¿Qué es la evaluación de proveedores?
La evaluación de proveedores es un proceso de evaluación y aprobación que las empresas pueden usar para determinar si los posibles proveedores y vendedores pueden cumplir con sus estándares organizativos y obligaciones una vez que estén bajo contrato. El objetivo final es garantizar una cartera de los mejores proveedores y vendedores de bajo riesgo de su clase.
Los proveedores y vendedores proporcionan servicios o bienes, pero hay una distinción: el término proveedor se aplica a las relaciones de ventas de negocios a negocios (B2B) y de negocios a consumidores (B2C), mientras que el término vendedor se aplica solo a las relaciones B2B.
Beneficios de la evaluación de proveedores
Aunque el proceso de evaluación de proveedores puede ser un desafío, los beneficios incluyen encontrar fuentes de bajo riesgo para bienes y servicios de alta calidad, así como el desarrollo de relaciones comerciales a largo plazo mutuamente beneficiosas.
Ray Carter es director de DPSS Consultants (desarrollo de personas al servicio de la cadena de suministro), creador del modelo 10C de evaluación de proveedores y autor de cinco libros sobre gestión de proveedores y cadena de suministro, incluido Practical Procurement. Carter señala la pandemia de COVID-19 como un ejemplo de la necesidad de una evaluación sistemática de proveedores y vendedores que permita a las organizaciones resistir cualquier tormenta en el entorno empresarial.
“Lo que ilustra la emergencia del COVID-19”, afirma Carter, “es la importancia de captar proveedores que cuenten con suficientes recursos y acceso al capital de trabajo para seguir operando, prepararse si es necesario para satisfacer la demanda y sobrevivir a las crisis”. Evaluar los planes de gestión de crisis de proveedores y vendedores es uno de los aspectos de la mitigación de riesgos que debe tener en cuenta durante el proceso de investigación. “Las futuras crisis impulsadas por factores previsibles (el calentamiento global, la conservación de animales silvestres y la naturaleza, las interacciones humanas y la inestabilidad política) son casi inevitables. Por lo tanto, es fundamental explorar la calidad y la solidez de los planes de contingencia de los proveedores y vendedores”.
Carter aconseja prudencia al momento de seleccionar socios comerciales para bienes y servicios. “Las construcciones deficientes de una evaluación comienzan con especificaciones mal definidas, que luego se retroalimentan en los criterios de adjudicación y contratación y en la selección de proveedores que carecen de la experiencia o los recursos necesarios”, explica Carter. “Después de la adjudicación, se produce la tormenta perfecta: una relación inestable caracterizada por la atribución de culpas y, a menudo, por el fracaso operativo. Un proceso confiable y una investigación cuidadosa ayudan a evitar ese riesgo, y muchos otros”.
Entre los beneficios adicionales de la evaluación de proveedores, se incluyen los siguientes:
- Mitigación de riesgos: Mediante una investigación cuidadosa de los proveedores y vendedores, puede reducir los riesgos normativos, contractuales y de seguridad de trabajar con entidades ajenas a su empresa.
- Menor riesgo de incumplimiento normativo: Refuerce el cumplimiento de las leyes, las regulaciones y los estándares que se aplican a su negocio. Si su proveedor está en otro país o vende a otro país, consulte también los requisitos legales de esos países. Por ejemplo, si hace negocios en la Unión Europea, se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
- Alcance del servicio y el cumplimiento del contrato: Realice una revisión legal de los términos del contrato, los acuerdos de confidencialidad (NDA) o los acuerdos de asociación para asegurarse de que ha establecido condiciones favorables y ha mitigado los riesgos.
- Menos riesgos cibernéticos y de seguridad: La amenaza del riesgo cibernético crece a medida que trasladamos cada vez más nuestro trabajo a la nube. Por lo tanto, es fundamental proteger todos los datos de sus clientes y de la empresa. El proceso de selección debe centrarse en evaluar a un proveedor externo para que almacene sus datos. En primer lugar, identifique y evalúe el tipo de datos a los que los proveedores necesitan acceder, y decida si necesitan acceder a todos, algunos o ninguno de ellos para hacer su trabajo. Es fundamental asegurarse de que el proveedor tome las medidas adecuadas para cifrar y proteger sus datos. Una vez que identifique a los socios potenciales, pídales que completen un cuestionario que cubra todos los detalles del sistema de gestión de seguridad.
