Plantillas para presentar y dar seguimiento al proyecto
Las siguientes plantillas incluyen hojas, widgets y esquemas que pueden ayudarlo a presentar una descripción general del proyecto a las partes interesadas. Estas plantillas también lo ayudan a supervisar el progreso a medida que ejecuta el proyecto.
Plantilla del esquema de plan de gestión del proyecto
Un plan integral de gestión de proyectos incluye muchos planes y documentos necesarios para el éxito de un proyecto. Los subdocumentos del plan del proyecto pueden consistir en el alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (WBS), la lista de hitos y mucho más. Esta plantilla del plan de gestión del proyecto también proporciona un esquema, para que pueda incluir todos los detalles del plan en un documento, o adjuntar o vincular a documentos de planificación separados.
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Plantilla de panel del plan de gestión del proyecto
Un panel proporciona un medio útil para que los gerentes de proyectos, las partes interesadas y los miembros del equipo muestren resúmenes de métricas importantes. Esta plantilla del plan del proyecto integrado incluye una lista de tareas que actualiza un gráfico de Gantt correspondiente a medida que usted comienza y completa las tareas. La plantilla también ofrece un widget para resumir el estado de la tarea, los gastos del proyecto y los elementos pendientes.
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Plantilla del plan del proyecto integrado (IPP)
Es posible que necesite una descripción de partes o de la totalidad del plan del proyecto. Sin embargo, una representación visual puede transmitir cómo los aspectos del proyecto se relacionan entre sí y con el cronograma. Con esta plantilla del plan del proyecto integrado, elija un gráfico de Gantt o una línea de tiempo estática. Luego, complete la lista de tareas, enumere las partes responsables y agregue fechas de vencimiento. La plantilla también incluye una hoja de referencia de costos y una hoja de plan de comunicación.
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Plantilla del plan de gestión del proyecto
Esta plantilla personalizable sugiere los elementos que necesita preparar para implementar el proyecto y proporciona espacio para la fecha de vencimiento de cada elemento. Además, encuentre secciones para la fase de aprobación del proyecto, la planificación del proyecto, la ejecución del proyecto y el cierre del proyecto.
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Plantillas para investigar y preparar un plan del proyecto
Las siguientes plantillas de planificación de gestión del proyecto pueden ayudar a determinar y documentar las tareas y los recursos necesarios para completar un proyecto.
Plantilla de declaración del alcance del proyecto
El alcance del proyecto define los productos finales y los recursos que necesita para completar esos productos. Al identificar estos elementos antes de que comience el proyecto, reduce las posibilidades de corrupción del alcance, en la que las expectativas y los presupuestos se expanden sin límite. Cuando escriba el alcance del proyecto, consulte los objetivos del proyecto, las declaraciones sobre metas y el plan de proyecto. Si usted es un proveedor que prepara un plan de proyecto, puede consultar la declaración de trabajo que recibió con la solicitud de propuesta (RFP).
La siguiente plantilla de alcance del proyecto detalla lo siguiente: los productos finales del proyecto; los supuestos del proyecto; qué está fuera del alcance del proyecto; las restricciones de tiempo, presupuesto, calidad, normativas y recursos; y las tareas que debe realizar para crear los productos finales. En esta plantilla, puede describir las tareas sin un documento de estructura de desglose del trabajo por separado, o usar la plantilla de WBS que se incluye a continuación.
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Plantilla de diagrama de estructura de desglose del trabajo (WBS)
Una estructura de desglose del trabajo proporciona una herramienta visual para comprender cómo puede llevar a cabo un proyecto. Comience con la meta o el producto final en la parte superior y luego desglose el esfuerzo necesario en tareas cada vez más pequeñas. Una estructura de desglose del trabajo (WBS) se centra en las tareas y los productos finales, pero complementa el cronograma del proyecto, que ofrece una vista de alto nivel del trabajo requerido a lo largo del tiempo. Algunos expertos en gestión de proyectos sugieren que el liderazgo se beneficia más de los cronogramas, mientras que los equipos y las personas se benefician de una WBS. Esta plantilla ofrece un diagrama para completar los espacios en blanco y una plantilla de lista de tareas. Utilice ambos formatos con la plantilla de alcance del trabajo.
