Cómo crear un estado de ganancias y pérdidas en Microsoft Excel
En nuestro tutorial, se desglosa el proceso de creación de un estado de ganancias y pérdidas en Excel para pequeñas empresas en tres sencillos pasos, para que pueda empezar a usar nuestras plantillas personalizables.
Incluimos instrucciones para personalizar su plantilla con fórmulas básicas de Excel. Para obtener recursos y tutoriales adicionales, consulte nuestra guía para redactar un estado general de ganancias y pérdidas.
Pam Prior, creadora de Profit Concierge™, dice que, a la hora de crear un estado de ganancias y pérdidas (P&L) para una pequeña empresa, “utilice categorías que se ajusten a su negocio y tengan sentido para usted”. Nuestra plantilla ayuda a comprender el formato básico del estado de resultados, para que pueda adaptar los estados de ganancias y pérdidas a las necesidades específicas de su pequeña empresa.
“El objetivo de hacer un estado de ganancias y pérdidas es analizarlo en contexto”, dice Prior. “Debe tener una columna para cada mes porque, de esa forma, puede ver la narrativa de lo que sucede a lo largo del tiempo y, en esta instancia, los números cobran sentido. El valor de Excel es que puede ingresar y ver 12 meses de forma clara en las columnas. Lo único que necesita entender son los signos más y menos”.
Una vez que aprenda a crear un informe para un período de un mes con las instrucciones de plantilla que figuran a continuación, puede compilar informes fácilmente y crear un estado de cuenta de 12 meses. Al hacerlo, podrá ver las tendencias y crear previsiones para su empresa. Además, agregamos instrucciones para personalizar los estados de cuenta de su empresa en Excel.
Vea y descargue la variedad completa de plantillas gratuitas de ganancias y pérdidas para encontrar las opciones más adecuadas y totalmente personalizables para su empresa. Para obtener más opciones de plantillas con un enfoque en las pequeñas empresas, consulte las plantillas gratuitas de estado de ganancias y pérdidas para pequeñas empresas.
Antes de comenzar, asegúrese de tener a mano los estados de cuenta bancarios y de la tarjeta de crédito. Este tutorial utiliza un período de informes mensuales, pero puede aplicar estas instrucciones a las estructuras de informes trimestrales o anuales.
1. Descargar, abrir y guardar la plantilla de Excel
- Descargue y abra la plantilla gratuita de estado de ganancias y pérdidas para pequeñas empresas en Excel. La plantilla debe abrirse automáticamente en Excel.
Descargar Plantilla gratuita de ganancias y pérdidas para pequeñas empresas — Microsoft Excel
- Seleccione Archivo en la barra de menú y haga clic en Guardar como. Cambie el título del documento en la pantalla superpuesta, seleccione la carpeta preferida y haga clic en Guardar.
Consejo profesional: Determine un sistema de nomenclatura de archivos coherente para que pueda hallar y recuperar fácilmente cualquier estado de cuenta. Incluya la fecha de finalización del informe en el título de su documento. Por ejemplo: Nombre de la empresa_Estado de P&L_22-feb
Ingrese el nombre de su empresa y las fechas del estado de cuenta
- Escriba el nombre de la empresa en la celda Nombre de la empresa.
- Escriba las fechas de inicio y finalización del período de informe en la celda Período de informe del estado de cuenta. Guardar el archivo.
2. Calcular la ganancia bruta
Para calcular la ganancia bruta, primero debe calcular los ingresos brutos, o ingresos totales, y el costo total de los bienes vendidos (COGS). Reste el total de los bienes vendidos de los ingresos brutos para determinar la ganancia bruta:
Ganancia bruta = Ingresos brutos − COGS
Esta plantilla tiene fórmulas integradas que hacen estos cálculos automáticamente a medida que ingresa información en las secciones relevantes.
Introduzca los ingresos por ventas para calcular los ingresos brutos
- Busque la celda Ingresos por ventas y haga clic una vez en la celda contigua para resaltar la celda. Calcule los ingresos por ventas del período de informe e ingrese el monto en la celda. No es necesario agregar comas al escribir cantidades más grandes.
