Desmitificar las 5 fases de la gestión de proyectos

La fase de planificación es clave para una gestión exitosa de proyectos y se centra en el desarrollo de una hoja de ruta para que el equipo siga. Durante la fase de planificación, los gerentes de proyectos deben organizar a sus equipos, configurar recursos colaborativos y establecer objetivos.

Dos de los métodos más populares para establecer objetivos son S.M.A.R.T. y CLEAR:

S.M.A.R.T. Objetivos: este método ayuda a garantizar que se hayan revisado exhaustivamente los objetivos. También proporciona una forma de comprender claramente las implicaciones del proceso de definición de objetivos.

Specific (Específico): para definir objetivos específicos, responda las siguientes preguntas: quién, qué, dónde, cuándo y por qué.
Measurable (Medible): cree criterios que pueda usar para medir el éxito de un objetivo.
Attainable (Alcanzable): identifique los objetivos más importantes y lo que se requerirá para alcanzarlos.
Realistic (Realista): debe estar dispuesto y ser capaz de trabajar hacia un objetivo en particular.
Timely (Oportuno): establezca un plazo para alcanzar el objetivo.

Para obtener más información sobre los objetivos de S.M.A.R.T y descargar objetivos de S.M.A.R.T.  gratis, lea "Guía básica para redactar objetivos S.M.A.R.T.".

C.L.E.A.R. Objetivos: un método más nuevo para establecer objetivos que tenga en cuenta el entorno de los negocios de hoy en día.

Collaborative (Colaboración): el objetivo debe animar a los empleados a trabajar juntos.
Limited (Limitado): debe limitarse en el alcance y el tiempo para que siga siendo manejable.
Emotional (Emocional): los objetivos deben aprovechar la pasión de los empleados y ser algo con lo que los empleados puedan establecer una conexión emocional. Esto puede optimizar la calidad del trabajo.
Appreciable (Posible): dividir los objetivos más grandes en tareas más pequeñas que se pueden lograr rápidamente.
Refinable: a medida que surjan nuevas situaciones, sea flexible y perfeccione los objetivos según sea necesario.
 
Durante esta fase, se define el alcance del proyecto y se desarrolla un plan de gestión del proyecto. Implica identificar el costo, la calidad, los recursos disponibles y un cronograma realista. El plan del proyecto también incluye la definición de líneas de base o medidas de rendimiento. Se generan utilizando el alcance, el cronograma y el costo de un proyecto. Una línea de base es esencial para determinar si un proyecto va por buen camino.
 
En este momento, las funciones y responsabilidades se definen claramente, de modo que todaslas personas involucradas sepan cuáles son sus responsabilidades. A continuación, le mostramos algunos de los documentos que creará un PM durante esta fase para asegurarse de que el proyecto se mantendrá encaminado:

• Declaración del alcance: un documento que define claramente el proyecto, incluidas las necesidades del negocio, los beneficios del proyecto, los objetivos, las entregas y los hitos clave. La declaración de alcance puede cambiar durante el proyecto, pero no debe hacerse sin la aprobación del gerente del proyecto y del patrocinador.
• Cronograma de desglose del trabajo (WBS): es una representación visual que desglosa el alcance del proyecto en secciones manejables para el equipo.
• Hitos: identifique los objetivos de alto nivel que deben cumplirse a lo largo del proyecto e inclúyalos en el gráfico de Gantt.
• Gráfico de Gantt: un cronograma visual que puede usar para planificar las tareas y visualizar el cronograma del proyecto.
• Plan de comunicación: esto es de particular importancia si su proyecto implica participantes externos. Desarrolle los mensajes adecuados en torno al proyecto y cree un cronograma de cuándo comunicarse con los miembros del equipo en función de las entregas y los logros.
• Plan de gestión de riesgos: identifique todos los riesgos previsibles. Los riesgos comunes incluyen estimaciones de tiempo y costos poco realistas, ciclo de revisión de clientes, recortes presupuestarios, requisitos cambiantes y falta de recursos comprometidos.

Para obtener más información sobre los términos y documentos de gestión de proyectos, lea nuestro glosario de terminología de gestión de proyectos.

Consejo: Al crear una WBS, los paquetes de trabajo no deben ser más de 10 días. Asegúrese de solicitar la opinión y la perspectiva de los miembros del equipo sobre sus tareas específicas.

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