Plantillas de políticas y procedimientos de muestra
Las asociaciones profesionales y los departamentos gubernamentales publican con frecuencia políticas y procedimientos, así como plantillas de muestra (por ejemplo, tenga en cuenta estos consejos para organizaciones sin fines de lucro y pequeñas empresas). Busque muestras en línea que puedan ser relevantes para su sector.
También puede usar una plantilla para ahorrar tiempo y esfuerzo. A continuación, encontrará nueve plantillas gratuitas, descargables y específicas de casos de uso para comenzar.
Plantilla de políticas y procedimientos de TI
Las políticas y los procedimientos de TI claramente definidos pueden evitar las violaciones de seguridad y alteraciones de datos. Después de un acontecimiento de seguridad de TI, las políticas pueden ayudar en la recuperación ante casos de siniestros. Según el tamaño de su organización, puede tener uno o varios documentos. Considere la posibilidad de agregar instrucciones y pasos a esta plantilla de Word para compras de software y hardware, así como modelos y versiones aprobados. Agregue su propio dispositivo, política de visitantes, política de contraseñas, eventos de seguridad y cualquier consideración relevante para su empresa u organización.
Plantilla de políticas y procedimientos de administración de educación
Las políticas y los procedimientos de la educación superior pueden aplicarse a diferentes grupos, incluidos el personal, los estudiantes y los visitantes. Las políticas pueden establecer expectativas sobre aspectos del trabajo (como el comportamiento y la calidad del curso) o sobre materiales (qué equipo se puede comprar, a qué proveedores y con qué proceso). Su institución puede publicar sus propias plantillas y guía de estilo en su sitio web. Use esta plantilla en Word para determinar sus necesidades.
Plantilla básica de políticas y procedimientos
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Esta es una plantilla básica de políticas y procedimientos que puede personalizar para incluir las secciones y el contenido que mejor se adapten a su organización. La sección del índice se actualizará a medida que agregue al contenido del resto del documento (simplemente haga clic en Actualizar índice en el grupo del Índice en la pestaña Referencias.
Plantilla de políticas de administración de cambios
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La gestión del cambio puede ser fundamental para la eficiencia y el éxito de su empresa. Con esta plantilla de políticas de administración de cambios en Word, puede describir el cambio, su alcance y las funciones involucradas en el cambio. Detalle los riesgos, las políticas y los procedimientos de la administración de cambios.
Plantilla de políticas de gobernanza de datos
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Esta plantilla de políticas de gobernanza de datos puede ser una parte fundamental de la creación de políticas para su organización. La gobernanza de datos lo ayuda a determinar quién tiene acceso a sus datos, los detalles de uso de los datos, cómo se integran los datos y cómo se protegen.
Plantilla de elementos clave de políticas de acceso remoto
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Cada vez con más frecuencia, los empleados y otros colaboradores desean trabajar fuera del lugar de trabajo o de forma remota. Si bien esta práctica puede mejorar la productividad de los empleados, presenta consideraciones adicionales en torno a la seguridad de la red y los datos. Use esta lista de verificación en Word para redactar una política de acceso remoto. Entre las consideraciones, se incluyen los dispositivos que se utilizan de forma remota, las ubicaciones de uso (como el hogar o las áreas públicas), las áreas de trabajo seguras, entre otros.
Plantilla de proceso de incorporación
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La incorporación, el proceso de incorporar a un nuevo empleado a una organización, puede comenzar con el proceso de contratación y continuar mucho más allá de la contratación inicial (por ejemplo, incluir la notificación a TI sobre los requisitos de acceso y explicar la cultura de la empresa). Esta plantilla de proceso de incorporación describe qué considerar antes de que comience un empleado, así como qué tener en cuenta durante su primer día, semana, mes y en su revisión de tres meses.
Plantilla de políticas y procedimientos de pequeñas empresas
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Incluso si solo emplea a unos pocos trabajadores, sigue siendo responsable de su seguridad y bienestar, así como de la seguridad y el mantenimiento de los bienes materiales. Personalice esta plantilla de políticas y procedimientos de pequeñas empresas en Word para que se adapte a su empresa. Asegúrese de tener en cuenta las políticas y los procedimientos que abordan aspectos tales como el hostigamiento, la no discriminación, la seguridad en el lugar de trabajo, el tabaquismo y el consumo de alcohol o drogas, y las prácticas recomendadas y seguridad de TI.
