¿Qué son las metas del proyecto?
La meta de un proyecto es una declaración en la que se explica el resultado esperado del proyecto. Las metas del proyecto consisten en objetivos: elementos de acción medibles que respaldan el éxito de la meta. Son esenciales porque promueven la mejora y ayudan a gestionar los avances.
Cuando los líderes y las partes interesadas tienen un acuerdo colectivo para mejorar un área de su organización, establecen una meta del proyecto. La declaración de misión de una organización puede inspirar una meta o esta puede ser algo más específico, como la necesidad de mejorar un flujo de trabajo contable o maximizar el desempeño de los empleados. Las metas del proyecto suelen ser la base de otros elementos de un proyecto, como las descripciones del proyecto.
Cuando una organización establece una meta, los gerentes definen objetivos que incluyen números y porcentajes para que puedan cuantificarlos y darles seguimiento. Los objetivos ayudan a un proyecto a mantener el rumbo. Asegúrese de compartir todos los objetivos y las líneas de tiempo con las partes interesadas y los miembros del equipo para que todos estén bien informados y alineados.
Diferencia entre las metas y los objetivos de un proyecto
Una meta del proyecto explica lo que se logrará con el proyecto. Un objetivo del proyecto es un elemento de acción específico y medible que respalda la meta. Los objetivos conforman una lista de verificación que mantiene organizado el proyecto. Establezca una fecha límite para cada objetivo de modo que el proyecto se mantenga encaminado para cumplir con su fecha prevista.
Un ejemplo de la meta de un proyecto es generar más ingresos por ventas. Los objetivos para cumplir con esa meta son aumentar la cantidad de compras recurrentes en un 10% en el primer trimestre, y los miembros del equipo de ventas deben dedicar dos horas a la semana a buscar nuevos clientes potenciales.
Aprenda cómo redactar objetivos funcionales del proyecto que respalden las metas.
Es posible que se haya cruzado con el término objetivo empresarial al repasar los objetivos del proyecto. Los objetivos empresariales son diferentes de los objetivos del proyecto, ya que respaldan una meta de mayor nivel que afecta a la organización en su conjunto. Los objetivos empresariales respaldan todas las actividades empresariales, mientras que los objetivos del proyecto respaldan un proyecto específico. Un ejemplo de un objetivo empresarial común es el lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Este objetivo empresarial afecta todas las áreas de una organización, desde el desarrollo hasta la producción, las ventas y la contabilidad, la capacitación y mucho más.
Por qué son importantes las metas del proyecto:
Las metas del proyecto pueden ayudar a crear un impulso y a motivar a los equipos. Dado que su finalidad es mejorar la organización en general, las metas pueden ayudar a direccionar el crecimiento.
Brett Harned es un consultor y coach de gestión de proyectos con más de 20 años de experiencia y es el autor de Project Management for Humans: Helping People Get Things Done (Gestión de proyectos para humanos: una ayuda para que las personas consigan hacer cosas). Según sus propias palabras: “Las metas son útiles porque ayudan a enfocar (o reenfocar) a los equipos y a las partes interesadas cuando se produce una corrupción del alcance o hay indecisión, conversaciones fuera de tema en las reuniones, etc.”.
A continuación, hay una lista de por qué son importantes las metas del proyecto:
- Se alinea con las metas de la empresa: Cuando los miembros del equipo y las partes interesadas trabajan para lograr el mismo resultado, se genera unidad y sentido de propósito dentro de la empresa.
- Se gana impulso: Cuando un equipo cumple con una meta del proyecto, se produce una sensación de logro y entusiasmo, que se traslada al siguiente proyecto.
- Crea un enfoque claro: Una meta del proyecto cuyo enfoque está bien definido limita las distracciones y maximiza el tiempo y los recursos de su empresa.
- Mejora la experiencia del cliente: Cuando un cliente tiene una experiencia positiva, fortalece su lealtad y es más probable que recomiende sus productos o servicios a otros.
- Motiva a los miembros del equipo: Los empleados que trabajan hacia algo que beneficiará a la organización a menudo descubren que sus puestos aportan valor y se sienten inspirados para dar lo mejor de sí mismos.
- Promueve la responsabilidad: La carga de trabajo de la meta del proyecto se distribuye entre los miembros del equipo. Todo el mundo tiene una comprensión clara de sus responsabilidades.
Cómo establecer las metas del proyecto
Para establecer las metas del proyecto debe comenzar por identificar algo en su empresa que necesite cambiar o mejorar. Hable sobre esta meta con los miembros del equipo y las partes interesadas para conocer su opinión. Luego, determine los recursos y el presupuesto para alcanzar la meta.
