¿Qué es una revisión del desempeño?
Los gerentes de organizaciones de todos los tamaños llevan a cabo revisiones de rendimiento con los empleados para beneficiar a la empresa, al supervisor y a los miembros individuales del equipo.
David M. Pollack, Ph.D., Vicepresidente, Consultoría para APTMetrics, explica: "Una revisión del desempeño es un proceso en el que se documenta, revisa y evalúa el desempeño laboral de un empleado. En la mayoría de los casos, el empleado recibe información sobre la eficacia de su desempeño. Las organizaciones suelen utilizar los resultados de la revisión para tomar decisiones relacionadas con el empleo, que pueden incluir ascensos, ajustes de remuneración, acceso a oportunidades de desarrollo, etc.
La frecuencia de las revisiones puede variar de una empresa a otra. “Aunque los gerentes más efectivos revisan el desempeño de sus empleados y ofrecen comentarios de manera continua, el uso de revisiones de desempeño ayuda a garantizar que la revisión y los comentarios se realicen al menos una o dos veces al año de manera formal, y se llevarán a cabo de manera consistente entre los gerentes", añade Pollack.
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Propósito y beneficios de las revisiones de rendimiento
Si bien tanto los gerentes como los empleados pueden ver las revisiones del desempeño con cierta aprensión, el ejercicio es útil para todos los miembros del equipo. Las revisiones pueden motivar a los empleados a mejorar la productividad a través de una comunicación y orientación cuidadosas. La información recopilada de las autoevaluaciones de los empleados, los comentarios de los compañeros y la supervisión continua de los logros y desafíos pueden ayudar a los gerentes a ver dónde se deben realizar mejoras y los posibles pasos que tomar para lograr que esos cambios se lleven a cabo. La inteligencia acumulada de varios miembros del equipo puede proporcionar datos integrales que pueden afectar positivamente la gestión del desempeño y el diseño operativo. Las revisiones del desempeño también pueden proporcionar una forma estandarizada de hacer comparaciones entre los empleados para tomar decisiones salariales o promocionales.
Gina Abudi, Presidenta de Abudi Consulting Group, comenta, “Las revisiones del desempeño son necesarias para ayudar a que los empleados entiendan en qué aspectos están rindiendo bien y en cuáles necesitan desarrollar más sus habilidades para tener éxito en la organización mientras desempeñan su función.”
“Las revisiones del desempeño pueden ser una buena manera de asegurarse de que los gerentes, los individuos y otros grupos de interés estén en sintonía con respecto al desempeño,” comenta Mary Fox, Directora Ejecutiva de Marlow, una empresa que ofrece orientación de carrera para ejecutivos a través del chat. "Muchas empresas utilizan estos procesos como una forma de hacer que el proceso de promoción sea más equitativo para todos los participantes. Sea como fuere, resultado de las revisiones del desempeño nunca deben ser una sorpresa para la persona que se está revisando."
Punteros de revisión del desempeño: Evitar el estrés
Una preparación precisa puede reducir el estrés de escribir o recibir revisiones de rendimiento, al igual que participar en una capacitación exhaustiva del gerente.
David M. Kopp, Ph.D. es formador, asesor de gestión y autor de Human Resource Development: Performance Through Learning (BridgePoint Education), y de Famous and Infamous Workplace Training: A Social History of Training and Development, que ofrece información general sobre el tema.
"La evaluación del desempeño no debe realizarse de manera informal. Es imperativo que se capacite al evaluador sobre cómo evaluar correctamente para evitar posibles errores del evaluador. Los errores frecuentes incluyen, por ejemplo, el efecto halo o la tendencia a hacer generalizaciones inapropiadas de un aspecto del desempeño laboral de una persona. Otros son la clemencia, la tendencia a evaluar a todas las personas como destacadas y a otorgar calificaciones infladas en lugar de evaluaciones precisas del desempeño, y tendencia central, que evalúan a cada persona como promedio independientemente de las diferencias en el desempeño, entre otros errores de evaluación.
"Se supone que se evalúa al empleado en función de para lo que se lo contrató según la descripción del trabajo. Sin embargo, este no siempre es el caso. La mayoría de los trabajos se dividen entre: debe hacer/saber, tiene que hacer/saber, y sería bueno que haga/sepa. A veces, los calificadores se centran demasiado en lo que sería bueno que haga/sepa el empleado y pasan por alto que el empleado puede ser marginal en debe hacer/saber", explica Kopp.
