Flowserve utiliza Smartsheet para mejorar la visibilidad de los procesos de producción, conseguir que los productos lleguen más rápido a los clientes y alcanzar una mayor proactividad

Empresas de todo el mundo confían en las soluciones para control y movimiento de fluidos de Flowserve para respaldar sus aplicaciones más fundamentales. Flowserve, fundada en 1997, fabrica y repara más de 100 modelos de bombas y una variedad de válvulas y productos de sellado. “Creamos y reparamos los productos que ayudan a mover los líquidos y gases para clientes de todos los sectores”, comenta Matt Wagner, ingeniero de proyectos de Flowserve. Por ejemplo, Flowserve creó bombas para devolver agua al mar después del huracán Katrina y fabricó los sellos que protegen la vacuna de Pfizer contra la COVID-19.

Muchos de los equipos directivos de Flowserve usan el software Smartsheet para gestionar proyectos, tener al día las tareas urgentes, planificar calendarios de producción y presentar a los líderes la información actualizada de los proyectos. “Smartsheet hace que nuestros procesos sean mucho más eficientes”, explica Wagner. 

La estrategia corporativa de Flowserve se basa en las tres “D”: descarbonización, diversificación y digitalización. “Al igual que nuestra empresa, muchos de nuestros clientes están atravesando una transición energética. Usamos las “D” para mejorar nuestra forma de hacer negocios e impulsar la innovación, al tiempo que logramos que los productos lleguen antes a los clientes”, afirma Wagner. A Flowserve le costaba garantizar la tercera “D” (digitalización), ya que utilizaba procesos manuales y propensos a errores para la comunicación y la colaboración internas. “El diseño y la creación de nuestras válvulas pueden resultar bastante complejos, y hace falta mucha comunicación entre los numerosos equipos y personas”, dice Wagner. “Contamos con muchas ubicaciones diferentes, por lo que usábamos notas en papel, hojas de cálculo y correos electrónicos para colaborar en los productos. Esto no siempre presentaba la información más precisa y actualizada, sobre todo cuando debíamos hacer cambios en los proyectos”. 

Flowserve también necesitaba mejores herramientas de comunicación, puesto que eran cada vez más los empleados que trabajaban de forma remota. “Entre la pandemia y el aumento del trabajo con nuestros equipos tecnológicos en todo el mundo, necesitábamos una mejor colaboración”, afirma Wagner. “Seguíamos usando correos electrónicos y archivos escaneados, pero no era algo sistemático ni preciso en muchos casos”.

Smartsheet permite integrar los conjuntos de válvulas con la información de los pedidos 

Muchos equipos de Flowserve ya usaban Smartsheet, y Wagner quiso expandir la solución al equipo de posventa de válvulas de control y bombas. “Investigué por mi cuenta diferentes soluciones y Smartsheet realmente se destacaba en cuanto a personalización y funcionalidad”, agrega. Tras elegir Smartsheet, Wagner creó un sistema de traspaso de pedidos para agilizar el flujo de trabajo en la planta de fabricación. “Usé Smartsheet para crear una hoja maestra donde vinculé paneles específicos de cada departamento. La automatización sirve para optimizar el flujo de información entre varias hojas y funciones empresariales, incluida la ingeniería de pedidos y la creación de conjuntos de válvulas virtuales”, detalla Wagner. 

Ahora, el equipo de válvulas de control usa Smartsheet para comenzar a monitorear el proceso de gestión de pedidos de forma inmediata cuando ingresa un pedido nuevo a la planta de fabricación. “Algunas de nuestras hojas tienen más de 50 flujos de trabajo automatizados, por lo que resulta sumamente completo”, afirma Wagner. La solución de Smartsheet también cuenta con notificaciones de recordatorios para los empleados implicados en los diferentes pasos del proceso de pedidos, lo que es útil para mejorar las entregas a tiempo. 

Anteriormente, los empleados de válvulas de control usaban papel y lápiz y el correo electrónico para rastrear los procesos, lo que ocasionaba ineficiencias y datos imprecisos. “Se perdía mucho tiempo”, explica Wagner. “Smartsheet resuelve ese problema gracias a que estandariza la información y los procesos. Hace que todo sea más sistemático y preciso, de modo que podemos colaborar más fácilmente y, cuando hay problemas, actualizar el proceso para resolverlos”. Flowserve también utiliza un panel de gestión de proyectos de Smartsheet para ver la asignación de recursos.

Asimismo, los empleados de la planta de bombas de posventa usan la aplicación móvil de Smartsheet para acceder en tiempo real a los datos de envío y recepción. “Los trabajadores pueden usar la aplicación móvil en sus teléfonos para ingresar datos en el registro de envío y recepción, lo que desencadena una notificación para informar a empleados específicos cuando ha llegado una bomba para reparación”, agrega Wagner. “Los trabajadores pueden tomar una foto de la bomba dentro de la aplicación móvil para agregarla de forma directa a un formulario de Smartsheet”.

Ciclos y entrega de productos más rápidos 

Flowserve también expandió su uso de Smartsheet para gestionar un proceso esencial de reparación de bombas y generación de informes. “Siempre que tenemos que reparar una bomba, primero la desarmamos para identificar el problema. Luego, coordinamos el proceso de reparación con el cliente. La reparación en su totalidad puede ser bastante compleja y variar mucho dependiendo del tipo de bomba”, afirma Wagner. “Nuestros dos entregables son la bomba reparada y un informe donde se detallan las reparaciones hechas. Algunos de estos informes pueden tener una extensión de más de 50 páginas, y ahora usamos Smartsheet para gestionar el proceso de creación de los informes”. 

Gracias a la automatización, Flowserve ha logrado promover la estandarización y la rendición de cuentas. Esto redujo el tiempo de ciclo de los informes de reparación en 50 días y mejoró los plazos de entrega en un 8%.

Un enfoque más proactivo 

A consecuencia de los datos reveladores obtenidos de las implementaciones de Smartsheet, Flowserve puede ser más proactiva a la hora de resolver problemas en la fabricación de válvulas. Por ejemplo, la empresa tiene mayor visibilidad de los cuellos de botella en la fabricación, puesto que ahora puede ver fácilmente los diferentes plazos en las distintas partes del proceso.

“Gracias a esta mayor visibilidad, podemos rastrear las métricas y hacer mejoras en el proceso”, señala Wagner. “Podemos comparar la información de una manera que antes no podíamos, lo cual nos ha servido sin lugar a dudas para ser más proactivos”.

Flowserve también está usando Smartsheet para rastrear errores específicos que se identifican durante el proceso virtual de montaje de válvulas, que forma parte del empeño de transformación digital de la empresa.

“Categorizamos y cuantificamos los errores rastreando los datos históricos en Smartsheet. Hasta el momento, los errores identificados han implicado un ahorro de costos de aproximadamente USD 80 000”, dice Wagner. “No podíamos obtener datos reveladores sobre ese tipo de información antes de implementar el sistema de Smartsheet”.

Flowserve sigue considerando la adopción firme de Smartsheet en otras áreas del negocio. “Smartsheet se está propagando por nuestra empresa a un ritmo que no esperaba”, confiesa Wagner. “Es tan personalizable y simple de usar que podría usarse en cualquier parte para mejorar cualquier proceso. Tuve la oportunidad de capacitar a parte de nuestro equipo de soporte de ingeniería global sobre el uso de la plataforma de Smartsheet, y sigo identificando formas de implementar las soluciones de Smartsheet a lo largo y ancho de toda la organización de Flowserve”.

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