¿Qué es un OKR?
La sigla OKR significa objetivos y resultados clave. Un OKR es un marco que utiliza para establecer metas al elaborar objetivos y resultados clave. Una organización, departamento o individuo generalmente establece tres a cinco objetivos, que funcionan como objetivos. Puede obtener más información en nuestra Guía esencial de OKR.
Los objetivos son ambiciosos y cualitativos, mientras que los “resultados clave” son cuantitativos e indican el punto en el que ha alcanzado un objetivo. Los OKR le obligan a revisar las actividades redundantes e innecesarias, y ayudan a los equipos a enfocarse en las prioridades centrales del mes o el trimestre. Las empresas utilizan con frecuencia los OKR como herramientas para cambiar la cultura corporativa o responder a las crisis en el panorama competitivo.
Para obtener un debate más detallado de los OKR, lea este artículo introductorio; puede encontrar ejemplos de OKR aquí. Consulte nuestros otros artículos para obtener más información sobre cómo elaborar y calificar los OKR, así como la diferencia entre los objetivos OKR y SMART. Encontrará plantillas gratuitas y descargables más útiles que lo ayudarán a planificar los OKR y alcanzar los objetivos a largo plazo en nuestro artículo sobre plantillas OKR.
¿Qué es un KPI?
Un indicador clave de rendimiento o KPI mide los cambios en el rendimiento a lo largo del tiempo o en función de un objetivo. Los KPI permiten supervisar las actividades y programas existentes y realizar un seguimiento del estado de los procesos empresariales diarios que mantienen a su organización funcionando.
Los KPI también simplifican el proceso de medición del rendimiento centrándose en algunos criterios esenciales.
Algunos expertos dicen que, idealmente, los KPI reflejan las conversiones o los cambios en el flujo de caja, lo que afecta los resultados. Para medir estratégicamente el progreso y el rendimiento, puede aplicar los KPI a programas, proyectos, actividades, individuos, equipos o a toda la organización.
“Defino los KPI como cosas a las que siempre hay que prestar atención”, afirma Dan Montgomery, director general de Agile Strategies. “Son como las luces del tablero de su coche. Si no se enciende una luz roja, sabe que no hay ningún problema. Le permiten medir las cosas que son fundamentales para mantener el orden, es decir, para que todo funcione con normalidad”.
¿Cuál es la diferencia entre los OKR y los KPI?
Los KPI registran el resultado de una actividad existente, mientras que los OKR proporcionan un marco para mejorar los KPI. Los OKR (también llamados objetivos principales) desafían las limitaciones y definen cómo lograr el éxito. Por el contrario, los KPI (también conocidos como objetivos lagging) describen los resultados.
Por ejemplo, si uno de sus OKR es contar con el mejor programa de capacitación en su área, entonces la medida lagging puede ser reducir los tickets de soporte por el siete por ciento.
Al igual que con los OKR, los KPI rara vez son permanentes. Los KPI pueden volverse irrelevantes a medida que cambia el contexto empresarial. Y, un KPI que necesita mejora puede convertirse en un resultado clave de un OKR.
OKR vs. KPI: Cuándo usar cada uno de ellos
Otra forma de ver los OKR y los KPI es pensar en un OKR como una metodología y en un KPI como una forma de medir el éxito continuo de esa metodología. Cada herramienta tiene un propósito diferente. Como se muestra el siguiente diagrama, cada herramienta puede ayudarlo a lograr una meta diferente.
| Resultado deseado | KPI | OKR |
|---|---|---|
| Tener objetivos claramente definidos y medibles | x | |
| Lograr un crecimiento expansivo | x | |
| Lograr un cambio cultural, un cambio estratégico, un cambio de proceso o un crecimiento del liderazgo | x | |
| Mantener el rumbo y consolidar los logros | x | |
| Mejorar o escalar un plan o proyecto existente o en curso | x | |
| Establecer objetivos lagging, que se producen como resultado de actividades, lo que indica el éxito o el fracaso | x | |
| Establecer objetivos principales que impulsen los objetivos lagging o los resultados estimados de actividades o procesos | x | |
| Medir el rendimiento pasado de los procesos, actividades o entidades existentes | x | |
| Verificar continuamente la sostenibilidad del negocio | x | |
| Superar el bajo rendimiento de los KPI o dinamizar a los equipos conformistas | x |
Cómo funcionan juntos los OKR y los KPI
Tanto los OKR como los KPI son herramientas de gestión. Los OKR lo ayudan a alcanzar los objetivos, y los KPI lo ayudan a medir ese logro.
