¿Qué es un resumen del proyecto?
Un resumen del proyecto es un breve resumen de los elementos básicos de un proyecto. Un resumen permite a los equipos compartir los objetivos, las estrategias y los cronogramas del proyecto con las partes interesadas. Un resumen debe ser una descripción general y se deben dejar afuera detalles innecesarios.
Un resumen del proyecto no es tan detallado como un plan de proyecto, pero incluye información similar. Por este motivo, los gerentes de proyectos deben crear un resumen solo después de haber finalizado los detalles de su proyecto. Su resumen actúa como un resumen sencillo del plan de su proyecto y está destinado a clientes y participantes. Piense en el resumen como un extracto tomado de una presentación más grande.
Los resúmenes del proyecto variarán en longitud, pero generalmente tienen entre un párrafo y una página. Un resumen siempre debe estar lo más actualizado posible y debe actualizarse si los detalles del proyecto cambian.
¿Cuál es el propósito de un resumen de proyecto?
Los gerentes de proyectos utilizan resúmenes de proyectos para compartir la información más esencial con los clientes y las partes interesadas. Un resumen responde preguntas amplias sobre los objetivos, el momento y la estrategia del proyecto. No debe incluir todos los detalles del plan del proyecto.
Un resumen del proyecto es una instantánea de documentos más complicados, como los planes del proyecto. A menudo, las partes interesadas solo necesitan saber qué pretende lograr el equipo y cuánto tiempo llevará. Los resúmenes pueden ser útiles a la hora de comunicarse con los clientes por el mismo motivo: Los clientes no necesitan necesariamente todos los detalles sobre cómo se llevará a cabo su solicitud; solo necesitan las líneas generales.
Un resumen del proyecto también se puede adaptar para su uso en presentaciones o reuniones iniciales. Úselos para resumir un proyecto rápidamente y condensar la información en unas pocas viñetas en una sola diapositiva. Reescriba su resumen en tiempo pasado para crear un caso de estudio testimonial o rápido de los proyectos completados y compártalo con clientes o inversores potenciales.
¿Quién redacta un resumen del proyecto?
El gerente del proyecto escribe un resumen después de finalizar ciertos detalles del proyecto. Debe trabajar con el equipo y las partes interesadas para determinar los objetivos, el momento y la estrategia del proyecto. Luego, puede sintetizarlos en un resumen del proyecto.
Antes de escribir un resumen del proyecto, debe conocer ciertos detalles sobre el proyecto. Debe conocer los objetivos del proyecto, cómo el equipo planea alcanzar esos objetivos, el valor que el proyecto agregará a la empresa y las fechas de inicio y finalización proyectadas.
Cómo redactar un resumen del proyecto
Para escribir un resumen del proyecto, resuma la descripción general, el cronograma y la declaración del alcance de su proyecto en una sola página. Es posible que también quiera incluir métricas de éxito e información general, así como identificar a su público objetivo.
Un resumen del proyecto es un documento breve y debe tener entre un solo párrafo y una sola página de longitud. Separe la información en secciones etiquetadas y escriba de manera simple y clara para que cualquiera pueda entenderlo. Si su resumen es digital, incluya enlaces a documentos más detallados del proyecto, como el plan y el cronograma del proyecto. Puede considerar usar una plantilla de resumen del proyecto para ponerse en marcha rápidamente.
Para crear su propio resumen de proyecto, siga los pasos que se indican a continuación:
- Finalice el plan del proyecto: El resumen del proyecto requiere información de su plan de proyecto, por lo que debe completar su plan primero. Una vez que finalice su plan, que incluye una descripción general, un cronograma y una declaración de alcance del proyecto, puede empezar a sintetizar esta información en el resumen del proyecto.
- Comience con la información de identificación: En la parte superior de su resumen, escriba el nombre del proyecto, el nombre del gerente del proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas y los clientes clave. Si su resumen es digital, incluya un enlace a su plan de comunicación.
- Escriba un resumen breve del proyecto: Proporcione al lector una descripción general del proyecto y el valor que agregará. Para proyectos más grandes, puede incluir información general y métricas de éxito necesarias. Si el proyecto está orientado al cliente, identifique a su público objetivo.
