¿Qué significa optimizar algo?
Optimizar, por definición, es el acto de alterar un elemento para que sea más simple o eficiente. Por ejemplo, puede optimizar la tarea facturación garantizando que los pasos del proceso sean coherentes y repetibles, independientemente de quién esté creando y distribuyendo las facturas a sus clientes.
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¿Qué significa optimizar un proceso?
Un proceso de negocios es una serie de actividades repetibles que se llevan a cabo en un orden específico para lograr una meta. Cada actividad constituye una tarea. Una tarea, a su vez, puede ser parte de un proceso o puede ser un evento único.
Por ejemplo, en el proceso de incorporación de un nuevo empleado, se completa el papeleo, se recorre la oficina, se proporcionan los equipos y el espacio de trabajo, y se presenta a los miembros del equipo. En esta situación, una de sus tareas es completar el papeleo.
Volvamos al proceso de facturar a los clientes. Documentar este proceso puede ser el primer paso para identificar las actividades que contribuyen a la facturación. Una vez que haya documentado los flujos de trabajo, es posible que encuentre actividades que se puedan eliminar o automatizar, lo que da como resultado un proceso de facturación optimizado.
¿Qué es la optimización de los procesos o las operaciones de un negocio?
La formalidad de los procesos de un negocio variará entre las organizaciones. Por lo general, un proceso formal se documenta, mientras que un proceso informal se produce sin mucha reflexión o planificación. Cuando un negocio optimiza sus procesos, logra resultados más rápidos con menos problemas.
Las soluciones de software para el flujo de trabajo y la gestión de procesos de negocios están diseñadas específicamente para optimizar y automatizar los procesos de todos los departamentos empresariales. Son muchos los departamentos de un negocio que pueden beneficiarse de los procesos optimizados:
Recursos humanos y administración: incorporación de nuevos empleados
Ventas y marketing: distribución de correos electrónicos de seguimiento
Finanzas y contabilidad: envío de facturas a proveedores
Operaciones: entrega de productos
Adquisición: pedidos de productos
Gestión: revisión de los empleados
TI: restablecimiento de contraseñas
Gestión de activos/mantenimiento predictivo: descubrimiento de activos e inventario
Gestión de la cadena de suministro: reabastecimiento de materia prima
Documentación de cumplimiento: informes trimestrales
Gestión de proyectos: notificación de tareas
Beneficios de optimizar los procesos de un negocio
Según una reciente encuesta de Gallup, solo el 32% de los trabajadores estadounidenses se comprometieron con sus trabajos en 2015. Los procesos de negocio optimizados no solo reducen los errores y aceleran el progreso, sino que también clarifican cuáles son las tareas de un trabajo y aseguran la rendición de cuentas. Por lo tanto, al optimizar sus procesos, puede mejorar la moral de los empleados y fomentar su compromiso.
Las empresas de todos los tamaños se benefician de los procesos optimizados. Otras ventajas incluyen las siguientes:
mayor eficiencia, productividad, agilidad y ganancias;
mejora comunicación;
procedimientos claramente documentados y mayor visibilidad de los procesos;
reducción de errores, retrasos, fragmentaciones, incumplimiento de plazos y trabajo redundante;
mejor cumplimiento de los estándares del sector;
capacitación simplificada de los empleados;
mejor adopción de empleados;
coordinación optimizada del equipo;
obligaciones y jerarquía de flujos de trabajo definidas;
mejor rendición de cuentas;
moral más alta de los empleados;
jerarquía de flujos de trabajo y obligaciones establecidas;
rendición de cuentas;
mayor satisfacción del cliente;
control de versiones.
Cómo elegir qué procesos optimizar en un negocio
Cada organización utiliza muchos procesos de negocio todos los días. Algunos pueden ser eficientes, pero otros no. Puede identificar estos procesos ineficientes de varias maneras. Los clientes insatisfechos, el aumento de los gastos y el personal sobrecargado de trabajo son signos de procesos problemáticos. Otras ineficiencias pueden no ser tan obvias. Una buena práctica es hacer un inventario de todos los procesos del negocio, clasificarlos por departamento y priorizarlos según su importancia.
Según Ray McKenzie, fundador de Red Beach Advisors, "las empresas que han identificado procesos potenciales para la optimización suelen abordar el proceso directamente centrado en la generación de ingresos. A medida que estos procedimientos se definen y automatizan, se priorizan las eficiencias de prestación de servicios para garantizar que los clientes sigan siendo clientes".
