Plantillas gratuitas de administración de propiedades

En su sentido más amplio, el término administración de propiedades abarca todas las tareas y responsabilidades involucradas en la administración y supervisión de bienes raíces. Por lo general, usamos este término en el contexto de la administración de propiedades de alquiler. El propietario puede asumir estas tareas de manera independiente, o contratar a una empresa de administración de propiedades para que administre las propiedades y los inquilinos. En algunas ubicaciones geográficas, el gobierno municipal puede requerir que el propietario utilice una empresa de administración de propiedades si dicho propietario vive lejos del apartamento o de la casa que está alquilando. Las reglas y regulaciones de las empresas de administración de propiedades varían según la ubicación, pero muchos estados requieren que los administradores tengan una licencia de bienes raíces para brindar servicios. Los diversos elementos de la administración de propiedades incluyen el mantenimiento de edificios, la gestión financiera, el trabajo con las compañías de seguros y la consulta con abogados para abordar los problemas legales.

Cuando se trata de las responsabilidades asociadas con las propiedades de arrendamiento, hay un ciclo de vida del inquilino que comienza con la atracción de inquilinos, continúa con la detección y retención de los inquilinos, y concluye con cambio de las unidades después de que los inquilinos se muden. Para obtener una descripción general rápida de algunas tareas comunes relacionadas con este ciclo de vida, a continuación se muestra una lista parcial de las responsabilidades de administración de propiedades:

• Nuevos inquilinos: Atraer nuevos inquilinos incluye definir tarifas de alquiler adecuadas, comercializar la propiedad con fotos de alta calidad, anunciar la unidad en línea (incluso en su propio sitio web si es posible) y organizar visitas a la propiedad. Una vez que tenga inquilinos potenciales, es hora de llevar a cabo un proceso de selección, que puede incluir una entrevista, una solicitud, una verificación de antecedentes y una recopilación de referencias. Deberá darles a los nuevos inquilinos un contrato de arrendamiento y cualquier otro acuerdo, y, después de cobrar un depósito de garantía y el pago del alquiler, le entregará las llaves al inquilino. Copiará y conservará todos los documentos firmados y finalizará las tareas administrativas para actualizar la información del inquilino y verificar los pagos.
• Inquilinos actuales: Cuando los nuevos inquilinos estén pasando por el proceso de orientación y firma de acuerdos, asegúrese de especificar claramente las expectativas para evitar problemas más adelante. Mantener relaciones positivas con los inquilinos ayuda con la retención de inquilinos, lo que puede ahorrar tiempo y dinero. Debe documentar para consultar cualquier comunicación o incidencia que surja con un inquilino. Otras tareas continuas incluyen realizar un mantenimiento rutinario de las propiedades, lidiar con las reparaciones, cobrar los pagos de alquiler y notificar a los inquilinos cuándo momento de renovar un contrato de alquiler.
• Cambio de inquilino: Con suerte, los inquilinos se mantendrán al tanto de los pagos y proporcionarán un aviso adecuado cuando decidan mudarse. Si no es así, deberá proporcionar avisos de advertencia a un inquilino, lo que, en última instancia, puede conducir a un proceso de desalojo. Cuando los inquilinos se muden, usted lleva a cabo una inspección para determinar si son responsables de las reparaciones necesarias. Su parte de esa responsabilidad determina la cantidad del reembolso del depósito de garantía. A medida que prepara la unidad para los próximos inquilinos, las tareas se centran una vez más en atraer nuevos inquilinos, por lo tanto, en reiniciar el ciclo de vida del inquilino.

Las empresas de gestión suelen crear y seguir un manual de políticas y procedimientos de administración de propiedades para crear consistencia en las prácticas empresariales y establecer pautas claras para el manejo de todas las tareas mencionadas anteriormente, y mucho más.