- Identifique los objetivos del proyecto: Establezca los objetivos, las entregas y los resultados esperados del proyecto.
- Resuma su cronograma: Dele al lector una idea del plazo de su proyecto. Identifique las fechas de inicio y finalización del proyecto, así como los plazos esperados para las principales fases y entregas del proyecto.
- Considere incluir elementos adicionales: Si sus patrocinadores o partes interesadas han pedido que se incluya información adicional en su resumen, asegúrese de hacerlo. Los elementos adicionales pueden incluir información del presupuesto, información general sobre la empresa o el proyecto, o cualquier otro detalle del proyecto que pueda ser útil para un lector informal.
- Comparta recursos adicionales: Brinde a los lectores la capacidad de obtener más información. Incluya enlaces a su plan de proyecto, paneles de equipo y cronogramas cuando sea relevante. Esto limitará el tiempo que dedica a responder preguntas de las partes interesadas que quieran obtener más información.
Ejemplo de resumen del proyecto
Descargar el ejemplo de resumen de proyecto para
Microsoft Excel | Microsoft Word
Esta plantilla de ejemplo de resumen del proyecto está precargada con texto de ejemplo para ayudar a contextualizar la información incluida en un resumen. Esta plantilla de una sola página es completamente editable y personalizable para que pueda incluir toda la información que necesita en su resumen del proyecto. Incluye espacios para insertar una descripción general del propósito y los objetivos del proyecto, información sobre el marco de tiempo y el presupuesto, y comentarios y enlaces adicionales.
Kit de inicio de resumen del proyecto
Descargar el kit de inicio de resumen del proyecto
Hemos reunido este kit de inicio para ayudarlo a escribir un resumen del proyecto breve pero detallado. Hemos recopilado todo lo que necesita para crear los elementos más importantes de un resumen. Estas plantillas son completamente personalizables para adaptarse a cualquier caso de uso comercial. Descargue cada plantilla de forma individual o como conjunto.
En este kit encontrará lo siguiente:
- Una descripción general del proyecto y una plantilla de alcance para Microsoft Word que le ayudará a identificar los objetivos, las tareas principales y el alcance de su proyecto.
- Una plantilla de cronograma del proyecto para Microsoft Excel para trazar y planificar las tareas, las fases y las fechas de entrega de su proyecto.
- Una copia en blanco de la plantilla de resumen del proyecto para Microsoft Word para reunir toda esta información en un documento de una sola página que se puede compartir.
Para obtener más ayuda con la planificación de proyectos y los resúmenes para todos los tipos de proyectos, consulte estas colecciones de plantillas de planificación de proyectos y resumen de proyectos.
Prácticas recomendadas para escribir un buen resumen del proyecto
Escribir un buen resumen del proyecto comienza con conocer toda la información de su proyecto. Mantenga su resumen conciso, use un lenguaje claro y proporcione toda la información que su audiencia necesita para comprender su proyecto. Incluya enlaces a documentos más detallados.
Hemos descrito algunas prácticas recomendadas para escribir un buen resumen del proyecto a continuación:
- Finalice los detalles del proyecto primero: El resumen de su proyecto incluye información sobre cómo y por qué funciona un proyecto y debe completarse solo después de que se hayan finalizado los detalles del proyecto.
- Sea conciso: Un resumen del proyecto no debe tener más de una página. Puede poner a disposición documentos con detalles adicionales a pedido.
- Manténgalo general: Su resumen es una síntesis de los elementos más generales de su proyecto. Debe abarcar la información de la superficie sin entrar en detalles innecesarios.
- Proporcione contexto: Un lector ocasional debe ser capaz de entender el resumen de su proyecto. Si un elemento necesita contexto, dedique una oración o dos a explicarlo.
- Utilice un formato claro: Use una plantilla o dé formato a su documento para facilitar la lectura. Cada sección debe estar claramente marcada y la información debe ser fácil de encontrar en la página.
- Conozca a su audiencia: Un resumen del proyecto puede cambiar en función de su audiencia prevista. Un resumen con fines de marketing probablemente resaltaría los éxitos e innovaciones de un proyecto, mientras que un resumen para las partes interesadas internas podría priorizar la información sobre programación y presupuesto.
