Iron Mountain confía en la moderna gestión de proyectos y carteras de Smartsheet para centralizar los proyectos de TI, tomar mejores decisiones y ahorrar más de USD 4 millones al año.

Iron Mountain proporciona servicios de gestión de registros, almacenamiento y datos a clientes de todo el mundo desde 1951. La empresa atiende a más de 220 000 clientes en 58 países y almacena registros de datos en más de 1000 almacenes de todo el mundo.

Iron Mountain usa la moderna gestión de proyectos y carteras (PPM) de Smartsheet para gestionar todos los proyectos de TI, automatizar los procesos de adquisición y ofrecer perspectivas precisas, oportunas y procesables de la cartera al equipo directivo a través de paneles con vistas del estado de cada proyecto.

“Usamos Smartsheet todos los días para respaldar nuestras metas estratégicas en todos los proyectos, programas y carteras”, afirma Brian Richardson, gerente de Recursos y Herramientas de PMO de Iron Mountain. “Smartsheet nos ayuda a ofrecer diferentes tipos de métricas a nuestro equipo directivo para mejorar la gobernanza y la toma de decisiones”.

Antes de comenzar a usar Smartsheet, el equipo de TI de Iron Mountain carecía de una solución de PPM centralizada, por lo que dependía de seis herramientas diferentes para gestionar proyectos y comunicarse internamente y con los clientes. “Teníamos diferentes herramientas para la administración de recursos, los datos y los paneles”, dice Richardson. “La información del proyecto estaba muy dispersa y era extremadamente difícil reunir los datos en una vista completa”. Sin una herramienta de PPM, la empresa tenía dificultades para dar al equipo directivo visibilidad de los proyectos. “Carecíamos de capacidades de elaboración de informes consistentes, lo que significaba que nuestros equipos ejecutivos no siempre comprendían lo que sucedía con los proyectos de TI”, dice Richardson.

Adoptar la moderna PPM de Smartsheet para centralizar la gestión de proyectos y automatizar los flujos de trabajo

Iron Mountain adoptó la moderna PPM de Smartsheet para automatizar los flujos de trabajo y proporcionar una gestión centralizada de todos los proyectos de TI.

“Smartsheet facilitó la implementación de soluciones de gestión de proyectos que simplifican la vida de nuestros empleados”, afirma Richardson. “Como resultado, no tuvimos que invertir en recursos técnicos dedicados para respaldar y crear soluciones de PPM”.

El equipo de TI utiliza la moderna PPM de Smartsheet para gestionar proyectos y alinearlos con las iniciativas estratégicas corporativas, como la reducción de costos, los ingresos y la experiencia del cliente. Cada iniciativa contiene varios proyectos con cronogramas y pasos de acción detallados, que Smartsheet recopila, filtra por categorías y presenta en informes y paneles. Con Smartsheet Control Center, Iron Mountain completa las plantillas de proyectos con información de los cronogramas, estados actualizados y riesgos o problemas. “El Control Center es el núcleo de nuestra solución de PPM”, afirma Richardson. “Lo utilizamos para recopilar todos los datos del proyecto en un resumen para diferentes informes y paneles”. El equipo de TI también consolida todos los paneles del proyecto en Smartsheet WorkApps, que centraliza los datos de la cartera, incluidas las categorías estratégicas y los hitos críticos. Los líderes del equipo de Iron Mountain también utilizan la Aplicación Calendar de Smartsheet, que conecta datos y formularios de Smartsheet para mostrar eventos. Además, el equipo de TI de Iron Mountain aprovecha Bridge de Smartsheet, que se integra con las herramientas de adquisición de la empresa, las herramientas de gestión Agile y con el software de soporte y emisión de tickets de ServiceNow. 

Iron Mountain también depende en gran medida de la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet para actualizar las aprobaciones de proyectos y notificar automáticamente a los propietarios de estos sobre hitos importantes. La TI de Iron Mountain también incluye alertas automatizadas con Dynamic View de Smartsheet para compartir los datos editables del proyecto, y la empresa integra la moderna PPM de Smartsheet con el software de seguimiento de proyectos JIRA de la organización.

Iron Mountain también aprovecha Smartsheet para optimizar los procesos de implementación de clientes y adquisiciones. Por ejemplo, cada nueva solicitud de adquisición se ingresa y aprueba en Smartsheet, y las nuevas implementaciones se gestionan en el software. Los clientes de implementación reciben información actualizada sobre el estado a través de los paneles. El equipo en las instalaciones de Iron Mountain ahora puede respaldar las actualizaciones sin conexión de información crítica relacionada con la seguridad del almacén y el cumplimiento mediante los Formularios sin conexión de Smartsheet desde la aplicación para dispositivos móviles.

La empresa también expandió el uso de Smartsheet más allá de la PPM, ya que usa la herramienta para llevar adelante la administración de activos, de recursos y de auditorías de seguridad, la validación, la planificación estratégica y las planillas horarias. Además, Iron Mountain racionalizó las aplicaciones y eliminó o evitó la necesidad de usar varias aplicaciones al generar esa funcionalidad directamente en Smartsheet.

Mayor visibilidad del proyecto y mejor toma de decisiones 

Gracias al uso de la moderna PPM de Smartsheet para consolidar la información de proyectos dispares en una sola plataforma, Iron Mountain puede ofrecer a sus equipos directivos una mejor visibilidad del estado de todos los proyectos de TI. “La moderna PPM de Smartsheet reúne toda la información de nuestros proyectos en un solo lugar. Eso significa que podemos presentar los paneles de Smartsheet a nuestros líderes para ofrecerles una vista completa de todos los proyectos, al tiempo que los vinculamos directamente con nuestras metas estratégicas”, dice Richardson. 

“Podemos mostrar qué proyectos están en verde y avanzan según el cronograma y el presupuesto, y cuáles están en rojo y podrían necesitar más atención. Ahora, cuando los líderes toman decisiones de planificación, pueden ver lo que deben hacer y cómo podemos acelerar nuestros tiempos de respuesta para mejorar el servicio al cliente”.

Ahorros anuales de 200 horas y USD 8000 por usuario 

La automatización de la moderna PPM de Smartsheet ayudó a Iron Mountain a eliminar los procesos de gestión y actualización de proyectos que antes eran manuales, lo que redujo significativamente el tiempo dedicado a las tareas administrativas.

Mayor conocimiento de los procesos empresariales y de los hitos del proyecto 

Iron Mountain depende de los flujos de trabajo automatizados en Smartsheet para proporcionar un mejor conocimiento de los procesos a los propietarios de proyectos clave en todo el negocio. “La automatización es clave para nuestra solución de PPM, ya que los gerentes de proyectos reciben notificaciones y alertas de aprobación de forma automática”, dice Richardson. 

“Tenemos varios grupos, incluidos líderes de TI y Finanzas, que participan en nuestros procesos de adquisición, por ejemplo. Todos tienen que tomar medidas a lo largo del proceso de aprobación, y usamos los flujos de trabajo automatizados para notificarles sobre cada paso y mostrarles cuán avanzado está cada proyecto”.

Desde que Iron Mountain adoptó Smartsheet hace varios años, la organización creó casi 50 soluciones internas para simplificar la gestión de proyectos. “Vimos el valor que ofrecía esta herramienta muy rápidamente”, dice Richardson. “Estábamos inmersos en un largo recorrido que incluía muchas herramientas de gestión de proyectos, pero finalmente encontramos la solución que funciona para nuestro negocio”.

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