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Plantilla de plan de gestión de partes interesadas
El análisis de las partes interesadas identifica a las personas y los grupos con un interés potencial en el proyecto, determina el alcance de su interés y el grado de posible influencia, e intenta comprender los mejores medios para comunicarse con esas personas y grupos sobre el proyecto. Un análisis de las partes interesadas constituye una base importante para el plan de comunicación del proyecto.
Esta plantilla de gestión de partes interesadas ofrece un espacio para enumerar a las partes interesadas, describir su rol en la organización y en el proyecto, identificar los tipos de actividades del proyecto que podrían interesarles, definir su nivel de compromiso y proporcionar las razones de su interés en el proyecto. Una hoja de esta plantilla incluye una matriz de análisis de las partes interesadas, para que pueda crear una evaluación visual del nivel de compromiso e influencia de cada parte interesada.
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Plantilla de presupuesto proyectado y estimación de costos
Utilice esta plantilla de estimación de costos y presupuesto para documentar el proceso con el fin de determinar el presupuesto y, si es necesario, ajustarlo. La plantilla proporciona una tabla para identificar quién puede aprobar los incumplimientos del límite de gastos y un espacio para describir el procedimiento de presupuestación, el procedimiento de referencia de costos, el procedimiento de cambio y el presupuesto propuesto.
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Plantillas de evaluación de riesgos
Las organizaciones se enfrentan a riesgos y en los proyectos también puede surgir problemas, como accidentes, corrupción del alcance o problemas de los proveedores con el suministro o la calidad. Esta plantilla de evaluación de riesgos se centra en los riesgos de las tareas y los plazos del proyecto, pero también puede adaptar la plantilla vinculada para abordar otros riesgos. La plantilla detalla la descripción de la tarea, la fecha límite, el nivel de riesgo y el estado en la tabla de tareas, y las estadísticas del proyecto se muestran en la tabla de estado y prioridad.
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Plantilla de planificación de recursos del proyecto
Un plan de recursos enumera los equipos, los suministros y el personal necesarios para un proyecto. Los planes de recursos ayudan a programar los recursos compartidos, incluidos el hardware, el software y la oficina o el espacio de trabajo. Esta plantilla describe las fases del proyecto y luego enumera los recursos por fase del proyecto, rol, departamento, tasa de pago y más.
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Plantilla de resumen ejecutivo del proyecto
Comience el documento o la presentación del plan del proyecto con un resumen ejecutivo, que engloba el proyecto a un alto nivel. Sin embargo, el resumen ejecutivo debe ser el último contenido o documento que escriba al crear un plan. A fin de escribir este resumen, consulte el plan de proyecto para conocer los detalles del plan o, si usted es un proveedor o contratista que cumple una parte de un proyecto más grande, consulte la declaración de trabajo del proyecto. Esta plantilla personalizable sirve de guía a través de los elementos de un resumen ejecutivo, que incluye los principales hitos y los problemas que deben resolverse. Agregue sus propios componentes de resumen según sea necesario.
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Plantillas para implementar y gestionar un plan de proyecto
Los planes de gestión del proyecto de ejemplo que se describen a continuación ayudarán a resolver problemas, a comunicarse con su equipo y las partes interesadas, y a garantizar productos finales de calidad a medida que implementa el proyecto.
Plantilla de gobernanza del proyecto
La gobernanza del proyecto describe cómo llevará a cabo el proyecto y quién tiene la responsabilidad y debe rendir cuentas para la ejecución efectiva y eficiente del proyecto. Esta plantilla de gobernanza del proyecto describe el alcance del proyecto y enumera quién es responsable de qué requisitos y tareas. También brinda una matriz RACI y un espacio para vincular los currículos del personal clave. Además, la plantilla detalla el proceso para gestionar y derivar problemas, el proceso de toma de decisiones y el proceso de garantía de calidad.
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Plantilla de plan de comunicación
Para llevar a cabo un proyecto exitoso, las partes interesadas internas y externas deben tener claros las metas y los cambios. Una plantilla de plan de comunicación ayuda a documentar las partes interesadas, la información de contacto, las áreas de interés, la información requerida, y el formato y la frecuencia de los mensajes.