- Presione Intro o haga clic en otra celda para cancelar la selección. Las celdas Ingresos brutos, Ganancias brutas e Ingresos netos se completarán automáticamente. En esta instancia, serán equivalentes a sus ingresos por ventas.
Recordatorio: Los ingresos por ventas de un estado básico ganancias y pérdidas de una pequeña empresa deben incluir deducciones por devoluciones y descuentos. No incluye impuestos, intereses, depreciaciones ni amortizaciones. Estos se agregan al estado de cuenta en un paso posterior cuando informa los gastos.- Si tiene que registrar ingresos adicionales, haga clic en la celda junto a la celda de Otros ingresos e introduzca el monto. Si no tiene otros ingresos para informar para este período, déjela en blanco o escriba cero.
- Presione Intro. Nuevamente, las celdas Ingresos brutos, Ganancias brutas e Ingresos netos se completarán automáticamente con los montos actualizados.
Recordatorio: Guarde el documento de Excel después de cada paso para evitar la pérdida de datos.
Consejo profesional: Personalice esta sección de ingresos con categorías relevantes para su empresa. Por ejemplo, puede editar y actualizar el texto de las secciones existentes para especificar fuentes de ingresos o agregar elementos de línea para contabilizar flujos de ingresos adicionales. Si necesita agregar elementos de línea, realice el siguiente tutorial. De lo contrario, pase a la sección siguiente.
- Resalte el último título de entrada y la celda de entrada en la sección Ingresos. Para hacerlo, haga clic en la celda del título y arrastre el cursor hacia la derecha, soltándolo una vez que todas las celdas deseadas estén resaltadas. Otro método es hacer clic una vez en la celda del título, presionar Shift y hacer clic en la celda a la derecha para resaltar ambas celdas.
- Copie las celdas resaltadas con Command + C (Mac) o Ctrl + C (PC), o bien haga clic con el botón derecho del mouse en las celdas y seleccione Copiar en el menú desplegable.
- Una vez copiadas, aparecerá una línea de puntos verdes alrededor de las celdas resaltadas.
- Pase el cursor sobre las celdas copiadas y haga clic con el botón derecho del mouse. Aparecerá un nuevo menú. Seleccione Insertar celdas copiadas en el menú desplegable.
- Aparecerá un nuevo menú emergente. Seleccione la opción Desplazar celdas hacia abajo y presione Intro o haga clic en Aceptar.
- Aparecerá un mensaje emergente en el que se le advertirá que la operación provocará la anulación de la combinación de algunas celdas. Haga clic en Aceptar.
- Aparecerá una nueva fila debajo con las celdas copiadas de Otros ingresos.
- Haga clic en la columna Nuevo título e ingrese un título. Cuando ingrese el monto en la celda adyacente, la plantilla seguirá calculando los ingresos brutos, las ganancias brutas y los ingresos netos. Repita el proceso si la sección de ingresos necesita más filas personalizadas.
Introduzca el costo de los bienes vendidos (COGS)
- Busque la sección Costo de los bienes vendidos debajo de la sección Ingresos. Haga clic una vez en la celda de entrada a la derecha de COGS en la columna D e ingrese el costo total de los bienes vendidos durante el período de informe.
- Presione Intro. Se completarán las celdas COGS y COGS total.
- La plantilla también calculará la ganancia bruta restando el COGS total de los ingresos brutos. Revise los montos para asegurarse de que los cálculos sean precisos.
- Consejo profesional: La ganancia bruta se mostrará en negro, para indicar una ganancia, o en rojo con paréntesis, para señalar una pérdida.
Calcule los ingresos netos
Esta plantilla utiliza la siguiente fórmula para calcular los ingresos netos:
Ingresos netos = Ganancia bruta − Gastos totales
Introduzca los gastos de la empresa
Si sigue los pasos de esta sección, aprenderá a ingresar los gastos incurridos en el período de informe y cómo personalizar la plantilla para su empresa agregando y eliminando filas de gastos. Antes de comenzar, es posible que quiera calcular sus gastos en un solo lugar con nuestras plantillas gratuitas de gastos para pequeñas empresas.