Sigue enfatizando la importancia de contar con la capacitación adecuada antes de realizar revisiones de desempeño. “Cuando se hace correctamente, la evaluación del desempeño requiere tiempo y capacitación para ser eficaz; de hecho, evitarlo puede ser perjudicial para la organización. Una característica importante de un sistema de evaluación del desempeño es que puede ayudar a evitar el fenómeno del Principio de Peter; es decir, tener empleados que se promocionan a su nivel de incompetencia. Los sistemas efectivos de evaluación del desempeño garantizan que los empleados desarrollen sus habilidades", añade Kopp.
Punteros de revisión del desempeño a tener en cuenta
Hay muchos aspectos que deben tenerse en cuenta en las revisiones de desempeño. A continuación, le mostramos algunos consejos de nuestros expertos:
- Estar preparado: Todos nuestros expertos señalaron que la preparación es el aspecto más importante de las revisiones de desempeño. La capacitación y el desarrollo profesional diseñados para ayudar a los gerentes a aprovechar al máximo las revisiones de desempeño harán que el proceso avance sin problemas. La capacitación lo ayudará a aprender frases que deben evitarse al realizar una evaluación del desempeño de los empleados y a prevenir posibles problemas legales. De manera rutinaria, tome notas en los registros de desempeño para que las revisiones de los empleados consuman menos tiempo, anote las incidencias y los logros, y tómese tiempo para registrar los rasgos intangibles (consulte los comportamientos que se mencionan a continuación).
Smartsheet ofrece muchas plantillas gratuitas para ayudarlo en todo tipo de tareas de recursos humanos, incluidas las revisiones de desempeño. A lo largo de este artículo, se incluyen herramientas como las siguientes plantillas para objetivos de empleados y revisión del desempeño:
Objetivos de los empleados y revisión del desempeño
Esta plantilla totalmente personalizable es una solución todo en uno que permite la preparación y ayuda a la colaboración. Registre los objetivos, observe cómo se compara el desempeño con los objetivos, aporte comentarios y comparta con las partes interesadas en tiempo real. La plantilla también ofrece pautas de prácticas recomendadas, instrucciones para cada elemento de procesamiento, información de ejemplo y mucho más.
Descargar plantilla de objetivos de los empleados y revisión del desempeño
- Sea positivo: Un enfoque negativo crea resistencia. Siempre que sea posible, convierta los negativos en positivos. Si es necesario realizar correcciones, alterne los comentarios positivos y negativos. En revisiones escritas y en persona, refuerce los estándares de rendimiento de la empresa, enfatice el potencial y desarrolle un plan de mejora individual.
- Enfatizar el comportamiento relacionado con las competencias básicas: Dependiendo del nivel de responsabilidad que posea un empleado, el dominio de la competencia central variará naturalmente. Utilice estos comportamientos para evaluar y aplicar métricas/calificaciones a una revisión de desempeño de un empleado:
- Comunicación: Planifica y entrega comunicaciones habladas y escritas con claridad, y comprende cuándo y cómo transmitir información a las personas o equipos apropiados.
- Pensamiento: Obtiene información, aplica el pensamiento analítico y piensa conceptual y estratégicamente.
- Relaciones interpersonales: Demuestra la conciencia interpersonal, el trabajo en equipo y la cooperación.
- Atención al cliente: Demuestra la capacidad de satisfacer a los clientes internos y externos.
- Adaptabilidad: Reúne información relevante y aplica el pensamiento crítico para abordar múltiples demandas y prioridades en conflicto en un entorno en evolución, y cambia el trabajo planificado según sea necesario.
- Responsabilidad: Acepta la responsabilidad de sus propias acciones y decisiones, y realiza el trabajo de una manera eficiente, rentable y ética.
- Conocimientos ocupacionales: Demuestra la competencia requerida en su campo y posición. Comprometido con la mejora continua, incluidas las tecnologías adecuadas para el aprendizaje.
- Sea orientador y mentor:
Dr. Orin Davis es Investigador Principal del Laboratorio de Calidad de Vida y asesor de inicio para empresas en las primeras etapas. Dr. Davis también cumple funciones como asesor científico de Happify y Happy Brain Science y es profesor adjunto de negocios, psicología, emprendimiento y creatividad.