Obtenga más información, herramientas y plantillas de mitigación de riesgos en la “Guía definitiva para la gestión de riesgos de proveedores”.
Descubra la forma en que Smartsheet puede ayudarlo a ser más efectivo
Vea la demostración para ver cómo puede administrar más eficazmente su equipo, proyectos y procesos con la administración del trabajo en tiempo real en Smartsheet.
Plantilla de matriz de evaluación de riesgos
Comprenda la tolerancia de su organización a riesgos específicos; este es un factor importante a la hora de decidir a qué empresas contratará para los bienes y servicios. Esta matriz captura la información de la evaluación de riesgos que su empresa necesita revisar, calcular y priorizar mediante las clasificaciones de generalmente aceptable (GA), lo más bajo que sea razonablemente posible (ALARTP) y generalmente inaceptable (GU). Con esta plantilla, puede enumerar cada riesgo, determinar su probabilidad y clasificar la gravedad, todo en un solo diagrama codificado por colores.
Descargue la plantilla de matriz de evaluación de riesgos
Encuentre más consejos y plantillas útiles en “Plantillas gratuitas de evaluación de riesgos de proveedores”.
- Identificar los principales proveedores: Según una combinación considerada de los criterios esenciales de selección de proveedores y evaluación de riesgos, encontrará proveedores con la reputación, las habilidades y los conocimientos necesarios para resolver los desafíos de su negocio.
- Reducir los costos: Si bien el costo no debe ser el factor determinante definitivo, es probable que ahorre si compara los proveedores de primer nivel y el entorno competitivo, lo que le permite evitar problemas financieros en torno a un servicio y una entrega deficientes. Además, una vez que establezca su relación, los proveedores pueden ofrecer oportunidades futuras para reducir los costos a través de descuentos por volumen o continuidad.
- Aumentar la eficiencia: La capacidad de una empresa para actuar y avanzar rápidamente depende de la circulación fluida de su cadena de suministro. Con la supervisión continua, notará cuándo se producen ineficiencias y podrá rectificarlas junto con su proveedor antes de que sea demasiado tarde.
- Fortalecer las relaciones: Una gestión adecuada de proveedores, que fomenta la comunicación, la colaboración y la lealtad, refuerza su marca y fomenta las relaciones de trabajo mutuamente beneficiosas que sirven a todos a largo plazo y mejoran su reputación.
- Mejorar el negocio: Una investigación adecuada lo ayudará a captar proveedores de primer nivel y le permitirá proporcionar bienes o servicios de mayor calidad y precios más competitivos. Esto permite ofrecer un mejor servicio a sus clientes; si mejora la toma de decisiones y la efectividad, recibirá un aumento en la lealtad de los clientes y las ventas.
Si realiza una extensa diligencia debida antes de contratar a un proveedor o vendedor, puede ahorrar tiempo y dinero, así como respaldar la confianza y la reputación de su empresa. Base esa diligencia debida en criterios que tienen sentido para usted y su organización. Por ejemplo, si la seguridad de los datos y la información personal es de suma importancia porque tiene una empresa de atención médica que se rige por las reglas de seguridad de HIPAA, esos criterios pueden invalidar las preocupaciones relacionadas con los costos o la eficiencia.
Marco de evaluación de proveedores y vendedores
Un marco de evaluación de proveedores o vendedores respalda un enfoque organizado para investigar y clasificar a los proveedores potenciales. El marco se basa en un conjunto de criterios estándar para determinar la idoneidad de los posibles proveedores y los riesgos que puedan representar para su empresa.
Puede usar un marco de evaluación para determinar el mejor proveedor o vendedor en función no solo del precio, sino también de una amplia variedad de preocupaciones que el Dr. Carter de DPSS Consultants define en su Modelo 10C de evaluación de proveedores.