Plantilla de políticas y procedimientos de la construcción
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Uno de los objetivos clave de las políticas y los procedimientos de la construcción es garantizar la seguridad en el lugar de trabajo. La documentación relativa a la construcción ofrece capacitación sobre la seguridad de los empleados, las inspecciones de riesgos y la gestión de emergencias. Complete esta plantilla y capacite a todos los empleados en sus disposiciones para que todo el personal esté preparado antes de que se produzca un incidente.
¿Qué es una política?
Una política proporciona pautas y una dirección general a una organización. Las políticas ofrecen una estructura para lograr coherencia y también garantizan el cumplimiento de los valores y objetivos de la organización, así como de las regulaciones y normas. Por lo general, es el equipo de altos directivos quien establece las políticas. Un documento de políticas debe describir qué hace la política y por qué es necesaria. También debe explicar qué personas, funciones o departamentos son responsables de escribir, revisar, implementar y administrar la política.
¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento describe cómo deben implementarse las políticas. Por lo general, los empleados llevan a cabo los procedimientos y describen quién debe realizar actividades específicas y cómo llevar a cabo una tarea.
¿Qué es un proceso?
Una política establece el tono general de su empresa y un procedimiento describe los pasos que deben seguir los empleados para implementar una política específica. En cambio, un proceso describe cómo los procedimientos en toda la empresa se alinean entre sí para obtener un producto o servicio. Los procesos también deben detallar quién es el responsable y garantizar que las tareas necesarias se realicen correctamente y a tiempo.
¿Qué diferencia hay entre las políticas y los procedimientos?
Proveer políticas y procedimientos distintos entre sí es importante, pero combinar una política con un procedimiento relacionado en el mismo documento puede ser recomendable para facilitar la consulta. Las políticas proporcionan una estructura que puede definir la cultura de su organización, y las políticas bien definidas pueden ofrecer un camino para alcanzar objetivos a largo plazo e incluso perseguir la mejora continua. Las políticas también pueden ayudar a que su organización reduzca o evite riesgos. Además, las políticas pueden guiar el camino hacia el cumplimiento normativo. Los procedimientos muestran los pasos que los empleados deben seguir para implementar esas políticas. Pueden ofrecer una orientación clara sobre qué hacer en determinados conjuntos de circunstancias para evitar improvisar soluciones.
Cómo redactar políticas y procedimientos efectivos
Las políticas y los procedimientos pueden tardar mucho tiempo en desarrollarse y perfeccionarse, pero puede acelerar la experiencia si sigue algunos pasos estructurales y de desarrollo. Las plantillas de políticas y procedimientos pueden ser útiles. Es posible que su campo o sector publique plantillas, y en línea se venden las plantillas diseñadas con un fin específico que hay en los manuales, a veces por más de USD 550 según la complejidad de la plantilla. Los paquetes de plantillas de software pueden costar alrededor de USD 3000.
A continuación, le mostramos los pasos más importantes para redactar políticas y procedimientos efectivos:
- Preparación para escribir: puede hacer que su proceso de redacción de políticas y procedimientos sea más eficiente si trata la actividad como un proyecto y se asegura de obtener el apoyo del equipo directivo. De esa manera, el tiempo y los recursos estarán disponibles para usted. Dado que las políticas y los procedimientos con frecuencia implican consecuencias legales y reglamentarias, considere la posibilidad de que un abogado revise los documentos.
Comprender en forma clara el motivo por el que una política es necesaria también es fundamental para mantener el proyecto enfocado. Elegir una plantilla adecuada para su campo o sector lo ayudará a comprender mejor qué contenido debe agregar y también le quitará la responsabilidad de diseñar una plantilla. Además, si su organización tiene los medios necesarios, un sistema de administración y seguimiento de documentos puede ayudarlo a realizar un seguimiento de las revisiones y a publicar el documento en un lugar al que puedan acceder quienes lo necesiten.
