Tanium automatiza los procesos para ofrecer de forma más eficiente gestión y seguridad de terminales de red a una base de clientes en rápido crecimiento

Tanium ayuda a las mayores organizaciones del sector público y privado del mundo a gestionar y proteger los terminales de sus redes, ofreciéndoles visibilidad para identificar y abordar problemas de cumplimiento, licencias, configuración, autorización y seguridad. Como resultado de la pandemia de COVID-19, que obliga a millones de empleados a trabajar a distancia, la seguridad de los terminales se ha vuelto aún más crucial, y Tanium ha crecido rápidamente para satisfacer las necesidades de los clientes. Smartsheet ayuda a Tanium a escalar sus procesos de trabajo, como la gestión de proyectos, para que sean más eficientes y coherentes, lo que permite al personal apoyar a sus colegas sin sobrecargar sus propios equipos y sistemas.

“Ser más eficientes no significa automatizar la necesidad de un puesto”, afirma Hunter Outlaw, ahora director de programas, TI, en Tanium. “Si todos trabajamos a pleno rendimiento, y a veces más que a pleno rendimiento, la calidad se verá afectada intrínsecamente. Cualquier forma de disminuir la cantidad de puntos de contacto que tienen que producirse, tal vez algo tan simple como enviar manualmente recordatorios a un contratista, puede tener un efecto agravante que hace perder mucho tiempo. Poder automatizar las notificaciones y solicitudes permite reducir la carga de trabajo a un nivel manejable para poder centrarse en innovar y dar más valor al trabajo”.

Estandarizar los procesos a la vez que se personalizan los proyectos individuales

Outlaw se unió por primera vez a Tanium como miembro del equipo de bienes raíces y de instalaciones, donde descubrió Smartsheet cuando buscaba una herramienta para estandarizar la gestión de proyectos. Le encantó el hecho de que podía utilizar Smartsheet Control Center para crear plantillas coherentes que eran fáciles de adaptar a las necesidades únicas de cada nuevo proyecto. También le resultó muy valiosa la posibilidad de crear una vista unificada de todo lo que ocurría en el equipo, a la vez que descubría las principales prioridades de cada día. Ahora adopta un enfoque similar con los proyectos y programas de TI; establece procesos que pueden personalizarse fácilmente para automatizar y promover todo lo que debe suceder en una secuencia compleja.

“Hay todo tipo de herramientas que ayudan a gestionar proyectos para un sector específico, pero el desafío es que los proyectos son todos diferentes”, afirma Outlaw. “Se puede pensar que el sector de bienes raíces comerciales es exactamente igual a los demás, pero puede tratarse del desmontaje y la sustitución de un estacionamiento de 320 000 metros cuadrados o de la construcción de un centro de datos de sala blanca. Estas soluciones concretas simplemente no pueden tener en cuenta todas las minucias que vienen de proyectos diferentes. Gracias a Smartsheet, puedo estructurar la información y crear plantillas, pero también tengo la libertad de agregar una línea o cambiar el título de una tarea principal y, a continuación, cambiar las secundarias, sin tener que pedir a un programador backend que haga esos cambios, si es que tengo la autoridad o el presupuesto para pedirlo”.

Recientemente, Outlaw trabajó con el equipo de gestión de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento (GRC) de Tanium para correlacionar los informes de riesgos. El proceso existente implicaba el envío manual de informes de riesgos por correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes instantáneos e incluso conversaciones en persona. Tras evaluar y reasignar el proceso de gestión de riesgos, el equipo de GRC desarrolló una solución de Smartsheet basada en formularios con requisitos de datos coherentes que utiliza vías automatizadas para priorizar y abordar cada problema. Smartsheet permite al equipo correlacionar indicadores de todo el negocio y emparejarlos con datos en tiempo real de los propios sistemas de Tanium. Esto crea una imagen holística del riesgo del que no se hace un seguimiento de forma aislada.

