Konoike Transport adopta la estrategia de priorizar la nube con Smartsheet y migra con excelente resultados un sistema de gestión a gran escala

Konoike Transport Co., Ltd. (“Konoike Transport”) proporciona servicios logísticos y de contratación en un conjunto diverso de campos, que abarcan desde la metalurgia hasta los productos alimenticios, pasando por los servicios para el estilo de vida, la medicina e incluso los aeropuertos. Genera un total de ventas anuales de 311,8 mil millones de yenes (año fiscal finalizado en marzo de 2023). Con más de 200 sucursales comerciales en Japón y el extranjero, la empresa es una pieza importante de la economía global. Cuenta con el renombre de un grupo de profesionales que siguen asumiendo los desafíos que surgen cuando se apunta a resolver los problemas sociales y generar innovación. 

La empresa comenzó con su trabajo en transformación digital (DX) en 2018. La División de Promoción de ICT se formó después de contratar a un talento externo como nuevo jefe del Departamento de TI. Implementa la estrategia de priorizar la nube con el propósito de mejorar la productividad mediante la migración del sistema de trabajo a la nube. Smartsheet fue la herramienta que se adoptó como parte de la estrategia. Sato, que se incorporó a la empresa en 2018 cuando comenzaron las reformas y participó activamente como jefe de la División de Habilitación de la Transformación Digital, Oficina de Habilitación de ICT, reflexiona sobre el contexto de la adopción de Smartsheet de la siguiente manera:

“Se lanzaron varios proyectos para concretar las reformas, pero los empleados creaban diagramas de WBS y Gantt utilizando Excel, y todas las comunicaciones se llevaban a cabo por correo electrónico. Las versiones de los archivos también se administraban en estas herramientas. Este método presentaba varias complicaciones, como el exceso de archivos y la imposibilidad de ver fácilmente el progreso general de los proyectos. También dificultaba compartir la información más reciente de forma fluida. Con Smartsheet, la información se puede visualizar y compartir en línea, y los proyectos se gestionan de manera más eficiente. También usaba Smartsheet en mi lugar de trabajo anterior y conocía su practicidad y funcionalidad, así que decidí adoptar la plataforma y difundir su uso entre los miembros de ICT. La razón principal por la que elegimos Smartsheet es su eficiencia. Ni siquiera tuvimos que compararla con otros productos”.

El sistema de gestión de aproximadamente 60 sucursales se migró a una nube en cuatro meses

La utilización completa de Smartsheet comenzó con el proyecto de migración del sistema de gestión de almacenes (WMS). Tradicionalmente, la empresa utilizaba un sistema de gestión de almacenes o WMS en las instalaciones de aproximadamente 60 sucursales, pero decidió migrar el sistema a AWS. Smartsheet desempeñó un papel importante en este proceso.

“El proyecto de migración se dividió entre nueve equipos, y participaron muchos empleados. Cada sucursal tenía sus propias características, por lo que los miembros que estaban familiarizados con su lugar de trabajo gestionaban el proyecto. Sin embargo, para que la migración a la nube resultara satisfactoria, la información también debía compartirse horizontalmente, por lo que era esencial que todo el equipo de trabajo entendiera los estados, las progresiones y los planes futuros actualizados. En ese sentido, Smartsheet desempeñó un papel fundamental, ya que pudimos visualizar toda la información. Al migrar el sistema, se consolidaron en Smartsheet 200 hojas en total. Los miembros que participaron en el proyecto tuvieron que admitir la utilidad de Smartsheet”.

No solo había una fecha límite de cuatro meses para la migración del sistema, sino que tenía que hacerse en días festivos por la noche, cuando los almacenes no estaban en funcionamiento.

“Dado que el servicio de logística es nuestro negocio principal, no podíamos detener las operaciones diarias desde ningún punto de vista. Cualquier interrupción de los servicios afecta a todos los sectores de la sociedad e incluso al público en general, lo que causa otras interrupciones. Para un proyecto que normalmente llevaría más de un año, cuatro meses también era una fecha límite bastante difícil. “No es exagerado decir que superar estos dos obstáculos y dirigir con éxito el proyecto de migración del sistema a gran escala fue todo gracias a la gestión precisa que hace posible Smartsheet”.

La mejor herramienta para habilitar la DX y cambiar la mentalidad dentro de la empresa

Además de la visualización y el uso compartido de la información, Sato afirma que Smartsheet tiene muchísimas plantillas prácticas en línea; esto forma parte de sus especialidades, que permiten que la gestión de proyectos comience de inmediato tras ingresar datos básicos como la fecha, facilitan el uso de las funciones de los formularios que pueden recopilar preguntas, respuestas o información, y simplifican la vinculación con herramientas externas como Slack. También afirma que, a través de un trabajo de verdadera reforma, observó que Smartsheet ofrecía aún más beneficios.

“Hay otras herramientas de gestión de proyectos, pero muchos empleados no habían utilizado nada más que Excel hasta ese momento. Algunos ni siquiera conocían el concepto de gestión de proyectos. Una herramienta puede tener muchas funcionalidades, pero, si es difícil de usar, adoptarla en nuestras circunstancias causaría confusión en el lugar de trabajo. Desde esta perspectiva, Smartsheet es similar a Excel, pero lo supera. Es mucho más fácil de usar, además de que permite hacer mucho más. Incluso los empleados que no son expertos en tecnología pueden usarlo sin problemas, por lo tanto, creo que es la mejor herramienta para la fase de transición en DX”.

“Lo que puedo decir con seguridad, dado que fui uno de los participantes, es que generó una mentalidad de reforma dentro de la empresa. Por ejemplo, cuando establecimos las pautas del enfoque que consiste en priorizar la nube, algunos empleados entendían la estrategia y las palabras en sí, pero no comprendían la implicación concreta y cómo avanzarían las cosas. Sin embargo, al ejecutar este considerable proyecto con Smartsheet, muchos trabajadores llegaron a comprender la DX misma, y la organización en su conjunto se mostró más positiva respecto de las reformas de trabajo. También en este aspecto, siento que la adopción de Smartsheet permitió lograr enormes resultados”.

Actualmente, la división de ICT tiene 30 empleados. Mientras continúan con el trabajo de DX, la empresa está tratando de incorporar nuevas ideas sobre cómo usar Smartsheet de una mejor manera. En conclusión, Sato habló de sus ambiciones para el futuro:    

“Smartsheet fue la solución adoptada en el primer período de la estrategia de priorizar la nube, y creo que generó una gran cantidad de excelentes resultados en lo que respecta a la visualización y el uso compartido en tiempo real de todo tipo de datos. También desempeñó un papel importante en la mejora de la productividad. Smartsheet se utilizaría aún más en muchos ámbitos, por lo que seré activo promotor de su uso en otras divisiones internas y para otras operaciones”.