SEIU 775 Benefits Group automatiza la programación y los informes y ofrece una mejor capacitación de los proveedores de servicios de salud con Smartsheet

Casi 50 000 prestadores de servicios de salud en el estado de Washington confían en la capacitación y los beneficios proporcionados por SEIU 775 Benefits Group. La organización ofrece capacitación basada en habilidades, adecuación del perfil laboral, atención médica integral y beneficios de jubilación segura para personas que trabajan de prestadores de servicios de salud para adultos mayores e individuos con discapacidades. SEIU 775 Benefits Group también se asocia con empleados y proveedores del sector para lograr su misión de soporte de prestadores de servicios de salud.

El equipo de Logística y planificación de la organización utiliza el software de Smartsheet para administrar proyectos de capacitación, realizar un seguimiento de eventos de aprendizaje en sesiones de clase y verificar la asistencia a las clases virtuales y en persona de prestadores de servicios de salud. “Smartsheet facilita nuestras vidas a través de la automatización y eso significa que también podemos hacer que las vidas de los prestadores de servicios de salud sean más sencillas” comentó Sarah Purdy, coordinadora del programa de asistencia de SEIU 775 Benefits Group.

Uno de los objetivos de la organización es ofrecer a los prestadores de servicios de salud fácil acceso a la capacitación y materiales asociados, independientemente de la ubicación. “Estamos tratando de mejorar las vidas de las personas que cuidan de otros”, indicó Krystle McMaster, líder sénior de logística y programa de planificación de SEIU 775 Benefits Group. Para eso, SEIU 775 Benefits Group debe ofrecer programas actualizados de clases y cifras de inscripción para los prestadores de servicios de salud y sus socios que ofrecen la capacitación, incluida la certificación y educación continua.

No obstante, mantener la precisión de los datos era un desafío para la organización. “Somos un equipo de seis personas y todos funcionamos con sistemas independientes”, dijo Kim Suther, gerente del equipo de logística y programación de SEIU 775 Benefits Group. “Además, los instructores que me informan utilizan diferentes sistemas para el informe de asistencias. Era difícil conciliarlo todo”.

Como resultado, SEIU 775 Benefits Group creó varias soluciones alternativas que implican procesos manuales para actualizar programas y asistencia. “Las tareas que solían tardar 15 minutos tardaban horas en completarse a medida que crecían nuestros programas,” dijo McMaster. Por ejemplo, actualizar los programas de clase implicaba crear manualmente un calendario e imprimir uno para cada instructor en cada una de las decenas de ubicaciones. “Yo solía llevar carpetas con calendarios, lo cual no era eficaz”, dijo McMaster.

Algunos empleados de SEIU 775 Benefits Group ya habían utilizado Smartsheet y alentaron al equipo de capacitación a que usara la solución para superar estos desafíos. “Estuve obsesionada con Smartsheet lo suficiente como para comprender algunas de sus funcionalidades y capacidades”, afirmó McMaster. La organización comenzó a usar Smartsheet para mostrar una lista de clases donde cada fila representaba una sesión de clase. El equipo de capacitación luego vinculaba los datos de clase con una nueva hoja con datos de inscripción actualizados. Además, SEIU 775 Benefits Group creó espacios de trabajo de Smartsheet para que accedan los instructores y proveedores. Cada espacio de trabajo muestra paneles que tienen información actualizada de clase e informes para la verificación de asistencia.

SEIU 775 Benefits Group usa Smartsheet para enviar automáticamente recordatorios a los instructores acerca de las acciones necesarias o los cambios de programas de clase, como cancelaciones o nuevos instructores. La organización también usa Smartsheet Calendar App para ver programas de clase en tiempo real e información interna del proyecto. Además, los departamentos de comunicaciones y gestión de proyectos de SEIU 775 Benefits Group dependen de Smartsheet para la planificación y el seguimiento de proyectos.

Mejor visibilidad y mayor eficiencia

SEIU 775 Benefits Group usa Smartsheet para optimizar información del aula y del cronograma y ofrecer mejor visibilidad de la capacitación para prestadores de servicios de salud e instructores. “Solía haber muchos lugares diferentes donde existían nuestros datos y no quedaba claro cómo se vinculaba todo”, comentó McMaster. “Requería mucha indagación y conocimiento de cómo funcionaban las cosas. Smartsheet presenta todos los datos en un solo lugar, ya está todo relacionado y es fácil de ver”. Con Smartsheet Calendar App, SEIU 775 Benefits Group ha actualizado la información digital del calendario. Esto ofrece una visibilidad más compartida entre instructores y departamentos de planificación.

La organización ha aumentado su eficiencia. Las capacidades de automatización de Smartsheet redujeron el trabajo manual anterior. “Quiero hacer lo máximo posible con el menor esfuerzo y la automatización en Smartsheet lo hace posible”, comentó McMaster. “Con Smartsheet, podemos dedicar nuestro tiempo a ser más productivos. Eso se condice con el trabajo de nuestra organización de generar impacto, no trabajo, y ayudar a los proveedores de servicios de salud a hacer mejor su trabajo”.

Mejor capacitación para prestadores de servicios de salud

Al ser más eficiente y productivo, SEIU 775 Benefits Group puede garantizar que los prestadores de servicios de salud, instructores y la red de socios más amplia tengan los recursos de capacitación y aprendizaje que necesitan. “Smartsheet nos ha ayudado a ser más eficaces internamente, pero también nos ha ayudado a obtener mejor información para nuestros socios”, comentó Purdy. Por ejemplo, la organización envía datos de asistencia de Smartsheet a un almacén de datos y combina esa información con los requisitos de capacitación de los estudiantes. “Esto significa que los registros de capacitación son más precisos, de modo que los prestadores de servicios de salud saben exactamente cuanta capacitación resta para su certificación”, indica Suther. “Los prestadores de servicios de salud a los que ofrecemos servicio ayudan a las personas más vulnerables de nuestra sociedad y uno de nuestros objetivos es ayudarlos a estar capacitados de la forma más rigurosa para que realicen su trabajo”.

Flexibilidad para adaptarse a la capacitación en línea

Smartsheet también ha brindado a SEIU 775 Benefits Group la flexibilidad para pasar a un aprendizaje y una capacitación más virtuales durante la pandemia. “Tuvimos que pasar por un cierre y, luego, comenzar a ofrecer capacitación en línea, lo cual era muy complicado”, comentó Katherine Smith, directora de Operaciones educativas para SEIU 775 Benefits Group. “No solo tuvimos que volver a iniciar las clases, también tuvimos que destinar mucho tiempo a desarrollar nuestro currículum de manera diferente para el aprendizaje en línea. Smartsheet lo organizó todo por nosotros y nos permitió funcionar durante un momento impredecible”.

SEIU 775 Benefits Group ahora amplía su uso de Smartsheet a sus equipos de programas de aprendizaje, capacitación y asistencia. “Seguimos incorporando todo el sistema de programas para incluir el proceso del aula y considerando a los estudiantes en toda la verificación de asistencia”, comentó Suther. “Smartsheet ha demostrado ser una herramienta muy flexible para nosotros y seguimos encontrando formas nuevas de hacerla incluso mejor para nuestros equipos”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.