Templates for Tracking Projects
The following templates include sheets, widgets, and outlines that can help you present an overview of the project to stakeholders. These templates are always great tools to monitor progress as you execute the project.
For a full range of options, explore our comprehensive list of project management templates and articles.
Project Management Plan Template
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When to Use This Template: Project managers can use this template to organize all the tasks required to successfully implement a project. This template allows you to track deliverables and due dates across the entire project lifecycle, from approval to closing.
Notable Template Features: This template includes dedicated sections to organize tasks by project phase: project approval, project planning, project execution, and project close. The layout makes it easy to list each item and its corresponding due date.
For enhanced features — such as real-time updates and improved collaboration — check out the Smartsheet project management plan template.
If you’re just getting started, learn how to create a project plan.
Integrated Project Plan (IPP) Template
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When to Use This Template: Project managers can use this template to create a detailed project plan that combines a task list with a visual schedule. It’s a great tool for tracking responsibilities, due dates, and project costs in a single, integrated document.
Notable Template Features: This template includes a Gantt chart that visually represents your project schedule based on the task list, responsible parties, and due dates. It also contains separate sheets for a cost baseline and a communication plan.
Check out other useful project plan templates.
Project Management Plan Outline Template
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Microsoft Word
| Google Docs
When to Use This Template: Project managers can use this template to structure a comprehensive project management plan that consolidates all key project components. This template helps ensure that the team accounts for all subdocuments and planning details in one place.
Notable Template Features: This template provides a detailed outline that prompts you to define the project scope, a work breakdown structure (WBS), and a milestone list. Its design allows you to either write all details in one document or link to separate planning files.
Review helpful real-world project plan examples.
Project Management Plan Dashboard Template
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When to Use This Template: Project managers and stakeholders can use this template to visualize important project metrics in a single summary view. Use it to monitor task status, track spending, and review pending items.
Notable Template Features: This template features a task list that automatically updates a corresponding Gantt chart as work progresses. It also includes dashboard widgets that summarize task status by percentage, budget performance, and pending action items.
Resource Requirement Calendar Chart Template
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Excel
| Google Sheets
When to Use This Template: Project managers can use this template to plan and visualize human resource allocation over a full year. Use it to forecast staffing needs and ensure the right roles are available each month to support the project.
Notable Template Features: This template includes a table to map out the required hours per month for each project role, such as project manager, developer, and test engineer. A bar chart automatically displays the monthly resource requirements for an at-a-glance view of staffing levels.
Plantillas para investigar y preparar un plan del proyecto
Las siguientes plantillas de planificación de gestión del proyecto pueden ayudar a determinar y documentar las tareas y los recursos necesarios para completar un proyecto.
Plantilla de declaración del alcance del proyecto
El alcance del proyecto define los productos finales y los recursos que necesita para completar esos productos. Al identificar estos elementos antes de que comience el proyecto, reduce las posibilidades de corrupción del alcance, en la que las expectativas y los presupuestos se expanden sin límite. Cuando escriba el alcance del proyecto, consulte los objetivos del proyecto, las declaraciones sobre metas y el plan de proyecto. Si usted es un proveedor que prepara un plan de proyecto, puede consultar la declaración de trabajo que recibió con la solicitud de propuesta (RFP).
La siguiente plantilla de alcance del proyecto detalla lo siguiente: los productos finales del proyecto; los supuestos del proyecto; qué está fuera del alcance del proyecto; las restricciones de tiempo, presupuesto, calidad, normativas y recursos; y las tareas que debe realizar para crear los productos finales. En esta plantilla, puede describir las tareas sin un documento de estructura de desglose del trabajo por separado, o usar la plantilla de WBS que se incluye a continuación.
Descargue la plantilla de declaración del alcance del proyecto - Word
Plantilla de diagrama de estructura de desglose del trabajo (WBS)
Una estructura de desglose del trabajo proporciona una herramienta visual para comprender cómo puede llevar a cabo un proyecto. Comience con la meta o el producto final en la parte superior y luego desglose el esfuerzo necesario en tareas cada vez más pequeñas. Una estructura de desglose del trabajo (WBS) se centra en las tareas y los productos finales, pero complementa el cronograma del proyecto, que ofrece una vista de alto nivel del trabajo requerido a lo largo del tiempo. Algunos expertos en gestión de proyectos sugieren que el liderazgo se beneficia más de los cronogramas, mientras que los equipos y las personas se benefician de una WBS. Esta plantilla ofrece un diagrama para completar los espacios en blanco y una plantilla de lista de tareas. Utilice ambos formatos con la plantilla de alcance del trabajo.
Descargue la plantilla de estructura de desglose del trabajo - Excel
Plantilla de plan de gestión de partes interesadas
El análisis de las partes interesadas identifica a las personas y los grupos con un interés potencial en el proyecto, determina el alcance de su interés y el grado de posible influencia, e intenta comprender los mejores medios para comunicarse con esas personas y grupos sobre el proyecto. Un análisis de las partes interesadas constituye una base importante para el plan de comunicación del proyecto.
Esta plantilla de gestión de partes interesadas ofrece un espacio para enumerar a las partes interesadas, describir su rol en la organización y en el proyecto, identificar los tipos de actividades del proyecto que podrían interesarles, definir su nivel de compromiso y proporcionar las razones de su interés en el proyecto. Una hoja de esta plantilla incluye una matriz de análisis de las partes interesadas, para que pueda crear una evaluación visual del nivel de compromiso e influencia de cada parte interesada.