Usted y su organización deben tener el objetivo de ayudar a los empleados a alcanzar su máximo desempeño. “En 'CYA' (cubrirte el trasero) de recursos humanos y lugares obsesionados con la responsabilidad (o la ilusión de la misma), son la forma más fácil de justificar decisiones como aumentos, promociones y despidos", dice Davis. “De manera óptima, las revisiones del desempeño sirven para confirmar que las personas están haciendo lo que quieren lograr y lo que se les paga por lograr. Además, ofrecen oportunidades para que las personas entiendan mejor su trabajo, cómo pueden hacerlo mejor y cómo pueden hacer contribuciones más significativas (y así mejorar y crecer tanto a nivel personal como profesional)”. - Trabajo fuera del marco habitual de recursos humanos: Si es gerente de una gran empresa y quiere ir más allá de las revisiones anuales de desempeño, Agile Performance Management (APM) puede ofrecer una solución para ofrecer comentarios y desarrollo continuos a los miembros del equipo, y puede ser particularmente útil para los trabajadores relacionados con el conocimiento. APM utiliza los principios del desarrollo de software Agile para impulsar el desempeño, la participación y el valor empresarial de los empleados. Agile es un método receptivo que abarca ciclos cortos, reflexión regular y corrección del curso basada en pruebas recopiladas.
- Aprovechar la tecnología: APM requiere el uso de la tecnología para el intercambio de información y las revisiones del progreso, pero solo es una forma de que los gerentes de recursos humanos puedan usar la tecnología. También pueden usar herramientas como las redes sociales para las revisiones y las comunicaciones de compañeros, aplicaciones móviles nativas para dar seguimiento al progreso y solicitar comentarios, y programas de software para verificar las métricas de desempeño en función de los estándares. El uso de formularios web puede ayudar a respaldar el proceso de revisión del desempeño y ofrecer a los miembros del equipo una forma sencilla de escribir sus autoevaluaciones y brindar comentarios de nivel superior de los empleados a la gerencia. Para obtener más ideas, lea el artículo "Maestría del lunes: 4 consejos para mejorar sus revisiones de desempeño”.
Plantillas y marcos de revisión del desempeño
No existe un marco único para las revisiones de desempeño. De hecho, todos los expertos con los que consultamos para este artículo expresaron la importancia de hacer lo que funciona mejor para la cultura y los objetivos empresariales de su empresa. Por ejemplo, una pequeña startup de Silicon Valley con 20 empleados, una arquitectura abierta y una estructura organizativa plana pueden tener revisiones continuas y conversaciones entre compañeros, mientras que una empresa de contabilidad Fortune 500 con 50 000 empleados puede necesitar una estructura más formal.
Encuentre más plantillas para organizar los datos de los empleados en "Plantillas gratuitas de revisión del desempeño de los empleados”.
A continuación, le mostramos algunos marcos a tener en cuenta:
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Alineación entre el desempeño y los objetivos organizativos: “Aquinis, Joo y Gottfredson (2011) ofrecen un marco integral para revisiones efectivas del desempeño", dice Pollack. “En los sistemas de gestión del desempeño más impactantes, los objetivos de los empleados están alineados con los de la organización, los empleados se evalúan en función de sus responsabilidades laborales más críticas y los gerentes y empleados reciben capacitación sobre cómo entregar y aceptar comentarios”.
Plantilla de evaluación de empleados
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Diseñado para una revisión anual, este formulario se puede personalizar para diferentes cadencias. La plantilla incluye secciones para objetivos y evaluaciones ponderados y medibles con notas para tareas de seguimiento. Otras áreas incluyen la autoevaluación de los empleados, la evaluación de las habilidades del empleado y la evaluación del gerente por parte del empleado. Al final de la plantilla, hay un área dedicada a las sugerencias de desarrollo profesional.
Descargar plantilla de evaluación del empleado
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Reconocimiento y apoyo a los logros: “Organizaciones que se centran en los resultados obtenidos (es decir, objetivos) y cómo se obtuvieron esos resultados (es decir, las competencias necesarias para llevar a cabo el trabajo) tienden a tener los procesos más efectivos que, en última instancia, conducen a un mejor desempeño laboral", comparte Pollack.
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Revisiones continuas: “Cuando los gerentes realizan reuniones regulares uno a uno (por lo general, quincenales), el proceso de revisión del desempeño es bastante indoloro", dice Fox. “En estos casos, se convierte en un objetivo. Por ejemplo, un miembro del equipo sabrá que tiene unos meses para adquirir las habilidades esperadas para un ascenso. Cuando las reuniones individuales se realizan con regularidad con los gerentes (y se gestionan de manera efectiva), hay muy pocas sorpresas en el proceso de revisión del desempeño”.
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Comentarios constructivos y comunicación: En su práctica, Abudi hace hincapié en las revisiones y autoevaluaciones como piedras angulares de la efectividad de la revisión del desempeño. A continuación, presentamos varias plantillas que puede usar para proporcionar a los empleados comentarios sobre el desempeño.