- Primero, haga clic en la celda Salarios y beneficios e ingrese los salarios y beneficios totales del período.
- Presione Intro. La plantilla agregará automáticamente el número a la columna Gastos totales y actualizará el monto en la celda Ingresos netos.
- Repita los pasos uno y dos de esta sección para cada uno de sus gastos.
Personalice las categorías de gastos
Después de completar la plantilla de ganancias y pérdidas y registrar sus ingresos netos para este período, cree categorías de gastos que sean relevantes para usted con esta plantilla fácil de personalizar. Los siguientes consejos abarcan los ajustes más comunes de la plantilla:
- Cambiar el nombre de un gasto sin ajustar las celdas: Haga clic en la celda de título a la que desea cambiar el nombre. Escriba el título de la categoría deseada y presione Intro o haga clic en la siguiente celda. Para eliminar cualquier título de categoría de gastos sin ajustar las celdas, haga clic en el título y presione Eliminar para dejar la fila en blanco.
- Ajustar celdas de gastos: Para personalizar los gastos y hacer coincidir la cantidad exacta de categorías, puede agregar o eliminar un elemento de línea según sea necesario.
- Agregar nuevas celdas de fila de gastos
- Resalte un título de categoría de gastos y una celda de entrada seleccionados. No utilice la primera fila (Salarios y beneficios) para evitar un formato de celda incoherente.
- Haga clic con el botón derecho del mouse en las celdas de las filas resaltadas. Seleccione Insertar…
- En el menú desplegable, seleccione Desplazar celdas hacia abajo y, luego, haga clic en Aceptar.
- Aparecerá un nuevo menú de alertas. Haga clic en Aceptar.
- Aparecerá una fila de gastos vacía con una celda de título y una celda de entrada en la misma fila, y las celdas existentes se desplazarán hacia abajo. Agregue el título de la categoría personalizada a la celda e ingrese el monto de los gastos en la celda de entrada a la derecha. La plantilla seguirá actualizando los gastos totales a medida que agregue filas personalizadas.
- Consejo profesional: Puede agregar o eliminar varias filas a la vez. Para agregar filas, resalte la cantidad de filas que le gustaría insertar. Siga los pasos del dos al cinco con varias filas seleccionadas.
- Eliminar celdas de fila de gastos
- Seleccione la fila o filas de gastos que desea eliminar haciendo clic en una sola celda y arrastrando el mouse sobre las celdas restantes.
- Haga clic con el botón derecho del mouse en las celdas resaltadas. Seleccione Eliminar… del menú desplegable.
- Aparecerá un nuevo menú Eliminar. Seleccione Desplazar celdas hacia arriba y haga clic en Aceptar.
- Aparecerá un menú de alertas. Haga clic en Aceptar.
- Se eliminarán las celdas seleccionadas y las filas de gastos existentes se desplazarán hacia arriba.
- Consejo profesional: Elimine cualquier elemento de plantilla externo que se haya desalineado cuando asignó formato nuevo a las celdas en su hoja de cálculo. Resalte las celdas sin formato que desee eliminar y utilice el proceso de eliminación anterior para crear una hoja de cálculo ordenada y personalizada.
Cómo mantener una cuenta de ganancias y pérdidas en Excel
Mantener una cuenta de ganancias y pérdidas en Excel le permite tomar decisiones empresariales fundamentadas que mejoran sus probabilidades de rentabilidad a lo largo del tiempo. Mantenga un registro amplio de cada período de informe mediante la creación de una columna para cada mes o trimestre.
Llevar registro de los estados de cuenta es fundamental para controlar las tendencias de finanzas en el tiempo. Utilice Excel para llevar un registro, hacer previsiones y elaborar estrategias; para ello, coloque las cifras de ganancias y pérdidas de varios períodos de informe en una sola columna.
