Pro AV Solutions recurre a una lista de instalaciones de clientes en rápido crecimiento con Resource Management de Smartsheet, a pesar de los desafíos que presenta una pandemia mundial

El integrador audiovisual Pro AV Solutions se especializa en instalaciones corporativas. Cada vez son más las grandes empresas que construyen nuevas oficinas centrales o renuevan las oficinas existentes en Sídney y en toda Australia, y el negocio de Pro AV ha crecido de manera exponencial, con nuevas instalaciones millonarias y clientes habituales. Pro AV necesitaba una solución más flexible para programar y actualizar la dotación de personal a fin de mantenerse al día con la demanda. Resource Management de Smartsheet ayuda a Pro AV a realizar actualizaciones en tiempo real y a identificar los excesos de tiempo y presupuesto antes de que el trabajo comience en el sitio de un cliente.

“Estábamos utilizando Smartsheet para gestionar la planificación de nuestros recursos”, señala Chris Georgiou, gerente de administración de proyectos de la oficina de Nueva Gales del Sur de Pro AV Solutions. “Actualmente contamos con un equipo de unos 35 técnicos solo para Sídney, por lo que su gestión suponía un esfuerzo diario constante. Ahora, al pasar a Resource Management de Smartsheet, hemos mejorado nuestro desempeño en lo que respecta a la forma de gestionar los recursos”.

Gestionar el rápido crecimiento del negocio en medio de las complicaciones de una pandemia mundial

El aumento de los contratos con grandes clientes, como la reciente implementación en un complejo de dos edificios recién construido para el mayor banco de Sídney, impulsó a Georgiou y a su equipo a buscar mejores formas de gestionar los recursos. La pandemia de la COVID-19 trajo consigo aún más variables de las que ocuparse. Algunos estados en los que Pro AV tenía oficinas se enfrentaron a cierres restrictivos de los negocios de los clientes. Otros estados, como Nueva Gales del Sur, tuvieron que adoptar nuevos procedimientos de seguridad en el lugar de trabajo y en los viajes, ya que el ritmo de los negocios se mantuvo o incluso aumentó.

“La actual crisis de la COVID-19 ha frenado algunas cosas, pero en realidad hemos conseguido superarla en Sídney”, afirma Georgiou. “Realmente, no nos hemos detenido en absoluto. Sé que, en algunos de los otros estados, particularmente en Victoria, que en la actualidad se ve muy afectado por la pandemia, el negocio se ha ralentizado un poco en este punto. Algunas oficinas están trabajando internamente, muy reducidas, pero el número de empleados en general sigue aumentando. Necesitábamos encontrar una solución mejor para gestionar nuestros recursos, y ahí es donde entró en juego Resource Management de Smartsheet”.

Pro AV ha utilizado Smartsheet durante varios años, integrando datos de múltiples plataformas de negocios para generar informes y utilizando plantillas para simplificar la gestión de proyectos. La gestión de recursos en Resource Management de Smartsheet fue el siguiente paso para optimizar sus procesos.

“Pro AV creaba una hoja de planificación de proyectos por cada proyecto, en la que el equipo asignaba determinadas personas”, afirma Georgiou. “Todos los días se realizaban ajustes en los proyectos, casi cada hora, según cada proyecto, y se hacían muchas ediciones manuales. Ahora, con Resource Management de Smartsheet, eso se puede hacer de muchas maneras, y mucho más rápido también. Los gerentes de proyectos tienen más visibilidad sobre las personas asignadas a cada lugar y el área donde empiezan a producirse conflictos. Pueden ver inmediatamente cuáles son las implicaciones de sus cambios”.

Una plataforma flexible que permite una visión temprana de los desafíos que presenta la dotación de recursos

En la actualidad, Resource Management de Smartsheet proporciona a Pro AV Solutions una flexibilidad mucho mayor en la gestión de recursos. La plataforma permite a los gerentes hacer un seguimiento de los cambios en tiempo real y realizar ajustes adicionales para evitar que se superen los presupuestos, los plazos o la capacidad. Georgiou afirma que la elaboración de informes es otra de las principales ventajas. La plataforma facilita la revisión de los proyectos abiertos y cerrados; la comparación de las horas de trabajo vendidas con las horas utilizadas; y la visualización de las tendencias por mes, trimestre y año fiscal.

“Ver las cifras reales durante el curso de un proyecto o incluso antes de que comenzara nos hizo abrir los ojos”, señala Georgiou. “Antes no teníamos esta visibilidad. Existía, pero nunca fue algo a lo que los miembros del equipo fueran a recurrir por sí mismos. Sin embargo, ahora está a la vista de todos: está justo ahí, en la pantalla, y pueden tomar decisiones en función de lo que ven. Antes analizábamos nuestros proyectos de forma retrospectiva, mirando hacia atrás y diciendo: ‘Bueno, aprenderemos de eso la próxima vez’. Ahora tenemos una mejor visión de lo que se avecina y podemos adaptarlo en tiempo real”.

Elaboración de informes de datos precisos para impulsar un mejor desarrollo de los proyectos

Georgiou afirma que, dado que Resource Management de Smartsheet es fácil de aprender a utilizar, su implementación en su departamento ha resultado mejor de lo que esperaba. También se está probando en otros departamentos, como el del equipo de diseño de ingeniería, que generan datos valiosos a los que antes no tenían fácil acceso.

Todos han sido muy positivos; nunca hemos tenido ninguna oposición”, afirma Georgiou. “Desde los técnicos que utilizan el sistema de registro de horas en el sitio, hasta el equipo de la oficina que utiliza el sistema para la elaboración de informes y la programación, todos han sido positivos hasta ahora”.

Esa facilidad de uso tiene el potencial de conducir a mejores ofertas y rentabilidad. El sistema CRM heredado de Pro AV Solutions no proporcionaba fácilmente los datos que los equipos necesitaban para tomar decisiones clave. Y, si los informes eran difíciles de generar, los equipos no se tomaban el tiempo de ejecutarlos, lo que generaba la pérdida de información que podría marcar la diferencia en la planificación de los proyectos. Si el equipo de ventas dispusiera de datos inexactos sobre la cantidad de horas necesarias para integrar los sistemas en un determinado tipo de entorno de oficina, podría hacer una oferta más baja de un proyecto, reduciendo el beneficio final de un contrato.

“El sistema CRM que utilizamos generaba informes que requerían mucha manipulación para generar datos que realmente se pudieran leer y utilizar”, afirma Georgiou. “Resource Management de Smartsheet nos da eso en tiempo real. Cuando se crea un nuevo proyecto, tomamos la información básica como las horas, el importe y los presupuestos de asignación de trabajo, y los introducimos en Resource Management de Smartsheet. Antes de que el proyecto se ponga en marcha, antes de que alguien ponga un pie en el sitio o se reúna con un cliente, los miembros del equipo pueden ver inmediatamente los parámetros con los que tienen que trabajar y si van a estar por encima o por debajo del presupuesto. Pueden rectificar cualquier situación que haga que se superen estas horas. Pueden tenerlo en cuenta para cualquier proyecto futuro similar, de modo que no malvendamos nuestro trabajo”.

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