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Comentarios de 360 grados a empleados: “Utilizo evaluaciones de 360 grados (recopilando comentarios de supervisores, colaboradores directos y colegas) para varios de mis clientes para una variedad de propósitos. Estas herramientas reemplazan el componente de autoevaluación de una revisión del desempeño (ya que la persona completa una evaluación sobre él/ ella misma, además de ser evaluado por su gerente, colaboradores directos y compañeros). La evaluación 360 es una excelente herramienta si la organización está preparada para usarla”.
Plantilla de revisión de 360 grados/por pares
Si utiliza comentarios de 360 grados para las evaluaciones, esta plantilla personalizable de revisión de compañeros facilita que los miembros del equipo noten fortalezas y áreas de mejora para los miembros del equipo. Las competencias se clasifican utilizando una escala de números para proporcionar una mirada simple y cuantitativa del rendimiento. Puede editar la plantilla para incluir las habilidades relevantes para su organización y adecuadas para los comentarios de los compañeros de trabajo.
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Descargar plantilla de revisión por pares - WORD
Formulario de evaluación grupal
Si necesita evaluar a un equipo, departamento u otro grupo organizacional, esta plantilla admite varias calificaciones de competencia y, luego, calcula automáticamente las puntuaciones de los totales. De un vistazo, puede identificar las fortalezas y debilidades de cualquier equipo. Las calificaciones asignadas a las personas pueden extraerse de otras revisiones de desempeño o formularios de autoevaluación.
Descargar plantilla de evaluación grupal
- Autoevaluación: “¡Ser honesto! Esto solo es posible cuando hay confianza entre el empleado y el gerente que revisará la autoevaluación", dice Abudi. “El empleado debe usar la autoevaluación para reflexionar honestamente en qué puntos es fuerte y dónde necesita apoyo (capacitación, capacitación) de su gerente para mejorar sus habilidades. Esta autoevaluación también es una excelente herramienta para mostrar el trabajo o las contribuciones realizadas por el empleado más allá de las tareas regulares del día a día”.
Las autoevaluaciones son más que una formalidad, son herramientas significativas. Pueden ser un desafío, pero las autoevaluaciones ofrecen la oportunidad de que los miembros del equipo evalúen su propio desempeño laboral y determinen si su supervisor piensa lo mismo. Son una oportunidad para que los empleados se adueñen de sus logros, exploren nuevas oportunidades en su puesto actual y mejoren su plan de carrera. Este formulario de autoevaluación personalizable proporciona un esquema abierto para las responsabilidades, el rendimiento y los objetivos de rendimiento.
Descargar plantilla de autoevaluación del empleado
Obtenga más información sobre la autoevaluación en "Cómo escribir y sobrevivir a su autoevaluación y revisión del desempeño”.
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Escalas de calificación: Según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos, "las escalas de calificaciones se usan comúnmente porque proporcionan evaluaciones cuantitativas del nivel de rendimiento o de los logros de un miembro del equipo, ayudan a diferenciar entre los empleados y son relativamente fáciles de administrar. No hay consenso sobre qué escala funciona mejor, pero la mayoría comparten elementos comunes. Las escalas de calificación pueden ser numéricas (por ejemplo, 3, 4, 5) o alfabeto (por ejemplo, a, b, c), con números o letras correspondientes a un adjetivo, como 5 = excelente o c = satisfactorio. Las escalas de calificación también pueden ser narrativas. Por ejemplo, un elemento de una escala puede ser un rendimiento inaceptable, descrito como no cumple con los requisitos y objetivos básicos. Las escalas que proporcionan un mensaje positivo se han vuelto más populares. Por ejemplo, una escala puede incluir clasificaciones como básicas, efectivas y muy efectivas”.
Plantilla de revisión introductoria del desempeño del período con calificaciones
Esta plantilla de revisión del desempeño está diseñada para usarse después del período de prueba habitual de 90 días, y cuenta con una escala de calificación para empleados nuevos, así como espacio para los objetivos, comentarios y requisitos de capacitación. Realizar una revisión introductoria garantiza que el empleado se adapte a su puesto y cuente con apoyo adecuado y un plan de acción claro a medida que la persona crece en su función.
