Purple Eagle LLC utiliza Smartsheet para simplificar y automatizar la gestión de los spa y escalar a fin de respaldar el ambicioso crecimiento del negocio

Purple Eagle LLC es una franquicia de masajes de manos y piedras, y de spas faciales, una empresa en crecimiento que ofrece servicios de spa de primera calidad entre los que se incluyen masajes terapéuticos, tratamientos faciales y depilación. Purple Eagle posee 18 franquicias de masajes de manos y piedras, y spas faciales, y tiene planes de aumentar esa cifra a más de 50 en los próximos cinco años. 

Desde 2020, Purple Eagle utiliza Smartsheet para administrar los cronogramas de los proveedores de servicios, realizar el seguimiento de la limpieza de las habitaciones, actualizar las licencias de quienes realizan masajes y gestionar las quejas de los clientes.

“Smartsheet facilita la gestión de 18 spas en cinco estados”, afirma Jeff Flannery, director ejecutivo y fundador de Purple Eagle LLC. “No hubiéramos podido pasar de 2 a 18 spas en solo algunos años sin Smartsheet”.

Antes de 2020, Purple Eagle carecía de visibilidad del negocio correspondiente a cada spa, incluidos los cronogramas de quienes realizaban masajes, la utilización de los proveedores de servicios y la gestión de las relaciones con los clientes. Para administrar estas tareas, la empresa combinaba el correo electrónico con una plataforma de programación heredada, lo que resultaba ineficiente. “Teníamos muchos desafíos empresariales que no podíamos resolver con la tecnología con la que contábamos”, dice Flannery. “Por ejemplo, cuando los proveedores de servicios limpian una habitación, se supone que deben ir a la recepción y esperar a que alguien del personal inspeccione la habitación antes de que el proveedor pueda recibir una propina en efectivo de un cliente. Este proceso a menudo llevaba demasiado tiempo y hacía que tanto el personal como los clientes se sintieran frustrados”. 

Además, quienes realizaban masajes y otros proveedores de servicios no contaban con un método fiable para realizar el seguimiento del desempeño laboral. “No tenían una buena manera de ver cómo se desempeñaban, y el equipo directivo corporativo tampoco”, dice Flannery. Purple Eagle también necesitaba una forma más precisa de supervisar las ventas y las tasas de conversión. 

Usar Smartsheet para simplificar la gestión de las tareas diarias 

Después de evaluar Smartsheet, Flannery y su equipo adoptaron el software en toda la empresa. “Somos una empresa pequeña y en crecimiento, y siempre tuve la ambición de encontrar una plataforma que pudiera brindar respaldo a una organización mucho más grande”, afirma. “Smartsheet es esa plataforma”.

Los empleados en cada spa comienzan a usar Smartsheet durante su primer día de empleo y completan todos los formularios de incorporación de Recursos Humanos en la herramienta. Además, los empleados utilizan Smartsheet para administrar los cronogramas de los proveedores de servicios y asignar salas para las citas con los clientes. Quienes realizan masajes completan los formularios de Smartsheet al final de los turnos de trabajo para consultar las habitaciones disponibles. Cualquier asociado de ventas puede leer el informe en un panel de Smartsheet, que contiene imágenes actualizadas del estado de cada habitación.

Purple Eagle utiliza Smartsheet para medir el rendimiento de los proveedores de servicios, la utilización de recursos, y las tasas de conversión y ventas del spa en cada ubicación. Purple Eagle utiliza Data Shuttle de Smartsheet para cargar los datos de Smartsheet en una herramienta de informes internos a fin de ofrecer a los líderes de la organización visibilidad de las métricas de ventas y rendimiento. Gracias a Dynamic View de Smartsheet, los gerentes de Purple Eagle pueden ver los datos de rendimiento desglosados por spa o empleado individual.

Purple Eagle también utiliza la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet para recordarles automáticamente a quienes realizan masajes las próximas fechas de vencimiento de las licencias y los seguros. La empresa utiliza, además, la automatización del flujo de trabajo para integrar Smartsheet con el canal interno de Slack de la empresa a fin de enviar notificaciones automáticas a quienes ganan premios en el concurso de tarjetas de regalo de la empresa.

Hacer visible lo invisible

Gracias a que confían en Smartsheet, los proveedores de servicios de Purple Eagle cuentan con información actualizada del cronograma, las citas y la limpieza de las habitaciones a diario. Como resultado, cada spa aumentó el grado de responsabilidad a través de métricas de rendimiento en tiempo real, como la asistencia y la cantidad de violaciones a los controles de las habitaciones. Gracias a los paneles de Smartsheet y a la integración con la plataforma de programación interna, el equipo directivo de Purple Eagle ahora tiene acceso a las mismas métricas y puede administrar cada spa con mayor facilidad. “Cuando se gestionan 18 ubicaciones, es necesario realizar el seguimiento de muchas cosas diferentes. Smartsheet visibiliza lo invisible en lo que respecta a las cuestiones de cada una de esas ubicaciones”, dice Flannery. “Puedo ver las quejas de cada cliente, las solicitudes de los empleados y el cronograma de cada persona en un panel, aunque esté a 3200 km de distancia. También puedo medir la utilización de los recursos, algo que antes era difícil”.

Gracias a que cuentan con una mejor visibilidad, los gerentes sénior de Purple Eagle pueden tomar medidas si, por ejemplo, una queja del cliente tarda demasiado en resolverse.

“Aunque las ventas sean buenas en un spa, ahora podemos indagar si existen cuestiones ocultas en cuanto al servicio al cliente”, dice Flannery. “Somos mucho más proactivos con Smartsheet”.

Una forma más rápida y sencilla de impulsar el crecimiento del negocio

Debido a que Smartsheet automatiza los procesos de gestión, Purple Eagle simplificó y optimizó las tareas que antes eran manuales. “El trabajo de un gerente de spa es muy complejo, y dirigir un spa puede ser caótico cuando se debe realizar el seguimiento de 30 solicitudes o cronogramas de empleados diferentes”, dice Flannery. “Smartsheet simplificó todo, y cada gerente ahora tiene acceso rápido y fácil a las tareas diarias y a la información del cliente que podría necesitar abordar”.

La automatización en Smartsheet ayudó a Purple Eagle a crecer con mayor rapidez y facilidad. “Mediante la automatización de los procesos de gestión en Smartsheet, pudimos escalar el negocio”, afirma Flannery.

“Pasamos de USD 1 millón a USD 20 millones en ingresos, y de 2 a 18 spas desde que adoptamos Smartsheet. Esperamos que el negocio alcance los USD 100 millones y contar con 50 spas en los próximos cinco años, y no hubiéramos podido hacerlo sin Smartsheet”.

Purple Eagle planea seguir usando Smartsheet a lo largo de su crecimiento en todo Estados Unidos. “Seguiremos automatizando y centralizando los procesos en Smartsheet”, afirma Flannery. “Smartsheet ayuda a facilitar nuestros trabajos y sabemos que nos ayudará a resolver los desafíos empresariales que se nos presenten”.

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