojas de cálculo tradicional, solíamos tener que corregir el formato cuando alguien agregaba filas, columnas o elementos sin permiso. Con Smartsheet, los administradores pueden controlar el formato, y con esto se mantiene la legibilidad de los datos, a la vez que se facilita la comunicación”.

Kitami también está considerando usar Smartsheet para la gestión de cronogramas y tareas en nuevas iniciativas de negocios. Para concluir, expresó su deseo de fomentar la implementación de Smartsheet en el futuro entre las empresas del grupo.

“Somos responsables de construir centrales eólicas, pero una vez que estén finalizadas, las empresas de nuestro grupo serán quienes las operen. Ellas también tienen la intención de reducir el uso de papel y optimizar los procesos de trabajo con Smartsheet. Hace poco, hicimos una consulta con ellas sobre este asunto. Smartsheet ofrece una amplia gama de prácticas funciones, por lo que mientras algunas la utilizan para la gestión de proyectos, otras pueden posicionarla como una hoja de trabajo para visualizar, centralizar y compartir datos. Independientemente de cómo se utilice, creo que Smartsheet es la herramienta ideal para las empresas del sector de la construcción o las empresas gestoras de la construcción como la nuestra”.