“Una previsión es simplemente tomar los últimos meses del estado de ganancias y pérdidas para mirar hacia el futuro y tomar decisiones fundamentadas”, señala Prior. “De esta forma, puede tomar decisiones fundamentadas en dos contextos. En primer lugar, observe los valores reales a lo largo del tiempo para realizar previsiones a futuro y, en segundo lugar, vea cuál fue el rendimiento de su empresa ese mes frente a lo que esperaba que ocurriera. Esto ayudará a entender realmente qué impulsa su negocio”. Prior explica que la totalidad del ejercicio dura de 10 a 15 minutos y puede contribuir a la rentabilidad de su pequeña empresa. “Si hace este ejercicio al pie de la letra durante tres o cuatro meses, ganará dinero en su empresa”.
Estos son consejos adicionales sobre cómo crear un sistema de registro exitoso para los estados de resultados:
- Organización: Un sistema organizativo sólido es fundamental para el éxito. Guarde archivos individuales de Excel para cada período de informe del año fiscal dentro de una carpeta.
- Expansión: A medida que crezca su empresa, el sistema de informe debe hacerlo en consecuencia. Mantenga los estados de ganancias y pérdidas de un año en un solo archivo de Excel y cree varias pestañas para períodos de informe individuales. Puede diseñar su propio informe anual con columnas mensuales o usar una de nuestras plantillas gratuitas de ganancias y pérdidas de 12 meses.
- Visualización: La visualización de datos es una herramienta útil para revisar la información financiera y reconocer las tendencias. Después de calcular los márgenes de ganancias, cree gráficos que representen los cambios en los datos a lo largo del tiempo.
- Presupuestos: Para impulsar el crecimiento de un negocio rentable, es necesario elaborar un presupuesto. Utilice el estado de ganancias y pérdidas al momento de desarrollar el presupuesto con las plantillas gratuitas de presupuesto para pequeñas empresas.
- Contabilidad: La elaboración de informes coherentes es clave para lograr informes financieros exitosos. Prior recomienda usar un sistema de contabilidad: “Con un sistema contable, no tiene que ingresar datos de forma manual en Excel todos los meses”.
Plantillas de estado de ganancias y pérdidas de 12 meses para Excel
Una vez que haya completado la plantilla mensual con nuestras instrucciones, ingrese los datos directamente en una hoja de cálculo de Excel o un software de contabilidad. Vea las finanzas de su empresa en el contexto de los datos históricos y mantenga un estado de ganancias y pérdidas durante el año fiscal.
Plantilla básica de estado de ganancias y pérdidas de 12 meses para Excel
Descargar Plantilla básica de estado de ganancias y pérdidas de 12 meses — Microsoft Excel
En esta plantilla básica de estado de ganancias y pérdidas, se registran las finanzas en el transcurso de 12 períodos de informe. Realice un seguimiento de sus ingresos, el costo de los bienes vendidos y los gastos para calcular la ganancia bruta y los ingresos netos de su pequeña empresa en 12 meses. Revise sus datos y tome decisiones financieras fundamentadas para el futuro de su empresa.
Plantilla detallada de estado de ganancias y pérdidas de 12 meses para Excel
Descargar Plantilla detallada de estado de ganancias y pérdidas de 12 meses — Microsoft Excel
Realice un seguimiento detallado de los gastos de su pequeña empresa durante un año. Esta plantilla gratuita incluye columnas individuales para personalizar los ingresos y gastos. Desglose las categorías en esta plantilla fácil de usar con fórmulas integradas que calculan los ingresos de su empresa, el costo de los bienes vendidos, los gastos, la ganancia bruta y los ingresos netos. Compare las finanzas de cada mes en el contexto de un año completo para mejorar su estrategia financiera.
Una vez que tenga datos de ganancias y pérdidas de varios años, puede usar nuestra plantilla gratuita y personalizable de estado de ganancias y pérdidas de tres años. Para obtener más recursos, consulte la selección de plantillas financieras gratuitas de planes de negocios para crear y mantener un sistema integral de datos financieros para su pequeña empresa.
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