Plantilla de línea de tiempo simple o cronológica
Una línea de tiempo es una herramienta esencial en la gestión de proyectos. Las líneas de tiempo capturan las actividades requeridas en un proyecto en forma de hitos de alto nivel o tareas y subtareas detalladas, y muestran cómo esas actividades se relacionan entre sí. Esta línea de tiempo cronológica funciona bien para proyectos simples. Con esta plantilla, puede agregar tareas a la lista, y esas tareas aparecerán en la línea de tiempo.
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Plantilla de línea de tiempo de Gantt
Un gráfico de Gantt dinámico puede servir como línea de tiempo para proyectos más complejos. Agregue hitos a la línea de tiempo para centrar la atención en la meta y destacar las dependencias entre las tareas.
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Plantilla del proceso de gestión de cambios
El cambio es inevitable en los proyectos, pero es mucho mejor planificar teniendo en cuenta el cambio y proporcionar un proceso coherente para revisar, implementar y realizar un seguimiento de los ajustes y las actualizaciones. Esta plantilla del proceso de gestión de cambios ofrece una herramienta visual para comprender cómo sugerir cambios, revisar los cambios propuestos, planificar la implementación y evaluar los resultados.
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Plantilla de plan de prueba
Para garantizar un producto final exitoso y utilizable, cree un plan de garantía o de control de calidad. Esta plantilla de plan de prueba está particularmente adaptada al desarrollo de productos Agile, pero se puede personalizar para que se ajuste a su enfoque de gestión y a su producto. Simplemente, indique la identificación de la prueba, el número de prueba, la descripción de la prueba, el resultado esperado y el real, si el producto se aprobó o no, y los comentarios pertinentes.
Qué incluir en un plan de gestión del proyecto
Un proyecto exitoso comienza con un plan de gestión de proyectos detallado. Las plantillas del plan de gestión del proyecto le guían a través del proceso de planificación, para que pueda centrarse en los detalles, en lugar de tratar de recordar lo que debe incluir. Para facilitar su trabajo y ayudar a garantizar una planificación exitosa, descargue las plantillas incluidas en este artículo.
Un plan de gestión del proyecto puede constar de un documento o una colección de documentos componentes que proporcionan detalles adicionales para áreas de planificación específicas, como el cronograma, la estructura de desglose del trabajo o el análisis de las partes interesadas. Ya sean combinadas o separadas, la mayoría de las plantillas del plan de gestión del proyecto contienen las siguientes secciones:
Introducción
Describa brevemente el propósito, las metas y los productos finales del proyecto. Consulte el plan de proyecto cuando escriba esta sección.
Resumen ejecutivo o enfoque del proyecto
Describa el enfoque de gestión para el proyecto. Enumere al personal clave y a cualquier persona con responsabilidades específicas y autoridad para tomar decisiones. Describa las suposiciones y restricciones. En esta sección, también puede incluir los riesgos.
Alcance del proyecto
Para evitar la corrupción del alcance, debe definir claramente qué resultados espera del proyecto y qué está fuera del alcance. El plan de proyecto proporciona un punto de partida para definir el alcance, pero también debe incluir las siguientes secciones en la declaración del alcance del proyecto o un enlace a documentos separados:
- Estructura de desglose del trabajo (WBS): La estructura de desglose del trabajo ofrece una descripción visual de todas las tareas de alto y bajo nivel necesarias para crear los productos finales. En el diagrama de WBS, enumere las tareas principales en la parte superior y luego desglose los elementos en tareas cada vez más pequeñas hasta que determine las tareas o los paquetes de trabajo más pequeños. La WBS funciona con el diccionario de estructura de desglose del trabajo, que es una lista detallada de tareas, propietarios, fechas de vencimiento y mucho más.
- Línea de base del cronograma: Para comprender si sus actividades, hitos y el proyecto están encaminados, cree una línea de base del cronograma.
- Hitos: Los hitos marcan etapas importantes de finalización del proyecto. Cree una lista de hitos de alto nivel e introdúzcalos brevemente junto con su contexto en el cronograma general del proyecto.
