MedPOINT obtiene un panorama general de su equipo con una solución ganadora de concursos

MedPOINT Management ayuda a Asociaciones de médicos independientes (IPA) y a hospitales a reducir costos médicos y mejorar la calidad de la atención médica a través de su experiencia en atención médica administrada. La organización familiar proporciona servicios administrativos para liberar a los médicos con el objetivo de proporcionar un excelente servicio al cliente e impulsar la innovación del sector de atención médica. 

Para una empresa que gestiona equipos complejos grandes y proyectos urgentes, la colaboración fluida y la transparencia son de suma importancia. “Nuestro departamento tiene 12 subequipos diferentes, lo que dificulta el seguimiento de la disponibilidad de los empleados”, explica Melanie Corbin, supervisora principal de operaciones comerciales de MedPOINT Management. “Realizábamos un seguimiento de los días de licencia paga (PTO) en un calendario conjunto y se volvió un poco desordenado. Entonces comenzamos a buscar un único lugar en el que pudiéramos ver rápidamente los miembros del equipo que están disponibles para proyectos específicos”.

En busca de inspiración

En el pasado, Corbin utilizó Smartsheet para automatizar flujos de trabajo, configurar alertas y recordatorios para reducir las tareas repetitivas y obtener una visibilidad completa de cada proyecto con los paneles. Como alguien que ganó el título “Persona que supera las expectativas” dos veces (una denominación que Smartsheet les brinda a los innovadores), Corbin es una gran creyente de las plantillas de Smartsheet.

“Las plantillas son un gran punto de partida al momento de crear una solución”, expresa. “¿Por qué volvería a inventar la rueda? Uso la Galería de plantillas con frecuencia para buscar inspiración y ver cómo otros equipos resuelven problemas comunes y aprender de ellos”. 

Para crear un flujo de trabajo simplificado en MedPOINT, Corbin decidió crear una solución para realizar un seguimiento de los días de licencia paga y de la disponibilidad del equipo.

Los miembros del equipo ahora pueden insertar y categorizar rápidamente sus días libres con la nueva solución. Con las vistas al nivel del gerente y del departamento, una vista de calendario y equipos codificados en colores, los gerentes de MedPOINT ahora podrían observar tendencias pasadas y la disponibilidad futura para cada subequipo y empleado.

“Debido a que es muy fácil de usar, todo el personal la aceptó con tranquilidad”, dice Corbin. 

Mayor claridad en la toma de decisiones

Todo el departamento de TI de MedPOINT adoptó rápidamente la solución, lo que les permitió brindarles a los empleados información actualizada sobre la disponibilidad de sus subordinados y compañeros. “Podemos ver si las personas se ausentaron y por qué; por ejemplo, si se tomaron una licencia o están en el médico. Esta información resulta útil cuando intentamos contactarlos en la oficina y ellos no responden”, explica Corbin.

“Se convirtió en el único lugar donde todo el departamento puede ver lo que sucede internamente. También podemos detectar la escasez de miembros del equipo en proyectos particulares y usarla para justificar necesidades relativas a la dotación del personal”. 

Aparte de esto, los empleados usan aplicaciones de Smartsheet, como Pivot, para resumir grandes conjuntos de datos y realizar comparaciones importantes entre las tendencias de trabajo de cada empleado. 

Plantilla ganadora de concursos

Como evidencia de su éxito, la solución diseñada por el equipo de Corbin fue una de las ganadoras del Concurso de plantillas ENGAGE’22 de Smartsheet, que elige a cuatro soluciones que impulsan el lugar de trabajo de forma simple y efectiva para premiarlas. Para ayudar a otros usuarios a impulsar su lugar de trabajo y mejorar cómo se planifica, administra y visualiza el trabajo, Corbin convirtió su solución en una plantilla, que ahora está disponible para que los usuarios descarguen en la Galería de plantillas de Smartsheet. 

Fomentar la innovación

En el futuro, MedPOINT seguirá mejorando la visibilidad de su equipo. “Siempre intentamos mejorar nuestros procesos”, dice Corbin. “Ahora, estamos creando nuevos modelos de dotación de personal que mostrarán datos agregados; por ejemplo, cuántas horas perdemos debido a cortes de energía y ausencias de empleados. Gracias a sus capacidades de automatización, Smartsheet nos permite hacer mucho para mejorar la productividad y la generación de informes. Es por eso que siempre instamos a otros equipos a que examinen y descubran lo que pueden lograr con esta solución”.

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