Descargue la plantilla de plan de gestión de partes interesadas
Excel
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Plantilla de presupuesto proyectado y estimación de costos
Utilice esta plantilla de estimación de costos y presupuesto para documentar el proceso con el fin de determinar el presupuesto y, si es necesario, ajustarlo. La plantilla proporciona una tabla para identificar quién puede aprobar los incumplimientos del límite de gastos y un espacio para describir el procedimiento de presupuestación, el procedimiento de referencia de costos, el procedimiento de cambio y el presupuesto propuesto.
Descargue la plantilla de presupuesto proyectado y estimación de costos
Word
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PDF
Plantillas de evaluación de riesgos
Las organizaciones se enfrentan a riesgos y en los proyectos también puede surgir problemas, como accidentes, corrupción del alcance o problemas de los proveedores con el suministro o la calidad. Esta plantilla de evaluación de riesgos se centra en los riesgos de las tareas y los plazos del proyecto, pero también puede adaptar la plantilla vinculada para abordar otros riesgos. La plantilla detalla la descripción de la tarea, la fecha límite, el nivel de riesgo y el estado en la tabla de tareas, y las estadísticas del proyecto se muestran en la tabla de estado y prioridad.
Descargue la plantilla de plan de gestión de riesgos del proyecto
Excel
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Project Risk Management Plan Template
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Excel
| Smartsheet
When to Use This Template: Project managers can use this template to formally identify, analyze, and plan mitigation actions for project risks. Use it to document potential problems related to deadlines, scope, quality, or vendors.
Notable Template Features: This template includes a risk matrix and rating keys to assess risk likelihood and severity. It also provides a table to detail each task, deadline, risk level, and status, with summary statistics for the overall project.
Plantilla de planificación de recursos del proyecto
Un plan de recursos enumera los equipos, los suministros y el personal necesarios para un proyecto. Los planes de recursos ayudan a programar los recursos compartidos, incluidos el hardware, el software y la oficina o el espacio de trabajo. Esta plantilla describe las fases del proyecto y luego enumera los recursos por fase del proyecto, rol, departamento, tasa de pago y más.
Descargue la plantilla de planificación de recursos del proyecto
Excel
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Plantilla de resumen ejecutivo del proyecto
Comience el documento o la presentación del plan del proyecto con un resumen ejecutivo, que engloba el proyecto a un alto nivel. Sin embargo, el resumen ejecutivo debe ser el último contenido o documento que escriba al crear un plan. A fin de escribir este resumen, consulte el plan de proyecto para conocer los detalles del plan o, si usted es un proveedor o contratista que cumple una parte de un proyecto más grande, consulte la declaración de trabajo del proyecto. Esta plantilla personalizable sirve de guía a través de los elementos de un resumen ejecutivo, que incluye los principales hitos y los problemas que deben resolverse. Agregue sus propios componentes de resumen según sea necesario.
Descargue la plantilla de resumen ejecutivo del proyecto
Excel
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Plantillas para implementar y gestionar un plan de proyecto
Los planes de gestión del proyecto de ejemplo que se describen a continuación ayudarán a resolver problemas, a comunicarse con su equipo y las partes interesadas, y a garantizar productos finales de calidad a medida que implementa el proyecto.
Plantilla de línea de tiempo simple o cronológica
Una línea de tiempo es una herramienta esencial en la gestión de proyectos. Las líneas de tiempo capturan las actividades requeridas en un proyecto en forma de hitos de alto nivel o tareas y subtareas detalladas, y muestran cómo esas actividades se relacionan entre sí. Esta línea de tiempo cronológica funciona bien para proyectos simples. Con esta plantilla, puede agregar tareas a la lista, y esas tareas aparecerán en la línea de tiempo.
Descargue la plantilla de línea de tiempo simple o cronológica
Excel
| Smartsheet
Plantilla de línea de tiempo de Gantt
Un gráfico de Gantt dinámico puede servir como línea de tiempo para proyectos más complejos. Agregue hitos a la línea de tiempo para centrar la atención en la meta y destacar las dependencias entre las tareas.
Descargue la plantilla de línea de tiempo de Gantt
Excel
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Plantilla del proceso de gestión de cambios
El cambio es inevitable en los proyectos, pero es mucho mejor planificar teniendo en cuenta el cambio y proporcionar un proceso coherente para revisar, implementar y realizar un seguimiento de los ajustes y las actualizaciones. Esta plantilla del proceso de gestión de cambios ofrece una herramienta visual para comprender cómo sugerir cambios, revisar los cambios propuestos, planificar la implementación y evaluar los resultados.
Descargue la plantilla del proceso de gestión de cambios
Word
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PDF
Plantilla de plan de prueba
Para garantizar un producto final exitoso y utilizable, cree un plan de garantía o de control de calidad. Esta plantilla de plan de prueba está particularmente adaptada al desarrollo de productos Agile, pero se puede personalizar para que se ajuste a su enfoque de gestión y a su producto. Simplemente, indique la identificación de la prueba, el número de prueba, la descripción de la prueba, el resultado esperado y el real, si el producto se aprobó o no, y los comentarios pertinentes.
Otras plantillas útiles de gestión de proyectos
Otros documentos y planes pueden ayudar a describir los aspectos únicos de su plan de proyecto. A continuación, le mostramos una selección de enlaces a ejemplos y plantillas de apoyo:
Mejore los esfuerzos de planificación de proyectos con Smartsheet para la gestión de proyectos
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