Cómo optimizar los procesos de un negocio
Después de haber identificado y priorizado todos los procesos del negocio, puede comenzar a optimizarlos. Esto requiere conocer el proceso y la documentación de cada paso o actividad que se lleva a cabo para alcanzar la meta. Para optimizar un proceso de su negocio, siga estos pasos:
Identifique la meta o el resultado final.
Divida el proceso en distintos pasos o tareas.
Analice los pasos del proceso, realice un análisis de la cadena de valor, evalúe las entregas e identifique los cuellos de botella.
Recopile aportes de quienes realizan el proceso y las tareas relacionadas, o de quienes se benefician del proceso.
Identifique actividades innecesarias.
Identifique actividades redundantes.
Identifique las actividades que se pueden automatizar utilizando tecnología.
Rediseñe o automatice las tareas.
Solicite recursos para cumplir con el proceso.
Comunique el plan del proceso y busque soporte de la parte interesada o la gestión.
Ofrezca capacitación.
Defina los Indicadores clave de rendimiento (KPI).
Realice un seguimiento de los éxitos y fracasos e infórmelos.
Comprométase con la mejora continua: pruebe, revise, perfeccione.
El tamaño y el tipo de negocio ayudarán a determinar la profundidad del trabajo necesario para optimizar sus procesos. Por ejemplo, una empresa pequeña puede no requerir la aprobación de la parte interesada, pero una empresa grande requerirá la aceptación de las partes interesadas y de varios niveles del equipo de gestión.
Las empresas de cualquier tamaño y de cualquier sector pueden cometer errores al optimizar los procesos. Ray Hodge, consultor global de eficiencia de negocios y mejora del rendimiento, ha visto algunos errores comunes entre las pequeñas empresas. "Los errores comunes que cometen las pequeñas empresas al intentar optimizar los procesos de su negocio son abordar demasiadas áreas al mismo tiempo, no utilizar la tecnología adecuada, reducir los costos de la tecnología, carecer de un 'defensor del cambio', no capacitar al personal adecuadamente y trabajar en áreas secundarias", afirma.
Cómo optimizar las técnicas
Six Sigma es un conjunto de técnicas y herramientas que se desarrolló en 1986 para mejorar los procesos y que, aún hoy, se utiliza con ese fin, especialmente en la industria de fabricación.
Cada negocio e industria utiliza técnicas únicas de mejora de procesos, pero una característica común es que la mayoría de las organizaciones emplean la asignación de procesos cuando trabajan para mejorar las eficiencias. Esto también suele conocerse como diagrama de flujo, modelo de proceso o diagrama de flujo de trabajo. Un mapa de procesos revela todo lo que está involucrado en un proceso, incluso las personas. La meta de la asignación de procesos es identificar las áreas que la organización puede mejorar.
A continuación, encontrará ejemplos de mapas de procesos de negocios:
Diagramas de flujo: Son ilustraciones gráficas de su proceso.
Diagrama de carril: Define la responsabilidad de las partes involucradas en un proceso al colocar las tareas y actividades en el carril del empleado, equipo o departamento adecuado.
Asignación del flujo de valor: Técnica empresarial Lean que se utiliza para mejorar el flujo de materiales e información en la producción de un producto o servicio.
SIPOC (proveedores, entradas, procesos, resultados, clientes): Descripción visual del proceso de un negocio.
Descargue la plantilla del diagrama de SIPOC para Excel
Diagrama de Gantt: Se utiliza en la gestión de proyectos para asignar tareas y cronogramas del proyecto.
Descargue la plantilla del diagrama de Gantt
Las técnicas adicionales utilizadas en la gestión de procesos de negocios varían según el sector, pero pueden incluir lo siguiente:
Matriz GUT
Matriz BASICS
Análisis de la causa raíz
Diagramas de sistemas
Análisis del impacto
Análisis de causa y efecto
Diagramas de causa-efecto
Mapa de la experiencia del cliente
La curva del cambio
Preparación del caso del negocio
Petri-Nets
Notación de procesos universales
Una vez que desarrolle el mapa de procesos, puede comenzar el análisis. Este es uno de los pasos más importantes en la mejora de procesos. El análisis revelará problemas reales que deben abordarse.
Otras filosofías y técnicas de análisis comunes incluyen las siguientes:
Análisis de brechas
Observación
Análisis de la cadena de valor
Análisis de los 5 porqués
Causa y efecto
Análisis del impacto
Análisis de riesgos
Análisis de modos de fallas y efectos (AMFE)
Modelado y notación de procesos de negocios (BPMN)
Mapa de la experiencia del cliente
Lean
Tecnologías para optimizar los procesos de negocios
El concepto de gestión de procesos de negocios está estrechamente alineado con la gestión de la calidad total, la mejora continua, Six Sigma y los enfoques de mejora de procesos Lean. La gestión de procesos de negocios se ha convertido en un gran comercio para los proveedores de software, que han desarrollado gran cantidad de soluciones innovadoras para optimizar los procesos de flujo de trabajo o de las empresas.