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Reseña como oportunidad de coaching: “Tengo una interpretación bastante diferente de las revisiones del desempeño en la que recomiendo centrarme en los comportamientos positivos y promover los resultados positivos. Las críticas de todo tipo se pueden enmarcar en la forma de lo que se debería hacer y de cómo las cosas podrían salir bien", dice Davis. “Decirles a las personas lo que no deben hacer, y/o señalar lo que hacen mal, es, en gran medida, una pérdida de tiempo porque no proporciona ningún medio para corregir los comportamientos (es decir, No hagas X realmente no le dice lo que debería hacer en cambio). Otra parte muy importante de la crítica es diferenciar entre el resultado obtenido y el resultado deseado. Pregúnteles a los empleados cómo creen que pueden lograr el resultado deseado y ofrezca recursos y consejos cuando se les pida, ya que esto respalda la autonomía del empleado y respeta sus conocimientos y talentos. Por ejemplo, 'Sus ventas para el primer trimestre fueron de $403,917, y realmente esperamos que cada miembro del equipo de ventas pase los $500 mil cada trimestre. ¿Alguna idea sobre cómo puede alcanzar ese objetivo?', seguro es mejor que decir, ''Sus ventas para el primer trimestre fueron insuficientes. ¡Tiene que aumentarlas o está despedido!’”
Plantilla del plan de desarrollo profesional
Como gerente, su capacitación y apoyo pueden aumentar la satisfacción, la retención y aclarar las trayectorias profesionales de los empleados. Un plan de desarrollo profesional mantiene a los empleados inspirados y también le ayuda a alcanzar los objetivos empresariales futuros. En esta plantilla, los objetivos se dividen en períodos de tiempo específicos, junto con su propósito, y los pasos de acción necesarios. El uso de esta herramienta personalizable en las revisiones del desempeño lo mantiene a usted y a los miembros de su equipo encaminados, o brinda la oportunidad de realizar ajustes.
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Frases útiles/consejos de comunicación para las revisiones de desempeño
Independientemente de cómo se enfoque la revisión del desempeño estructuralmente, el objetivo es utilizar las palabras correctas para comunicarse con la mínima fricción y el máximo efecto. A continuación, le mostramos algunos recursos para palabras y frases que lo ayudarán con evaluaciones escritas y verbales:
- Referencia de elección de palabras para describir el desempeño
- Palabras positivas para evaluar a los empleados
- Verbos de acción para la valoración del desempeño
- Más de 240 frases de evaluación del desempeño
- Hojas de ejemplos con evaluaciones del desempeño y frases para principiantes
¿Necesita más consejos de comunicaciones? Eche un vistazo a Cómo escribir una revisión efectiva del desempeño en la menor cantidad de tiempo posible: Consejos, frases y comentarios de revisión del desempeño.
Obstáculos comunes para la revisión del desempeño
Además de la preparación, una actitud positiva puede marcar la diferencia entre una experiencia de revisión del desempeño dinámica o lamentable. Nuestros expertos ponderan qué evitar:
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Evitar el 'Ding’: “Algunos obstáculos comunes incluyen centrarse solo en el desempeño ineficaz sin reconocer lo que el empleado ha hecho bien", dice Pollack. “Otra es basar la revisión en lo que ha ocurrido más recientemente. También debe considerar lo que ocurrió a principios de año, los factores que no están bajo el control del empleado o relacionados con sus responsabilidades, y usar la revisión como una oportunidad para oír a un empleado en lugar de brindar comentarios y mejorar el desempeño en el futuro”.
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Haga su trabajo de piernas y utilice la cantidad correcta de tiempo: Es esencial preparar y programar el tiempo suficiente para que el gerente y el empleado puedan participar en un diálogo honesto. Los empleados deben tener una cantidad adecuada de tiempo para una autoevaluación, y el gerente debe recopilar datos de desempeño de los empleados entre revisiones y comentarios de compañeros de trabajo. Asigne un tiempo amplio para que ambas partes obtengan el valor total de una revisión del desempeño antes y durante las reuniones, pero las revisiones periódicas deben ser estándar. “El resultado de una revisión del desempeño nunca debe ser una sorpresa para la persona que se está revisando", explica Fox. “Cuando los gerentes realizan reuniones regulares uno a uno (por lo general, quincenales), el proceso de revisión del desempeño es bastante indoloro".
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Criticar el comportamiento, no a la persona: Si la corrección es necesaria, es fundamental centrarse en el comportamiento y no en la persona, dice Davis. “Los comentarios sobre la naturaleza de la persona o sus intenciones son importantes. [Es mejor decir algo como: 'Has estado llegando después de las 9:00 a. m. con cierta frecuencia, pero es importante estar aquí a las 9:00 a. m. precisamente porque nuestros clientes empiezan a llamar de inmediato y necesitan nuestra ayuda’. Esta última corrección se centra en el comportamiento (que llega tarde) y no juzga a la persona (por ejemplo, perezoso, descuidado, etc.). A menudo, explorar por qué se produce un desempeño deficiente puede conducir a mejoras en la gestión, cambios en las expectativas (que a menudo subyacen a problemas) y acuerdos alternativos que hacen que el desempeño sea mejor”.
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