Plan de gestión de cambios
Un plan de gestión de cambios ofrece un modelo coherente para documentar, enviar, aprobar y realizar un seguimiento de los cambios en un proyecto. Estas instrucciones importantes a menudo se crean en un documento separado.
Plan de gestión de riesgos
Para el plan del proyecto, resuma el enfoque de gestión de riesgos, incluido el proceso para identificar los riesgos y la estrategia de mitigación. Al final del proyecto, durante el análisis posterior a la acción, el gerente del proyecto evaluará los riesgos identificados frente al enfoque de gestión y recomendará mejoras para futuros proyectos.
Un registro de riesgos captura cada riesgo y acción de mitigación. Un registro es esencial para la mejora de la calidad y puede ser necesario para el cumplimiento normativo. Registra una identificación única para un riesgo, un detalle del riesgo, quién identificó el riesgo, la fecha durante la cual se identificó, la probabilidad del riesgo, la gravedad de su impacto, etc. En PRINCE2, un registro de riesgos se conoce como diario de riesgos.
Plan de gestión del alcance del proyecto
La sección de gestión del alcance del proyecto describe quién tiene la autoridad para limitar los esfuerzos. Detalla las herramientas y los métodos para establecer el alcance del proyecto, incluidos los documentos de respaldo. Esos documentos de respaldo pueden incluir la WBS y el plan de proyecto o la declaración de trabajo. El plan de gestión del alcance también debe explicar cómo usted mide el alcance y realiza un seguimiento de ese alcance. Además, el documento debe articular claramente cómo el gerente del proyecto comunica el alcance al equipo.
Plan de comunicación
Su plan de comunicación describe la información del proyecto que debe compartir con el equipo y las partes interesadas, la identidad de esos destinatarios, su información de contacto, y los medios y la frecuencia de la comunicación. El plan de comunicación es fundamental para el funcionamiento eficiente del proyecto. Considere la posibilidad de realizar un análisis de las partes interesadas al principio de la planificación del proyecto, para que pueda usarlo a fin de informar el plan de comunicación.
Plan de gestión de costos
En un plan de gestión de costos, se describe cómo medirá, gestionará e informará los costos durante la duración del proyecto. Identifique quién tiene la responsabilidad de controlar los costos, cómo se aprueban los cambios en el presupuesto y se les da seguimiento, y los medios y la frecuencia con los que se informa sobre el presupuesto.
Un punto de referencia de costos describe el gasto aprobado y por fases para un proyecto y representa el total combinado del costo estimado del proyecto y las reservas de contingencia.
Plan de recursos o adquisiciones
El plan de recursos o plan de adquisiciones define los límites de gastos e identifica quién tiene la autoridad para aprobar los montos que superan esos límites. También detalla los tipos de recursos que utilizará, como equipos, servicios públicos, infraestructura y costos, e indica si alquilará, arrendará o comprará dichos elementos.
Calendario de recursos
Un calendario de recursos proporciona una referencia visual para comprender cuándo necesita recursos importantes y durante cuánto tiempo. Quien tenga la responsabilidad funcional de los recursos incluidos debe aprobar el calendario de recursos.
Plan de gestión de recursos humanos
El plan de recursos humanos describe los conjuntos de habilidades necesarios para el proyecto, las tasas de pago del proyecto y si RR. HH. dotará al proyecto de nuevos empleados o contratistas.
Plan de gestión de la calidad
Para asegurarse de que el proyecto completado cumpla con las expectativas de calidad, cree un plan de gestión de la calidad. Este plan define los estándares con los que juzgará el resultado final. El plan también identifica los procesos que medirán el trabajo. En el plan de calidad, anote quién es responsable de la calidad y describa las regulaciones, los estándares, los procesos y las herramientas aplicables de garantía o control de calidad.
Un punto de referencia de calidad articula las métricas específicas mediante las cuales evaluará la calidad a lo largo del proyecto. Para descubrir las métricas adecuadas, debe revisar el proceso o los estándares actuales de gestión de calidad, los proyectos recientes o similares, y todo estándar pertinente del sector o normativo.
Otras plantillas útiles de gestión de proyectos
Otros documentos y planes pueden ayudar a describir los aspectos únicos de su plan de proyecto. A continuación, le mostramos una selección de enlaces a ejemplos y plantillas de apoyo:
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