- Realice actualizaciones cuando la información cambie: Su resumen siempre debe reflejar con precisión el proyecto. Si los detalles del proyecto cambian, asegúrese de que su resumen refleje esos cambios.
- Brinde enlaces a información más detallada: Si su resumen es digital, incluya enlaces a información más detallada del proyecto. De esta manera, sus lectores pueden acceder a más información sin interrumpir su trabajo.
Resumen del proyecto vs. Resumen creativo
El resumen de un proyecto describe los detalles generales de un proyecto, mientras que un resumen creativo proporciona detalles de los requisitos a un equipo creativo. Los resúmenes creativos a menudo incluyen la opinión de un cliente, mientras que el resumen de un proyecto es una síntesis de un plan de proyecto.
Por lo general, los clientes ayudan a hacer un resumen creativo, que el equipo o la agencia creativa luego aprueba. Sin embargo, con el resumen de un proyecto, el gerente del proyecto creará el documento y lo enviará al cliente para darle una idea de cómo el equipo logrará los objetivos del proyecto.
Resumen del proyecto vs. Resumen ejecutivo
El resumen de un proyecto es una síntesis para un público general, mientras que un resumen ejecutivo se centra en los detalles importantes para las partes interesadas a nivel ejecutivo. Este documento incluye detalles como la información del presupuesto, el uso de recursos y los beneficios del proyecto.
El resumen de un proyecto y el resumen ejecutivo son similares. La principal diferencia es el público previsto. Si está trabajando en un proyecto a gran escala o uno que sea de interés particular para uno o más ejecutivos, cree un resumen ejecutivo. Sin embargo, un resumen general del proyecto puede ser más apropiado cuando el proyecto tiene un alcance más pequeño y no es un proyecto ejecutivo.
Resumen del proyecto vs. Plan de proyecto
El resumen de un proyecto es una síntesis concisa y general de su plan de proyecto que los equipos comparten con las partes interesadas. Un resumen solo incluye la información esencial del proyecto. Sin embargo, un plan de proyecto incluye información detallada sobre todos los elementos del proyecto.
Un plan de proyecto es un documento de varias páginas que describe y define un proyecto en su totalidad. Incluye información detallada sobre presupuestos, recursos necesarios, cronogramas de fechas límite y entregas, asignaciones de tareas y mucho más. El resumen de un proyecto describe la información más importante y general de un plan de proyecto y la envasa en un formato escaneable.
Resumen del proyecto vs. Caso de negocio
Un caso de negocio describe las razones para asumir un proyecto y cómo beneficiará al negocio. El resumen de un proyecto puede incluir estos detalles, además de información sobre el cronograma, los objetivos y el alcance del proyecto.
Un caso de negocio es útil para presentar la información del proyecto a los ejecutivos que se preocupan principalmente por su impacto en el negocio en su conjunto. Un resumen es más útil para las partes interesadas que pueden interactuar con el proyecto de manera más familiar.
Resumen del proyecto vs. Acta del proyecto
El acta de un proyecto contiene información detallada del proyecto que aún no se ha aprobado o desarrollado en un plan de proyecto completo. El resumen de un proyecto resume la descripción general, el alcance y la información del cronograma que se encuentra en el plan del proyecto finalizado.
El acta de un proyecto debe describir un proyecto para que el patrocinador del proyecto le realice una revisión formal durante la fase de inicio de la planificación del proyecto. Incluye información del proyecto que aún no se ha definido. El resumen de un proyecto debe incluir solo información objetivamente verdadera y finalizada sobre cómo se llevará a cabo un proyecto.
Resumen del proyecto vs. Hoja de ruta del proyecto
La hoja de ruta de un proyecto se centra en las entregas y el cronograma clave de un proyecto. El resumen de un proyecto incluye información del cronograma y una descripción general de la estrategia y los objetivos del proyecto.
La hoja de ruta de un proyecto es una herramienta útil para visualizar los plazos y las entregas de un proyecto.
Para obtener más información, consulte esta guía para crear y usar hojas de ruta de proyectos en la gestión de proyectos.
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