Como explica Dan Montgomery, “Si los KPI no se ajustan a lo previsto, es posible que deba crear un OKR. Los KPI son medidas realmente operativas, mientras que los OKR son medidas más revolucionarias y estratégicas”. Los OKR realmente transformadores pueden convertirse en KPI.
Por ejemplo, si desarrolló software basado en el cliente a principios de la década de 2000, ciertamente vio el crecimiento abrumador de los programas SaaS poco después y la popularidad de estos servicios a partir de 2010. Cuando utiliza el OKR adecuado, puede lograr que su producto alcance una posición competitiva. Si su objetivo es crear la mejor oferta de SaaS, sus KR (resultados clave) podrían verse de la siguiente manera:
- KR: Crear prototipo de cinco opciones de interfaz de usuario a finales de febrero.
- KR: Motivar al equipo de soporte a usar los tickets de nivel 3 para realizar 40 entrevistas con los clientes.
- KR: Utilizar dos opciones de interfaz de usuario (UI) para llevar a cabo la prueba final A/B con 15 usuarios principiantes.
Cuando lance el producto, su KPI para el éxito puede ser lograr un Net Promoter Score® de 7 o más alto.
Cómo elaborar los KPI
Piense en los KPI como una forma de comunicar lo que su organización debe lograr. Elabore KPI que sean relevantes para su equipo u organización; no se base en las elecciones de otras empresas y competidores. Los OKR y los KPI estándar no funcionarán bien para usted.
Tenga en cuenta estas características al elaborar los KPI:
- Los KPI se vinculan a los objetivos estratégicos: Los KPI supervisan aspectos esenciales para la prosperidad de su empresa. Para usar esta herramienta, primero debe definir su objetivo estratégico. (Después de todo, si no sabe hacia dónde se dirige, será difícil reconocer cuando llegue ahí). Para empezar, defina su estrategia. Y recuerde que los KPI también pueden indicar la probabilidad de alcanzar su objetivo. Por ejemplo, si su objetivo es aumentar las ventas este año en un 10 por ciento, tendrá una idea de cuántas probabilidades hay de que alcance dicha meta.
- Los KPI miden el movimiento contra los objetivos: Debe contextualizar los KPI en función de su objetivo. Un objetivo muestra cómo mide el éxito o la forma en que deben moverse las métricas. Puede usar métricas basadas en números o KPI de relación. Por ejemplo, usted quiere aumentar los clientes potenciales calificados este trimestre en un cuatro por ciento.
- Los KPI recopilan datos: Al seleccionar un KPI, asegúrese de que realmente pueda hacer el seguimiento de este. Para determinar esta capacidad, debe definir qué procesos empresariales exponen los datos de KPI. En casos en los que los resultados provienen de varias métricas, es posible que deba usar una fórmula de KPI. Las fórmulas para interpretar los KPI a menudo ya existen. El tiempo del ciclo de procesamiento de pedidos, por ejemplo, es una de estas fórmulas.
- Los KPI muestran dónde centrar los recursos: Un negocio o equipo necesita solo unas pocas medidas importantes. Cuando utiliza los KPI correctamente, puede determinar qué actividades comerciales crean flujo de caja y ganancias o mostrar la información que su alta gerencia desea ver. De esta manera, puede evitar el seguimiento de datos masivos, lo que es difícil. Por ejemplo, si tiene más de tres KPI para cada departamento, podría terminar con cientos de KPI para su organización. Puede decidir si una métrica es adecuada al determinar si ese KPI permite hacer un seguimiento de actividades específicas en un departamento. Si es así, puede ser un buen PI (indicador de rendimiento), pero puede carecer de la resolución para mostrar el progreso más integral. El deseo de lograr una buena presencia en las redes sociales es un ejemplo de un mal KPI.
