HR Spectacles adoptó Smartsheet y mejoró la eficiencia y la satisfacción del cliente

Generar una cultura inclusiva y centrada en los empleados, así como empoderar a los miembros del equipo son cuestiones que requieren trabajo, experiencia y ejecución metódica. En Filipinas y en otros lugares, HR Spectacles cumple esta tarea para innumerables organizaciones de todos los sectores. Desde 2018, la empresa funciona como único lugar para todas las potenciales necesidades de Recursos Humanos (RR. HH.), ya que ofrece servicios a modo de soluciones de nómina subcontratadas, gestión del ciclo de vida de los empleados y búsqueda ejecutivos. “Nuestra visión es elevar el valor de RR. HH. en todas las organizaciones, en especial en Filipinas, donde este sector sigue viéndose predominantemente como una función administrativa en lugar de estratégica. Recientemente ganamos popularidad en organizaciones más grandes y en empresas extranjeras”, comparte Chris Matsumoto, director ejecutivo de HR Spectacles.

Sumergirse lentamente en Smartsheet

Matsumoto supo de la existencia de Smartsheet por un cliente. “Estaba muy intrigado y comencé a usarlo por mi cuenta”, recuerda. “Al principio, HR Spectacles utilizaba otras soluciones de hojas de cálculo con las que nuestro equipo no estaba satisfecho. Los archivos estaban separados de los datos, y quería establecer una plataforma centralizada en la que se pudiera reunir todo.

Al principio, la empresa utilizaba Smartsheet para tareas simples, como la generación de notificaciones automatizadas sobre plazos y la gestión de las bases de datos de los empleados. Cuando se desató la pandemia del COVID-19, el equipo estaba listo para adaptarse rápidamente a la nueva realidad.

“Nos llevó siete días pasar al trabajo remoto. La única razón por la que pudimos hacerlo fue porque ya usábamos Smartsheet y otras aplicaciones”, explica Matsumoto. “También pudimos generar confianza en nuestros clientes ya que digitalizamos procesos, como la incorporación, la evaluación del desempeño y las encuestas, por nombrar algunos. La seguridad en el trabajo era una preocupación importante para algunos de los empleados de nuestros clientes, y estaban agradecidos por nuestra preparación y enfoque proactivo. Empoderamos a 800 empleados de diferentes organizaciones para que prosperaran durante la pandemia”.

Dicha resiliencia también le valió a HR Spectacles un título en las Productivity Olympics (Olimpíadas de Productividad), una competencia del Departamento de Trabajo y Empleo de Filipinas, por la destacada continuidad del negocio.

Sumergirse más para obtener un mayor impacto

En 2022, HR Spectacles decidió analizar más de cerca lo que Smartsheet podía hacer por el negocio. “Tuvimos hasta una docena de sesiones de capacitación con el equipo de Smartsheet para hacer una lluvia de ideas y procesos nuevos. En ese momento, me di cuenta de que nuestro negocio se basaría en Smartsheet durante los próximos tres a cinco años, así que tuve que proporcionar a mi equipo este conocimiento”.

Matsumoto creó un equipo dedicado de Smartsheet de cuatro personas. “Alrededor del 50% y el 60% de sus responsabilidades involucran el desarrollo de soluciones en Smartsheet”, aclara. “Se acercan a los departamentos, detectan sus puntos débiles e intentan encontrar soluciones que puedan incorporarse a Smartsheet. Por ejemplo, nuestra agenda actual es crear un panel para cada departamento desde el que se pueda extraer fácilmente un enlace y presentar hallazgos durante la presentación de informes”. El proceso de crear soluciones desde cero atrajo a muchas mentes curiosas. “Tengo mucha gente más joven en este equipo, y se divierten muchísimo”, agrega Matsumoto. “Les encanta ver videos de la Smartsheet Academy y saber qué construir”. 

Equipo educado y más rápido

La segunda tarea del equipo de usuarios de Smartsheet dentro de HR Spectacles es educar a toda la empresa. “Cada semana, tenemos una sesión de 30 o 45 minutos en la que nos enseñan algo sobre Smartsheet”, dice Matsumoto. “Esto es crucial porque, si todos están capacitados en Smartsheet, nuestro progreso es mucho más rápido”.

Y más rápido se volvió el equipo.

“Mi equipo se volvió más eficiente en todas las funciones y cada flujo del proceso toma una fracción del tiempo”, comparte Matsumoto.

“Gracias a las herramientas de automatización de Smartsheet, reducimos las tareas administrativas manuales en más del 95%, lo que nos permite generar informes de clientes con mayor rapidez y mantener a nuestro equipo ágil y eficiente”.

Las iniciativas de aprendizaje fomentaron una cultura de mejora continua. Los miembros del equipo comparten de manera proactiva perspectivas y hallazgos, ya que aprovechan todo el potencial de Smartsheet. Este aprendizaje colaborativo fortaleció la capacidad de HR Spectacles de implementar principios “kaizen”, lo que impulsó el crecimiento constante y perfeccionó los procesos operativos.

Prepararse para escalar

Un proceso que se transformó por completo es el relacionado con la incorporación de los empleados de sus clientes. “Solíamos ir a la oficina de los clientes con formularios en papel y dedicábamos a eso la mayor parte del día”, recuerda Matsumoto. “Ahora nos lleva unas horas y podemos hacer todo en línea con formularios y paneles. Esto nos permite ahorrar cerca del 54% de nuestro tiempo. Y nuestro equipo puede usar ese tiempo libre para atender a nuestros clientes o innovar con nuevas soluciones”.

HR Spectacles incluso logró simplificar procedimientos muy complejos, como el de la evaluación del desempeño de 360 grados en donde cada persona califica muchas otras. “Se vuelve complicado con muchos evaluadores, por lo que mi equipo configuró los cálculos necesarios con una serie de hojas, informes y paneles en Smartsheet”, agrega Matsumoto. “Me impresionó mucho el enfoque proactivo de mi equipo. Después de haber hecho evaluaciones automatizadas en Smartsheet durante más de un año, podemos decir con confianza que ahora dedicamos solo la mitad del tiempo que necesitábamos al principio”.

Comentarios brillantes de los clientes

Pero los mayores ganadores son los propios clientes. “Creamos una variedad de flujos de trabajo de RR. HH. para nuestros clientes, según el alcance específico del sector que estemos gestionando para ellos”, ilustra Matsumoto.

“Nuestros clientes quedaron muy impresionados por el nivel de personalización de nuestro trabajo, y esto otorgó un valor real a nuestro servicio”.

Con un equipo dedicado de innovadores de Smartsheet, HR Spectacles sigue elevando la vara. “Agradezco los comentarios positivos que recibimos de nuestros clientes, y esto nos mantiene motivados para seguir innovando en este espacio”, concluye Matsumoto.