Shorr Packaging reúne a los departamentos para brindar soporte a los clientes con mayor rapidez
Shorr Packaging tenía dificultades con la elaboración de informes internos para optimizar los envíos y despacharlos más rápido. Con los paneles de Smartsheet y Dynamic View, la empresa obtuvo una vista general y una forma más eficiente de trabajar.
vistas de panel en una única solución en un plazo de 90 días
empleados utilizan una única solución con la ayuda de Dynamic View
Industria
- Bienes de consumo
Tamaño de la organización
- Mercado intermedio (de 200 a 1999)
Región
- América del Norte
Platform Capabilities
“Antes de Smartsheet, nos superaban los correos electrónicos y las hojas de cálculo. Ahora, Dynamic View se siente como una bocanada de aire fresco. Todos saben lo que sucede”.
Director de Mejora de procesos de Shorr Packaging
Shorr Packaging, fundada hace un siglo en el norte de Illinois, se convirtió en uno de los mayores distribuidores independientes de embalajes de Estados Unidos. Al proporcionar soluciones de embalaje innovadoras a los clientes, Shorr tiene un principio rector claro: escuchar al cliente. “Nos encargamos de todo, desde la distribución de una cartera integral de productos de embalaje hasta la automatización de equipos y la gestión de la logística”, dice Mitch Mook, director de Mejora de procesos de Shorr Packaging. “Nuestros expertos en embalaje crean estrategias para optimizar los procesos y las redes de proveedores, a la vez que aumentan el rendimiento y la eficiencia”.
Departamentos que actúan en conjunto
Los 600 empleados de Shorr están distribuidos en varios departamentos, como Atención al cliente, Adquisiciones, Almacén y Gestión de proyectos. “A menudo, nos encontramos en una situación en la que muchos grupos diferentes intentan resolver el mismo problema: entregar rápidamente nuestros productos o documentos a los clientes”, explica Mook.
“Este era nuestro principal desafío: ¿cómo coordinamos todo este trabajo entre los diferentes departamentos?”
Al principio, Shorr Packaging adoptó Smartsheet en su organización para gestionar los proyectos de manera más eficiente. Al poco tiempo, el equipo vio la oportunidad de aprovechar las capacidades de Smartsheet para agilizar los materiales. Una de las capacidades más utilizadas es Dynamic View, que permite el uso compartido específico para garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a los datos del flujo de trabajo o del proyecto en el momento adecuado a fin de visualizarlos o editarlos. En Dynamic View, los empleados pueden acercar los elementos específicos de su trabajo para verificar y actualizar el estado, o incluso realizar solicitudes. “Es fantástico; con Dynamic View en nuestro panel, todos los miembros de la organización pueden solicitar que se agilice algún proceso, verificar su estado, consultar la carga de trabajo y saber en qué plazo esperar un elemento”, comparte Mook. “Dynamic View es muy simple y funciona de maravillas; nuestro personal puede interactuar con los datos, agregar archivos adjuntos, hacer comentarios y todo lo que necesite”.
Una vista de 360 grados
En la actualidad, 150 empleados utilizan la solución y se registraron hasta 3000 vistas del panel en 90 días. Esto sirvió para fomentar la visibilidad y la colaboración dentro del equipo de Shorr.
“Antes de Smartsheet, nos superaban los correos electrónicos y las hojas de cálculo. Ahora, Dynamic View se siente como una bocanada de aire fresco”, expresa Mook.
“Todos saben lo que sucede. Ya sea que trabaje en Atención al cliente o sea comprador o ejecutivo de cuenta, todo está en un solo lugar. De este modo, podemos mantener todo organizado en las diferentes funciones. Smartsheet facilita nuestros procesos, en especial, cuando debemos despachar materiales de forma rápida”.
Para garantizar una adopción exitosa, Mook comenzó con una prueba de concepto. “Teníamos que mostrar el valor de Smartsheet, así que comenzamos de a poco y nos centramos primero en nuestro grupo financiero. Solucionamos las discrepancias, optimizamos los procesos y observamos un ahorro de costos significativo. Ese éxito nos convenció de ampliarlo a toda la organización”.
Comprender, aprender, construir
El siguiente paso fue encontrar nuevas formas de involucrar a los empleados propietarios y fomentar el uso de Smartsheet. “Nos gusta involucrar a los miembros de nuestro equipo en el proceso”, dice Mook. “Organizamos talleres de un día, en los que personas de diferentes departamentos colaboran para determinar las necesidades de la empresa, las brechas y el camino a seguir. Lo que más me gusta de Smartsheet es la rapidez con la que se pueden crear soluciones para problemas empresariales reales”.
Se recomienda a los empleados propietarios que deseen obtener más información que completen el Plan de aprendizaje de la aplicación central de Smartsheet a su propio ritmo (de 10 a 15 horas), que incluye una serie de cursos para ayudar a los usuarios a dominar Smartsheet. “También lo convertimos en una competencia amistosa. Tiene una dinámica de juego y les permite a todos participar”.
El éxito es contagioso
En la actualidad, Shorr Packaging busca formas de optimizar otras áreas de trabajo. “Este enfoque también se está imponiendo en otros procesos, como la creación de nuevos proveedores o clientes, o la revisión y la aprobación de solicitudes de diseño”, concluye Mook.
“Ahora, en las transferencias de almacenes y los proyectos de automatización, también se sigue este modelo. Smartsheet cambió las reglas del juego para nosotros. Es simple, es eficaz y permitió que nuestros empleados propietarios aumenten la productividad”.
