Toshiba Global Commerce Solutions convierte rápidamente la innovación en comercialización con la moderna PPM de Smartsheet

Toshiba Global Commerce Solutions, parte del fabricante japonés global Toshiba Tec Corp., suministra soluciones tecnológicas a algunos de los minoristas más grandes del mundo. La empresa instaló más de tres millones de sistemas de punto de venta y autopago en todo el mundo, lo que ayuda a las cadenas de comestibles y otras tiendas minoristas a mejorar el rendimiento, aumentar el control operativo y ofrecer una mejor experiencia del cliente.

La empresa aprovecha la moderna PPM de Smartsheet como entorno de ejecución para los procesos de gestión de proyectos y carteras (PPM) integrales. “La moderna PPM de Smartsheet nos ayuda a administrar nuestro proceso para traducir nuestra estrategia en soluciones específicas, lo que en última instancia da lugar a la comercialización de nuevos productos”, afirma Brian Taylor, director de Estrategia de Soluciones de Toshiba Global Commerce Solutions. “Todo el proceso es multifuncional en su totalidad ya que involucra a todas las unidades de negocios de la organización”.

Según la opinión de Taylor y de otros gerentes, los procesos de PPM eran cualquier cosa menos optimizados antes de la adopción de Smartsheet, porque los numerosos equipos de Productos y Proyectos de la organización utilizaban una mezcla dispar de bases de datos, hojas de cálculo, repositorios de documentos y herramientas de gestión de proyectos. “Todos nuestros equipos gestionaban los procesos de formas únicas y no había suficiente consistencia”, afirma Taylor. “También tuvimos dificultades para impulsar la visibilidad del equipo directivo en torno a los riesgos, los problemas y las acciones del proyecto”. Los equipos empresariales dedicaban horas por semana a preparar diapositivas para mostrar a los ejecutivos las actualizaciones con respecto al estado del proyecto. “En general, nuestro entorno de ejecución de programas no era el ideal porque no estaba automatizado ni estandarizado entre equipos, por lo que no respaldaba el envío de informes a las partes interesadas”, dice Taylor. “El resultado final era la inconsistencia y la falta de visibilidad de los proyectos. Esto dificultaba la supervisión del progreso y la resolución rápida de problemas, lo que a veces daba lugar a problemas y demoras”.

Toshiba Global Commerce Solutions sabía que necesitaba un proceso que pudiera acelerar el tiempo de comercialización de nuevos productos. “Necesitábamos una mejor manera de tomar algo nuevo e innovador y lograr que pasara de ser una idea a un producto comercializable”, dice Taylor.

Realizar el seguimiento de las carteras y los procesos de proyectos con la moderna PPM de Smartsheet 

Toshiba Global Commerce Solutions tenía experiencia previa con Smartsheet en otras áreas de la empresa, lo que la hacía atractiva para los gerentes de programas.

“Smartsheet nos permite crear un conjunto de herramientas en torno a nuestros procesos, en lugar de tener que adaptarlos a las herramientas disponibles”, afirma Scott Graham, gerente sénior de Programas de Toshiba Global Commerce Solutions.

“Las plantillas personalizables de Smartsheet nos permiten implementar rápidamente cambios continuos e incrementales en los procesos de todos los proyectos”.

La empresa utiliza la moderna PPM de Smartsheet para realizar el seguimiento de más de 40 proyectos en toda su cartera y gestionar los procesos a fin de introducir nuevas soluciones. Cualquier unidad de negocios puede comenzar un proyecto a partir de un flujo de trabajo de procesos automatizados en Smartsheet.  Cada nuevo proyecto desencadena el aprovisionamiento de un plan de acción en Smartsheet Control Center, que realiza el seguimiento del proyecto de principio a fin. Como resultado, los gerentes de Programas, los equipos de Ventas y Marketing, los empleados de Finanzas y los líderes de Desarrollo pueden realizar un seguimiento estandarizado de los proyectos, los riesgos, las acciones y los problemas. Las automatizaciones del flujo de trabajo también envían recordatorios sobre los hitos y los plazos clave del proyecto a las partes interesadas. 

Toshiba Global Commerce Solutions aprovecha los paneles de Smartsheet para ofrecer a los gerentes de Programas una vista detallada y rápida de cómo avanzan los proyectos individuales. La empresa también utiliza paneles a nivel de la cartera para presentar instantáneas de los proyectos a los propietarios y los ejecutivos de las carteras de todo el negocio. “Nuestros equipos directivos pueden usar Smartsheet para obtener una vista rápida de todos los proyectos de la cartera, a fin de visualizar el estado, los riesgos o los problemas, y lo que debe hacerse si un proyecto está demorado o no va por buen camino”, dice Graham. 