“Tomar toda la información que llega sobre un problema específico y plasmarla en un embudo aumenta la velocidad con la que podemos analizarla”, afirma Outlaw. “En lugar de extraer palabras clave de un párrafo o leer entre líneas, tenemos menús desplegables que nos ayudan a averiguar lo que realmente preocupa a la persona que realiza el envío: ¿Qué objetivo nuestro se ve afectado? ¿A qué activo afecta? ¿Cuáles son las implicaciones? Así podemos informar y tomar medidas sobre los datos mucho más rápido, y estos estarán correlacionados y organizados para que podamos ver rápidamente las tendencias”.

Aumentar la rendición de cuentas mediante la automatización

Outlaw afirma que la automatización en Smartsheet mejora la rendición de cuentas al servir como un componente estandarizado que apoya la creación de procesos de la oficina de gestión de proyectos (PMO).  Los equipos pueden crear soluciones que asignen automáticamente tareas a determinadas personas en función de criterios definidos. En muchos casos, la solución describe procesos para la ejecución de una tarea. Las reuniones pueden utilizarse para obtener más información e intercambiar ideas, no solo para decidir quién es el responsable de determinar los pasos siguientes.

“Un beneficio real directamente relacionado con los costos es el efecto de bucle social”, afirma Outlaw. “A todos los que participamos en una llamada se nos puede presentar una tarea muy compleja. Si a nadie se le dice explícitamente: ‘Eres el responsable de esta tarea y estos son los pasos a seguir’, esta puede quedar relegada al final de la lista de prioridades. No porque no sea importante, sino porque no entendemos quién tiene que tomar medidas, qué hay que hacer y cuánto tiempo va a llevar. Puedes utilizar Smartsheet para crear estaciones de control de calidad y puntos de decisión que digan: ‘Esta tarea está en una cola; alguien tiene que tomarla y hacer X, Y y Z’. Esto genera rendición de cuentas y elimina la posibilidad de disonancia cognitiva. Sé que se trata de un gran desafío, pero al menos sé cuántos pasos tendré que dar para superarlo”.

Muchos proyectos de Tanium requieren la colaboración entre equipos, por lo que definir qué roles gestionan determinadas tareas evita confusiones sobre qué equipo es responsable del siguiente paso. Al trazar los procesos en detalle y conectarlos mediante secuencias automatizadas en Smartsheet, Tanium simplifica lo que puede simplificarse en cargas de trabajo complejas.

“Creo que la gente naturalmente toma el camino de menor resistencia”, afirma Outlaw. “Como líder que desarrolla herramientas e intenta hacer posible el éxito, es su deber ayudar a alinear el camino de menor resistencia con el objetivo de negocio. Si quiero que las personas me presten atención y actúen, tiene que resultarles más fácil hacerlo que no hacerlo”. La creación de una secuencia organizada de eventos con flujos de trabajo de automatización y aprobación ayuda a que eso suceda”.

Planificar estratégicamente el crecimiento con una visión en tiempo real de los datos

“La visibilidad es uno de los resultados más importantes de una gestión de procesos estandarizada y optimizada”, afirma Outlaw. Tanium utiliza paneles para agregar y visualizar datos, de modo que las partes interesadas puedan ver los proyectos en riesgo, el rendimiento presupuestario y las tendencias en desarrollo que podrían afectar al negocio. Dado que estos paneles representan información en tiempo real, evitan que los empleados tengan que dejar de hacer lo que están haciendo para responder a preguntas.

“Creo que cualquiera que utilice Smartsheet debería dedicar cinco minutos a crear una página de métricas”, afirma Outlaw. “Métricas muy sencillas, como lo que he presupuestado frente a lo que he gastado, cuántas tareas tengo en riesgo o los tipos de proyectos que llegan a mi equipo. Esos datos pueden ayudar a ver tendencias que son increíblemente valiosas, sobre todo si se crea un proceso en torno a los resultados. Si tenemos una curva de crecimiento constante para los proyectos de TI, eso me indica que probablemente van a ser unos meses muy ajetreados y que tengo que prepararme para ello, cosa que quizá no vea si estoy muy abrumado. Averigüe lo que quiere por adelantado, desarrolle su solución de modo que comunique información en vivo, y nunca tendrá datos incorrectos o desactualizados ni tendrá que esperar a que alguien le dé algo para poder tomar una decisión”.

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