- Redacción de los documentos: para redactar los documentos, comience por leer las políticas y los procedimientos vigentes, en caso de que existan. Además, revise las pautas reglamentarias o de cumplimiento que correspondan. Especialmente al crear procedimientos, es fundamental consultar a las personas que los usarán y realizarán el trabajo para que comprendan los pasos de un flujo de trabajo. Consultar a los empleados sobre la creación de documentación es uno de los mejores métodos para garantizar el interés en los procedimientos y su uso.
Después de redactar el documento, repase los pasos para verificar su precisión. Pida a las personas que se vean afectadas por el documento que lo evalúen. Por último, obtenga la aprobación y firma del documento por parte del nivel más alto de equipo directivo que pueda, como un director de tecnología o un director ejecutivo.
- Implementación de políticas y procedimientos: para fomentar el éxito de un documento, planifique su implementación. Publique el documento en una ubicación central, como en el sitio web de una empresa. Los empleados deben firmar el documento cuando lo hayan leído. Cree un plan de capacitación para respaldar las políticas y los procedimientos nuevos. A continuación, establezca un ciclo de revisión para que se puedan incorporar nuevas regulaciones y prácticas en sus documentos y estos mantengan su relevancia.
Lenguaje y tono
Use el lenguaje y el tono adecuados para su audiencia. Si su organización tiene una guía de estilo y un glosario interno, úselos. Tenga en cuenta estos consejos:
- Use los términos y definiciones de manera coherente.
- Explique las siglas.
- Use un lenguaje sencillo en lugar de una jerga. Si debe usar la jerga, explíquela.
- Use un lenguaje inclusivo y de género neutral.
- Proporcione información general siempre que sea posible. Por ejemplo, brinde un número de teléfono general del departamento, en lugar del número de teléfono móvil o número de la oficina de una persona que pueda cambiar de empleo.
- Sea claro sobre las acciones necesarias en comparación con las acciones opcionales; para ello, elija las palabras correctas. La palabra “debe” indica acciones obligatorias. La palabra “puede” sugiere una acción opcional.
- Escriba frases cortas con palabras sencillas.
- Escriba en voz activa en lugar de en voz pasiva cuando sea posible.
Consejos para plantillas de políticas y procedimientos legibles
Si resulta sencillo encontrar y leer sus documentos, los usuarios estarán más predispuestos a leerlos y consultarlos. Tenga en cuenta los siguientes consejos estructurales para sus políticas y procedimientos:
- Enlaces: los hipervínculos a documentos de referencia externos y secciones internas facilitan a los usuarios la búsqueda de documentos.
- Nombre de los documentos: use nombres claros y consistentes para los documentos.
- Títulos, números y viñetas: especialmente para documentos largos, considere la posibilidad de usar subtítulos claros y cortos para describir el tema, usar secciones y párrafos de numeración, y usar listas con viñetas. En general, limite las subdivisiones a tres niveles.
Recursos para ayudarlo a crear políticas y procedimientos
Su empresa puede publicar plantillas de políticas y procedimientos en su sitio web, lo que puede ayudar a reducir la necesidad de tener en cuenta el diseño y el formato, y proporcionar ideas sobre el contenido a incluir. Determinadas normas y campos también publican plantillas en línea. Según su experiencia con la plataforma de administración de documentos de su organización, es posible que se espere que redacte el documento en un programa de procesamiento de textos y, a continuación, lo envíe para cargarlo en línea. Su organización también puede especificar referencias para que el tono y el lenguaje sean accesibles e inclusivos, así como claros, correctos y concisos. Si tiene alguna inquietud legal sobre qué incluir en su documento, solicite hablar con el abogado de su empresa. Para preguntas legales, puede incluir un correo electrónico de contacto con las plantillas de políticas y procedimientos que publica en línea.
