Scosche usa Smartsheet para simplificar la administración de proyectos, ahorrar tiempo y duplicar la cantidad de productos lanzados

Si entra en cualquier establecimiento comercial grande, probablemente vea productos de Scosche en las estanterías. Scosche Industries, fundado en 1980, es un innovador de electrónica y tecnología de consumo con más de 400 patentes y marcas comerciales y con productos que se venden en más de 50 países. Los productos de la empresa incluyen la familia de soportes telefónicos magnéticos MagicMount™, el sistema de carga modular BaseLynx™, los altavoces Bluetooth® portátiles BoomBottle™ y los brazaletes con monitor de frecuencia cardíaca Rhythm. 

El equipo de desarrollo de productos de Scosche usa el software de Smartsheet para administrar los proyectos y cronogramas de desarrollo de productos, realizar un seguimiento de los costos de los productos y comunicarse con el equipo directivo. “Smartsheet es nuestra herramienta principal para el desarrollo de todos los productos y la ejecución de todos nuestros proyectos”, dice Steve Sawyer, gerente de programa, Desarrollo de productos de Scosche Industries. “Además, soy el campeón de Smartsheet de la empresa, así que soy la persona a la que deben acudir por todo lo relacionado a Smartsheet”.

Antes, Scosche utilizaba varias soluciones de software de presentación y hojas de cálculo para administrar el ciclo de vida del desarrollo de productos. Todo el proceso era manual, y no se compartía nada de información en tiempo real. El personal enviaba hojas de cálculo por correo electrónico, por lo que había problemas con el control de las versiones todo el tiempo. Scosche lleva a cabo reuniones semanales con los ejecutivos para repasar los planes de desarrollo de productos nuevos. Para prepararse para cada reunión, el equipo de desarrollo actualizaba cientos de diapositivas. El equipo luego realizaba actualizaciones adicionales cuando terminaba la reunión. “Pasábamos todo el lunes preparando la reunión semanal de los martes”, cuenta Sawyer. “Uno de los miembros de nuestro equipo trabajaba a tiempo completo para armar la presentación todas las semanas. No era muy eficiente. Mi objetivo era encontrar una solución para automatizar la mayor cantidad posible de nuestros procesos”.

Scosche descubrió Smartsheet cuando Chris McSweyn, gerente de ingeniería, estaba buscando una solución más flexible para crear cronogramas y gráficos de Gantt. “Parecía una buena herramienta también para simplificar el proceso de administración de proyectos nuestro equipo, así que me entusiasmaba probarla”, dice McSweyn.

Scosche comenzó por importar los datos de desarrollo de productos en Smartsheet y sacar provecho de los flujos de trabajo automatizados para etiquetar a gerentes de proyecto y enviarles notificaciones de tareas. Cada vez que se agrega un nuevo proyecto o producto a Smartsheet, el equipo de desarrollo de productos y los gerentes de proyecto individuales reciben una notificación automática del sistema. “Ya no tenemos que comunicarnos con cada miembro del equipo para que haga una tarea determinada del proyecto; reciben un recordatorio automático”, dice Sawyer.

Cada vez que se crea un nuevo producto, el equipo de desarrollo ingresa los datos a Smartsheet el día en que se concibe el producto. Podría tratarse de una iteración de un artículo existente o un concepto completamente nuevo que alguien dibujó en una servilleta. En cualquier caso, se le asigna un número de pieza y un número SKU en Smartsheet y se le realiza un seguimiento desde su diseño y la entrega al almacén de Scosche hasta el envío al cliente. Los datos de cada producto incluyen imágenes, estados, lista de materiales, cronograma del gráfico de Gantt, costos detallados y precios de comercialización. A cada producto también se le asigna un gerente específico para que realice un seguimiento de los hitos del proyecto.