Carter creó su modelo porque vio que la mala selección de proveedores causaba fallas en el negocio. “Desarrollé mi marco para proporcionar un proceso simple y sistemático de investigación, análisis y verificación de los recursos y las capacidades de los proveedores potenciales (cuyo alcance depende del riesgo y el valor del contrato) que conduzca a la designación de una fuente efectiva y sostenible”.
La evaluación de proveedores y vendedores se produce con mayor frecuencia dentro de los departamentos de compras. También forma parte del paso de precalificación dentro del área de compras, aunque por lo general incluye la participación y el aporte de otros departamentos y partes interesadas.
El Modelo 10C de evaluación de proveedores proporciona espacio suficiente para que complete los espacios en blanco con los criterios de cada categoría que se aplican a su negocio, modelo de negocio y necesidades de bienes y servicios específicos.
- Competencia: Pida a los proveedores que proporcionen pruebas de calidad con otros clientes, y revise sus procedimientos de capacitación y desarrollo, registros de cualificación, antecedentes y habilidades esenciales del personal y métodos de contratación.
- Capacidad: Analice los pedidos y clientes actuales y previstos de los socios potenciales, junto con el impacto que esto tiene en la capacidad de cumplir con sus requisitos actuales y proyectados. Pida estadísticas operativas en torno a los desafíos de nivel de calidad o servicio, que deberían estar disponibles si el proveedor cuenta con la acreditación ISO 9000. Para obtener más información sobre esta acreditación, lea “La guía definitiva de la ISO 9000”.
- Compromiso con la calidad: Revise las políticas y los procedimientos que la empresa utiliza de forma continua para supervisar y gestionar la calidad y el cumplimiento de los estándares del sector, como ISO 9000 y HIPAA.
- Consistencia del rendimiento: Asegúrese de que su futuro socio pueda ofrecer constantemente altos niveles de calidad y servicio durante todo el contrato. Por ejemplo, busque un proveedor que asigne un gerente de cuentas como único punto de contacto dedicado al control de calidad y a la supervisión; esto indica el compromiso del proveedor con el alto rendimiento.
- Costo: Revise si el producto o servicio se puede entregar a un precio razonable y mantenga a su proveedor o vendedor en el mercado.
- Efectivo y finanzas: Por supuesto, lo ideal es trabajar con una entidad que tenga estabilidad financiera. Solicite las listas de activos fijos y actuales más recientes, los estados de pérdidas y ganancias (P&L) y la documentación de calificación crediticia.
- Comunicación: Asegúrese de que su proveedor o vendedor formará y administrará (o se ajustará a sus) canales de comunicación, ya sea en persona con su gerente de cuentas y otro personal clave, a través de reuniones virtuales o con software de colaboración.
- Control de procesos internos: Pida pruebas de cómo la empresa gestiona el inventario, las operaciones de control de calidad, el marketing, la distribución y la salud y seguridad.
- Claridad (responsabilidad social corporativa): Los servicios y productos de proveedores y vendedores deben cumplir con las normas y los requisitos legales y medioambientales.
- Cultura: Determine si usted y su socio potencial comparten valores y filosofías de trabajo antes de cerrar un contrato. Una perspectiva similar hace que las relaciones de trabajo sean más fluidas y lo ayuda a establecer asociaciones a largo plazo.
Criterios de evaluación de proveedores
Los criterios de evaluación de proveedores deben respaldar la misión, la ética y los objetivos de su empresa en las áreas de competencia técnica y calidad, costo e integridad financiera, capacidad de comunicación, responsabilidad social y compromisos culturales.
Evaluar a proveedores y vendedores también implica revisar los criterios más importantes para los objetivos de su empresa y del sector en general. Por ejemplo, si un negocio busca una empresa de embalaje, las inquietudes más significativas pueden involucrar gráficos y diseño estructural y depender de una revisión de opciones personalizadas frente a opciones estándar y durabilidad de envío. Utilice la siguiente lista de verificación, basada en el Modelo 10C de evaluación de proveedores, para reunir sus criterios sobre los proveedores y vendedores y, luego, usarla como una herramienta para evaluar a los socios comerciales potenciales o actuales.