Estas herramientas están diseñadas para recopilar, automatizar, medir y mejorar los procesos de un negocio. A continuación, encontrará información sobre una variedad de software para la automatización de procesos de negocios y flujos de trabajo.
Software de gestión de procesos de negocios (BPM): La gestión de procesos de negocios como disciplina de gestión de operaciones considera a los procesos empresariales como activos importantes que deben gestionarse y desarrollarse claramente para ofrecer valor. Este software ayuda a las organizaciones a automatizar y optimizar los procesos empresariales. Según Gartner Peer Insights, "Una plataforma de gestión de procesos de negocios incluye al menos: una capacidad gráfica de modelado de procesos de negocios, un repositorio de procesos para gestionar los metadatos de modelado, un motor de ejecución de procesos y un motor de reglas o de gestión de estados". Las iniciativas de transformación digital dependen de la inteligencia, el rápido desarrollo de aplicaciones y las capacidades móviles de las soluciones de gestión de procesos de negocios modernas para satisfacer la demanda de agilidad y velocidad.
Software de gestión de relación con los clientes (CRM): Las soluciones de CRM se centran en las interacciones de la organización con los clientes y posibles clientes. La eficiencia de los procesos es extremadamente importante; la meta es mejorar las relaciones con el cliente.
Software de gestión de contenido empresarial (ECM)/gestión de documentos empresariales: Las soluciones de ECM se utilizan para gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido a los procesos de toda la organización. El software de ECM trabaja en estrecha colaboración con las soluciones de BPM y CRM.
Software de gestión de proyectos: Las soluciones de gestión de proyectos, también conocidas como software de diagrama de flujo, ayudan a llevar a cabo proyectos difíciles de manejar y a organizarlos en procesos.
Software de gestión y desarrollo de productos: El software de desarrollo de productos sigue un proceso que lleva un producto o servicio desde la concepción hasta la preparación para el mercado.
Herramientas legales, contables y de finanzas: Las soluciones de software diseñadas para el área legal y financiera pueden ayudar a optimizar la firma y el seguimiento de documentos, la facturación, los informes de gastos, la nómina, la contabilidad, los impuestos, los informes y el análisis.
Software para Recursos Humanos y Marketing: Estas herramientas pueden simplificar el proceso de contratación, el horario de los empleados, las aprobaciones de las planillas de control de horas, los comentarios de los clientes, la participación de los clientes y la colaboración.
Herramientas y aplicaciones de productividad personal: Las aplicaciones y las soluciones en línea están disponibles para automatizar la creación de listas de verificación, administrar tareas pendientes, registrar actividades y realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas.
Qué buscar en las herramientas de modelado de procesos de negocios
El modelado de procesos de negocios es un elemento de la gestión de procesos de negocios. La meta del modelado de procesos de negocios es comparar los procesos actuales con las metas futuras. La documentación visual ayuda a los usuarios a comprender y analizar las actividades, los eventos y los recursos asociados a un proceso. El modelado de procesos de negocios incorpora la asignación, el descubrimiento y la simulación de procesos.
Al evaluar las herramientas de modelado de los procesos de negocios, tenga en cuenta los siguientes criterios:
Facilidad de aprendizaje para los departamentos del negocio
Facilidad para los equipos de TI debatan con otros departamentos y les enseñen
Cumplimiento con la industria y bajo costo
Inclusión de una herramienta de edición de flujos de trabajo integrada con interfaz gráfica
Capacidad para simular el flujo de trabajo antes de su implementación
Ejemplo de proceso de flujos de trabajo automatizados
La aprobación de facturas, la incorporación de empleados, el procesamiento de gastos y las solicitudes de servicio son solo algunos ejemplos de procesos de trabajo que las empresas pueden automatizar.