Tipos de contenido de las plantillas de políticas y procedimientos
Según su sector, en las políticas y los procedimientos, hay determinado contenido que puede ser obligatorio. Sin embargo, en general, el documento debe servir a su organización, no al revés. Personalice su contenido para respaldar su situación. Puede tener documentos de políticas y procedimientos independientes o un documento grande. Estos son algunos de los posibles temas de las políticas:
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Secciones básicas
- Encabezado del documento: la información del encabezado, también llamada metainformación, incluye el título de la política, el número de la política, las fechas de revisión, las fechas de publicación, la firma del aprobador y el departamento.
- Propósito: esto explica de qué trata la política y el motivo por el que se debe contar con ella, por ejemplo, cómo promueve el cumplimiento de las normas o regulaciones.
- Declaraciones de políticas: describa el marco general de la política y su intención.
- Definiciones: defina los términos que aparecen en su política, especialmente las palabras y frases con varios significados. Las definiciones hacen que las políticas sean más claras y pueden ser importantes si la organización se enfrenta alguna vez a un litigio.
- Índice: ya sea que su documento se publique en línea, se haga en un PDF o se imprima, un índice ayuda a los usuarios a encontrar información rápidamente. Los índices con hipervínculos son una función útil de los documentos electrónicos.
- Políticas y procedimientos: los detalles de las políticas y los procedimientos pueden incluirse en un documento.
- Alcance: esto describe las personas, los departamentos o los grupos a los que se aplica la política. Para aumentar la claridad, describa a los empleados u otras personas para quienes no aplica.
- Responsabilidades: para garantizar el cumplimiento, especifique qué funciones son responsables de crear documentos y revisar la documentación y las actividades.
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Secciones adicionales
- Diagrama de organización: un organigrama puede mostrar cómo los departamentos y las personas se relacionan entre sí.
- Código de vestimenta: analice en qué consiste una vestimenta adecuada para su organización.
- Informes: una política de informes describe cómo almacena los documentos requeridos por las políticas y los procedimientos.
- Descripciones del trabajo: defina las responsabilidades de cada puesto.
- Libre de humo, drogas, alcohol y armas: las organizaciones pueden especificar que está prohibido fumar y consumir alcohol en sus instalaciones. También pueden prohibir el uso de drogas fuera de las instalaciones mediante pruebas de detección de drogas. Además, pueden prohibir las armas en la propiedad de la organización.
- Teléfono celular: las políticas de telefonía celular limitan el uso de los teléfonos celulares propiedad de los empleados a las actividades relacionadas con el negocio.
- Computadora e Internet: las políticas de uso de computadoras e Internet describen qué actividades están permitidas en los bienes propiedad de la organización.
- Redes sociales: la política de redes sociales de una organización especifica si los empleados externos a determinados departamentos pueden hacer referencia a la organización en sus actividades en las redes sociales.
- Asistencia: esto describe las expectativas de asistencia de los empleados, las horas de trabajo y las ausencias o retrasos inesperados.
- Contra el hostigamiento: las políticas contra el hostigamiento ayudan a una organización a comunicar lo que considera un comportamiento inaceptable. Estas políticas también describen las consecuencias cuando se puede probar un comportamiento inaceptable. Una parte importante de la política contra el hostigamiento es un procedimiento de presentación de quejas predefinido.
- Seguridad: las políticas y los procedimientos de seguridad fomentan comportamientos que evitan o reducen la probabilidad de accidentes y lesiones.
- Evaluación de empleados: es fundamental definir el proceso de las evaluaciones de los empleados y los procedimientos disciplinarios antes de que dichas medidas sean necesarias.
- Diagramas y dibujos: es posible que los procedimientos puedan explicarse mejor mediante el uso de estas herramientas.
- Administración de registros: describa cómo y dónde almacenará los registros relacionados con el mantenimiento de la política.
- Declaración pública de no discriminación: una política de no discriminación declara que una organización no tolerará el trato discriminatorio en función de la raza, el color, el sexo, la identidad de género, la religión, el origen nacional o la orientación sexual.
- Políticas y procedimientos vigentes: su creación está a cargo de la junta directiva de una organización como marco para ayudar al equipo directivo en la toma de decisiones.
- Financieras: las políticas financieras describen la manera en que adquiere los elementos, así como el recorrido de aprobación para protegerlos.
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