Lista de verificación de criterios de evaluación de proveedores y vendedores
Descargar lista de verificación de criterios de evaluación de proveedores y vendedores
Puede aplicar estos criterios a los socios potenciales, así como usarlos para evaluar y calificar a los socios actuales. Reducir las asociaciones no es una mala idea: Según una investigación realizada en 2020 por The Hackett Group, las empresas promedian 3000 proveedores por cada 1000 millones de dólares en gastos. Si bien es posible que no gaste 1000 millones de dólares al año con sus proveedores y vendedores, si no tiene un control estricto sobre los socios comerciales o las empresas que tienen acceso a sus datos, está asumiendo un riesgo desde el punto de vista financiero y de seguridad.
Cómo evaluar a un proveedor
Al momento de evaluar a los proveedores y vendedores, deberá realizar pruebas cuantitativas y cualitativas para garantizar un proceso de compra que funcione para su organización. Es una buena idea realizar un seguimiento continuo de las métricas para confirmar que los contratos siguen siendo beneficiosos.
Plantilla de evaluación de proveedores
Esta plantilla de evaluación de proveedores de terceros incluye áreas para anotar medidas correctivas y observaciones, pero también puede ajustarla para reflejar los criterios de su empresa. Además, la plantilla incluye un sistema de puntuación que facilita la clasificación de proveedores y vendedores individuales, y puede usar las puntuaciones agregadas para hacer comparaciones. Al compilar esta información en un solo lugar, puede combinar descripciones escritas con facilidad.
Descargue la plantilla de evaluación de proveedores
Si necesita más plantillas para administrar el proceso de su cadena de suministro, eche un vistazo a “13 plantillas gratuitas de proveedores”.
Diferentes métodos de evaluación de proveedores
No existe ningún método de evaluación de proveedores único que cubra todas las circunstancias. Para evaluar a los proveedores, tenga en cuenta la clasificación de su negocio y del proveedor, así como si el proveedor es un cliente potencial o si ya está bajo contrato, y si realizará una revisión posterior a la adjudicación.
A continuación, se muestra una lista de métodos comunes que puede usar para llevar a cabo la evaluación de su proveedor:
- Comercial: Al momento de considerar la parte comercial de cualquier posible proveedor o vendedor, tenga en cuenta su reputación, el dominio en el mercado, la presencia y publicidad en el mercado, las adjudicaciones, la capacidad de entregar rápidamente y los clientes existentes.
- Técnica: Una evaluación técnica se centra en los estándares de cumplimiento, innovación, equipos técnicos y capacidades científicas.
- Registros: En este tipo de evaluación de proveedores, recopila datos de fuentes públicas, como registros financieros, noticias del sector y avisos de adjudicaciones.
- Antes del hecho: En este tipo de evaluación, el evaluador planifica y comienza a recopilar datos de fuentes de datos públicas y revisiones de proveedores o vendedores al principio del proyecto. Las respuestas a las RFI y RFP con documentos justificantes también deben proporcionar muchas de las respuestas necesarias.
- Después del hecho: Para esta evaluación, revise una primera interacción o envío y evalúe el rendimiento y el proceso. Pregúnteles a las partes interesadas críticas sobre los éxitos, los fracasos y las operaciones. Las respuestas proporcionan datos para tomar decisiones, hacer planes para el futuro y tener discusiones una vez finalizado un evento.
Si utiliza estos métodos de análisis de proveedores basados en criterios y datos, obtendrá el respaldo que necesita para tomar decisiones basadas en la evidencia. Recuerde que, en el entorno empresarial competitivo de la actualidad, no debe tomar decisiones solo por el costo; el precio de la mala calidad o de entregas deficientes puede ser demasiado alto al final.
Evaluación del rendimiento de los proveedores
La evaluación del rendimiento de los proveedores requiere tres elementos: una lista de proveedores basada en el valor para su organización; un sistema para realizar un seguimiento del rendimiento con respecto a las métricas y al acuerdo de nivel de servicio; y la utilización de un sistema de clasificación estratégica.