El envío de facturas es una práctica común en todos los sectores y se puede optimizar mediante la automatización. Los proveedores, contratistas y empleados envían facturas con regularidad. Cree un proceso de aprobación repetible para garantizar que todos reciban el pago de manera rápida y precisa
Señales de que debe actualizar la tecnología de su negocio
Hay más de una forma de optimizar los procesos de su negocio. En algunos casos, simplemente actualizar la tecnología de su empresa puede generar mayor eficiencia y productividad. La siguiente lista incluye algunas señales que pueden indicar la necesidad de implementar un plan de mejora:
Servidor o red lentos
Quejas de los empleados por soporte deficiente de TI
Quejas de los empleados porque no tienen las herramientas que necesitan para el trabajo
Expresiones de desagrado por parte de los empleados con respecto a las soluciones que tiene y que han dejado de usar
Fragmentaciones entre los departamentos y falta de unificación de los datos
La tecnología no permite que su negocio sea ágil o no evoluciona con su negocio
Falta la experiencia del cliente
Prácticas recomendadas para la automatización de negocios
La decisión de optimizar los procesos de su negocio es importante. Si los procesos de su negocio están causando insatisfacción del cliente o descontento entre los empleados, o si le cuestan más de lo necesario, es hora de hacer un cambio. A continuación, le ofrecemos algunos consejos que ayudarán a mejorar las operaciones de su negocio mediante la automatización:
Realice una encuesta para saber qué piensan sus clientes. Elabore preguntas para averiguar qué funciona y qué no.
Si es necesario capacitar a los empleados, contrate a un experto externo que tenga experiencia en la capacitación de distintos tipos de personas y diferentes niveles del equipo directivo. Considere la posibilidad de organizar capacitaciones específicas para los líderes. Tenga en cuenta el impacto del tiempo de inactividad debido a la asistencia del personal a las capacitaciones (algo especialmente relevante para las empresas más pequeñas).
Identifique los procesos deficientes y céntrese en corregirlos antes de aplicar la tecnología. Como dice la famosa frase de Bill Gates: "La primera regla de cualquier tecnología utilizada en un negocio es que la automatización aplicada a una operación eficiente amplificará la eficiencia".
Identifique si el personal general o los programadores usarán o administrarán una solución tecnológica.
Asegúrese de ver un retorno de su inversión en cualquier tecnología que compre.
Considere la regla 80/20 o el principio de Pareto a medida que trabaja en la eficiencia. Por ejemplo, corregir el 20% superior de los procesos ineficientes puede mejorar el 80% de los problemas de sus procesos.
Evalúe soluciones basadas en la nube proporcionadas por los proveedores, que sean ágiles, extensibles, fáciles de usar en dispositivos móviles y que se puedan configurar según sus necesidades específicas.
Glosario
Optimización: Es el proceso que permite que una organización del sistema sea más eficiente mediante la implementación de enfoques simples y más ágiles.
Tarea: Un trabajo que debe completarse.
Proceso(s): Una serie de tareas o actividades que deben completarse para cumplir con una meta final.
Procesos de negocios: Una serie de tareas o actividades que se utilizan en un entorno empresarial y que deben completarse para cumplir con una meta final.
- Procesos de negocio informales: Proceso que se produce sin mucha reflexión ni planificación.
- Procesos de negocio formales: Proceso que se documenta.
Flujo de trabajo: Secuencia de procesos que llevan el trabajo de principio a fin.
Documentación: Materiales disponibles en línea, en papel o en medios digitales o analógicos que incluyen información o datos.
Gestión de procesos de negocios (BPM): Disciplina de gestión de operaciones que considera a los procesos empresariales como un activo importante que debe gestionarse y desarrollarse claramente para ofrecer valor.
Estrategia de gestión de procesos de negocios (BPM): Enfoque para identificar, diseñar, implementar, analizar, supervisar, regular y mejorar los procesos de un negocio.
Automatización de procesos de negocios: El acto de usar la tecnología para automatizar los procesos de un negocio.
Mejora de procesos de negocios: El acto de analizar y mejorar los procesos de un negocio. Puede incluir automatizar, eliminar pasos, agregar tareas o erradicar un proceso en su totalidad.
Control de calidad (en la automatización de procesos): Pruebe cada etapa de un proceso para garantizar que se alcance el nivel deseado de efectividad.
Mapeo de procesos de negocios: La identificación de todo lo involucrado en un proceso, incluso las personas. La meta del mapeo de procesos es identificar las áreas que se pueden mejorar.
Modelado de procesos de negocios: Es el acto de comparar los procesos actuales con las metas futuras. La documentación visual se utiliza para comprender y analizar claramente las actividades, los eventos y los recursos asociados a un proceso. El modelado de procesos de negocios incorpora la asignación, el descubrimiento y la simulación de procesos.
Modelado y notación de procesos de negocio (BPMN): Un estándar para el modelado de procesos de negocios que diagrama un proceso en forma gráfica.
Reingeniería de procesos de negocio (BPR): Estrategia que se centra en el análisis, el diseño y la reestructuración de los procesos de un negocio para mejorar drásticamente las operaciones.
Transformación digital: La transformación de las actividades organizativas para aprovechar las oportunidades de la tecnología digital en todas las áreas del negocio.
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