Los servicios profesionales de Smartsheet ofrecen una solución de PPM integral 

Cuando inicialmente adoptó Smartsheet, Toshiba Global Commerce Solutions recurrió a los servicios profesionales de Smartsheet a fin de obtener ayuda para configurar las plantillas de Control Center. “Teníamos algunas ideas iniciales sobre cómo queríamos que funcionara nuestro entorno, así que conversamos con el equipo de Servicios Profesionales”, dice Graham. “Una de las cosas que nuestros ejecutivos solicitaban eran muchas métricas complejas. Había algunas técnicas que nunca se nos hubieran ocurrido, porque no somos expertos y esas cosas son propias de los servicios profesionales de Smartsheet. Los servicios profesionales actuaron como una guía paso a paso por el proceso, desde el perfeccionamiento de la arquitectura hasta la creación y la puesta a prueba del entorno. El resultado final fue mucho más grande de lo que inicialmente esperaba y, gracias a los servicios profesionales, obtuvimos una solución más sostenible, gestionable y escalable”.

Durante el diseño y la implementación de la solución, los servicios profesionales de Smartsheet proporcionaron un panel para Toshiba Global Commerce Solutions a fin de que pudiera ver rápidamente la cantidad de horas utilizadas, así como el cronograma detallado de cada fase del proyecto. “Si alguien me pedía una actualización del estado, podía extraer la información y compartir la historia del usuario o el diagrama de la arquitectura”, dice Graham. 

Sin la ayuda de los servicios profesionales de Smartsheet, es probable que Toshiba Global Commerce Solutions no hubiera podido crear su propia solución de acuerdo con el cronograma. “Por muy fácil que sea Smartsheet, todavía no somos expertos a la hora de hacer las cosas complejas que necesitamos”, dice Graham. “¿Quién sabe lo que hubiéramos construido sin la ayuda de los servicios profesionales de Smartsheet? Probablemente habría sido inmanejable. Los servicios profesionales ofrecieron un enorme valor en lo que se refiere a guiarnos por el camino correcto”.

Gestión estandarizada y coherente de la cartera de proyectos 

Gracias a la moderna PPM de Smartsheet, Toshiba Global Commerce Solutions ahora cuenta con un kit de herramientas de procesos estandarizado para llevar las soluciones al mercado, lo que brinda a los gerentes de Programas y Productos claridad y consistencia con respecto a las tareas, las funciones y las responsabilidades. En lugar de depender de diferentes herramientas y carecer de visibilidad de los proyectos, los equipos ahora pueden supervisar fácilmente el estado de cada proyecto de la cartera de la empresa.

“Con Smartsheet, todos nuestros proyectos cuenta con planes de acción, paneles y metodologías coherentes en lo que respecta a la gestión completa de los programas durante todo el proceso”, afirma Graham. “Más allá de la unidad de negocios, todos estamos completamente alineados en nuestros proyectos”.

Tiempo de comercialización más rápido para nuevos productos

Toshiba Global Commerce Solutions aprovechó la automatización y consistencia de Smartsheet para formar equipos de proyectos más pequeños y ágiles que puedan conceptualizar las soluciones rápidamente. “Con Smartsheet, podemos experimentar más y crear y enfrentar el fracaso rápidamente”, afirma Taylor. “Smartsheet permite la transición de la innovación a la comercialización mediante la integración de todas las divisiones de la empresa, desde Marketing y Ventas hasta Desarrollo y el Soporte de Productos. Debido a que estandarizamos los procesos y alineamos a los equipos en cada proyecto, nuestros procesos ahora culminan en un camino exitoso hacia la producción, mediante el que podemos comercializar y poner en funcionamiento nuevas soluciones más rápido que antes”.

Centrado en proporcionar más valor a la empresa 

Toshiba Global Commerce Solutions aprovechó la automatización y consistencia de Smartsheet para formar equipos de proyectos más pequeños y ágiles que puedan conceptualizar las soluciones rápidamente. “Con Smartsheet, ganamos eficiencia en términos de coordinación de proyectos, elaboración de informes y ejecución de reuniones”, dice Taylor. “Ya no estamos en un entorno en el que tenemos que crear presentaciones para diferentes unidades de negocios cada semana. Ahora operamos en tiempo real, por lo que las personas pueden realizar un seguimiento sencillo de las tareas y cambiar las fechas de entrega de los proyectos, por ejemplo, a fin de que no sea necesario ubicarlas para obtener actualizaciones con respecto al estado”.

Los gerentes de Programas y Productos de la empresa redujeron la cantidad de tiempo que antes dedicaban a crear diapositivas de estado y otros materiales para presentar durante las reuniones. “Vimos un aumento del 25% en lo que respecta a eficiencia gracias al uso de Smartsheet para la gestión de programas”, afirma Taylor.

“Por ejemplo, realizamos una encuesta a los gerentes de Programas a partir de la cuela se reveló que se redujo en más de cuatro horas el tiempo que dedican cada semana a preparar informes de estado y actas de reuniones. Con más tiempo disponible, los gerentes de programas pueden contribuir a la empresa y centrarse en actividades de mayor valor. El ahorro de tiempo también significa que tenemos la capacidad de asumir más proyectos, lo que permitirá que la empresa avance y pueda ofrecer nuevas soluciones innovadoras a los clientes”. 

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