Plantillas de requisitos de informes
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Cuándo se debe usar esta plantilla: Las personas o los equipos responsables de compilar informes utilizan esta plantilla para garantizar que se aborde toda la información necesaria, y que esta se presente con claridad y se alinee con las metas estratégicas de la organización. Con la plantilla, es posible optimizar el proceso de informes a fin de hacer que sea más eficiente y de garantizar que en los informes se proporcionen perspectivas valiosas para la toma de decisiones.
Funciones notables de la plantilla: En esta plantilla, se describen los objetivos del informe, los datos que se recopilarán, los métodos para analizarlos, el formato en el que debe presentarse el informe y la audiencia prevista.
Consulte nuestra página de plantillas de documento de requisitos de negocios para abordar sus necesidades de gestión de proyectos, desarrollo de software y análisis de negocios.
Esta colección de plantillas de requisitos de proyectos también puede ser útil para realizar el seguimiento del trabajo que su organización debe realizar.
Plantilla de encuesta de requisitos de informes
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Cuándo se debe usar esta plantilla: Esta plantilla se utiliza antes de crear informes o como parte del esfuerzo continuo que se realiza por mejorar los procesos y resultados de los informes. La información que se recopila en la encuesta es el punto de partida para desarrollar los requisitos de informes, lo que garantiza que estos se centren en el usuario y respalden de manera efectiva los objetivos de la organización.
Funciones notables de la plantilla: En esta plantilla, se incluye una combinación de preguntas cerradas y abiertas en las que se abarcan las funciones, el uso del informe, las preferencias de contenido, el formato y la entrega, lo que permite obtener perspectivas cuantitativas y cualitativas. Gracias al diseño fácil de usar y a la clara orientación, se fomenta el compromiso, lo que conduce a tasas de respuesta más altas y comentarios más precisos.
Consulte esta guía sobre todo lo que necesita saber sobre los requisitos del proyecto, incluidos el asesoramiento del sector y un kit de inicio de requisitos de proyectos.
¿Qué es una plantilla de requisitos de informes?
Una plantilla de requisitos de informes es un documento en el que se define y comunica qué datos se deben recopilar, analizar y presentar en un informe. En ella, se describe el propósito, la audiencia y la frecuencia del informe. También se incluyen instrucciones sobre el formato de los datos y el proceso de envío.
Cuando se estandariza el proceso de informes, la plantilla de requisitos de informes se usa para que las partes interesadas comprendan sus roles y responsabilidades en relación con la recopilación y el análisis de datos, a fin de mejorar la toma de decisiones y garantizar que toda la información necesaria se comunique de manera efectiva y eficiente.
Elementos de la plantilla de requisitos de informes
Con los elementos de una plantilla de requisitos de informes, se abarcan el título del informe, el propósito, la audiencia, la frecuencia, el propietario, las fuentes de datos, el período, el análisis, las conclusiones, las recomendaciones, la recopilación de datos, el formato, la aprobación, la confidencialidad y las revisiones.
Una plantilla de requisitos de informes sirve de guía para elaborar informes estructurados, lo que garantiza la uniformidad y la alineación con las metas de la organización a fin de tomar decisiones y aplicar una estrategia con fundamentos. A continuación, se presentan elementos estándar de una plantilla de requisitos de informes:
- Título del informe: El título especifica el nombre del informe para identificarlo.
- Propósito del informe: En esta sección, se definen los objetivos y las metas del informe.
- Audiencia objetivo: Aquí se enumera quién leerá o usará el informe.
- Frecuencia de los informes: En esta sección, se indica la frecuencia con la que se generará y distribuirá el informe.
- Propietario/Autor del informe: Estos son los nombres de las personas responsables de crear y mantener el informe.
- Fuentes de datos: En esta sección, se identifica dónde se obtendrán los datos del informe.
- Período del informe: Aquí se especifica el plazo que se cubrirá en el informe.
- Resumen ejecutivo: En esta sección, se ofrece una descripción general de alto nivel del contenido del informe y las conclusiones principales.
- Sección de análisis de datos: Aquí, el análisis que se llevará a cabo sobre los datos recopilados se describe en detalle.
- Hallazgos y perspectivas: Aquí, se presentan los resultados del análisis de datos y cualquier información relevante.
- Recomendaciones: En esta sección, se ofrece sugerencias prácticas basadas en las conclusiones del informe.
- Métodos de recopilación de datos: Con ellos, se explica cómo se recopilarán o compilarán los datos para el informe.
- Formato y entrega del informe: En esta sección, se detalla el formato del informe final y el método de distribución.
- Proceso de aprobación: En él, se describen los pasos correspondientes a la revisión y aprobación antes de finalizar el informe.
- Confidencialidad y protección de datos: En esta sección, se especifican las medidas para garantizar la seguridad y la privacidad de los datos.
- Historial de revisiones: Aquí, se registran los cambios realizados en los requisitos de los informes a lo largo del tiempo.
Cómo usar la plantilla de requisitos de informes
Siga estos pasos para aprovechar al máximo el uso de una plantilla de requisitos de informes.
- Descargue o acceda a la plantilla: Seleccione la plantilla que mejor se adapte a sus requisitos de informes, como esta
reporting requirements template
. Revise las diferentes secciones de la plantilla para comprender qué información necesita recopilar; entre las secciones comunes, se incluyen el propósito del informe, las fuentes de datos, la frecuencia de los informes, la lista de distribución de la audiencia y los puntos de datos o KPI (Indicadores clave de rendimiento) específicos que se incluirán. Tome nota de si la plantilla está estructurada en tablas, listas o campos de texto para que pueda ingresar información de manera más eficiente.
- Defina los requisitos de informes: El proceso de selección de datos y el formato del informe se determinarán en función de cómo defina el propósito del informe. Esto servirá de guía al momento de seleccionar los datos y el formato del informe.
- Defina el alcance del informe: Enumere todas las fuentes de datos que se usarán para el informe. Entre ellas, podrían incluirse bases de datos, hojas de cálculo, servicios de datos externos y mucho más. Además, decida con qué frecuencia debe generarse el informe (diaria, semanal, mensual, etc.).
- Complete la plantilla: Empiece a completar la plantilla con la información que recopiló. Incluya la mayor cantidad de detalles posible para garantizar que los requisitos sean evidentes y defina claramente qué puntos de datos, métricas o KPI se deben incluir en el informe.
- Revisar y controlar: Una vez que haya completado la plantilla, revísela para asegurarse de que se haya incluido toda la información necesaria y que esta sea clara. Revísela según sea necesario y, si es posible, pídale a otra persona que la revise también para asegurarse de que esté completa.
- Compartir y colaborar: Comparta la plantilla completada con las partes interesadas, incluidos los usuarios de informes, los analistas de datos y el personal de TI, para obtener sus comentarios y asegurarse de que esta satisfaga todas las necesidades. Luego de recibir sus comentarios, puede realizar los ajustes necesarios antes de finalizar los requisitos de informes.
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