1. Organice su lista: Puede usar la descripción de los bienes o servicios que un proveedor proporciona o clasificarlos por su utilidad para la organización y, luego, incorporar colores, números, letras o palabras para categorizarlos en diagramas u hojas de cálculo. Puede analizar a los proveedores por su valor para la organización y por cuánto invierte en su contratación a fin de asignar el valor relativo por tamaño, capacidad o cantidades en dólares.
Utilice esta tarjeta de puntuación como plantilla del sistema de selección o de clasificación continua para su lista de proveedores. Una vez que haya recopilado los datos y los haya compilado en la hoja de cálculo, puede usar la lista para comparar los proveedores actuales o para evaluar a un solo proveedor. Edite fácilmente la lista de verificación de los criterios para satisfacer las necesidades de su negocio.
Descargue la plantilla de tarjeta de puntuación y evaluación de proveedores - Excel
Para obtener más información sobre las tarjetas de puntuación de gestión de proveedores, consulte “La guía definitiva sobre las tarjetas de puntuación de proveedores”.
2. Establezca el seguimiento y el rendimiento: Elija un auditor o un pequeño equipo que pueda subir o bajar de categoría a un proveedor o resaltar evaluaciones distintivas. Realice un seguimiento del valor de los proveedores y vendedores de forma continua, o realice una encuesta basada en métricas desencadenantes que hayan planteado inquietudes como problemas de calidad, retrasos en la entrega o productos dañados.
Las encuestas pueden ser útiles y proporcionar una forma de obtener información del departamento de compras o de otros departamentos que pueden estar más cerca de la situación que un gerente. Establezca pautas para los comentarios de los empleados: Asegúrese de que se basan en hechos y no solo opiniones. Las respuestas a las preguntas de las encuestas pueden estar en una escala de valor simple de uno a cinco. Las categorías y preguntas de las encuestas podrían incluir las siguientes:
- Rendimiento: ¿El proveedor tuvo un rendimiento acorde a las especificaciones?
- Entrega: ¿Las entregas se realizaron a tiempo?
- Facturación: ¿Cómo se comparó el precio final con el presupuesto?
- Servicio al cliente: ¿Qué tan bien responde a las preguntas o resuelve los problemas el proveedor?
- Conocimientos: ¿Qué tan informado está el proveedor sobre su empresa?
3. Mantenga un sistema de evaluación estratégica de proveedores: Aplique lo que sabe sobre el rendimiento de los proveedores y vendedores para segmentar a los proveedores de forma estratégica. La matriz de Kraljic es un método de evaluación de proveedores que se utiliza para asignar bienes o servicios dividiéndolos en cuatro cuadrantes o clases, en función del riesgo o la complejidad de la oferta del mercado y del valor del artículo comprado según el impacto en la rentabilidad de su empresa. La matriz permite a su empresa definir las estrategias de compra más convenientes y evitar obstáculos que le impiden cumplir con sus objetivos de entrega de productos o servicios.
Plantilla de matriz de segmentación de proveedores de Kraljic
Utilice esta plantilla para maximizar la estabilidad de la oferta, reducir los costos y modificar la contratación de una transacción a una actividad estratégica. En el modelo de Kraljic, el riesgo de la oferta aumenta cuando hay pocos proveedores; cuando la disponibilidad podría verse afectada por desastres naturales, pandemias o inestabilidad gubernamental; o cuando la logística de entrega es un desafío. El impacto en las ganancias es alto cuando el artículo agrega un valor considerable a la productividad de la organización o afecta la calidad.
La plantilla le pide que clasifique los servicios y productos que compra como estratégico, apalancado, cuello de botella o no crítico, según el riesgo de la oferta y el potencial de ganancias de cada uno. Esto lo ayuda a determinar qué proveedores tienen más sentido en función de los objetivos empresariales.