Eventualmente, Scosche adoptó Smartsheet Control Center, una función que automatiza la creación y el seguimiento de los proyectos, para crear paneles en Smartsheet. “Control Center fue un punto de inflexión para nosotros, porque nos brindó la capacidad de volcar todas las plantillas de archivos de proyecto necesarias para cada producto nuevo y de actualizar automáticamente los paneles cuando se actualiza información de los productos”, dice Sawyer. El equipo usa paneles que enumeran todos los productos de Scosche por categoría, y los miembros del equipo pueden hacer clic en cada producto para ver un panel más detallado para ese producto. Hay una jerarquía de paneles, de resúmenes de alto nivel para ejecutivos con diagramas y gráficos hasta estados detallados de proyectos.

Además, el equipo de desarrollo usa la aplicación Calendario de Smartsheet, una vista de calendario interactiva, para mostrar los cronogramas de los nuevos productos por día, semana o mes.

Una vista más detallada de los procesos de desarrollo de productos

Scosche ahora utiliza Smartsheet para obtener un panorama más general del estado de un proyecto para todos los productos de la empresa. Como resultado, la empresa puede realizar un seguimiento más sencillo del ciclo de vida de cada producto, del diseño al envío. “Al usar Smartsheet y funciones como Control Center, el equipo tiene una visibilidad del desarrollo de los productos sin precedentes. En un momento dado, saben exactamente en qué está trabajando cada persona, cuándo se ensamblará el producto, cuándo abandonará la fábrica y cuándo llegará”, dice Sawyer.

Ahorros de tiempo de 40 horas semanales y reuniones completadas en la mitad del tiempo

Al obtener datos de proyectos en tiempo real con los paneles de Smartsheet, Scosche tiene un acceso rápido y sencillo a la información más reciente de cada producto y su estado de desarrollo. Ahora, los ejecutivos solo necesitan ver un panel de Smartsheet para encontrar estos datos al instante. Kasidy Alves, Copresidente de Scosche, lo ve como un beneficio principal desde la perspectiva de un miembro del equipo directivo. “Cuando queremos saber cuántos SKU se lanzaron el año pasado, o cuando queremos una lista de todos los proyectos de cargadores inalámbricos, por ejemplo, tenemos acceso a esa información. Las respuestas a las preguntas que solíamos hacer ya están en Smartsheet”, dice Alves.

Debido a la eficiencia facilitada por los paneles, el miembro del equipo que antes pasaba 40 horas por semana administrando presentaciones de diapositivas ahora tiene un puesto diferente y ya no necesita crear presentaciones. Además, las reuniones de desarrollo de productos semanales ahora solo se realizan cada dos semanas y duran dos horas en lugar de cuatro.

El doble de productos lanzados

Gracias a la mayor visibilidad y eficiencia obtenidas de Smartsheet, Scosche está agilizando el desarrollo de nuevos productos. “Con Smartsheet, podemos administrar más productos y desarrollar nuevos productos con mayor rapidez”, dice Mark Larson, director de administración de productos de Scosche. “Ahora lanzamos el doble de productos, en comparación con hace cinco años, de modo que podemos innovar con mayor rapidez”.

Scosche también utiliza Smartsheet para realizar un mejor seguimiento de los costos. “Notamos una cifra cinco veces superior en los costos de transporte en los últimos años, y Smartsheet nos brinda una mejor visibilidad de esos costos, por producto, para que podamos identificar oportunidades de ahorro”, dice Steve Klinger, director financiero.

Smartsheet también ayuda a Scosche a reducir los costos de desarrollo de nuevos productos. “Creamos muchos proyectos y podemos darles de baja si el comprador minorista pierde el interés. Con el tiempo, la visibilidad que obtuvimos con Smartsheet nos permitió dar de baja menos proyectos”, dice Larson. “Podemos administrar todos nuestros proyectos con mayor facilidad, de modo que desperdiciamos menos recursos en el desarrollo”.

Scosche está aumentando su adopción de Smartsheet en toda la empresa, con departamentos como Ventas, Marketing y Recursos Humanos, que comienzan a usar el software para administrar sus proyectos. La adopción de Smartsheet crece de forma orgánica y la empresa tiene pensado seguir expandiéndola. El nivel de detalle y lo que han podido lograr ha superado las expectativas de los ejecutivos de Scosche. Smartsheet es una herramienta realmente poderosa para la empresa.

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