AVI Systems brinda servicios a los clientes con constancia, eficiencia y transparencia

AVI Systems es el mayor integrador de sistemas a nivel global y ofrece soluciones audiovisuales (AV) y de comunicaciones unificadas (UC) a las organizaciones de todo el mundo. La empresa es también la mayor accionista de GPA, un proveedor global que ofreció asistencia con proyectos en 50 países durante 2022. AVI ayuda a las organizaciones de todos los tamaños y sectores a mejorar la comunicación y colaboración con soluciones innovadoras y unificadas. Con aproximadamente 900 empleados en 28 oficinas en EE. UU., AVI Systems ha diseñado, instalado y ofrecido soporte a iniciativas de AV, UC y medios digitales en Estados Unidos desde 1974. 

“Nuestra meta con cada cliente es ayudarlo a comprometerse y generar un impacto en la comunidad. Configuramos soluciones AV para todo, desde clásicas salas de conferencia hasta estadios, cafés, museos y centros de experiencia”, dice Zach Valigura, director de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) y Entregas en AVI Systems. “Ayudamos a nuestros clientes a volverse empresas globales y a estandarizar sus instalaciones AV en todos los husos horarios de forma consistente”.

Llevar coherencia a los proyectos complejos

Durante la pandemia del COVID-19, muchas empresas debían agregar soluciones habilitadas por video a sus salas de conferencia para que los empleados pudieran reunirse independientemente de que estuvieran trabajando de forma remota o en la oficina. Esto creaba una enorme entrada de trabajo para AVI Systems, lo que era difícil de gestionar para los gerentes de proyecto y programas. “Implementar todo a tiempo significaba un enorme desafío de logística”, explica Valigura. “Debíamos coordinarnos con los equipos internos del cliente, como de TI, instalaciones, gestión de proyectos y compras a fin de garantizar que todas las dependencias existieran antes de que comenzara la instalación. Lograr que la información llegara a los clientes era solo una parte del trayecto, ya que también debíamos recopilarla. Mientras tanto, nuestros gerentes de proyecto debían asegurarse de que los proyectos se realizaran de forma consistente en todo el mundo”.

Sin una solución centralizada de gestión de proyectos ni datos recopilados, AVI Systems enfrentaba muchos problemas para coordinar proyectos complejos y estandarizarlos.

“Cuando empecé a trabajar en la empresa en noviembre de 2021, noté que toda la información que necesitábamos estaba oculta en correos electrónicos y hojas de cálculo”, recuerda Valigura. “Necesitábamos con desesperación una sencilla hoja de seguimiento para organizar todo”.

Valigura ya había usado Smartsheet en el pasado, por lo que decidió comenzar a realizar el seguimiento de los proyectos con esa herramienta. “Solo tres personas de nuestra empresa contaban con licencia en ese momento”, recuerda. “Antes de que me diera cuenta, un especialista de TI me dijo: ‘Smartsheet es fascinante. Comenzamos a usarla para realizar el seguimiento de los proyectos de TI y nos encanta’. Si bien habían probado otros softwares durante años, nunca los habían adoptado. Smartsheet, sin embargo, se sentía como una hoja de cálculo familiar y ofrecía la posibilidad de también usarla para la gestión de proyectos”.

Empleados empoderados

Pronto, AVI Systems consiguió una solución de PMO más elaborada al trabajar de cerca con el equipo de Smartsheet y garantizar la satisfacción de los requisitos de gestión y cumplimiento. En cuanto a los gerentes de proyectos y programas de AVI Systems, la nueva solución se ha convertido en la única fuente de información, en donde realizan el seguimiento de proyectos, recopilan, visualizan y comparten información con sus equipos y clientes. “Usamos todo, desde los paneles integrales, centros de control y vistas dinámicas hasta las tablas dinámicas y los calendarios para ver con claridad lo que está pasando en los proyectos”, dice Valigura. “Al principio, incluso, intentamos imitar la experiencia de una hoja de cálculo regular para que nuestros empleados se sintieran algo familiarizados mediante el uso de Data Shuttle para ingresar los datos en Smartsheet. También usamos la característica Data Mesh para asignar columnas a diferentes áreas de la solución y crear nuevas hojas”. 

Con la nueva solución de PMO, los empleados de AVI Systems ahora están mejor equipados para gestionar proyectos complejos. “Confiamos en nuestros gerentes de proyectos y programas para guiar a nuestros clientes a través de su experiencia, y ellos, a su vez, cuentan con todas las habilitaciones en Smartsheet”, agrega Valigura.

“El mayor impacto es la capacidad de organizar enormes cantidades de datos: podemos crear tantas hojas como queremos y vincularlas a los paneles. Todos saben exactamente lo que ocurre en la empresa, somos un libro abierto. Y Smartsheet me ayuda a evitar crisis casi a diario”.

Clientes satisfechos e informados

AVI Systems cuenta con más de 520 proyectos en todo el mundo para sus programas empresariales. Con proyectos más transparentes y mejor gestionados, AVI Systems ha generado más confianza entre sus clientes. “A lo largo de los años, hemos notado que, si los clientes no saben lo que está pasando, por lo general, asumen lo peor”, dice Valigura. “Con Smartsheet, les proporcionamos actualizaciones en tiempo real. Pueden simplemente consultar paneles en directo y obtener transparencia en tiempo real en un formato personalizado y usar términos que les resulten significativos”.   

Así, los representantes de las empresas pueden compartir con facilidad informes consolidados con las partes interesadas y los ejecutivos internos, lo que ahorra 4000 horas al año en elaboración de informes para los equipos de AVI, y alrededor del 20% del tiempo de los clientes de AVI en cuanto a recopilación de información. “Con frecuencia, nuestros clientes nos dicen que su comunicación interna ha mejorado, en cuanto a que ‘las personas dejaron de llamar para solicitar actualizaciones’”, agrega Valigura.

“Gracias a Smartsheet, logramos un éxito sorprendente a la hora de guiar a los clientes a través de las implementaciones globales, algo que nunca creí que fuera a ser posible. Y estamos creando una experiencia tan consistente y fascinante que no quieren irse a ningún otro lado. Al ser un socio de confianza, los clientes quieren seguir trabajando con nosotros: nos buscan en lugar de que nosotros los busquemos, y eso significa que crecen los ingresos recurrentes”.

Compartir las ganancias

Además de la gestión de proyectos, Smartsheet ha demostrado ser útil en otras áreas, como finanzas, gestión de operaciones y de TI. Incluso ha ayudado al equipo de ventas a presentar proyectos. “Cuando presento nuestras prácticas de gestión de programas a los clientes potenciales, saco Smartsheet, comparto un panel en directo con su logotipo y datos anónimos para demostrarles cómo se ven nuestras entregas”, explica Valigura. “De hecho, los clientes se sorprenden de tal forma que quieren que el equipo de TI vea nuestra demostración. Es una gran inspiración para explorar nuevas formas de trabajar”.

En el futuro, AVI Systems seguirá perfeccionando sus prácticas y soluciones de gestión de proyectos, y las compartirá con los líderes de GPA en 26 unidades de negocio regionales ubicadas en todo el mundo. “Nuestra principal meta es que nuestro enfoque sea útil para los gerentes de proyectos de todo el mundo, que los ayude a mantenerse organizados y ofrezca transparencia en relación con nuestros procesos”, concluye Valigura.