Descargue la plantilla de matriz de segmentación de proveedores de Kraljic
Realice revisiones continuas de los proveedores para generar alertas cuando los proveedores no cumplan con las expectativas. El proceso debe ser fácil si tiene documentación adecuada y supervisión continua. Cuando se produzcan problemas, alerte al proveedor de inmediato. Usted y el proveedor deben tener planes de contingencia para brindar posibles soluciones cuando surjan problemas. Si parece que no hay solución y la situación no es una anomalía, es posible que deba poner fin a la asociación. Si pone fin a una relación, asegúrese de realizar un análisis post mortem con su equipo y proveedor.
Consejos para mejorar el proceso de evaluación de proveedores
El proceso de evaluación de proveedores se centra en la claridad y en un enfoque de cuatro fases basado en el tiempo: preparación (sentar las bases); descubrimiento (realizar la diligencia debida); evaluación (realizar una comparación de proveedores); y selección (tomar decisiones y firmar contratos). A continuación, le mostramos dos prácticas recomendadas clave a tener en cuenta al momento de evaluar a los proveedores:
- Asignar responsabilidades: Decida qué persona de su empresa es responsable de la evaluación. Suele ser un empleado del departamento de compras, pero para situaciones complejas o que involucran sumas elevadas en dólares, puede contratar a un analista de negocios externo. El asesor se ocupa de algunos de los aspectos que requieren mucho tiempo del proceso, incluida la investigación, la redacción de la solicitud de propuesta (RFP) y la realización de un análisis financiero en profundidad que puede no estar disponible internamente.
- Establecer un marco de tiempo: Sin un marco de tiempo y un proceso, llegar al proceso final de selección y contratación puede demorar un año. Una buena regla general es conceder un máximo de tres meses para completar el proceso.
Cronograma y proceso de selección de proveedores
1. Preparación: En esta etapa define los requisitos básicos y crea paquetes de solicitudes de información (RFI) y solicitudes de propuesta (RFP). Las RFI y las RFP proporcionan un estándar para evaluar a los proveedores potenciales. Brindan una explicación detallada de lo que quiere y por qué, y puede usarlas para solicitar licitaciones e identificar el mejor socio para el desarrollo del producto. Una RFI o RFP es un proceso competitivo en el que varias empresas pueden enviar propuestas. Si no tiene mucha experiencia con el proceso de RFI y RFP, lea “Escribir una solicitud ganadora para la propuesta y Conquistar el proceso en su empresa”.
2. Descubrimiento: Investigue a proveedores y vendedores, y distribuya las RFI y RFP a las empresas que cumplan con sus criterios.
3. Evaluación: Evalúe las respuestas de las RFI y RFP. Seleccione los principales proveedores, compare sus calificaciones y lleve a cabo una revisión con las partes interesadas, el departamento de asuntos legales y los analistas de negocios.
Una vez que haya recibido las RFI o RFP de proveedores potenciales, use esta hoja de cálculo para compararlas rápidamente en función de los criterios o atributos empresariales detallados en sus documentos de selección. Esta plantilla proporciona una forma sencilla de compilar estadísticas e información general para ayudarlo en su proceso de selección.
Descargue la plantilla de comparación de proveedores
4. Selección: Según los criterios que establezca, elija los dos principales proveedores potenciales y reúnase con ellos. Pida al encargado de compra o a los responsables clave de la toma de decisiones que hagan una selección final. Prepare los contratos, cree las cuentas y prepárese para la incorporación.
Plantilla de cronograma y proceso de selección de proveedores con gráfico de Gantt
Esta plantilla de Gantt ofrece a todos los miembros del equipo una forma sencilla de organizar y dar seguimiento al proveedor y al proceso de selección, así como asegurarse de cumplir con los plazos. Para comenzar el proceso de selección, introduzca los datos de la tarea (organizados aquí en las fases Preparación, Descubrimiento, Evaluación y Selección) y detalle quién es el responsable de la tarea, así como las fechas de inicio y finalización, para generar una descripción visual general. Personalice y agregue más pasos a medida que su organización los requiera.