- Identificar una intención colectiva
Decida qué parte de su organización necesita mejoras o cambios. Reúna los comentarios de los empleados y de clientes internos y externos para identificar un área que necesite atención. Debería enfocarse en la meta del proyecto. Involucre a los líderes y a las partes interesadas para que lo ayuden a definir claramente lo que desea lograr con dicha meta. - Planificar para el éxito
Prevea lo que necesitará a lo largo de todo el proyecto para evitar quedarse corto. Obtenga los recursos necesarios antes de lanzar su proyecto. Dependiendo de la meta, analice cuántos empleados podría necesitar para que trabajen en él. Si cree que necesitará equipos, software o materiales, asegúrese de conseguirlos. Calcule cuánto costarán estos recursos, ya que necesitará esos datos para preparar el presupuesto. - Establecer un presupuesto
Defina el presupuesto en función de los recursos y las líneas de tiempo necesarias. Un proyecto con una línea de tiempo de un mes y tres empleados tendrá un presupuesto muy diferente a otro con una línea de tiempo de seis meses y más recursos. Si necesita ayuda con su presupuesto, descargue una plantilla de presupuesto gratuita. - Comunicar
Antes de iniciar el proyecto, comparta una descripción general y el resultado deseado con los miembros del equipo y las partes interesadas, incluso si no están directamente involucrados. Conseguir que todos participen inicialmente en la meta del proyecto limita cualquier confusión o desinformación. - Mantenerse organizado
Programe reuniones periódicas con todos los involucrados en la meta del proyecto. Esto creará una rutina para compartir los avances, mantenerse alineados y abordar cualquier desafío.
Cómo redactar las metas del proyecto
Redactar las metas del proyecto lo ayuda a organizar la información que ha recopilado. El documento de la meta de un proyecto incluye una línea de tiempo, así como las partes interesadas y los objetivos.
Siga estos pasos para documentar la meta de su proyecto:
- Redactar la meta del proyecto
Después de hablar con los miembros del equipo y las partes interesadas, debería tener una declaración clara que defina la meta de su proyecto. Empiece por redactar la meta. Determinar la meta del proyecto también es el primer paso en el diseño de un proyecto. - Determinar una línea de tiempo para la meta del proyecto
Decida la fecha de inicio y la fecha de finalización para la meta del proyecto y agréguelas al documento. Considere el alcance del proyecto, los recursos, el presupuesto y las líneas de tiempo para cada objetivo. La fecha de inicio debería ser el día en que redacte la meta del proyecto y la fecha de finalización debería ser cuando se complete el último objetivo. - Establecer objetivos para la meta del proyecto
Haga una lluvia de ideas para definir los hitos en función del alcance del proyecto. Sea detallado al redactar los objetivos del proyecto. Cada objetivo necesita su propia fecha límite hasta alcanzar la meta final. Establezca recordatorios para garantizar que los objetivos se cumplan dentro del plazo previsto.
Utilizar el marco SMART al redactar los objetivos ayuda a que cada uno de ellos sea específico, medible, alcanzable, relevante y tenga un plazo de tiempo.
Descargar una plantilla de metas de proyecto
Descargar Plantilla de metas y objetivos de proyecto
Excel
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Microsoft Word
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Adobe PDF
Redactar las metas del proyecto no tiene por qué ser un desafío. Usar una plantilla gratuita para las metas del proyecto puede ayudar con el formato. Establezca la meta en la parte superior de la plantilla y luego agregue los objetivos para cumplirla. Complete la sección SMART de cada objetivo para definir claramente cuándo se alcanzará la meta y cómo la medirá para garantizar el éxito.
¿Está buscando un enfoque diferente? Estas plantillas para establecer metas ofrecen una variedad de formatos.
32 ejemplos de metas de proyecto
Los ejemplos de metas de proyecto son una forma útil de promover ideas para los elementos que quizás necesite mejorar en su empresa. Esta lista de metas específicas de un proyecto se clasifica por empleado, cliente, operaciones y tecnología.
Ejemplos de metas de proyecto centradas en los empleados
- Aumentar el compromiso de los empleados
- Mejorar la comunicación con los empleados
- Aumentar la seguridad de los empleados
- Mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados
- Fortalecer la colaboración en equipo
- Facilitar la capacitación de calidad para los nuevos empleados
- Reducir las horas extras de los empleados
- Promover el bienestar de los empleados
- Ampliar las oportunidades de aprendizaje de los empleados
- Reducir la rotación de empleados
Ejemplos de metas de proyecto centradas en el cliente
- Mejorar la satisfacción del cliente
- Aumentar las compras de los clientes
- Reducir las llamadas telefónicas relacionadas con el servicio al cliente
- Mejorar el tiempo de respuesta de solicitudes y consultas de clientes
- Aumentar el compromiso con los clientes a través de las redes sociales
- Reducir los tiempos de espera de los clientes (por teléfono o en persona)
- Desarrollar nuevos materiales de marketing para atraer a nuevos clientes
Ejemplos de metas de proyectos operativos
- Generar más ingresos por ventas
- Mejorar un proceso o flujo de trabajo
- Mejorar la velocidad de los pagos de reclamos o de clientes
- Reducir la huella de carbono
- Realizar entregas a tiempo de productos o servicios
- Reducir los costos operativos
- Aumentar el compromiso de las partes interesadas
- Reducir los costos de suministro
- Aumentar los clientes potenciales
Ejemplos de metas de proyectos tecnológicos
- Mejorar un sistema (por ejemplo, un sistema de facturación)
- Actualizar el sistema de una oficina, como el sistema telefónico o el de gestión de contenidos
- Mejorar la facilidad de uso del sitio web de la empresa
- Implementar un nuevo software (por ejemplo, una aplicación de horarios) para mejorar la productividad
- Reforzar la seguridad de los datos
- Mejorar los sistemas para compartir conocimiento
Prácticas recomendadas para establecer metas del proyecto
Al establecer las metas del proyecto, es importante establecer plazos realistas. Como práctica recomendada, siga los objetivos del proyecto para mantenerse rumbo a la meta.