- Los KPI necesitan un panel: Puede informar sobre los KPI en reuniones anuales y trimestrales. Sin embargo, el liderazgo puede necesitar actualizaciones semanales e incluso diarias. Los empleados pueden beneficiarse del seguimiento en tiempo real de cómo las acciones afectan los resultados. Los paneles ofrecen un medio eficaz para compartir resultados actualizados y tendencias más grandes.
Ejemplos de KPI
A veces, los KPI se denominan métricas saludables o métricas de rendimiento. Un ejemplo de una métrica saludable es un Net Promoter Score®. A continuación, le mostramos otros ejemplos de KPI que utilizan diferentes sectores:
- Atención médica: Rotación de camas, relación entre el paciente y el personal, calificación de satisfacción del paciente
- RR. HH: Relación de competitividad salarial (SCR), tasa de despido voluntario, tasa de contratación interna
- Sector minorista: Tasa de conversión (compradores de bienes), rentabilidad bruta de la inversión (GMROI), crecimiento anual (YOY)
- Ventas: Reuniones registradas, valor de por vida del cliente, clientes potenciales calificados (SQL)
- Tecnología: tasa de satisfacción del cliente, creación del valor empresarial, gestión del valor ganado (EVM) para la variación de costos y cronogramas
Panel de KPI
Los paneles son una técnica para dar seguimiento a los cambios y comparar los resultados en relación con las métricas críticas. Los paneles le permiten entender a simple vista cuando su negocio está prosperando o cuando los problemas están surgiendo.
Debido a que los KPI permiten supervisar el progreso, deben formar parte del panel analítico de su organización. Compartir información de KPI con toda la empresa es esencial para destacar los éxitos y las áreas que necesitan mejorar.
Para crear el mejor panel, considere a su audiencia y el tipo de datos que requiere. Siga las prácticas recomendadas de diseño web y utilice plantillas establecidas para crear paneles fáciles de leer. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo crear un excelente panel de KPI y consulte esta galería de paneles para ver ejemplos de paneles altamente efectivos.
Darrel Whiteley, Master Black Belt, Lean Master y experto en Kaizen con Firefly Consulting, recomienda una serie de formas de optimizar el uso de los KPI en un panel.
“Me encanta usar indicadores para mostrar los KPI”, comenta Whiteley. “Me gusta usar imágenes fáciles de reconocer, como un velocímetro o un termómetro, cosas que ven y utilizan las personas en la vida cotidiana, para los paneles que suelen consistir únicamente en números de negocios”.
Cuando utilice los KPI en un panel, asegúrese de diseñar el panel para calcular los cambios en los KPI en tiempo real o casi real. El uso de métricas compuestas y métricas a largo plazo que tardan meses en acumularse no lo ayudará. “Las mejores métricas son las que se obtienen directamente del sistema informático”, afirma Whiteley. “Por ejemplo, SAP cierra las ventas diarias a medianoche. Su análisis en tiempo real muestra los totales de ventas, por lo que no tiene que calcular los resultados”.
Además, asegúrese de usar sus KPI de una manera clara y comprensible para todas las partes interesadas.
“Las personas entienden las ventas por día”, dice Whiteley. “No entienden el porcentaje de ventas a planificar. Si su objetivo estratégico de mejora es crecer de 5 mil millones de dólares a 5,5 mil millones, entonces debe mostrar las ventas por día. Luego, puede alinear fácilmente las ventas por día con los objetivos generales, y ofrecerles a los miembros del equipo resultados que les interesen. Recuerde que necesita resultados que sean interesantes e importantes para el personal. De lo contrario, perderán de vista la importancia de los objetivos corporativos y, en consecuencia, sus propios objetivos”.
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