LU-VE capacita a sus empleados para la gestión avanzada de proyectos con ideas de Smartsheet

El fabricante italiano LU-VE está al frente de las soluciones de refrigeración y aire acondicionado, mientras que ubica a las personas en el centro de su éxito. De acuerdo con su principio básico de que, en resumen, las empresas son personas e ideas, los gerentes crean un flujo de trabajo estructurado para recopilar las propuestas de los empleados, llevarlas a una vía de evaluación formal y convertir las más prometedoras en proyectos. Los criterios de puntuación son conocidos y aceptados, muy pertinentes en una organización de más de 3500 personas repartidas por Europa, América y Asia.

“Cada empresa del Grupo tenía su forma de recopilar, estructurar y convertir las ideas de los empleados en proyectos”, explica Stefano Mongardi, gerente de proyectos y especialista en implementación de Injenia, una empresa de transformación digital que respalda a LU-VE en la ejecución de Smartsheet. “Por lo tanto, no siempre estaba claro para los equipos directivos cuál era el progreso de los proyectos en diferentes plantas y áreas funcionales para impulsar una evolución positiva”.

Permitir que dos se conviertan en uno

La necesidad de una estrategia unificada para recopilar, ordenar, evaluar y compartir nuevas ideas y, a continuación, poner en marcha y gestionar los proyectos aprobados se hizo aún más pronunciada tras la adquisición por parte de LU-VE de la división de intercambiadores de calor de aire de Alfa Laval, un líder mundial en transferencia de calor, separación centrífuga y manipulación de fluidos, en 2019.

“Alfa Laval y LU-VE eran dos entidades independientes que actuaban en diferentes países, con diferentes idiomas, flujos de trabajo, estructuras y culturas organizativas”, dice Ugo Ceppi, un consultor independiente que trabaja junto al equipo de proyectos de TI de LU-VE.

“Para unificarlas, LU-VE necesitaba una estrategia estandarizada de recopilación de las opiniones de los empleados en toda la empresa y una herramienta para consolidar docenas de proyectos en todas las subsidiarias”.

Una herramienta para gestionar todas las ideas

LU-VE se lanzó a la búsqueda de una herramienta de gestión de proyectos que cumpliera estos objetivos. “Empezamos a indagar en un software distinto, y dedicamos tiempo a probar versiones de prueba”, revela Alvio Bernard, gerente de proyectos de TI de LU-VE.

“Llegamos a la conclusión de que Smartsheet ofrece un buen equilibrio entre soporte y orientación y la libertad para que los gerentes de proyectos personalicen la herramienta en función de las necesidades específicas del proyecto”. 

La empresa contrató a Injenia, un socio Platinum de Smartsheet, para garantizar una implementación sin inconvenientes de Smartsheet Control Center. La herramienta de gestión de proyectos y carteras ayuda a centralizar, analizar y automatizar la información de los proyectos. “El soporte de Injenia fue esencial porque nos ayudó a formular la estrategia y establecer un flujo de trabajo para recopilar datos relevantes desde el principio”, dice Ceppi. “El equipo comprendió nuestro caso de uso de negocios, nuestros objetivos y nuestros procesos. No podríamos haberlo hecho nosotros solos”.

Dar inicio a los proyectos en un abrir y cerrar de ojos

Aprovechando Smartsheet y su experiencia en gestión de proyectos, los especialistas de Injenia crearon un conjunto de plantillas. Abarcan todas las etapas del proyecto, llamadas “puertas” en la terminología de LU-VE, desde la planificación hasta la ejecución. La fase y los detalles de cada proyecto se representan en los conocidos gráficos de Gantt. “Creamos seis categorías para la ideación de proyectos: productos, fabricación, cadena de suministro, ventas, marketing e infraestructura”, dice Ceppi. “Para cada una, asignamos un gerente de categoría, que sabe cómo gestionar su área en Smartsheet”.

Cada plantilla contiene etapas específicas con pasos y entregas obligatorios. Aun así, los gerentes tienen flexibilidad para añadir actividades, fijar el presupuesto y asignar a los responsables. “Los gerentes solo necesitan hacer un clic para activar un proyecto”, dice Bernard. Mongardi añade: “A partir de una simple hoja, pueden crear la estructura del proyecto e involucrar fácilmente a las partes interesadas de distintos niveles de la empresa”.

Pequeños detalles, grandes diferencias

Control Center ayuda a LU-VE a controlar el progreso y el presupuesto de los proyectos. “Smartsheet recopila información sobre el dinero gastado en cada tarea”, explica Bernard. “Luego se resumen los costos de las tareas para que sepamos cuánto dinero y tiempo gastamos en cada momento”.

Una vista centralizada de los detalles del proyecto y la facilidad para compartir información a través del chat y los archivos adjuntos hacen que la colaboración sea más eficaz y rápida que la que se realiza por teléfono y correo electrónico. Incluso pequeños complementos como los glosarios facilitan mucho la colaboración en los proyectos. “Contar con personas de distintos países y subsidiarias y con distintas experiencias significa que cada individuo puede usar expresiones diferentes para las mismas cosas”, explica Ceppi. “Un glosario nos permite evitar los malentendidos o confusiones que a veces se producen debido a las diferencias terminologías. Ayuda a nuestros equipos a entenderse y comunicarse mejor”. 

Toda la información en un solo lugar, en línea

Smartsheet introdujo una nueva forma de gestión de proyectos en los equipos de LU-VE, mientras que ayudaba a los empleados a compartir ideas.

“Smartsheet ha cambiado la forma de trabajar en equipo”, dice Ceppi. “Los empleados de LU-VE están entusiasmados con su uso porque ven cómo los ayuda a compartir tareas, informar el progreso y mantener el control”.

La herramienta está disponible en línea, lo que también facilita su uso. “No necesita instalación y su mantenimiento es muy sencillo y rápido”, explica Bernard. 

La portabilidad, flexibilidad y facilidad de uso de la plataforma convencieron a LU-VE para ampliar su uso. “Tenemos un gran número de solicitudes de nuestros colegas, incluida la integración con otras herramientas”, dice Bernard. “También estamos trabajando en la implementación de las funciones de paneles, carteras y elaboración de informes de Smartsheet en nuestro sistema para maximizar la transparencia de los datos y crear el mejor conjunto de herramientas para el equipo directivo”.