A continuación, le mostramos algunas prácticas recomendadas adicionales que hay que seguir al establecer una meta del proyecto:
- Seguir los objetivos del proyecto: Los objetivos del proyecto muestran cómo alcanzará la meta. No se desvíe del plan.
- Mantener abiertas las vías de comunicación: Además de las reuniones de control, deje que el equipo que está trabajando en los objetivos y las partes interesadas que ayudaron a definir la meta estén disponibles para realizar preguntas. Asegúrese de proporcionar también informes de avance.
- Mantener las metas del proyecto en la conversación: Es importante que las metas del proyecto no caigan en el olvido. Harned dice: “Considere siempre las metas del proyecto como una prioridad y asegúrese de que todo el mundo esté al tanto de ellas desde el principio. Es conveniente repasarlas cada vez que sea pertinente, tanto en reuniones como en presentaciones, o incluso al deliberar entre distintas opciones”.
- Cumplir con los plazos objetivos: El plazo límite objetivo no es una fecha arbitraria. La finalidad de este plazo es la de ayudarlo a alcanzar el meta. Programar reuniones periódicas y mantener una comunicación constante garantizará que cualquier obstáculo se aborde de manera oportuna.
- Establecer expectativas realistas para los plazos: Si bien es útil conocer la opinión de los líderes y las partes interesadas para ayudarlo a determinar las líneas de tiempo de los objetivos, también es esencial hablar con las personas del equipo que tienen que cumplir los plazos de cada objetivo.
Cinco errores comunes que deben evitarse al establecer las metas de un proyecto
Establecer los metas del proyecto puede resultar un fracaso si no se incluyen a las personas adecuadas en el proceso o no se establece un presupuesto preciso. También pueden surgir problemas si se establece un objetivo en lugar de una meta. Las metas inalcanzables están destinadas a fracasar.
- Establecer un objetivo en lugar de una meta
Si la meta de su proyecto es demasiado específica, se convierte en una solución a corto plazo para un problema más amplio. Por ejemplo, supongamos que establece la meta de implementar horarios de trabajo flexibles para los empleados. Si prestamos atención, nos daremos cuenta de que esto debería ser realmente un objetivo que conlleve a la meta de mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal. Las horas de trabajo flexibles son un pequeño arbusto dentro de un gran bosque. En el futuro, podrían surgir otros problemas en equilibrio entre la vida laboral y personal, los cuales podrían haberse solucionado con la meta adecuada.
- Margaret Love, PMP y consultora de gestión de proyectos con 40 años de experiencia, resalta lo que puede salir mal: “He visto proyectos en los que las metas y los objetivos eran muy detallados; la información que debería haberse desarrollado en otros documentos estaba atestada de metas y objetivos sin un análisis exhaustivo. En mi opinión, las metas y los objetivos deberían contar con la claridad suficiente como para que la gerencia sénior pueda ver fácilmente si se cumplieron o no”.
- Establecer una meta inalcanzable
Las metas inalcanzables pueden desalentar a los miembros del equipo. Pueden desanimarse al sentir que han fracasado. También pueden generar una falta de confianza y motivación en futuras iniciativas para establecer metas.
Por ejemplo, imagine que establece la meta de implementar un nuevo sistema telefónico para que su equipo de atención al cliente comience a trabajar en dos días. Aunque el sistema telefónico será beneficioso, el plazo es tan corto que probablemente provoque estrés y frustración. El equipo necesita tiempo para aprender, comprender y practicar el uso del sistema. Siempre considere su alcance del proyecto y la línea de tiempo al establecer una meta. - No incluir a las personas adecuadas
Dejar afuera a los actores clave es perjudicial para que su meta tenga éxito. Si establece una meta del proyecto para reducir los costos de suministro, las partes interesadas y los líderes que trabajan con los suministros deben participar en el proyecto. - No programar reuniones periódicas
Asegúrese de programar reuniones a lo largo de toda la línea de tiempo de su proyecto para mantener a su equipo bien informado. Incluso las reuniones breves lo ayudarán a garantizar que pueda abordar cualquier obstáculo rápidamente.
Patti Armanini ha trabajado en calidad durante más de 40 años y aconseja lo siguiente: “No realizar revisiones periódicas puede impedir que se alcance la meta al finalizar el plazo del proyecto”. - No mantenerse dentro de su presupuesto
Los gastos que superan el presupuesto de su proyecto pueden eliminar las asignaciones de futuros proyectos. Cuando las finanzas no salen según lo planeado, esto puede provocar estrés y afectar la moral.
Utilice Smartsheet para el seguimiento del avance hacia las metas del proyecto
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