Descargue la plantilla de cronograma y proceso de selección de proveedores con gráfico de Gantt
- Verificar la información por calidad: Durante la evaluación de los proveedores, obtenga la mejor información posible. “Un aspecto clave del Modelo 10C es la necesidad de evaluar la calidad y validez de la información presentada por las empresas asociadas potenciales”, aconseja el Dr. Carter.
“El modelo define la evidencia verificada y de alta calidad como completa, verificada por un tercero, actual e integral. La evidencia de calidad media está casi completa, ofrece un poco de verificación, un poco de observación y un aporte de investigación de escritorio y observación limitada. La evidencia de baja calidad se basa en los registros y la investigación de escritorio, es incompleta y tiene una verificación limitada. Puede usar estos puntajes en la evaluación general del contratista o proveedor”, afirma el Dr. Carter. - Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI): Los KPI son métricas empresariales que se implementan para evaluar el rendimiento de factores y objetivos estratégicos específicos que son cruciales para el éxito de la empresa. Puede usar los KPI en la evaluación de proveedores para examinar su rendimiento. Obtenga más información sobre el desarrollo de sus propios KPI y cómo organizarlos con “Todo sobre los paneles de KPI”.
- Utilizar un manual de estrategias común: Si está trabajando con otros proveedores en un proyecto grande, el Dr. Carter indica que tiene sentido aplicar un proceso de precalificación común. “Los principales contratistas que trabajan en la HS2 (la línea ferroviaria de alta velocidad propuesta de 100 millones de libras en el Reino Unido) han colaborado para crear un sistema común de precalificación que reduzca los costos y optimice las licitaciones para los subcontratistas”, explica. “Los licitadores que quieran trabajar con cuatro de los contratistas principales del esquema de HS2 atravesarán un proceso de precalificación idéntico, lo que reduce la duplicación y la revisión constante de la información enviada para cumplir con los variados formatos del cliente”.
- Hacer hincapié en las comunicaciones: Interactúe para mejorar las relaciones y los resultados. Sea claro con los proveedores al principio de cualquier proceso o proyecto sobre las expectativas, los plazos y la información crítica sin abrumarlos. Personalice la comunicación y responda rápidamente a las inquietudes.
- Realizar una visita al sitio: Realice una visita al sitio para verificar que la información enviada por escrito o a través de una conversación refleje la realidad. Una inspección en persona revela cómo el proveedor desarrolla actividades comerciales, así como la capacidad para cumplir con sus criterios.
- Incorporación: Una vez que haya atravesado este proceso tan exigente, querrá mantener buenas relaciones con sus proveedores. Una forma de empezar con el pie derecho y garantizar una interacción fluida es con un proceso transparente para poner a sus nuevos proveedores en marcha. Descubra las prácticas recomendadas para la incorporación con “Cómo optimizar la incorporación de proveedores y vendedores: mejores prácticas, flujos de procesos y listas de verificación”.
Aprovechar el software basado en la nube: Utilice un software basado en la nube para simplificar el cumplimiento, reducir los riesgos y organizar y agilizar las evaluaciones de los proveedores.
Preparación para desastres y pandemias
La evaluación de los proveedores debe incluir preguntas sobre la preparación para desastres y pandemias. La pandemia de COVID-19 ha resaltado la necesidad de evaluar la capacidad de los proveedores para ofrecer los servicios y productos necesarios para mantener las operaciones críticas en condiciones de emergencia.
La diversidad de clientes, proveedores y vendedores externos en todas las geografías ayudará a evitar puntos únicos de error y a reducir la exposición de su organización a interrupciones locales, así como a eventos geopolíticos y pandémicos.
A continuación, le mostramos algunas preguntas sobre la preparación para desastres y pandemias que puede hacerles a proveedores actuales y potenciales:
Desarrolle procesos de negocios y flujos de trabajo automatizados sólidos con Smartsheet
Empodere a sus empleados para que vayan más allá gracias a una plataforma flexible, diseñada para satisfacer las necesidades de su equipo y capaz de adaptarse cuando esas necesidades cambien. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas claves y obtenga visibilidad en tiempo real acerca del trabajo en curso gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en el mismo tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.